Papierlose Vorgangsbearbeitung bei der Investitionsbank S-H
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Vater IT-Symposium 2007<br />
<strong>Papierlose</strong> <strong>Vorgangsbear<strong>bei</strong>tung</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong><br />
<strong>Investitionsbank</strong> S-H<br />
<strong>Papierlose</strong> <strong>Vorgangsbear<strong>bei</strong>tung</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Investitionsbank</strong> S-H<br />
Ein Erfahrungsbericht aus <strong>der</strong><br />
Praxis<br />
Referenten:<br />
Andreas Block (IB S-H)<br />
Stefan Asbahr (Vater)<br />
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Vater IT-Symposium 2007<br />
Umfang des Projektauftrags<br />
• Ablösung zweier IBM ImagePlus/400 Systeme<br />
• Migration von ca. 3,7 Mio Dokumenten in unterschiedlichen<br />
Formaten<br />
• Installation und Konfiguration <strong>der</strong> neuen Archivsoftware<br />
• Realisierung Schnittstellen zur führenden AS/400<br />
Anwendung, dem Leitkartensystem<br />
• Integration Scan-System bzw. Ablösung durch ein neues<br />
Scan-System<br />
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Vater IT-Symposium 2007<br />
Das neue DMS/Archivsystem -<br />
<strong>der</strong> IBM Content Manager<br />
• Wahl <strong>der</strong> IB fiel auf den IBM Content Manager (IBM CM)<br />
• Software-Suite verschiedener Archivierungsmodule und<br />
DMS-Komponenten, die alle Facetten des ECM abdeckt<br />
• Mehr als 8.000 Kundeninstallationen<br />
• 1,4 Mio Anwen<strong>der</strong><br />
• 24 <strong>der</strong> 50 größten US Banken setzen den IBM CM ein<br />
• 70 Kunden haben mehr als 1.000 User<br />
• Sehr gute Stabilität, Integrationsmöglichkeit und<br />
Skalierbarkeit<br />
• Unterstützung diverser Plattformen (Windows, Linux, AIX,<br />
Solaris, u.w.)<br />
• Langjährige Marktpräsenz<br />
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Das neue DMS/Archivsystem -<br />
<strong>der</strong> IBM Content Manager<br />
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Vorgehensweise im Projekt<br />
• Erstellung eines technischen Feinkonzepts auf Basis einer<br />
vertieften Ist-Aufnahme<br />
• Erhebung <strong>der</strong> Ist-Umgebung<br />
• Ermittlung zukünftiger Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
• Festlegung <strong>der</strong> Ablagestrukturen<br />
• Zugriffsrechte<br />
• SW-/HW-Architektur<br />
• Schnittstellenkonzept<br />
• Aufbau einer Testumgebung<br />
• Ausar<strong>bei</strong>tung eines Migrationskonzepts<br />
• Durchführung von Migrationstests<br />
• Abnahme Feinkonzept inkl. Migrationskonzept<br />
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Vorgehensweise im Projekt<br />
• Installation Produktionsumgebung<br />
• Migration <strong>der</strong> Altdokumente<br />
• Realisierung <strong>der</strong> Schnittstellen zur AS/400 sowie für ITP<br />
• Durchführung einer permanenten Qualitötssicherung <strong>der</strong><br />
migrierten Dokumente<br />
• Durchführung Systemtests<br />
• Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBS<br />
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Migration <strong>der</strong> Altdokumente<br />
• Ca. 2,9 Mio Ausgangsbelege im OV/400 und MO:DCA<br />
Format<br />
• ca. 800.000 Eingangsdokumente im TIF-Format<br />
• ca. 30.000 Dokumente im SCS-Spool (AS/400 Line Mode) und<br />
AFPDS Format<br />
• 156 Medien von 1.2 GB bis 5.2 GB Kapazität auf 6 Jukeboxen<br />
verteilt<br />
• Direktes Auslesen <strong>der</strong> Medien über Dienstleister (harte<br />
Migration)<br />
• Export <strong>der</strong> Indexinformationen aus <strong>der</strong> DB/400 Datenbank<br />
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Migration <strong>der</strong> Altdokumente<br />
• Abgleich <strong>der</strong> Indexinformationen mit den Dokumenten auf<br />
den Medien<br />
• Umfangreiches Logging zur revisionssicheren Dokumentation<br />
• Import <strong>der</strong> Dokumente über selbst entwickelten Importer<br />
über die JAVA API des IBM CM<br />
• Zeitversetzte Übertragung <strong>der</strong> importierten Dokumente auf<br />
die Jukebox nach den Qualitätstests<br />
• Migration <strong>der</strong> Dokumente innerhalb von 4 Monaten<br />
• Anteil nicht lesbarer/migrierbarer Dokumente sehr gering<br />
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Schnittstellen - Anbindung <strong>der</strong> AS/400<br />
• Vorhandene DMS-Funktionen <strong>der</strong> führenden Anwendung -<br />
dem Leitkartensystem – mussten weiter unterstützt werden<br />
• Anzeige eines archivierten Dokuments direkt aus <strong>der</strong><br />
AS/400 Terminalemulation<br />
• Schließen eines angezeigten Dokuments, wenn <strong>der</strong><br />
Vorgang auf <strong>der</strong> AS/400 verlassen wird<br />
• Auslösen eines Workflows im Leitkartensystem, wenn ein<br />
neues Dokument eingeht<br />
• Archivieren von ausgehenden Dokumenten, die über<br />
die AS/400 erzeugt werden<br />
• Duplizieren eines Dokuments<br />
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Schnittstellen - Anbindung <strong>der</strong> AS/400<br />
• Schnittstellen wurden auf Basis von AS/400 Data Queues<br />
realisiert (Server/Server als auch Server/Client)<br />
• Auf <strong>der</strong> Client-Seite wurde <strong>der</strong> IBM CM Client über die OLE-<br />
Schnittstelle mit <strong>der</strong> AS/400 Terminalemulation (IBM Client<br />
Access Express) verbunden<br />
• Anpassung <strong>der</strong> IB eigenen AS/400 Programme durch die IB<br />
• Neue Funktionen realisiert:<br />
• Anzeigen einer kompletten Akte im CM-Client<br />
• Setzen einer Markierung auf <strong>der</strong> AS/400, wenn eine Notiz<br />
(gelber Zettel) auf dem Dokument erstellt wurde<br />
• Paralleles Öffnen mehrerer Dokumente aus<br />
unterschiedlichen AS/400 Sitzungen<br />
• Auto-Login in den IBM CM über Single Sign On i.V.m.<br />
Einer ADS Anbindung<br />
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Ablösung Scan-System<br />
• Probleme <strong>der</strong> vorhandenen Lösung<br />
• Fehleranfälligkeit<br />
• Keine Standardsoftware, d.h. geringer Marktverbreitung<br />
• Begrenzter Funktionsumfang<br />
• Hohe Abhängigkeit vom Hersteller<br />
=> jede Än<strong>der</strong>ung bedurfte externe Unterstützung<br />
• Kostenpflichtiges Update erfor<strong>der</strong>lich für Anbindung des<br />
IBM CM<br />
• Keine Freiform-Erkennung<br />
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Ablösung Scan-System<br />
• Ergebnis: Ablösung durch Standardprodukt<br />
• Wahl fiel auf Kofax Ascent Capture<br />
• Ascent Capture ist das führende Scan- und Capturing<br />
System am Markt<br />
• ca. 65.000 Ar<strong>bei</strong>tsplatzinstallationen weltweit<br />
• DDI-Architektur (Daten-, Dokumentenerfassung, Internet<br />
basierendes dezentrales Erfassen)<br />
• Modularer Aufbau<br />
• Individuelle Scan-Prozesse definierbar<br />
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Ablösung Scan-System<br />
• Umfangreiche Standardfunktionalität mit OCR-, ICR- OMR<br />
und Formularerkennung<br />
• Einfache Bedienung<br />
• Hohe Skalierbarkeit<br />
• Zentrale Administration und Überwachung<br />
• Schnittstellen zu diversen Backendsystemen (SAP R/3, IBM<br />
Content Manager, IXOS, Easy Archiv, ...)<br />
• Unterstützung aller gängigen Scanner-Modelle (ISIS, Twain)<br />
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Ablösung Scan-System<br />
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Ablösung Scan-System<br />
• Vorteile und Nutzen für die IB<br />
• Stabile Scan-Lösung<br />
• Einfache Administration und Erweiterbarkeit<br />
• Eingangspost wird per Freiform-Erkennung verar<strong>bei</strong>tet,<br />
dadurch konnte <strong>der</strong> manuelle Indizieraufwand um ca.<br />
65% reduziert werden<br />
• Schnelles Reagieren auf neue Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
• Spezielle Lizenzen zum Scannen von Altakten<br />
• Realisierung weiterer Einsparpotentiale möglich, z.B.<br />
durch automatische Klassifizierung von Dokumenten<br />
• Hoher Investitionsschutz für die eingesetzte Lösung<br />
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Produktionsstart<br />
• Anfang Nov. 2005 fiel <strong>der</strong> Startschuss<br />
• Wochenendaktion<br />
• Migration <strong>der</strong> restlichen 2 WORM Medien<br />
• Transport <strong>der</strong> angepassten Programme auf die AS/400<br />
• Rollout des neuen IBM CM Clients sowie <strong>der</strong><br />
notwendigen Schnittstellenprogramme<br />
• Test <strong>der</strong> Migration und neuen Anwendungen im<br />
Produktionsumfeld<br />
• Umfangreiche Tests im Vorfeld haben sich bewährt<br />
=> Keine Produktionsausfälle, ruhiger Wechsel auf neue<br />
Plattform<br />
• Kein Schulungsaufwand für die Anwen<strong>der</strong><br />
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Ausbau des DMS in 2006/2007<br />
• Anbindung von Lotus Notes, d.h. direkte Archivierung von<br />
ein- und ausgehenden eMails (Anwen<strong>der</strong> gesteuert)<br />
• Integration von SAP R/3 für den Bereich ReWe (Archivierung<br />
von Drucklisten)<br />
• Integration des Fachbereichs „Bundesför<strong>der</strong>ung“,<br />
Übernahme von ca. 30.000 Altakten<br />
• Integration weitere Fachbereiche mit Übernahme von<br />
weiteren ca. 20.000 Altakten<br />
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Die fertige Lösung - Überblick HW-Architektur<br />
5250<br />
Terminalemulation<br />
Archiv Clients/<br />
WebClients<br />
Scan-Ar<strong>bei</strong>tsplatz<br />
Kofax Ascent Capture<br />
SAP R/3<br />
Leitkartensystem<br />
OS/400<br />
SAP R/3 Clients<br />
IBM Content Manager<br />
Server I<br />
ITP Server<br />
Lotus Notes Server<br />
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getrennte Brandschutzzone<br />
Tivoli Storage Manager II<br />
(TSM FallbackServer)<br />
IBM Content Manager<br />
Server II, Tivoli Storage Manager I<br />
(TSM)<br />
Notes Clients<br />
Jukebox 2<br />
(Spiegel in getrennter<br />
Brandschutzzone)<br />
Jukebox 1<br />
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Die fertige Lösung - Verar<strong>bei</strong>tung <strong>der</strong> Eingangspost<br />
• Frühes Scannen des Posteingangs<br />
• Automatisches Erkennen <strong>der</strong> Kreditaktennummer (Barcode<br />
o<strong>der</strong> Freiformerkennung)<br />
• Archivieren <strong>der</strong> Eingangspost im IBM CM<br />
• Starten des automatischen Workflowprozesses auf <strong>der</strong> AS/400<br />
mit Benachrichtigung <strong>der</strong> Anwen<strong>der</strong><br />
• Vernichtung <strong>der</strong> Eingangspost<br />
Posteingang<br />
Zentraler Scanner<br />
Archiv Server<br />
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Anwen<strong>der</strong>ar<strong>bei</strong>tsplatz<br />
Workflowsystem<br />
AS/400<br />
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Die fertige Lösung - Verar<strong>bei</strong>tung <strong>der</strong> Ausgangspost<br />
• Vollständige Workflow unterstützte Dokumentenerstellung<br />
• Anzeige des erstellten Dokuments mit Möglichkeit <strong>der</strong><br />
Überar<strong>bei</strong>tung<br />
• Ausdruck des Dokuments mit Kreditaktenbarcode<br />
• Revisionssichere Archivierung jeglichen Ausdrucks im<br />
optischen Archiv<br />
ITP Server<br />
Anwen<strong>der</strong>-<br />
Leitkartensystem<br />
ar<strong>bei</strong>tsplatz<br />
AS/400<br />
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Archiv Server<br />
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Die fertige Lösung – Archivierung von eMails<br />
• Benutzer gesteuerte Archivierung<br />
• Zuordnung <strong>der</strong> eMail (Body und/o<strong>der</strong> Anhänge) zu einer<br />
Kreditakte<br />
• Umwandlung <strong>der</strong> Mail und/o<strong>der</strong> Anhänge in das TIF-Format<br />
• Ggf. Anpassung vom Dokumenttyp sowie von Schlagworten<br />
auf dem Leitkartensystem<br />
• Nutzbar für automatisierte eMailarchivierung<br />
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Die fertige Lösung – Integration in die AS/400<br />
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Die fertige Lösung – Lotus Notes Integration<br />
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Vorteile und Nutzen für die IB<br />
• Abbildung <strong>der</strong> Anfor<strong>der</strong>ungen aus den Fachbereichen<br />
(Mailarchivierung, Notizen auf Dokumenten, Archivierung<br />
von Office-Dokumenten)<br />
• Zusätzliche Realisierung von Verbesserungen, wie z.B. Single<br />
Sign On, Anzeige mehrerer Dokumente aus verschiedenen<br />
AS/400 Sessions, Aktenansicht mit Registern<br />
• Verbesserung <strong>der</strong> Zugriffszeiten auf die Dokumente<br />
• Von <strong>der</strong> AS/400 unabhängige Recherche möglich<br />
• Erhöhung <strong>der</strong> Flexibilität durch Verwendung von Standards<br />
• Plattform unabhängige und offene Architektur<br />
• Beliebige Speichermedien nutzbar<br />
• Dadurch bestens gewappnet für zukünftige Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
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