Der neue Lohnausweis kommt bestimmt - ROD

STEUERN
Der neue Lohnausweis
kommt bestimmt
Im Frühjahr 2007 wird der neue Lohnausweis mit den Steuerdaten des Lohnjahres 2006
zu erstellen sein. Hanspeter Batter, Spezialist kommunales Rechnungswesen,
zeigt auf, welche Massnahmen eingeleitet werden müssen, damit die neuen
Bestimmungen eingehalten werden können.
Die Gründe, weshalb ein neuer Lohnausweis
ausgearbeitet worden ist, sind vielfältig.
In den letzten Jahren haben neue
Lohnsysteme Einzug gehalten. Aktien- und
Optionspläne, Gehaltsnebenleistungen (so
genannte fringe benefits) können in den
bisherigen Lohnausweisen nicht oder nur
ungenügend deklariert werden. Viele Firmen
sind mit dem bestehenden Lohnausweis
überfordert. Aufgrund von Untersuchungen
ist davon auszugehen, dass heute
bis zu 70 % der Lohnausweise ungenau
oder falsch ausgefüllt sind. Deshalb bestehen
für viele Arbeitgeber grosse Risiken.
Nach- und Strafsteuerverfahren infolge
von fehlerhaften Lohnausweisen sind unangenehm,
teuer und dem Image abträglich.
Zudem ist eine Vereinheitlichung des
Lohnausweises auch durch die fortschreitende
Steuerharmonisierung gefordert.
Der ursprünglich auf 2003 angesetzte Termin
für die Einführung des neuen Lohnausweises
musste verschoben werden, weil
den Entwürfen der Schweizerischen Steuerkonferenz
aus Wirtschaftskreisen harsche
Kritik erwuchs. Anstoss wurde vor allem an
der sehr weit gehenden Offenlegungspflicht
über Gehaltsnebenleistungen und Spesenentschädigungen
genommen. Der Steuerkonferenz
wurde vorgeworfen, mit dem
neuen Lohnausweis neues Steuersubstrat
generieren zu wollen. Nachdem die wesentlichsten
strittigen Punkte mit den Wirtschaftsverbänden
bereinigt werden konnten,
hat die Schweizerische Steuerkonferenz
die Einführung nun definitiv festgelegt (vgl.
Abb1).
Wie die Grafik zeigt, können die Steuerdaten
für den neuen Lohnausweis auf freiwilliger
Basis bereits im Jahr 2005 erhoben
und der neue Lohnausweis bereits im Frühjahr
2006 verwendet werden. Obligatorisch
zu erstellen wird er aber erst im Frühjahr
2007 sein. Das bedeutet, dass die Daten
für die korrekte Erstellung des Lohnausweises
erstmals per 1.1. 2006 in der Lohnbuchhaltung
erfasst werden müssen.
Auch für die Gemeinden stellt die Umstellung
eine Herausforderung dar. Zwar werden
bei der öffentlichen Hand längst nicht
so viele Gehaltsnebenleistungen erbracht
wie in der Privatwirtschaft, trotzdem sind
verschiedene wesentliche Punkte zu beachten.
Auf einige dieser Punkte gehen wir
nun kurz ein.
➊ Ziffer 1: Ordentliches Salär
Neben dem ordentlichen Salär, wozu auch
die feste Entschädigung für Behördenmit-
Freiwillige Umstellung obligatorische Führung erstmalige obligatorische
der Lohnbuchhaltung der Lohnbuchhaltung Erstellung des neuen
nach neuen Kriterien Lohnausweises
1.1. 2005 1.1. 2006 1.1. 2007 1.1. 2008
Abb. 1: Einführung des neuen Lohnausweises.
➋
➌
Der neue Lohnausweis.
glieder zählt, sind hier sämtliche Zulagen
wie Kinder-, Familien-, Betreuungs-,
Schicht-, Pikett-, Nacht-, Schmutz- und
Sonntagszulagen anzugeben. Auch Provisionen
und unter bestimmten Bedingungen
die Arbeitswegvergütungen und Barbeiträge
an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort
sind hier zu deklarieren.
➋ Ziffer 2: Gehaltsnebenleistungen
Diese Kategorie wurde von den Wirtschaftsverbänden
am meisten kritisiert. Gehaltsnebenleistungen
sind grundsätzlich alle
Leistungen des Arbeitgebers, die nicht in
Geldform ausgerichtet werden. Dabei ist
dafür der übliche Marktwert einzusetzen.
Kann für die Gehaltsnebenleistung kein
solcher Marktwert ermittelt werden, ist die
Leistung ohne Bewertung in der Ziffer 14
des Lohnausweises aufzuführen. Die Bewertung
wird dann im Rahmen der Steuerveranlagung
durch die Steuerverwaltung
selbst eingesetzt. Sofern es sich gemäss
den AHV-Richtlinien um geringfügige Vergünstigungen
handelt, müssen sie nicht
deklariert werden.
Viele der ursprünglich als deklarationspflichtig
vorgesehenen Leistungen sind in
der aktuellen Weisung der Schweizerischen
Steuerkonferenz von der Deklarationspflicht
ausgenommen worden. Es sind dies
unter anderem:
– Gratis abgegebene Halbtaxabonnemente
der SBB;
– REKA-Check-Vergünstigungen bis
Fr. 600.– pro Jahr und Person;
– Übliche Geschenke;
– Gratis-Parkplatz am Arbeitsort;
– sowie die private Nutzung von Handys
und Computern.
Die Interventionen der Wirtschaftsverbände
hat also durchaus Wirkung gezeigt. Trotzdem
gilt es für jeden Arbeitgeber genau
zu überlegen, in welchen Bereichen den
Mitarbeitenden unentgeltliche Leistungen
zufliessen und ob sie die Kriterien für die
Deklarationspflicht erfüllen.
➌ Ziffer 3: Unregelmässige Leistungen
Solche Leistungen müssen nur dann an-
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➊
➎
➍

gegeben werden, wenn ein unterjähriges
Arbeitsverhältnis bestanden hat. Andernfalls
können diese Leistungen unter Ziffer
1 des Lohnausweises aufgeführt werden.
Zu deklarieren sind Bonuszahlungen (Gratifikationen
u. Ä.) Antritts- und Austrittsentschädigungen,
Treueprämien, Dienstaltersgeschenke,
Jubiläumsgeschenke usw.
➍ Ziffer 6: Verwaltungsratsentschädigungen
Hier sind Entschädigungen anzugeben,
die an Mitglieder des Verwaltungsrates,
der Aufsichtsstelle oder eines Vorstandes
als Lohn für unselbstständige Tätigkeit entrichtet
wurden. Gemeinden sollten dies vor
allem im Zusammenhang mit verselbstständigten
Gemeindebetrieben beachten.
Auch im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit
ausgerichtete Sitzungsgelder oder
Tantiemen sind hier aufzuführen.
➎ Ziffer 13: Spesenvergütungen (nicht
im Bruttolohn enthalten)
Hier sind Vergütungen an Arbeitnehmende
aufzuführen, die als Spesenersatz für
dienstliche Tätigkeiten betrachtet werden
und die daher nicht Bestandteil des Bruttolohnes
in Ziffer 1 des Lohnausweises sind.
Neben den Spesenvergütungen werden
oft auch Entschädigungen für Berufsauslagen
wie Wegvergütungen oder eine Vergütung
für die Nutzung von Arbeitsraum in
der Privatwohnung der Arbeitnehmenden
ausgerichtet. Solche Berufsauslagen sind
unter Ziffer 1 «Lohn» aufzuführen. Sie können
von den Arbeitnehmenden in der Regel
in der privaten Steuererklärung als Berufskosten
in Abzug gebracht werden.
Die Spesenvergütung kann auf verschiedene
Weise erfolgen und dies hat Auswirkungen
auf die Deklaration im neuen
Lohnausweis. Die Abb. 2 gibt dazu einen
Überblick:
Wie die Abbildung 2 zeigt, kann ein Arbeitgeber,
dessen Spesenreglement von den
aufgeführten Vorschriften abweicht, bei
der Steuerbehörde seines Sitzkantons ein
Gesuch um Genehmigung des Spesenreglements
stellen. Die Vorteile eines
genehmigten Spesenreglements sind vor
allem:
– Nur die pauschalen Spesen müssen im
Lohnausweis angegeben werden.
Wichtige Informationsadressen sowohl
für die «Wegleitung zum Ausfüllen des
Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung»,
für die «Kurzanleitung
zum Ausfüllen des Lohnausweises»
sowie für das Formular Lohnausweis
selbst:
www.steuerkonferenz.ch
www.estv.admin.ch
Schweizer Gemeinde 12/04
– Bei der Veranlagung der
Arbeitnehmenden wird
nur die Höhe der effektiven
Pauschale mit der
Höhe der bewilligten
Pauschale geprüft.
– Die Sicherheit der Arbeitnehmenden
steigt,
dass keine steuerlichen
Probleme (Aufrechnungen)
entstehen.
Aus diesen Gründen empfiehlt
es sich, dass auch
Gemeinden ihre SpesenundEntschädigungsreglemente
durch die Steuerbehörde
des Kantons genehmigen
lassen. Dies vor
allem auch wegen der vielfältigen
festen und variablen
Entschädigungen an
Behörden und Kommissionsmitglieder.
Unter der Ziffer 13 sind
neben den Spesenvergütungen
auch die Aus- und
Weiterbildungskosten anzugeben,
die den Arbeitnehmenden
in Geldform
ausbezahlt erhält, sofern
sie mindestens Fr.
10 000.— pro Jahr betragen.
Mit der Deklaration in
der privaten Steuererklärung
ist sichergestellt,
dass die Arbeitnehmenden
nur ihre Nettokosten
abziehen können.
Fünf Massnahmen als
Vorbereitung
auf die Einführung
Um bei der obligatorischen Einführung des
neuen Lohnausweises bereit zu sein, sollten
folgende Aufträge in nächster Zeit erteilt
werden:
❒ Rechtzeitige Information der Mitarbeitenden.
❒ Überprüfung der bisher zugunsten der
Mitarbeitenden erbrachten Leistungen
auf die Deklarationspflicht und deren
Auswirkung auf das Steuersubstrat.
❒ Prüfung der Erstellung oder Überarbeitung
des Spesenreglements und
Entscheid, ob dieses Reglement der
kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung
vorgelegt werden soll.
❒ Kontaktnahme mit dem Software-Lieferanten
um Termine für den nötigen Update
der Lohnbuchhaltung festzulegen.
❒ Ermittlung der Umstellungskosten und
Berücksichtigung im Budget 2006 oder
allenfalls als Nachkredit für 2005.
Ausrichtung von
Pauschalspesen?
Nein
Ausrichtung von
effektiven
Spesen?
Ja
Einhaltung der
Vorgaben*?
Nein
Genehmigtes
Spesenreglement
vorhanden?
Nein
Effektive Spesen
pro Mitarbeiter
sind in Ziffern
13.1 anzugeben.
Ja
Nein
Ja
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Zu deklarieren
unter Ziffern 13.2
Keine
Deklaration
notwendig
Nur Feld zu Ziffer
13.1.1 ankreuzen
Unter Ziffer 15
den Vermerk
«Spesenreglement
durch Kanton …
am … genehmigt»
anbringen
* Vorgaben:
– Übernachtungsspesen werden gegen Beleg erstattet
– Spesen für Mittag-/Abendessen sind i.d.R. nicht höher als
Fr. 35.– oder die Pauschale dafür liegt maximal bei Fr. 30.–.
– Kundeneinladungen werden MWST-konform abgerechnet.
– Spesen für öffentliche Transportmittel werden gegen Beleg
erstattet.
– Die geschäftliche Nutzung des Privatautos wird mit maximal
70 Rappen/Kilometer vergütet.
– Kleinspesen werden gegen Beleg oder mit maximal Fr. 20.–
pro Tag vergütet.
Abb. 2: Übersicht über die Deklaration der Spesen.
Ja
Das letzte Wort ist noch
nicht gesprochen
Bekanntlich sind die im neuen Lohnausweis
zu deklarierenden Sachverhalte noch
immer bestritten. Der Nationalrat hat einer
parlamentarischen Initiative von Hans-Rudolf
Gysin Folge geleistet, wonach Lohnnebenleistungen
nicht deklariert werden
sollen. Die Initiative verlangt eine gesetzliche
Regelung. Das letzte Wort über die in
Lohnausweis anzugebenden Leistungen
ist also noch immer nicht gesprochen. Die
Steuerverwaltungen gehen jedoch davon
aus, dass es keine wesentlichen Änderungen
an der bestehenden Wegleitung mehr
geben wird. Zudem ist das Formular selbst
nicht bestritten, so dass einer Umstellung
bzw. einer Software-Anpassung nichts
mehr im Weg stehen dürfte. Trotzdem darf
man der weiteren Entwicklung mit Interesse
entgegensehen.
Hanspeter Blatter, Betriebsökonom HWV,
ROD Treuhand
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