Country & Western Roadies Harz-Mountains e.V. ... - Harzweb.de

Country & Western Roadies Harz-Mountains e.V.
Protokoll
5. Vorstandssitzung mit erweitertem Vorstand
am Freitag, den 4. August 2011, um 19:00 Uhr
auf der HM Ranch, Odertal
Anwesenheit: 8 Anwesende
1. Vorsitzender Ralph Schwartz Gäste: 7. Hartmut Haase
2. Vorsitzender Wolfgang David 8. Thorsten Gerlach
3. Kassenwart Klaus Peter Strickroth
4. Schriftführerin Claudia Sander
5. Bewirtung Elisabeth Lüddecke
6. stellvertr. Schriftführerin Sandra Kirchner
1. 19:25 Uhr Begrüßung und Eröffnung der 5. Vorstandssitzung durch Ralph Schwartz.
Er übergibt das Wort an:
2. Sandra Kirchner
Sie berichtet über die Ferienpass-Aktion, die am 07.08.2011, um 14 Uhr auf der Ranch statt
finden soll. Hierzu haben sich ca. 34 Kinder angemeldet. U.a. sollen Hufeisenwerfen, Line
Dance, Kinderschminken angeboten werden. Ferner kommt Harald Neuber mit seinem Jeep
und bietet kurze Rundfahrten an.. Ein Lagerfeuer mit Stockbrot/Marshmallows soll das
Programm abrunden. Zusätzlich soll gegrillt werden. Bratwürstchen mit Brötchen und
Getränke, werden für die Kinder kostenlos vom Verein gestellt.
Helfer: Sandra, Thorsten, Ralph, Biggi, Harald, Claudia, sowie Ute Hirsch (Line Dance)
3. Ralph Schwartz
hat sich mit dem Vermieter, Herrn Kaminski, getroffen, weil der Mieter der
Nebenhalle verschwunden ist und nun die Räumlichkeiten zur Verfügung stehen.
Herr Kaminski hat angefragt, ob wir unseren Toilettenraum nutzen und ob er ihn
eventuell mit der anderen Halle zusammen vermieten könne. Im Gegenzug würden
wir einen anderen separaten Toilettenraum bekommen. Wegen der Halle hat sich
Ralph mit Herrn K.-H. Höche in Verbindung gesetzt.
4. Wolfgang David
hat sich mit der Planung und Anschaffung einer neuen Musikanlage auseinander
gesetzt. Er stellt die einzelnen Komponenten der Anlage vor. Nach reger Diskussion
(Boxen, Endstufe, Mischpult, Platzierung der Lautsprecher) und kurzer Bilanzierung
unseres Kassenwartes Klaus Peter Strickroth, kommen wir zu dem Endschluss,
dass die neue Anlage für ca. 800,00 Euro netto gekauft und installiert werden soll.
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5. Verschiedenes:
Klaus-Peter Strickroth
überwacht weiterhin den Stromverbrauch und den neu installierten Wasserzähler.
Der Verbrauch geht zurück, es kann mit einer Teilerstattung der Vorauszahlungen
gerechnet werden.
Kurze Bilanzierung:
4.800,00 € Haben
2.000,00 € Rücklagen für Brennstoffeinkauf
1.800,00 € Kasse
1.000,00 € Warenbestand
Dann stellt er fest, dass immer noch die privaten Veranstaltungen, die
Haupteinnahmequelle darstellen. Hierbei ist der feste Helferstamm sehr gefordert,
der es durch fast wöchentlichen Einsatz ermöglicht, diese Veranstaltungen
auszurichten und zu bewirten.
Er stellt den Antrag, dass diese Helfer einmal im Jahr, auf Kosten des Vereins, im
Rahmen einer Helferfete, essen gehen dürfen. Der Antrag wurde einstimmig
angenommen.
Helfer, die nicht aus den Reihen der Vereinsmitglieder kommen, werden mit
6,00 €/std. honoriert. Auch dies wurde einstimmig angenommen.
Er stellt weiterhin einen Antrag, ob der Schrank (zukünftiger DJ-Platz) in dem
mittleren Raum (bei der Garderobe), nicht anders genutzt oder wo anders platziert
werden sollte. Nach gründlicher Überlegung, wird im Vorratsraum ein neues Regal
angebracht, wo dann die Gläser ihren neuen Platz finden sollen. Der frei gewordene
Platz wird für die Unterbringung von CD`s und DJ-Zubehör genutzt.
Zukünftig soll mehr Werbung betrieben werden. Mehr Zeitungswerbung durch
Inserate und Eintragung in den Veranstaltungsmeldungen im Harz Kurier.
Ralph kümmert sich darum.
In nächster Zeit sollte direkter Kontakt mit Wolfgang Hagenberger, wegen der
Pullman Werbung an unserer Hauswand aufgenommen werden.
Dies sollte der 1. oder 2. Vorsitzende übernehmen. Die Werbung kann gern
bestehen bleiben, aber dann sollte ein Werbezuschuss vereinbart werden.
Bandänderung beim Oldie-Abend, 19.11.2011: „The Lucky Ones“ sind engagiert
worden.
Diskussion über die Flyer-Gestaltung im kommenden Jahr. Ralph wird unsere
Veranstaltungs-Termine mit ein binden.
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Terminplanung für nächstes Jahr:
04.02.2012 - Livemusik N.N.
08.04.2012 - Osterfrühshoppen mit Country Corner
17.05.2012 - Himmelfahrt (15 jähriges Bestehen)
07.07.2012 - Livemusik N.N.
08.09.2012 - Livemusik N.N.
03.11.2012 - Oldie Night N.N.
28.12.2012 - Jahresabschlussfete mit Country Corner
Klaus-Peter regt an, ob zu einem runden Geburtstag ein Präsent, bis zu 20,00 €,
übergeben werden sollte. Dies wurde einstimmig angenommen.
Fam. Heidelberg wird gefragt, ob sie die Übergabe übernehmen möchte.
6. Hartmut Haase
hatte sich Gedanken zu unserem 15-jährigen Jubiläum (16.05.2012) gemacht und
diese vorgestellt.
z.B.
- Mitglieder für 5-, 10- und 15 jährige Treue zu ehren.
5 Jahre mit Urkunde, 10- und 15 Jahre mit Holztafel.
Entwürfe hierfür hatte er ausgearbeitet und vorgestellt.
- Ponyhof Wulften mit Pferden und Tipis
- Line Dancer
Es wird beschlossen, die Planung unseres Jubiläums, in einer gesonderten
Vorstandssitzung, im September zu besprechen.
Der 1. Vorsitzende Ralph Schwartz schließt die Sitzung um 21:25 Uhr.
Bad Lauterberg, den 08. August 2011
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Claudia Sander Ralph Schwartz
Schriftführerin 1. Vorsitzender
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