Häufig gestellte Fragen - Basware

Häufig gestellte Fragen
Was ist eine gesetzliche Rechnung?
Die PDF die Sie (der Sender) erstellen, ist die gesetzliche Rechnung. Es müssen daher alle
Pflichtfelder im Benutzerhandbuch aufgeführt werden. Unter Bezugnahme auf die EU Direktive
2006/112/EC, geänderter Artikel 233 und (nur für Deutschland)
„Mehrwertsteuersystemrichtline MwStSysRL und Steuervereinfachungsgesetz 2011” (BGBL I
2011, 213 ff) definiert jeder Steuerpflichtiger den Weg selbst, um die Echtheit der Herkunft, die
Sicherheitseinstellungen, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung
sicherzustellen. Dies kann von jedem Unternehmen gesteuert werden, welches einen
verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und der Lieferung von Gütern oder
Dienstleistungen schaffen kann.
Was muss ich archivieren?
Die PDF die Sie erstellt haben, oder ein Papierausdruck dieser PDF. Die E-Mail die Sie gesendet
haben senden muss nicht archiviert sein.
Wie funktioniert das System?
Die E-Mail mit der PDF-Rechnung wird an den E-Mail-Server von Basware gesendet. Die "Von"-
Adresse wird zuerst überprüft (Absender-Adresse). Wenn die Adresse nicht angegeben ist,
wird die E-Mail ohne vorherige Ankündigung als Spam abgelehnt. Nach erfolgreicher
Überprüfung wird der E-Mail an das Basware Service-Center gesendet. Dort wird dann die
"An"-Adresse geprüft. Sie werden benachrichtigt, wenn diese nicht gültig ist. Der nächste
Schritt ist die Extraktion der Daten Ihrer Rechnung und die Überprüfung, ob alle gesetzlichen
Voraussetzungen vorliegen. Sie werden benachrichtigt, wenn es Probleme mit dem Inhalt gibt.
Eine strukturierte Datendatei, die die Inhalte der Rechnung enthält, wird zusammen mit dem
PDF-Dokument an den Empfänger gesendet. Die strukturierte Datei kann vom Finanzsystem
des Empfängers automatisch verarbeitet werden.
Kann ich auch an andere Empfänger senden?
Der kostenlose E-Mail-Service kann nur für Rechnungsempfänger benutzt werden, die diesen
Service für Ihre Zulieferer bezahlen. Eine Liste der Empfänger finden Sie hier. Wenn Sie
Rechnungen an andere Empfänger senden möchten, besuchen Sie bitte unsere Website für
unsere andere e-Invoicing Lösungen www.basware.com/solutions/e-invoicing/easyinvoicing-solutions
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Wie können wir überprüfen, ob die PDF gültig ist?
Öffnen Sie die PDF die Sie erstellt haben. Versuchen Sie, den Text der Rechnung mit der
Computer-Maus auszuwählen. Ist dies nicht möglich, es ist ein "Bild" und kann nicht verwendet
werden. Bitte ändern Sie die Einstellungen Ihres PDF-Drucker. Wenn Sie den Text, kopieren
können und in z.B. Word, WordPad einfügen können und der Text ist lesbar – kann das PDF
ausgelesen werden! Wenn der kopierte Text einige seltsame Zeichen enthält, ändern Sie bitte
die Schriftart, welche Sie in der Rechnung verwenden und erstellen Sie die PDF erneut.
Kann ich überprüfen, ob die Rechnungen beim Empfänger angekommen sind?
Nein, bitte bedenken Sie, dass die Rechnungen von einer anderen E-Mail-Adresse gesendet
wurden, als bei der Registrierung angegeben war und daher als Spam ohne Vorankündigung
gelöscht wurde. Alle anderen Probleme mit Ihren Rechnungen werden an die E-Mail-Adresse
welche Sie bei der Registrierung angegeben haben, gemeldet.
Was kann ich machen, wenn meinen Empfänger sagt, dass die Rechnungen nicht
angekommen sind?
Zwei Dinge könnte sein:
1) Die E-Mail erreichte nie den Basware-Mail-Server. Dies kann passieren, wenn es an einen
falschen Empfänger gesendet wurde. Bitte prüfen Sie hier sorgfältig, dass Sie richtige E-Mail-
Adressen haben . Es ist auch möglich, dass die E-Mail nicht Ihrem Postausgang verlassen hat.
Prüfen Sie, ob sich die E-Mail im Ordner „Gesendete Elemente“ befindet.
2) Die Rechnung wurde von einer anderen E-Mail-Adressen gesendet, als bei der Registrierung
aufgeführt war, überprüfen Sie Ihre Anmeldebestätigung für die E-Mail-Adressen, die Sie
aufgelistet haben. Diese Rechnungen werden als Spam behandelt und werden ohne
Vorankündigung gelöscht.
Was kann ich machen, wenn ich eine andere E-Mail-Adresse für die Zusendung
hinzufügen möchten?
Wenn Sie die Registrierung (anderen wichtigen Kontakt oder weitere E-Mail-Adressen) ändern
möchten, senden Sie bitte einen E-Mail an: support-free-email@basware.com. Es werden
Ihnen 25 € für den Wechsel in Rechnung gestellt.
Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 |
www.Basware.com
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Ich bekomme E-Mails für Basware mit abzulehnen Benachrichtigungen. Warum und was
kann ich machen?
Die Empfänger haben Basware beauftragt vorab zu prüfen, ob die gesetzlichen
Voraussetzungen der Rechnungen erfüllt werden. Basware wurde gebeten, Rechnungen, die
nicht die erforderlichen Felder enthalten, abzulehnen. Der Vorteil für Sie ist, das Problem Ihnen
sehr schnell mitgeteilt werden und Sie haben zeitnah die Möglichkeit, die Rechnung zu ändern
und sie erneut zu senden.
Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 |
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