Börsenblatt - Universitätsbuchhandlung Krüper

MANAGEMENT SORTIMENT
Auf die Zahl
gekommen
22 | 8-2005 börsenblatt

Markt-Erfolgs-Navigator Mit einem
computergestützten Führungssystem
hat die Universitätsbuchhandlung
Krüper in Münster ihre
wirtschaftliche Lage deutlich
verbessert. Größere Transparenz und
effektiveres Arbeiten motivieren
das gesamte Team.
Freitag, 11 Uhr. Reporting-
Tag bei der Universitätsbuchhandlung
Krüper in
Münster. Um den runden Konferenztisch
versammeln sich einmal
im Monat Geschäftsführer Martin
Krüper und alle Führungskräfte
der Buchhandlung, darunter die
Leiter der drei Filialen, die Prokuristin
und die Leiterin des Außendiensts.
Auf dem Tisch steht ein
Laptop mit Beamer, das gleich die
Charts mit den Zahlen zur Geschäftsentwicklung
an die Wand
werfen wird. Jeder Konferenzteil-
nehmer hat sie für seinen Verantwortungsbereich
vorbereitet. Es
geht um Deckungsbeiträge, Barund
Rechnungsverkauf, Umsatz
je Mitarbeiter, Fremdeinsätze, um
Kundenzufriedenheit und andere
wichtige Kennzahlen.
Spannung liegt in der Luft. Wer
hat seine Planzahlen erreicht oder
gar übertroffen? Welche Marketing-
und Werbemaßnahmen waren
erfolgreich? Welche Aufgaben
stehen in den kommenden Wochen
an? Obwohl die Arbeit des
Teams dadurch regelmäßig einer
strengen Erfolgskontrolle unterzogen
wird, ist der Reporting-Tag
bei Krüper für die Führungskräfte
»kein Tag des Jüngsten Gerichts«.
Es geht darum, über erfreuliche
wirtschaftliche Entwicklungen,
aber auch über Probleme und Lösungen
zu sprechen. Nicht mehr
und nicht weniger. Seit 2004 ist
das Treffen nicht mehr aus dem
Alltag der Fachbuchhandlung
wegzudenken, die auf Recht,
Wirtschaft, Steuern spezialisiert
ist und 2004 rund 7,3 Millionen
Euro umgesetzt hat. ➤
Auf Achse im Dienst
der Kunden:
Geschäftsführer
Martin Krüper
(links) und eines der
vier gelben Kurier-
Autos, mit denen die
Bücher ausgefahren
werden
Text: Christina Schulte
Fotos: Gerd Beike
8-2005 börsenblatt | 23

Markt-Erfolgs-
Navigator: Für die vier
Bereiche Finanzen,
Kunden, Prozesse und
Mitarbeiter wurden
jeweils sieben wichtige
Kennzahlen definiert;
sie werden durch einen
Soll-Ist-Vergleich
regelmäßig
kontrolliert. Die
Ampelfarben zeigen,
wo Ziele erreicht,
übertroffen oder
verfehlt wurden
24 | 8-2005 börsenblatt
➤ Der Reporting-Tag ist Teil eines
grundlegenden Wandels, der
sich in den vergangenen Jahren in
dem Münsteraner Sortiment vollzogen
hat. Wie viele mittelständische
Buchhandlungen spürte
auch Krüper den immer stärker
werdenden Verdrängungswettbewerb.
Die wirtschaftliche Lage
des Unternehmens war angespannt.
Hinzu kam der wachsende
Druck der Kunden, die eine
immer höhere Servicequalität forderten
– und der Wunsch der Mitarbeiter
nach einer zielgerichteten,
dialogorientierten Führung.
Reagiert hat Martin Krüper mit
der Einführung eines computergestützen
Führungssystems, dem
Markt-Erfolgs-Navigator – Voraussetzung
dafür, dass der Reporting-Tag
überhaupt stattfinden
kann. Entwickelt wurde das Sys-
Finanzen
1 Betriebsergebnis - 2 - 4 T€
2 Deckungsbeitrag I - 2 -2 T€
3 Rohertragsspanne 35 33 %
4 Fixe Kosten 6 7 T€
5 Variable Kosten 1 1 T€
6 Wertabschreibungen 1 0 T€
7 Inventurdifferenzen 3 4 T€
Kunden Prozesse
tem von dem Unternehmensberater
Rolf Ribbe, der damit bereits
gute Erfahrungen in anderen
Branchen gesammelt hat. Aus vier
Bereichen wurden die jeweils sieben
wichtigsten Kennzahlen definiert.
Sie machen Lage und Abläufe
im gesamten Unternehmen
transparent (siehe Abbildung unten).
Die Ampelsymbolik zeigt –
rechtzeitig –, wo alles im grünen
Bereich ist, wo es kritisch wird
und wo nachgebessert werden
muss. »Der Markt-Erfolgs-Navigator
sorgt für klare Parameter, die
unsere Arbeit effektiver und planbarer
machen«, urteilt Krüper.
In einem zweijährigen Prozess
wurde das Programm gemeinsam
mit Ribbe auf die individuellen
Anforderungen im Haus zugeschnitten.
Workshops machten
die Führungskräfte fit für die Ar-
1 Kd. – Zufriedenheit PK 80 74 % 1 Warenbestand 82 84 T€
2 Kd. – Zufriedenheit BK 80 82 % 2 Einkaufsbudget 15 14 T€
3 Gesamtumsatz 23 19 T€ 3 Warenumschlag 3,5 3 Anz.
4 Barverkauf 18 15 T€ 4 Remittenden 1 2 T€
5 Rechnungsverkauf 6 4 T€ 5 Kosten für Remission 0,1 0,2 T€
6 Umsatz Barsortiment 7 3 T€ 6 Warenumschlag intern 2 1 T€
7 Aktionsumsatz 2 4 T€ 7 Warenausgang intern 4 3 T€
Mitarbeiter
1 FK –Leistung PK/BK 80 77 %
2 MA – Leistung PK/BK 75 76 %
3 Performance Indikator 75 72 %
4 Umsatz je Mitarbeiter 11 8 T€
5 Fremdleistungen intern 9 7 h
6 Fremdeinsätze intern 6 9 h
7 Fehltage 2 0 Anz.
Wirkungsgrad der
Aktionslisten
beit mit dem Programm. Betriebswirtschaftliche
Grundlagen pauken,
einen Blick für die Zahlen
entwickeln: Die meisten von ihnen
haben dabei Neuland betreten
– und das nicht ohne Vorbehalte.
Denn als Buchhändler wollten
sie eigentlich Kunden beraten
und Bücher verkaufen. Und nicht
einen Computer regelmäßig mit
betriebswirtschaftlichem Zahlenmaterial
füttern, Zahlen auswerten,
Zahlen vergleichen. Gleichzeitig
machte sich aber auch
»Neugier, eine gespannte Erwartungshaltung«
breit, wie sich Filialleiter
Martin Handke erinnert.
»Endlich mussten wir nicht mehr
aus dem Bauch heraus entscheiden
und konnten auf handfeste
Zahlen zurückgreifen«, ergänzt
Filialleiterin Annette Schulze
Kolthof.
Zahlenmaterial, das die gewohnten
Prozesse ganz schön
durcheinander gewirbelt hat. Eine
der wichtigsten Erkenntnisse
formulierte Berater Rolf Ribbe
gleich zu Anfang: »Der Lagerbestand
bei Krüper ist viel zu
hoch, der Lagerumschlag zu gering.«
Die Konsequenz: Das Lager
wurde abgebaut, man konzentrierte
sich auf A-, B- und C-Titel,
wobei unter den C-Titeln
nochmals selektiert wurde. »Auf
einmal hatten wir freie Fläche in
den Buchhandlungen, die wir
durch eine großzügigere, attraktivere
Präsentation der Bücher gefüllt
haben«, berichtet Martin
Handke. Das hat sich bezahlt gemacht.
Im Oktober 2004 erzielte
Krüper ein Umsatzplus von
5,5 Prozent im Vergleich zum

Vorjahr – mit einem um 16 Prozent
reduzierten Warenbestand.
Eigenverantwortung
der Mitarbeiter
Die drei Filialleiter, die ihre Geschäfte
als Profit Center führen,
sind für ihre Zahlen selbst verantwortlich,
planen eigenständig.
Und sie sorgen dafür, dass die Informationen
auch ihren Mitarbeitern
zugänglich ge-
macht werden.
Wer zusätzliches
Personal einstellt,
merkt dies sofort
an seinen Kosten.
»Unsere Denk- und
Arbeitsweise hat
sich dadurch stark
verändert«, weiß
Schulze Kolthof.
So werden die Urlaube, wenn
möglich, auf die Semesterferien
verteilt, in denen ohnehin weniger
los ist; die Pausen so gelegt,
dass die Buchhandlung in der Mittagszeit,
wenn besonders viele
Kunden kommen, gut besetzt ist.
Auch an der Weiterentwicklung
des Unternehmens wird kontinuierlich
gearbeitet. Projektarbeit,
vorher ein Fremdwort, nimmt
jetzt einen Teil der buchhändlerischen
Arbeit ein. Welche Kooperationen
könnten mit welchen
Verlagen getätigt werden, welche
Punkte sollen in der jährlich
durchgeführten Kundenbefragung
angesprochen werden? Die
Zeit für die Vorbereitung und
Durchführung solcher Projekte
können sich die Mitarbeiter auf
zweierlei Weise nehmen. Sie zie-
»Unsere Aufgaben
sind abwechslungsreicher
geworden.
Wir arbeiten
ergebnisorientiert«
Annette Schulze Kolthof,
Filialleiterin
hen sich, wenn die Zeiten ruhiger
sind, aus dem Tagesgeschäft
zurück, oder sie holen sich eine
Aushilfe zur Unterstützung.
Selbstredend wird auch hier wieder
genau gerechnet, welches der
effektivere Weg ist. »Unsere Aufgaben
sind viel abwechslungsreicher
geworden«, meint Annette
Schulze Kolthof: »Wir arbeiten
ziel- und ergebnisorientiert, denken
unternehmerisch.«
Um Mitarbeiter
zu finden, die den
neuen Anforderungenentsprechen,
wird bei
Krüper jetzt nur
noch via Assessment
Center eingestellt.
»Wir haben
für alle PositionenAnforderungsprofile
erstellt und gleichen
diese mit den Bewerbern ab«, erläutert
Krüper. Das Assessment
Center sei zwar ein aufwendiges
Verfahren, mache sich mittelfristig
jedoch bezahlt.
Freilich hat das genaue Durchforsten
der Zahlen, die Arbeit mit
dem computergestützten Führungssystem
zu nicht unerheblichen
Umwälzungen im Unternehmen
geführt. So war der Personalbestand
in manchen Filialen
zu hoch, das Backoffice nicht ausgelastet
und längst nicht so produktiv
wie heute. Auch wollten
oder konnten nicht alle Mitarbeiter
den Veränderungsprozess mittragen.
Es kam zu Trennungen.
Gleichzeitig wurde an anderen
Stellen neues Personal eingestellt.
»Wir haben unseren Außendienst
gestärkt, um die Bestandskunden
besser pflegen zu können und um
uns intensiver der Gewinnung
von Neukunden widmen zu können«,
so Krüper. Er setzt auf das
Rechnungsgeschäft, das bereits
heute 80 Prozent des Umsatzes
ausmacht. »Das Filialgeschäft ist
weitgehend ausgereizt.« Auch
neue Geschäftsfelder wie das Information
Broking, der Handel
mit Informationen, die über die
üblichen Produkte hinausgehen,
sollen erschlossen werden.
Übertragbarkeit auf
andere Sortimente
Dass auch kleinere Buchhandlungen
den Markt-Erfolgs-Navigator
gewinnbringend einsetzen
können – davon ist Krüper überzeugt.
»Es gibt keine Mindestgröße
für dieses Instrument. Vielmehr
findet der Wandel zu einem
großen Teil in den Köpfen statt –
und dieser ist unabhängig von der
Zahl der Mitarbeiter und der
Größe der Buchhandlung.«
Natürlich sei der von einem Unternehmensberater
und Workshops
begleitete Prozess kein geringes
Investment, gibt Krüper zu,
ohne Zahlen zu nennen: »Aber es
ist eines, das sich lohnt.«
Das bekommt Martin Krüper
auch in Gesprächen mit den Banken
zu spüren. »Mit unseren Unterlagen
hinterlassen wir bei den
Kreditinstituten einen besseren
Eindruck«, zieht er Bilanz: »Wir
liefern aussagekräftige Zahlen und
ein schlüssiges Unternehmenskonzept
– seitdem erzielen wir
Bestnoten beim Rating.« b
Impressionen aus dem
Alltag bei Krüper (von
links): Reporting-Tag
mit Geschäftsführer
und Führungskräften,
Folder mit den
Serviceangeboten der
Buchhandlungen,
Beratungsgespräch
und ein Blick auf die
Krimi-Ecke. Sie wurde
auf Wunsch der
Kunden eingerichtet
Universitätsbuchhandlung
Krüper
Schwerpunkte: Recht,
Wirtschaft, Steuern,
Medizin, Naturwissenschaften
Gegründet:
1. Oktober 1955
Geschäftsführer:
Gisela und Martin
Krüper
Umsatz 2004: 7,3 Millionen
Euro (80 Prozent
Rechnungsgeschäft)
Mitarbeiter: 47
Filialen: 3
Verkaufsfläche:
350 Quadratmeter
Bürofläche: 480 Quadratmeter
Frauenstraße 42
48143 Münster
Telefon: 0251 /41 7650
Fax: 0251 /4 1765 70
Internet: www.krue
per.de
E-Mail: krueper
@krueper.de
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