Download von Case Study Soennecken als PDF - SGH Service AG

Das Unternehmen
Die Soennecken eG ist die europaweit
größte und umsatzstärkste Einkaufs-
und Marketingkooperation der
Bürobedarfsbranche. Rund 600 angeschlossene
Fachhandelshäuser mit
über 1.200 Standorten werden von
Overath aus betreut. Die Mitglieder
der Verbundgruppe haben somit Zugriff
auf ein Sortiment von insgesamt
900 namhaften Markenartikelherstellern
sowie exklusiv auf die Produkte
der Traditionsmarke Soennecken. Die
aus den 1926 gegründeten Genossenschaften
gdb und RMP hervorgegangene
Verbundgruppe übernimmt
selbstschuldnerisch die Haftung für
Bestellungen ihrer Mitglieder bei Lieferanten
und Großhandel.
Die Herausforderung
Den größten Kostendruck für die Soennecken
eG verursachte das papierbasierte
Rechnungsmanagement im
Rahmen der Zentralregulierung. Jährlich
werden hier rund 1,1 Millionen
Papierrechnungen mit einem Abrechnungsvolumen
von einer halben Milliarde
Euro abgewickelt. Bis zur Auslagerung
der Belegerfassung auf die
sgh mussten täglich alleine 15 Mitar-
beiter die Rechnungen in Empfang
nehmen, öffnen, vorsortieren und
erfassen. Diese manuellen Tätigkeiten
sind besonders aufwändig, zeit- und
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
für Soennecken eG: Konzentration auf Kernkompetenzen
Verbundgruppen stehen heute verstärkt unter einem hohen Kostendruck. Sie müssen
sich oft intensiv mit Aufgaben beschäftigen, die nicht zu ihren Kernfunktionen
zählen. Bei einem zeitkritischen Geschäft wie der Zentralregulierung hat dies besonders
negative Auswirkungen. Die Soennecken eG hat mit der Umstellung der
Rechnungserfassung für Zentralregulierungs- und Großhandelsrechnungen auf die
automatisierte Lösung der sgh Service AG einen kostenintensiven und aufwändigen
Teilprozess erfolgreich ausgelagert.
kostenintensiv und fehleranfällig. Selbst
bei einer geringen Fehlerquote von
einem Prozent bargen pro Jahr doch
11.000 Rechnungen einen zusätzlichen
Korrekturaufwand: Mitglieder
wurden fälschlich belastet, Zahlungen
mussten storniert werden oder es entstanden
unnötige Reklamationen.
Die Lösung für die Soennecken eG
Bei der internen Suche nach Optimierungspotenzialen
wurde die Belegerfassung
als ein nicht zu den eigenen
Kernkompetenzen zählender Prozess
identifiziert, der auf Grund seiner
hohen Standardisierbarkeit einerseits
und dem hohen Kostendruck im Bereich
der Belegbearbeitung andererseits
ausgelagert werden sollte. Daher
entschloss sich die Verbundgruppe
2003 zur Auslagerung der Rechnungsverarbeitung
für die Zentralregulierungsbelege
auf die sgh Service AG.
Der Full-Service-Anbieter für Outsourcing
im Rechnungsmanagement verfügt
seit mehr als 18 Jahren über
Erfahrung in der Zusammenarbeit
mit Einkaufsgemeinschaften. Zusätzlich
beauftragte die Soennecken eG
einen externen Projektleiter, der die
Umstellung leitete und der Verbundgruppe
beratend zur Seite stand.
Die Umstellung des Rechnungseingangs
funktionierte denkbar einfach.
‚
case study
‡ „Ziel war es, uns wieder auf unsere
Kernfunktionen zu konzentrieren: die Be-
treuung unserer Mitglieder sowie den
Ausbau unseres Handels- und Dienstleis-
tungsangebotes. Die sgh war für uns auf-
grund der guten Reputation innerhalb
der Verbundgruppenszene der erste An-
sprechpartner. Sie verfügt über die Refe-
renzen und die Erfahrung im technischen
Bereich sowie hinsichtlich der betriebswirtschaftlichenAbläufe
in der Zentralregulierung.“
Ralf Hausmann, Prokurist,
Bereichsleiter Kredit
und Risiko bei der Soennecken
eG
‡ „Soennecken profitiert von der industrialisierten
Rechnungserfassung, innovativen
Technologien und den Skaleneffekten
bei der sgh. Wir haben eine stets
moderne und sich den wandelnden gesetzlichen
Vorgaben kontinuierlich anpassende
Infrastruktur, um mehrere Millionen
Rechnungen im Jahr qualitätsgesichert zu
verarbeiten – die Verbundgruppe muss
sich keine Gedanken um manuelle Arbeitsschritte
oder Anschaffungen
und Betrieb
von IT-Lösungen
zur Rechnungsverarbeitung
im eigenen
Haus mehr machen.“
Gerrit Hoppen, Vorstand
der sgh Service AG.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung
für Soennecken eG: Konzentration auf Kernkompetenzen
Die Lieferanten wurden über die geänderte
Rechnungsanschrift informiert
und der gesamte Rechnungsverkehr
somit über die Zentrale der
sgh in Hildesheim umgeleitet. Dort
werden die Rechnungen in Empfang
genommen, mit automatisierten Verfahren
gescannt und Rechnungsdaten
mit konstanter und vertraglich garantierter
Qualität extrahiert sowie taggleich
in Form von Datensätzen der
Soennecken eG bereitgestellt. In der
Zentrale werden diese Daten in das
hauseigene Zentralregulierungssystem
importiert.
Vorteile für die Anschlusshäuser
Sehr schnell hat sich nach der Umstellung
eine deutliche Kosteneinsparung
im Bereich der Rechnungseingangsbearbeitung
bemerkbar gemacht. Nicht
nur die reinen Bearbeitungskosten
sind um rund 70 Prozent pro Rechnung
gesunken, auch die Durchlaufzeiten
wurden erheblich verkürzt.
Die garantierte Datenqualität ist ein
wichtiger Aspekt für den Erfolg der
Einführung: Der Hildesheimer Dienstleister
sichert der Verbundgruppe einen
sehr hohen Standard und eine
minimale Restfehlerquote von unter
0,1 Prozent zu. Inhouse-Lösungen,
die heute noch bei vielen Verbundgruppen
im Einsatz sind, können dies
in der Regel nicht leisten. Hier werden
im Schnitt lediglich 60 Prozent
der Rechnungen überhaupt erkannt,
während die Felderkennungsraten
anschließend dann nur bei 90 Prozent
liegen.
‡ Die bislang durch die manuelle
Bearbeitung gebundenen Fachkräfte
bei der Soennecken eG
können sich optimal auf die Beratung
der Mitglieder konzentrieren.
‡ Der zeitliche Aufwand und die
Personal- und Prozesskosten in
der Zentralregulierung reduzieren
sich erheblich.
‡ Die Verbundgruppe fokussiert
sich wieder auf die eigenen
Kernkompetenzen und kann ihr
Service- und Dienstleistungsangebot
zum Wohle der Mitglieder
ausbauen.
‡ Aufwändige Korrekturen und
Fehlbuchungen gehören der Vergangenheit
an.
Die optimierten Prozesse der Verbundgruppe
finden nach der erfolgreichen
fünfjährigen Zusammenarbeit
im Geschäftsfeld Zentralregulierung
nun auch Einzug in andere Bereiche,
wie Warenbeschaffung und Logistik.
So laufen ab September 2008 jährlich
rund 40.000 Eingangsrechnungen der
Soennecken-Tochter LogServe, verantwortlich
für das Großhandelsgeschäft
der Einkaufsgemeinschaft, ebenfalls
über die sgh Service AG. Hier werden
von der sgh auch die Positionsdaten
aus den Rechnungen erfasst. Sie fließen
in das Warenwirtschaftssystem
in Overath und ermöglichen so einen
vereinfachten Bestellabgleich, was zu
deutlichen Kostensenkungen bei der
kreditorischen Rechnungsbearbeitung
der LogServe führt.
‡
case study
Soennecken
‡ Die Soennecken eG ist mit einem Umsatz
von 660 Millionen Euro die führende
Kooperation mittelständischer Handelsunternehmen
der Bürowirtschaft
und benachbarter Branchen. Umfangreiche
Dienstleistungen rund um Marketing,
Beratung, Finanzierung und Logistik
runden das Portfolio ab. Über die
Großhandelstochter Soennecken Log-
Serve GmbH bietet das Unternehmen
seinen Mitgliedern sämtliche Logistikdienstleistungen
an. Die Warenlieferung
erfolgt wahlweise zum Mitglied oder direkt
zum Endkunden.
www.soennecken.de
sgh Service AG
‡ Die sgh Service AG ist einer der größten
Full-Service-Dienstleister für Outsourcing
im Rechnungswesen in Deutschland
und beschäftigt am Standort Hildesheim
derzeit etwa 100 Angestellte. Das
1990 gegründete Unternehmen ist auf
die technische Zentralregulierung und
die automatisierte Rechnungsverarbeitung
spezialisiert und betreut Kunden
aus Handel, Industrie sowie Verbundgruppen.
Der Dienstleister bietet seinen
Kunden die vollständige Bearbeitung ihrer
Ein- und Ausgangsrechnungen an.
sgh übernimmt dabei auf Kreditorenseite
die Eingangsbearbeitung sowohl von papierbasierten
als auch von elektronischen
Rechnungen. Auf der Debitorenseite bietet
sgh Lösungen für den automatischen
Versand von steuerkonformen elektronischen
Rechnungen.
www.sgh-net.de
Kontakt:
sgh Service AG
Daimlerring 51
31135 Hildesheim
Fon: 00 49 51 21 76 46 0
Fax: 00 49 51 21 76 46 611
E-Mail: info@sgh-net.de
Web: www.sgh-net.de