DOSSIER - Topsoft

DOSSIER
Software-Einführung im Unternehmen ist
Chance zum
Wissensaufbau
Bei der Einführung von Business-Software sind der Aufbau und die
Verankerung von themenspezifischem Wissen im betroffenen Unternehmen
ein Erfolgsfaktor, den es zu berücksichtigen gilt.
� Von Marcel Siegenthaler und Cyrill Schmid
Für die erfolgreiche Einführung von Business-Software
nannten Projektverantwortliche
in einer breit angelegten Umfrage folgenden
Unterstützungsbedarf:
� Fach- und Methodenwissen im richtigen
Kontext.
� Schnelle und effektive Grobevaluation.
� Werkzeuge für das Projektmanagement.
� Support für Kommunikation und Kooperation.
� Professionelle Berater.
Für alle fünf Punkte bietet das ZPA (Zentrum
für Prozessgestaltung Aargau, Fachhochschule
Aargau, www.zp-aargau.ch) Leistungen
an; bei den ersten vier Punkten können
diese sogar teilweise kostenlos über
www.topsoft.ch bezogen werden.
Wissen und Erfahrung nötig
Betrachtet man die fünf Punkte gesamthaft,
erkennt man ein tiefer liegendes Bedürfnis:
Im Unternehmen müssen aktuelles Wissen
und Erfahrung vorhanden sein, um das IT-
Projekt erfolgreich abzuwickeln.
� Die Einführung von Business-Software gehört
nun aber normalerweise nicht gerade zu
den Routine-Aufgaben. In aller Regel muss
also Wissen eingekauft oder aufgebaut werden,
damit es für die Projektabwicklung nutzbar
ist.
� Der Wunsch nach Wissensaufbau wird
durch weitere unternehmerische Ansprüche
an das Projekt ergänzt. Beispielsweise wird
gewünscht, die neue Business-Software möglichst
schnell einzuführen, ein Minimum an
Software-Einführung: Wissensaufbau im Unternehmen,
abhängig von der Art der externen Unterstützung.
www.organisator.ch Nr. 3/04
I BUSINESS-SOFTWARE
Geld auszugeben und den internen Aufwand
tief zu halten.
Die verschiedenen Ansprüche führen zu
einem Zielkonflikt. Je nach den betrieblichen
Randbedingungen sind unterschiedliche
Wege gangbar, welche fallweise den Wissensaufbau
im Unternehmen, zeitliche oder monetäre
Aspekte stärker gewichten.
Massgeblichen Einfluss auf den zu erwartenden
Verlauf des Wissensaufbaus im
Unternehmen und auf die zeitlichen und monetären
Aspekte hat die Art, wie die in der
Umfrage gewünschte Unterstützung durch
professionelle Berater ausgestaltet wird. In
der Grafik «Wissensaufbau während der Software-Einführung»
sind zwei Varianten angeführt:
die flache und die steile Lernkurve.
Die flache Lernkurve
Die flach verlaufende Kurve zeigt modellhaft,
was geschieht, wenn ein externer Experte seine
fertige Lösung expertokratisch auf das
Unternehmen appliziert. Die typische Er-
folgsmeldung dazu lautet: «Einführung in nur
sechs Wochen geschafft.» Im Unternehmen
wird auf diese Weise relativ wenig Wissen
aufgebaut.
Eine der Fragen, ob dieses Modell im konkreten
Fall genutzt werden kann, lautet: Entsprechen
die entscheidenden Geschäftsprozesse
des Unternehmens dem vom Software-
Hersteller vorgesehenen Standardfall? Was
verliert (oder gewinnt) das Unternehmen,
wenn seine Prozesse dem von der Software
vorgegebenen Standard angepasst werden?
Die Antwort kann nur individuell gegeben
werden. Die flache Lernkurve mit dem
schnellen Produktivstart basiert darauf, dass
Experten im Unternehmen vordefinierte
Standard-Prozesse implementieren.
In gewissen einfacheren Fällen ist diesem
expertokratischen Vorgehen Erfolg beschieden.
Als «Erfolg» lässt sich definieren, dass die
Abläufe und die Mitarbeitenden im Unternehmen
längerfristig umfassend von der
Software unterstützt werden.
Praxisfälle zeigen aber oft einen langen und
schwierigen Weg, der beim Modell der flachen
Lernkurve noch nach dem Produktivstart
der Software bis zum Erfolg zurückzulegen
ist. Nach dem Produktivstart sollte doch
die Einführung überstanden sein? Auch in
dieser Phase kann es noch zum Projektabbruch
kommen, weil wichtige unternehmerische
Prozesse schlechter unterstützt werden
als in der Vergangenheit.
Die steile Lernkurve
Die steil verlaufende Kurve zeigt den typischen
Verlauf des Wissensaufbaus im Unternehmen,
wenn die wesentlichen Arbeiten
selbst durchgeführt werden.
Wissensaufbau während der Software-Einführung
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DOSSIER
Selbstverständlich basiert diese idealisierte
Kurve darauf, dass keine grundsätzlich ungeeigneten
Vorgehensweisen gewählt werden.
Diese würden zwar auch zu einem Lerneffekt
führen, dafür fehlen aber im allgemeinen die
Zeit und das Geld. Um solche Irrwege auszuschliessen,
bietet sich die Anleitung eines
Beraters an, der eine bewährte Vorgehensmethodik
einbringt.
«Bewährt» darf dabei aber nicht bedeuten,
dass die Methodik unumstösslich und starr ist.
Im Gegenteil: Der Berater muss in der Lage
sein, die Methodik zu diskutieren und situativ
zu adaptieren. Um die Lernkurve steil zu halten,
muss der Berater auch situationsgerecht
Fachwissen liefern können. Gefragt ist meistens
nur, was im Moment nützt, im Kontext
Verankerung findet und die Informationsüberflutung
nicht noch weiter steigert.
Obwohl bis zum Produktivstart der Software
mehr Zeit verstreicht als bei der flachen Lernkurve,
ist insgesamt früher mit dem Erfolg, das
heisst mit der breiten Akzeptanz zu rechnen.
Vom Informatik- zum Change-Projekt
Lässt man ein Projekt in der beschriebenen Art
der steilen Lernkurve zu, wird sich über den
innerbetrieblichen Lernprozess sehr bald ein
Prozess zur Organisationsentwicklung bilden.
Dies bedeutet, dass die betrieblichen Prozesse
überdacht und optimiert werden müssen. Als
logische Folge wird auch die Aufbau-Organisation
diskutiert, der Weg führt schliesslich zu
einem eigentlichen Change-Management-
Projekt. Darin werden durch die Mitarbeitenden
Prozessbeschreibungen erarbeiten, die als
Basis für die unvoreingenommene Suche nach
der geeigneten Software dienen.
� Dieses Vorgehen führt zwangsläufig zu einer
längeren Vorarbeit bis zum Produktivstart
der neuen Software.
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I BUSINESS-SOFTWARE
Software-Einführung: Ablauf
Software-Einführung: Wissen, Kooperation und Werkzeuge sind Voraussetzungen für die Abwicklung
der beiden Prozesse der Organisations- und IT-Gestaltung.
� Die betroffenen Mitarbeiter im Betrieb haben
aber mitgearbeitet, unterstützen die getroffenen
Entscheidungen und Massnahmen
und sehen sich entsprechend bald nach dem
Produktivstart von der Software effizient
unterstützt.
� Der erarbeitete Wissensaufbau führt automatisch
zu einer breiten Verankerung der
neuen Software im Unternehmen.
Mit den fast zwangsläufig erforderlichen
Optimierungsmassnahmen und Anpassungen
an veränderte Bedürfnisse während des
Gebrauchs der Software wird ein zusätzlicher
Wissensaufbau erreicht, der längerfristig vom
externen Berater unabhängig macht. Damit
führt das Motto des ZPA, «Hilfe zur Selbsthilfe»,
in die Unabhängigkeit vom externen Berater.
Diese Form der Unterstützung versteht
das ZPA als seinen Auftrag aus der Wirtschaft
an die Fachhochschule.
Sich beeinflussende Prozesse
Die beiden Prozesse der Organisations- und
IT-Gestaltung sind in der Grafik «Software-
Einführung: Ablauf» dargestellt. Zwischen
den Prozessen muss die Kommunikation
spielen, so dass Chancen erkannt und genutzt
werden können.
� Beispielsweise werden im Zug der Untersuchung
der am Markt angebotenen Software
technische Möglichkeiten aufgedeckt, die
unter Anpassung der Organisation zu handfesten
Geschäftsvorteilen führen können.
Beide Prozesse sind nach bekannter Art in
ihre Hauptphasen aufgeteilt. Spätestens nach
jeder der dargestellten Projektphasen muss
ein Marschhalt eingelegt werden, um den
Projekt-Fortschritt transparent zu machen.
Dazu eignen sich Methoden wie der erfolg-
Grafiken: www.zp-aargau.ch
reich und einfach einsetzbare «Projektphasen-Audit»
oder das in diesem Heft beschriebene
«APC-Cockpit © ».
Um die Bedeutung der aufgezeigten Expertenrolle
wie auch die Bedeutung eines Projektphasen-Audits
aus anderer Sicht zu unterstreichen,
hier ein Zitat von Dr. Gerhard Fatzer
(www.trias.ch): «Schaut man bei Change-Management-Desastern
genauer hin, fällt auf,
dass in den meisten Fällen wirksame Qualitätsund
Feedback-Mechanismen gefehlt haben.
Dies hat sicher damit zu tun, dass fast alle Projekte
als Expertenberatungsprojekte angelegt
waren. Untersucht man die Projekte genauer,
kann man feststellen, dass Gefässe für einen Dialog
unter allen Beteiligten gefehlt haben, dass
statt dessen ‹defensive Routinen› zwischen
den Beratern und den Auftraggebern im Gang
waren und dass sämtliche Prinzipien guter
Prozessberatung ausser acht gelassen wurden.»
Steile Lernkurve ist nachhaltig
Als Treppenstufen auf dem Weg der steilen
Lernkurve gibt es eine Reihe weiterer Methoden,
die genutzt werden können, beginnend
mit der Auftragsklärung. Für jeden Punkt des
eingangs erwähnten Bedarfs kann das ZPA im
Sinn der «Hilfe zur Selbsthilfe» Unterstützung
bieten. Wichtig ist in erster Linie, dass sich
die Projektverantwortlichen im Unternehmen
aktiv und bewusst für das Modell der
steilen Lernkurve entscheiden.
AUTOREN
Dr. Marcel Siegenthaler, dipl. Ing. ETH,
ist wissenschaftlicher Mitarbeiter und Berater
am Zentrum für Prozessgestaltung Aargau (ZPA)
der Fachhochschule Aargau, 5210 Brugg-
Windisch. Er ist Leiter der Organisations-Crew
der Fachmesse «TOPsoft 2004».
Tel. 056 462 41 50
Fax 056 462 41 71
m.siegenthaler@fh-aargau.ch
Cyrill Schmid, dipl. Kaufmann HKG, NDS FH,
ist wissenschaftlicher Mitarbeiter und Berater
am Zentrum für Prozessgestaltung (ZPA) der
Fachhochschule Aargau, 5210 Brugg-Windisch.
Er ist Mitglied der Organisations-Crew der
Fachmesse «TOPsoft 2004».
Tel. 056 462 41 50
Fax 056 462 41 71
c.schmid@fh-aargau.ch
ONLINE
www.topsoft.ch
www.zp-aargau.ch
www.fh-aargau.ch
www.organisator.ch Nr. 3/04