Living Documents Frontcollect
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Living Documents Frontcollect
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FrontCollect® Invoice<br />
LDOX<br />
<strong>Living</strong><br />
<strong>Documents</strong><br />
LDOX.FrontCollect® Invoice ist eine nicht Formular basierte und intelligente Lösung zur<br />
automatischen Extraktion von Rechnungsinformationen und effi zientem Transport<br />
der Dokumente durch das Unternehmen.<br />
Zeitaufwändige manuelle Erfassung von Rechnungen, langsamer und fehleranfälliger<br />
Genehmigungsvorgang und die damit verursachten Kosten können mit dem Einsatz dieser<br />
Lösung vermieden werden.<br />
LDOX.FrontCollect® Invoice hilft die Arbeitsabläufe in der Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen. Dadurch<br />
können die Zahlungskonditionen besser genutzt werden. Die komplette Rechnungsbearbeitung wird somit<br />
einfacher und schneller: Rechnungen lesen, Lieferanten erkennen, Bestellbezug herstellen - automatisch,<br />
von der Erfassung bis zur Zahlung.<br />
© eks informatik gmbh • Vorarlberger Wirtschaftspark 2, 6840 Götzis, Österreich • office@eks-informatik.com • 2012/04 • Änderungen vorbehalten
FrontCollect® Invoice<br />
LDOX.FrontCollect® lnvoice orientiert sich am<br />
generell gleichen Aufbau von Rechnungen und<br />
Gutschriften und kann deshalb ohne Konfi gurieren,<br />
ohne Programmieren, direkt nach der Installation<br />
eingesetzt werden.<br />
Anders als bei OCR-Lösungen und formularbasierten<br />
Systemen muss der Rechnungsleser<br />
nicht trainiert werden, an welcher Stelle welche<br />
Information bei welchem Lieferanten steht.<br />
Step by step - die einzelnen Arbeitsschritte<br />
Zuerst werden die eingehenden Rechnungen<br />
gescannt. Danach werden folgende Verarbeitungsschritte<br />
durchgeführt:<br />
1. Die Lieferantenerkennung<br />
Wie ein Mensch sucht LDOX.FrontCollect® lnvoice<br />
nach Informationen. Auf dem Beleg werden<br />
typische Merkmale wie Name, Adresse, Telefon,<br />
Fax, Bankverbindungen oder Steuernummer<br />
gesucht.<br />
Die Informationen werden mit den Lieferanten-<br />
Stammdaten im ERP-System verglichen. Dieser<br />
Datenabgleich erfolgt im sogenannten „Fuzzy-<br />
Server‘‘ und ist fehlertolerant.<br />
2. Lesen der Daten<br />
Im nächsten Verarbeitungsschritt werden die<br />
benötigten Informationen wie Rechnungsnummer,<br />
-datum oder -beträge extrahiert. Dazu nutzt<br />
LDOX.FrontCollect® lnvoice seine „Intelligenz“ -<br />
Regelwerk und Knowledge Base.<br />
LDOX<br />
<strong>Living</strong><br />
<strong>Documents</strong><br />
Auch nicht bekannte Rechnungsformen können<br />
sofort gelesen werden. Denn verschiedene<br />
Schreibweisen von Schlüsselwörtern (z.B.<br />
Rechnungsnr., Rech.-Nr.) und die Regeln für das<br />
Berechnen von Beträgen (Netto + Mehrwertsteuer<br />
= Brutto) sind diesem Produkt bekannt.<br />
3. Erweiterung der Wissensdatenbank<br />
Geht erstmalig eine Rechnung von einem unbekannten<br />
Lieferanten ein oder hat das Regelwerk<br />
einen bestimmten Wert nicht gefunden, so wird<br />
diese Rechnung an die Nachbearbeitung weitergeleitet.<br />
Dort überprüft ein Sachbearbeiter die<br />
Informationen, korrigiert und ergänzt diese je nach<br />
Bedarf.<br />
LDOX.FrontCollect® lnvoice analysiert die Nachbearbeitung<br />
und erweitert damit seine Knowledge<br />
Base.<br />
Vorteile<br />
Standard Software Lösung<br />
Plattform unabhängige Anbindung an führende<br />
Systeme möglich (z.B. SAP® R/3®)<br />
Automatisierung und Beschleunigung von<br />
Abläufen (Pünktliches Zahlungsmanagement)<br />
Reduzierung von Kosten<br />
Effi zienter und dokumentierter<br />
Genehmigungsprozess<br />
Optimiertes Finanzcontrolling<br />
Technische Mindestvoraussetzungen<br />
Betriebssystem<br />
• Server: Windows 2003 Server<br />
• Client: Windows XP mit ServicePack 3<br />
Datenbank<br />
LDOX.FrontCollect® Invoice benötigt zur Verwaltung<br />
der Stammdaten und der Knowledge<br />
Base eine netzwerkfähige SQL-Datenbank, die<br />
nicht im Standardlieferumfang enthalten ist.<br />
Unterstützt werden derzeit folgende Systeme:<br />
• Oracle Version 8.1. 7, 9.0.1 oder 9.2.0<br />
• Microsoft SQL Server 2005 oder höher<br />
informatik gmbh<br />
© eks informatik gmbh • Vorarlberger Wirtschaftspark 2, 6840 Götzis, Österreich • office@eks-informatik.com • 2012/04 • Änderungen vorbehalten
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