Anleitung

6RIW&OHDQ Š 9HUVLRQ 8SJUDGHDQOHLWXQJ
6HKU JHHKUWH 6RIW&OHDQ
$QZHQGHU
LQ XQVHUHP 6RIW&OHDQ 8SGDWHV 'RZQORDGEHUHLFK ILQGHQ 6LH ]ZHL $UWHQ YRQ 8SGDWHV
1DFKIROJHQG HUIDKUHQ 6LH ZHOFKHV 8SGDWH I U 6LH GDV ULFKWLJH LVW XQG ZLH 6LH GDV 8SGDWH DXI
,KUHP $UEHLWVSODW] GXUFKI KUHQ N|QQHQ
8SGDWH
Ein Update ist für Anwender gedacht, die bereits die Version 5.0 benutzen. Dabei werden lediglich die
Programmdateien durch neuere Versionen ersetzt. Ihre bisherigen Einstellungen werden dabei
übernommen. Beim ersten Start der neuen Version wird in der Regel eine Konvertierung und
Datensicherung der Mandantendatenbank durchgeführt. Wir empfehlen jedoch trotzdem, unabhängig
davon vor jedem Update eine Datensicherung z.B. aus dem Programm heraus anzulegen.
8SJUDGH
Anwender, die noch die Version 4.8 oder älter benutzen, müssen ein Upgrade durchführen, da hier
zusätzlich zum Austausch der Programmdateien umfangreichere Änderungen nötig sind:
• Beim Einsatz von SoftClean Professional und PreCal werden deren Mandanten
zusammengeführt.
• Aus beiden Programmen werden Einstellungen übernommen
• Die Struktur einer vorhandenen Mandantendatenbank wird an die Version 5 angepasst.
• Die Verknüpfungen für den Programmstart werden ausgetauscht, da der Programmaufruf nun
direkt über die Datei ESA_PRO.EXE erfolgt. Beachten Sie bitte, dass eventuell selbst erstellte
Verknüpfungen für mehrere Mandanten nicht mehr funktionieren und neu erstellt werden müssen.
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$UEHLWVSOlW]H LVW GDQQ QXU QRFK HLQ 8SGDWH HUIRUGHUOLFK
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9RUDXVVHW]XQJHQ
• SoftClean ® ab Version 4.8.001 / SoftClean ® PreCal ab Version 4.8.001
• Beim Einsatz beider Programme (Prof.&PreCal) : Übereinstimmung der Versionsnummern
• Ausreichen freier Speicherplatz auf dem Programmlaufwerk (bis zu 2 GB in Spezialfällen)
• Administrationsrechte für die lokale Arbeitsstation
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6FKOLH‰HQ 6LH ELWWH YRU GHU $XVI KUXQJ 6RIW&OHDQ
$UEHLWVSOlW]HQ
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6RIW&OHDQ
3UH&DO DXI DOOHQ
+LQZHLV Auch wenn während der Installation eine Datensicherung vorgenommen wird, empfehlen wir
Ihnen, mindestens die Mandantendatenbank vorher selbst zu sichern. Sie können das über Extras -
Datensicherung erledigen und/oder die Datenbankdatei (wird in der Titelzeile angezeigt) an einen
sicheren Ort kopieren. Grundsätzlich gilt: Lieber einmal zu viel sichern, als einmal eine benötigte
Datensicherung nicht zu haben!
Die Installation des Upgrades auf dem ersten Arbeitsplatz ist etwas umfangreicher. Hier führen Sie
bitte die Schritte 1 und 2 aus. Auf allen anderen Arbeitsplätzen führen Sie nur Schritt 1 aus.
Nutzen Sie mehrere Mandanten und haben für diese eigene Verknüpfungen auf der Oberfläche
erstellt, sollten Sie diese vorher sichern. Während der Installation werden ältere Verknüpfungen (wenn
Sie mit "SoftCl" beginnen) entfernt, da diese anschließend nicht mehr gültig sind. Erstellen Sie einfach
einen neuen Ordner auf dem Desktop und ziehen Sie die Symbole dort hinein. Sind alle Upgrades

durchgeführt, können Sie die Eigenschaften der Verknüpfungen den neuen Gegebenheiten anpassen.
Genauere Hinweise finden Sie im Abschnitt "Mehrere Mandanten".
6FKULWW
Öffnen Sie unsere Internetseite www.softclean.info und gehen Sie über den Menüpunkt „6HUYLFH“ ¢ in
den Downloadbereich. Anschließend wechseln Sie in die Downloadkategorie „6RIW&OHDQ ± 8SGDWHV“.
Suchen Sie sich jetzt das aktuellste 83*5$'( aus dem
Downloadbereich aus und klicken Sie links mit dem Mauszeiger
auf das Symbol. Anschließend klicken Sie auf „6SHLFKHUQ“.
Speichern Sie die Datei nach „& ?(6$?83'?³.
Öffnen Sie jetzt den $UEHLWVSODW] auf Ihrem Computer
und starten Sie die sich im „& ?(6$?83'?“ befindliche
Datei, die Sie soeben heruntergeladen haben.
Es öffnet sich anschließend ein Upgrade-Assistent, mit
dessen Hilfe Sie die für das Upgrade notwendigen
Dateien in das Programmverzeichnis kopieren.
Kontrollieren Sie das vorgeschlagene Installationsverzeichnis von SoftClean ® und passen Sie dieses
gegebenenfalls an. Normalerweise brauchen Sie hier aber keine Änderungen vornehmen. Klicken Sie
jetzt auf die Schaltfläche Upgrade installieren.
Das Upgrade wird jetzt automatisch durchgeführt und auf dem Desktop eine neue Verknüpfung zu
SoftClean ® erstellt. Bitte beachten Sie, dass Ihre eventuell vorhandene Verknüpfung nicht mehr
funktioniert und deshalb gelöscht wird. Anschließend erhalten Sie eine Meldung, dass die
Upgradedateien erfolgreich kopiert worden sind.
Bestätigen Sie diese bitte mit OK und starten
SoftClean ® über die neu angelegte Verknüpfung
"SoftClean ® V5".
Wenn Sie SoftClean ® in der neuen Version zum
ersten Mal starten, erhalten Sie die Meldung, dass
ältere Programmdateien gefunden wurden.

Um die lokalen Einstellungen aus diesen
Programmen zu übernehmen, lassen Sie die
Kontrollkästchen aktiviert und klicken Sie auf Weiter.
Haben Sie beide Programme aktiviert, können Sie
entscheiden, aus welchem Programm Sie die
lokalen Einstellungen der TimeScan Zeiterfassung
(wie Anschluss; nach Auslesen Daten
löschen/Uhrzeit synchronisieren etc.) übernehmen
möchten.
6FKULWW
Nachdem SoftClean ® neu gestartet ist, muss die
Mandantendatenbank einmal aktualisiert werden.
Sollte die angegebene Mandantendatenbank nicht
die richtige sein, klicken Sie auf Mandantenwahl und
wählen Sie die korrekte Mandantendatenbank.
Ansonsten klicken Sie auf "Weiter".
Wenn sich jetzt noch jemand in SoftClean ® befindet,
erhalten Sie folgenden Hinweis.
Wählen Sie das gewünschte Programm aus und
klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie jedoch noch nicht
mit der Zeiterfassung gearbeitet haben, können Sie
einfach auf Weiter klicken und anschließend
SoftClean ® neu starten.
Schließen Sie SoftClean ® unbedingt auf diesen
Arbeitsplätzen und klicken Sie dann auf
Wiederholen. Mitunter kann es vorkommen, dass
sich hier noch Einträge befinden, obwohl die
Arbeitsplätze nicht aktiv sind, z.B. wenn SoftClean ®
nicht ordnungsgemäß beendet wurde. Wenn Sie
sicher sind, dass sich niemand weiter in SoftClean ®
befindet, klicken Sie auf "Ignorieren". Die Daten
werden daraufhin gesichert.

Klicken Sie auf nach Abschluss der Datensicherung
auf "Weiter".
Die Mandantendatenbank wird nun aktualisiert.
Wenn Sie in SoftClean ® Professional und SoftClean ® PreCal jeweils unterschiedliche
Mandantendatenbanken nutzen, können Sie diese jetzt zusammenführen.
Die Option "Mandantendatenbanken zusammenführen" könnte für Sie interessant sein, wenn Sie
neben SoftClean ® Professional auch SoftClean ® PreCal einsetzen und bisher für beide Programme
getrennte Mandantendatenbanken genutzt haben. In diesem Fall können Sie die Daten aus Ihrer
SoftClean ® PreCal Mandantendatenbank in Ihre SoftClean ® Mandantendatenbank importieren.
Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Mandantendatenbanken zusammenführen und ändern Sie
gegebenenfalls über die Suchen-Schaltfläche (...) den Pfad der SoftClean ® PreCal-
Mandantendatenbank, deren Daten Sie importieren möchten.
Hinweis: Wenn Sie weiterhin mit getrennten Datenbanken arbeiten möchten, sollten Sie diese Option
deaktivieren oder klicken Sie auf Weiter und die Aktualisierung ist abgeschlossen. In diesem Fall
arbeitet SoftClean ® mit dem Professional - Mandanten.

Jetzt können Sie entscheiden, welche Einstellungen
Sie aus SoftClean ® Professional und welche Sie aus
SoftClean ® PreCal übernehmen möchten.
Wählen Sie jeweils das gewünschte Programm aus
und klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie die Option Mandantendatenbanken
zusammenführen aktiviert haben und Sie auf Weiter
klicken, wird zunächst eine Datensicherung der
SoftClean ® PreCal-Mandantendatenbank
durchgeführt.
Klicken Sie auf Weiter.
Die Daten der SoftClean ® PreCal-Mandantendatenbank werden nun importiert.
Ist die Aktualisierung abgeschlossen, klicken Sie auf Fertig. Wenn erforderlich, startet SoftClean ®
anschließend neu.
+LQZHLV: Bitte prüfen Sie anschließend, ob das Programm erwartungsgemäß funktioniert und die
Daten vollständig vorhanden sind, da selbst bei sorgfältigster Prüfung aller denkbaren Konstellationen
ein Fehler nicht absolut auszuschließen ist. Sollte wider Erwarten das Upgrade fehlgeschlagen sein,
melden Sie sich bitte bei uns.
Sie können nun mit SoftClean ® an diesem Arbeitsplatz arbeiten. Zum Starten benutzen Sie bitte die
neu angelegte Verknüpfung auf der Oberfläche bzw. Start - Programme - SoftClean ® - SoftClean ® .
0HKUHUH 0DQGDQWHQ
6LH KDEHQ PHKUHUH 0DQGDQWHQ XQG I U MHGHQ 0DQGDQWHQ HLQH HLJHQH 3URJUDPPLQVWDOODWLRQ
Führen Sie an einem Arbeitsplatz für jeden Mandanten Schritt 1 und Schritt 2 aus. Anschließend
führen Sie an jedem weiteren Arbeitsplatz wiederum für jeden Mandanten Schritt 1 aus. Erzeugen Sie
neue Verknüpfungen auf dem Desktop bzw. passen Sie die gesicherten Verknüpfungen an.
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6LH KDEHQ PHKUHUH 0DQGDQWHQ XQG ZlKOHQ GLHVH MHGHVPDO DXV 6RIW&OHDQ KHUDXV DXV
Führen Sie an einem Arbeitsplatz Schritt 1 und Schritt 2 aus. Wählen Sie nun den nächsten
Mandanten und führen Schritt 2 aus. Dies wiederholen Sie mit allen Mandanten. Anschließend führen
Sie noch auf den anderen Arbeitsplätzen Schritt 1 aus.

'HVNWRSYHUNQ SIXQJHQ
Die Verknüpfungseigenschaften erreichen Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste. Bisher
stand dort im Feld Ziel ein Eintrag der Form:
C:\ESA2\Office\MSACCESS.EXE /runtime /wrkgrp "C:\WINNT\system32\system.mdw" "C:\ESA2\ESA-
PRO.MDB"
Nach dem Upgrade lautet dieser Eintrag derart:
C:\ESA2\ESA_PRO.EXE
Entfernen Sie also bei ihren gesicherten Verknüpfungen die überflüssigen Einträge im Feld Ziel,
behalten den Installationsordner (hier: C:\ESA2) bei und benennen die ESA-PRO.MDB in
ESA_PRO.EXE um. So erhalten Sie sich die eigenen Bezeichnungen und Icons.
Haben Sie keine Verknüpfungen gesichert und/oder möchten sich zu den einzelnen Mandanten neue
Verknüpfungen anlegen, ziehen Sie einfach mit der rechten Maustaste das Icon ein wenig zur Seite,
wählen Hierher kopieren, benennen die neue Verknüpfung nach dem Mandanten und bearbeiten in
den Verknüpfungseigenschaften wieder das Feld Ziel und evtl. das Symbol.
Wenn Sie auf allen Arbeitsplätzen identische Installationen haben, können Sie diese Icons auch auf
die weiteren Arbeitsplätze übertragen.
Achten Sie bitte insbesondere in der ersten Zeit nach der Umstellung stets darauf, dass Sie sich im
richtigen Mandanten befinden und denken Sie bitte an eine regelmäßige Datensicherung!
%HL )UDJHQ XQG 3UREOHPHQ ]|JHUQ 6LH QLFKW XQV DQ]XUXIHQ ZLU KHOIHQ ,KQHQ JHUQH ZHLWHU