Protokollführung bei baubegleitender Planung - Jitab.de

Hans-Joachim Wienert
Protokollführung bei baubegleitender Planung
Datum 16.04.2002
Protokollführung bei baubegleitender Planung
1 - Einleitung
Es hat bei mir 22 Berufsjahren gedauert, bis ich die Bedeutung des Protokoll so erfasst habe,
dass ich mit drei einfachen Spiegelstrichen seine zentralen Aufgaben beschreiben kann:
- Rechtssicherheit
- Information
- Auslösen von Handlung
Das Unwohlsein mit der Praxis ist schon alt. Doch langsam finde ich die richtigen Worte dafür.
Viele Protokolle reduzieren sich auf das Auflisten von adhoc entdeckten Handlungsbedarf. Ein
„Du sollst bis .... erledigen“ wird vom Projektleiter wie von der Kanzel verkündet. Das Niederschreiben
der Worte wird dann Nachwuchskräften übertragen und als „Protokoll“ verschickt.
Nur wenige wissen und noch weniger setzen die Erkenntnis um, dass eine gute Protokollführung
einen dominanten Einfluss auf das Projektergebnis aller Beteiligten hat. Kosten, Termine
und Qualität, bei allen drei können gute Protokolle ein Projekt am Chaos vorbei zum Erfolg führen.
Der Wert eines guten Protokolls erweist sich besonders bei großen Projekten mit baubegleitender
Planung 1 .
Es ist für den Wirtschaftbereich des Bauwesens sehr abträglich, dass auf gute Protokollführung
verzichtet wird, weil mit der „baubegleitender Planung“ ein Deckmantel für alles, was beim Bauen
schief geht, zur Verfügung zu stehen scheint. Im Internet wird unter diesem Suchbegriff nur
Negatives veröffentlicht wird, vom sächsischen Rechnungshof sogar mit konkreten Zahlen verbunden.
„Baubegleitende Planung“ wird als Kostentreiber Nr.1 eingestuft 2 .
Für die Zukunft wird nach meiner Einschätzung der Zwang, baubegleitende Planung in den Griff
zu bekommen, größer werden, weil angesichts von Basel II 3 zunehmend finanzstarke Projektentwickler
mit einem Fonds im Rücken den Markt bestimmen. Deren Projektleitern werden auf
1 Der Begriff „baubegleitende Planung“ beschreibt dabei das in Deutschland übliche Verfahren, Aufträge zu erteilen,
ohne dass alle notwendige Pläne erstellt und untereinander koordiniert sind. Diese Praxis ist zwar HOAI-widrig. Nach
der HOAI erfolgt eine Auftragsvergabe auf Basis von fertiger Planung. Formal wird dies schon immer gefordert. Aus
Gründen, die mit deutschem Haftungsrecht und lieb gewonnener Gewohnheit zu tun haben und hier nicht Thema
sind, gehe ich jedoch davon aus, dass in Deutschland ein Umstieg auf Vertragsabschlüsse, bei denen der Bauherr
zum Vertragsabschluss die gesamte Planung ausführungsreif beistellt, nicht stattfinden wird.
2 Welche Kosten entstehen durch baubegleitende Planung? Es sind die Nachtragsforderungen der ausführenden
Firmen und auch der Planer, die unter dem Titel „Erschwernisse, Beschleunigung, Projektstörung, Behinderung,
Rückbau, Bauzeitverlängerung, Stillstand“ meistens erst in den Schlussrechnungen mit hohen Zahlen belegt werden.
Hinzu kommt als Kostenbelastung der eigene Personalaufwand, um die Forderungen abzuwehren oder an andere
weiterzubelasten.
Durch Generalunternehmervergabe und durch Vertragsvereinbarungen über die Garantie von definierten funktionalen
Eigenschaften sich vor den Kostenforderungen zu schützen, gelingt den Bauherren meistens nur teilweise. Und
wenn, dann stellt es nur ein Verlagerung der Kosten auf die ausführenden Firmen dar. Diese müssen dann die Kosten
tragen. Wenn Wettbewerb bestand, haben sie hierfür üblicherweise keine Rücklagen einkalkuliert. Sie führen
dann Klage über angeblich nicht auskömmlichen Preise und versuchen oft auf dem Klagewege den Bauherrn dennoch
an den Kosten zu beteiligen. So oder so: Die Kosten bleiben und der Grund ist immer die Nichtbeherrschung
der baubegleitenden Planung.
3 Nach einer Vereinbarung der Banken, die mit „Basel II“ bezeichnet wird, dürfen Banken Immobilienprojekte nur
finanzieren, wenn der Schuldner einen erheblich Anteil an Eigenkapital als Haftungskapital einbringt.
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Einhaltung eines vorgegebenen Budgets auf Biegen und Brechen drängen, so dass der Kampf,
wer die Mehrkosten aus baubegleitender Planung zahlt, immer härter werden wird.
Den Projektsteuerern ist das Problem seit langem bekannt. Ihre Lösungsvorschläge konzentrieren
jedoch sich auf die Klärung der Schuldfrage und führen meines Erachtens in die falsche
Richtung. So wird in Veröffentlichungen der Projektsteuerer, z.B. Daniela Ilieva „Neue Wege im
Projektmanagement“ über das Sony-Center Berlin
(www.wwbau.de/Presse/2000/AEC/ilieval.html / 29.08.2000) die „der lückenlosen Dokumentation
der Planungsunterlagenentwicklung“ empfohlen. Wer und wie aber die vielen Änderungen -
jede Änderung stellt einen Eingriff in oft mehrere Vertragsverhältnisse dar - genehmigt und für
gültig und verbindlich erklärt und wie darüber kommuniziert wird, bleibt offen 4 . Meine Erfahrung
ist: Je mehr versucht werden wird, mit Schriftdokumenten und Unterschriften Haftungsfragen zu
fixieren, desto mehr Dokumente werden erzeugt werden, um gleiches zu verhindern. Das Erzeugen
von großen Dokumentenmengen zur Erzeugung von Nebel ist im Zeitalter der EDV ein
Kinderspiel 5 .
2 – Dokumentation von Einvernehmen als wesentliche Aufgabe von Protokollen
Das wichtigste Managementwerkzeug für die Dokumentation und Kommunikation bei baubegleitender
Planung bleibt die protokollierte Besprechung.
Ein Protokoll verspricht Rechtssicherheit und ist damit mehr als ein Brief. Ein Brief ist nur eine
einseitige Erklärung, der im Regelfall widersprochen wird 6 . Ein Protokoll dokumentiert Einvernehmen
und ist damit faktisch eine Fortschreibung des Vertrags. Selbst wenn die Teilnehmer
nicht bevollmächtigt sind, stellen vollzogene Protokolle die Macht des Faktischen dar und ihre
Inhalte werden später als Tatsachen bewertet, die zu widerlegen stets schwer fällt. D.h. wenn in
Protokollen zu einem Tatbestand eine Aussage getroffen wird, muss später nicht aufwendig und
ggf. strittig nachrecherchiert werden. Gute Protokolle ersparen damit den Projektleitern viel Zeit
für Stellungnahmen und Erwiderungen.
Protokolle haben im Gegensatz zu Briefen einen großen Verteiler. Der Inhalt von Protokollen
kann bei entsprechendem Verteiler als allgemeines Projektwissen vorausgesetzt werden.
Gute Protokolle unterscheiden sich von schlechten daher nicht nur durch die Verständlichkeit
der Sprache und die Wahl der richtigen Fachbegriffe, sondern besonders durch den Umfang
des Einvernehmens, das dokumentiert wird.
Zwischen guter und schlechter Protokollführung liegen im Vergleich der Summe der Kostenfeststellungen
aller Beteiligten 7 ganz am Ende des Projekts nach meiner Einschätzung Kostenunterschiede
von 30%. Echte Zahlen sind jedoch rar und alle Betroffenen vermeiden Aussagen
hierzu.
4 Es meines Erachtens der falsche Weg, einen hohen Dokumentationsaufwand zur Pflicht zu machen, um den
Schuldigen später ausfindig und haftbar machen zu können. Der bessere Weg ist, den Schaden zu vermeiden. Die
Bahn hat ausreichend negative Erfahrungen mit den Versuchen von baubegleitender vollständiger Dokumentation.
5 Wir befinden uns im Bauwesen vielerorts in einer Abwärtsspirale, bei der durch steigende Ansprüche, die die Projektleiter
nicht bewältigen, immer mehr Fehler gemacht werden, die zu verheimlichen zu immer schlechterer Dokumentation
(Nebelerzeugung) zwingt. Heimlichtuerei ist mangelhafte Kommunikation und führt zu noch mehr Fehlern.
6 Projektsteuerer schlagen auch vor, Formulare zum Einsammeln von Unterschriften zur Bestätigung von Einvernehmen
einzusetzen. Dies scheitert jedoch daran, dass nach wenigen Fällen, die zu Beginn mit großem Kraftaufwand
durchgezogen werden, im allgemeine Tagesgeschäft zumindest immer einer von denen, die unterschreiben
sollen, triftige Gründe findet, nicht zu unterschreiben. Der Zeitfaktor erledigt dann den Rest. Dies schließt nicht aus,
das es richtig sein kann, Protokollergebnisse in einem Formular zu übernehmen und offiziell unterschreiben zu lassen.
7 Volkswirtschaftlich ist eine Projektabwicklung optimal, wenn die Summe der Kosten aller Beteiligten ein Minimum
darstellt. Ein Algorithmus, der meines Wissen in noch keiner Veröffentlichung geführt wird.
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3 – Ablauf der Protokollierung der Einzelentscheidungen bei baubegleitender Planung
Diplomatisches Geschick und Formulierungskraft alleine reicht nicht für erfolgreiche Protokollführung.
Die anstehenden Entscheidungen müssen so strukturiert und vorbereitet werden, dass
Einvernehmen logisches Ende ist und zwischen den Inhalten der Entscheidungen keine Widersprüche
entstehen.
Das Einvernehmen ist ohne Wert, wenn die Umsetzung des Beschlusses an inneren Widersprüchen
scheitert. Der Informationswert des Protokolls ist dann negativ. Es irritiert und hilft
nicht.
Hieraus ergeben sich wie in der Politik drei wichtige Bereiche, in denen Entscheidungen anstehen.
A) Die Vorgehensentscheidung, welcher Weg beschritten werden soll, um Einvernehmen in
der Sache zu erzielen. Zum Beispiel zuerst als Text, dann als Plan, dann als Muster im
Rahmen einer Präsentation, dann als Ausführungsbeispiel in einem Musterraum, dann
als Nullserie vor Ort. Hierbei ist die richtige Reihenfolge der verschiedenen Sachentscheidungen
ist von großer Wichtigkeit.
B) Die Sachentscheidung zur Ausführung selbst, z.B. ob die vorgestellte zur Ausführung
anstehende Leistung die vertraglich zugesicherten Eigenschaften erfüllt.
C) Änderung der Vorgaben (der zugesicherten Eigenschaften), wenn diese trotz guter
Strukturierung untereinander in Widerspruch geraten.
Besonders sorgfältig hat die Vorbereitung der Abstimmung zu erfolgen, wenn auch der Mieter
an den Bemusterungs- und Freigabebesprechungen teilnimmt und seine Stellungnahme abgibt.
Dann stehen die Inhalte von drei Verträgen gleichzeitig zur Bewertung an (Subunternehmervertrag,
GU-Vertrag, Mietvertrag). Anstelle des Mietvertrags kann auch ein Generalübernehmervertrag
stehen. Ich habe schon erlebt, dass bei einem Punkt sieben Verträge im Blickfeld waren
8 .
4 – Strukturierung des Projekts als Voraussetzung für eine zeitgerechte Protokollierung
Es ist leicht vorstellbar, dass bei einer großer Zahl an notwendigen Entscheidungen Terminnot
entsteht, die auch der beste Protokollant nicht aufheben kann 9 .
Es stellt damit die Frage, ist es überhaupt zeitlich möglich, alle Entscheidungen und Freigaben
„sauber zu protokollieren“? Die Antwort lautet „ja, wenn“. Es ist nur möglich, wenn die Beteiligten
die baubegleitende Planung diszipliniert betreiben. „Diszipliniert“ heißt, dass sie das Projekt
einvernehmlich strukturieren.
Wir erweitern hier die Aufgabenstellung der Protokollierung. Dies ist notwendig. Denn nur unter
den geeigneten Rahmenbedingungen ist termingerechtes Entscheiden möglich und damit protokollieren
erfolgreich. Das Projekt muss eine Struktur erhalten. Es reicht aber nicht aus, ir-
8 Hinzu kommt, dass in jeder Besprechung die Empfindlichkeiten der Betroffenen zum Ausdruck kommen, wenn
versteckt oder offen Schuldfragen im Raume stehen. Der hohe Anspruch an die Besprechungs- und Protokollführung
wird deutlich. Wer hier ohne Geschick agiert oder die Macht des Stärkeren überreizt, erntet wie in der Politik ein
emotionales Aufputschen, das einzelne Betroffene zur Drohung verleiten kann, den drohenden Schaden so zu vergrößern,
dass der Bauherr nicht mehr die Chance hat, in ausreichender Höhe den Schaden ersetzt zu bekommen.
Dies ist dann Krieg.
9 Dies verführt zur negativen Praxis, dass Entscheidungen bewusst so lange verschleppt werden, bis aus Terminnot
nicht genehmigte Ausführungen zustande kommen, für die dann keiner persönlich die Verantwortung trägt. Ich denke
jeder Leser spürt an dieser Stelle, wie das Chaos Platz greift und nach kurzer Zeit keiner mehr durchblickt. Dass
viele Projektleiter sich in diesem Chaos dennoch unbelasteter fühlen, als wenn stets ihre Zustimmung abverlangt
wird, ist menschlich nachvollziehbar, löst aber nicht das Problem.
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Verfasser: Hans-Joachim Wienert, Datum Ausdruck: 22.05.03 - 11:23

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gendeine Strukturierung zu wählen, sie muss geeignet sein, mir klar definierten Schnittstellen
die Themen einer Besprechung und die Zuständigkeiten für die Erledigung festzulegen.
Hierbei muss akzeptiert werden, dass aufgrund der gegenseitigen umfangreichen Abhängigkeiten
von Planungsentscheidungen Planung nur als iterativer Prozess mit mehreren Planungszyklen
erfolgen kann, wie es folgende Grafik zeigt:
Grafik 1 – Planung als iterativer Prozess
Der Planungszyklus erfolgt in vier Schritten:
1) Zuerst steht die Vorgabe des Bauherrn.
2) Die Vorgabe setzt der Architekt und Fachingenieur in Planung um.
3) Das Ergebnis wird vom Gruppenleiter geprüft und weitergeleitet. Für noch offene Punkte
und nicht lösbare Widersprüche zwischen Vorgaben fordert er Entscheidungen von den
Projektleitungen an.
4) In einer protokollierten Besprechung entscheiden die Projektleiter vom Bauherrn, Planungsbüros
und ggf. ausführende Firmen, welche Vorgaben korrigiert werden. Dies
kann mehr Geld, mehr Zeit oder Änderung der vertraglich zugesagte Eigenschaften bedeuten.
Und der Kreislauf beginnt von neuem bei 1): ein iterativer Prozess bis keine Änderungen der
Vorgaben mehr erforderlich sind.
Die kritische Verbindung im Prozess ist der Sprung von 4) wieder an den Anfang von 1).
Diesen Schritt von 4 nach 1 muss der Protokollführer sicherstellen.
Für diesen Rücksprung ist die Zuständigkeit eindeutig zu regeln 10 . Die Korrekturen aus den
Entscheidungen von Schritt 4) sind kontrolliert gesteuert in die Vorgabedokumenten einzuarbei-
10 Die Fachliteratur schweigt sich zu diesem Thema aus.
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Verfasser: Hans-Joachim Wienert, Datum Ausdruck: 22.05.03 - 11:23

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ten. Es ist zu regeln, wie der Sachbearbeiter vom Protokollbeschluss erfährt.
Auch der Auftraggeber und ein eingesetztes Controlling muss in den Stand gesetzt werden, mit
vertretbarem Zeitaufwand zu kontrollieren, ob die beschlossenen Änderungen in die Pläne und
Texte umgesetzt wurden.
Es darf nicht ein, dass nur Wenige aus ihrer Gedächtnisleistung wissen, wie und wo die Beschlusslage
umgesetzt wird 11 . Je größer das Projekt, desto schneller werden die Wenigen überfordert
sein und Sachlagen verwechseln. Auch wenn sie vertragliche Vorgaben und Beschlusslagen
missachten und unter Zeitdruck weiterhin nur aus ihrem Gedächtnis handeln, wird man
dies akzeptieren müssen und sie nicht austauschen können; denn der Schaden durch Informationsverlust
bei Austausch wäre noch größer.
Für die finanziell verantwortlichen Geschäftsführer auf beiden Seiten besteht der Konflikt, unentbehrliche
Wissensträger als Leitung eingesetzt zu haben, die sich über vertragliche Vereinbarungen
hinwegsetzen und durch ihr faktisches Handeln Kosten verursachen, die durch keine
Kalkulation gedeckt sind. Hier stoßen wir auf die tieferen Ursachen des Kostentreibers „baubegleitende
Planung“.
5 – Projektstruktur mit klaren Schnittstellen
Zurück zum Protokoll. Wir halten an der Notwendigkeit einer Projektstruktur mit klaren Schnittstellen
fest. Sie gliedert alle Planungs-, Vergabe- und Ausführungsvorgänge in definierte Prozesse
mit definierten Produkten (z.B. Pläne und Texte). Jeder Protokollpunkt nimmt dann durch
Nennung des Prozesscode konkret Bezug auf den Prozess, der thematisch behandelt wird.
Wem der Begriff „Prozess“ noch zu ungewohnt ist, setze hierfür
Prozess = definiertes Thema mit eindeutigen Schnittstellen (Produkte) zu anderen Themen und
zu Vor- und Folgeleistungen.
Eine mögliche Struktur für ein Projekt ist im folgenden dargestellt. Die Codierung der Prozesse
wurde so gewählt, dass auch sehr unterschiedliche Projekte mit nahezu gleiche Strukturen dargestellt
werden können. Der Gliederung liegt ein Modell einer vernetzten Kommunikation
zugrunde, die den Denkstrukturen 12 des Menschen angepasst ist. Die „Protokollführung“ ist
stets ein eigener Prozess, der in der Spalte „Entscheidungen“ aufgeführt ist. Die Inhalte der
Protokolle finden wir dann in den anderen Spalten. Wer sich für tiefer gehende Erläuterungen
zur vorgeschlagenen Projektstruktur interessiert, möge im Internet unter JITAB.DE nachschlagen.
11
Das vor Ort mit Plänen ausgeführt, die nicht mehr gültig sind, ist besondern in den technischen Gewerken eher die
Regel als die Ausnahme.
12
Die für eine funktionierende Kommunikation empfohlenen Projektmodellierung analog der menschlichen Denkweise
ist im Web JITAB.DE ausführlich dargestellt.
Name Dokument: OA61a_OA_02-04-16_Prot-baubegl-Plan_HJW-PMT_jitab
Verfasser: Hans-Joachim Wienert, Datum Ausdruck: 22.05.03 - 11:23

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Prozesse eines Projekts (Projektstruktur)
Vorgaben Sachbearbeitung Abnahme
ZA – Regeln der
Zusammenarbeit
ZB – Vorgabe Projektbeschreibung
ZC – Formulare,
Checklisten
ZD – Archivierung,
Dokumentation
A – allgemeiner
Schriftverkehr
B – vertraglich geschuldeteProjektberichte
in allen Leistungsphasen
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Entscheidungen
(Protokolle)
Geldfluss
*J - Erschließung *1 – Bauherr Y-H – Honorare
*K - Tiefbau *2 – Projektsteuerer
Y-GU - Generalunternehmer
C - Controlling *L – Rohbau *3 – Architekt Y-*** - Einzelverträge
D – Planerstellung
Architekt
ZE – EDV-Einsatz E – Planerstellung
Tragwerk
ZF – Newsletter Projekt
ZK - Kostenverfolgung
ZR – Raumtypenbuch
des Bauherrn
*M – Dach
*N – Fassade
K - Tiefbau *S – Ausbau Sonderbereiche
L - Rohbau
M - Dach
N - Fassade
R – Ausbau
S - Sonderbereiche
*4 - Ingenieurbau Y-Y Nachtragsmanagement
*R – Ausbau *5 – Tragwerk Y-Z Rechnungsmanagement
*T – Technik Mechanik,
MSR
*U – Elektrotechnik
und Fördertechnik
*6 – Technik Mechanik,
MSR
*7 – Technik Elektro
*8 – Ausschreibung
Ausbau,
Objektüberwachung
ZT - Terminvorgaben T – TGA Mechanik *V – Außenanlagen I - Intern
ZY – Vorgaben für
Verträge
ZZ – Statusbericht
Projekt u. Foto-Doku.
U1 – TGA Elektro
U2 - Aufzüge
V – Außenanlagen
W - Innenausbau
Fortsetzung Sachbearbeitung
G – Genehmigungen
H – Miet- oder Kaufverträge
*W - Innenausbau Q - Vorschriften
Das < * > steht für die
Zahl einer Leistungsphase
Das < * > steht eine
Leistungsphase nach
HOAI ( 1 bis 9 )
X – Nachbarschaftsvereinbarungen
Tabelle 1 – Beispiel Prozesse – die Einteilung in Projektphasen erfolgt angelehnt an die HOAI für jedes Projekt individuell
Aus der Spalte „Entscheidungen“ ist herauslesbar, welche Besprechungen für welche Themen
zuständig sind. Der Bauherrenjourfix in der Entwurfsphase trägt damit den Code „31“ oder „32“,
wenn der Projektsteuerer protokolliert.
Für jede Besprechung werden die Teilnehmer- und Verteilerkreis zusammengestellt und im
Projekthandbuch veröffentlicht.
Aus den Prozessen der anderen Spalten wird Zuständigkeit für den einzelnen Protokollpunkt
herausgelesen. Die Zuständigkeit für die Erledigung eines Protokollpunktes ist identisch mit der
Verantwortung für den zugehörigen Prozess.
6 – Was macht formal ein gutes Protokoll aus?
Die Herstellung der notwendigen Randbedingungen für ein gutes Protokoll sind Schritt 1, im
Schritt 2 geht um die Protokollerstellung selbst. Gute Protokollführer sind in einem Gewerbe wie
dem Bauwesen, in dem die Zeichnung und nicht die Sprache dominiert, nicht selbstverständlich.
Mit einem schlechten Deutsch können die besten Rahmenbedingungen zunichte gemacht

Protokollführung bei baubegleitender Planung – 16.04.2002 Seite 7
werden.
Welcher Anspruch muss textlich und formal an ein gutes Protokoll gestellt werden?
Alle Protokolle sind Beschlussprotokolle. Niedergeschrieben werden neben dem Beschluss nur
die Umstände, die für das Verständnis des Beschlusses als Erläuterung benötigt werden. Hierbei
ist der Beschluss keine förmliche Abstimmung sondern eine Schlusserklärung zum besprochenen
Thema, in deren Mittelpunkt das weitere Vorgehen steht.
Jeder Beschluss beschreibt demnach das beschlossene Handeln mit Termin und Zuständigkeit
und in einer rechten Zusatzspalte den Termin der Wiedervorlage und den Namen des
Berichterstatters 13 . Wird eine Wiedervorlage als nicht mehr erforderlich gesehen, steht dort ein
„erledigt“ und der Punkt wird anschließend gelöscht. Der Protokollpunkt kann auch an eine andere
Besprechung überwiesen werden. Zuständigkeiten sind namentlich zu benennen. Für die
Berichterstattung reicht das Büro- oder Firmenkürzel.
Zur Gestaltung der Protokollinhalte: Die Sätze sind kurz zu halten. Die Zeiten des Verbs sind
korrekt zu wählen (Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft). Die beschlossenen Handlungen sind
inhaltlich vollständig zu beschreiben, ggf. ist auf vorhandene Dokumente Bezug zu nehmen.
Dies geht hin bis zur Nennung von Artikelnummern des Herstellers, wenn das Produktblatt in
der Besprechung vorgelegen hat. Die Sachverhalte sind so darzustellen, dass jeder Nichtteilnehmer
und auch der Nichtbaufachmann die Inhalte nachvollziehen kann.
Das Protokoll ist in Kapiteln zu gliedern. Nach einem Kapitel „Organisatorisches“ folgt der Themenbereich,
der am weitesten fortgeschritten ist, es werden also die HOAI-Leistungsphasen
rückwärts abgehandelt: zuerst die Ausführungsthemen, dann die Planungsthemen. Der Grund:
Ausführungsprobleme, die sich als Planungsprobleme herausstellen, können dann unter Planung
besprochen werden. Dies ermöglicht auch, dass nicht alle Teilnehmer durchgehend anwesend
sein müssen.
Protokolle werden alle ewige Datei geschrieben. Jeder neue Ausdruck erhält eine neue Nummer
und damit einen neuen Dateinamen. Die Änderungen im neuen Protokoll müssen sich optisch
vom Text aus den vorherigen Besprechungen abheben, z.B. durch Fettdruck. Jeder Satz
muss durch Datumsnennung am Anfang des Absatzes eindeutig der Sitzung zuordbar sein, in
dem er niedergeschrieben wurde.
7 – Schneller Versand des Protokolls ist unentbehrlich
Die Protokollführer müssen von ihrer Geschäftsleitung instand gesetzt werden, die Protokolle
noch am Abend des Besprechungstages zu erstellen, so dass sie spätestens zu Mittag des Folgetages
als E-Mail verschickt werden. Da Besprechungen regelmäßig sind, können ggf. mit
Sekretärinnen entsprechende Vereinbarungen über abendliche Arbeitszeit getroffen werden.
Wer sicher gehen will, dass die Protokoll im Ausdruck beim Empfänger so aussehen, wie sie
verschickt wurden, versendet PDF-Dateien. Dies erleichtert auch das Einbetten von Fotos.
Der entstehende positive Handlungsdruck durch schnelle Protokollerstellung und -versendung
ist sehr hoch einzuschätzen. Schneller Versand erlaubt auch vermehrt eine Nichtteilnahme von
dem Teil der Beteiligten, der nur von wenigen Einzelpunkten betroffen ist und unnütz viel herumsitzen
würde. Dies erspart erhebliche Kosten bei allen Beteiligten und vermeidet Klagen
über zu viele und zu lange Sitzungen. Auch arbeiten kleine Besprechungsrunden effektiver.
Die Bereitschaft zum Empfang von Protokollen als E-Mail sollte als selbstverständlich gelten,
sicherheitshalber sollte es aber in die Verträgen aufgenommen werden. Es sind im Kopf des E-
Mails alle offiziellen Empfänger des E-Mail-Protokolls zu benennen, weitere Empfänger, die
zum Lesen nicht verpflichtet, sind unter „cc“ einzutragen.
13 Viele Protokolle kennen die Unterschied zwischen Erledigungstermin und Berichterstattungstermin nicht. Er erleichtert
aber, in Besprechungen Punkte zu überschlagen bzw. Zwischenberichte abzufordern, wenn die Inhalte des
„zu erledigen durch“ noch nicht präzise formulierbar sind.
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Verfasser: Hans-Joachim Wienert, Datum Ausdruck: 22.05.03 - 11:23

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Ein guter Protokollführer bereitet die Besprechung vor. Er stimmt wichtige Punkte vorher mit
den Betroffenen ab, um lange Reden und Gegenreden zu vermeiden. Tagesordnungspunkte,
die nur eine kurze Berichterstattung über den Stand des Fortgangs benötigen, werden vorab
vom Protokollführer abgefragt, formuliert und in der Besprechung nur kurz und knapp verlesen.
Der Protokollführer oder der Sitzungsleiter fordert nach Möglichkeit Beschlussvorlagen an. Ziel
ist in der Besprechung von vornherein die Punkte zu überschlagen, in denen keine neuen Erkenntnisse
bestehen. Zu oft wird Zeit verschwendet bei Protokollpunkten, bei denen nur bekannte
Statements wiederholt werden.
8 – Kostenaufwand für die Protokollerstellung
Wie viel Zeit muss für eine gute Protokollführung angesetzt werden? Grober Ansatz ist Dauer
der Besprechungszeit mal * 3. Das heißt eine 2-Stunden Besprechung erfordert zusätzlich 4
Stunden Vor- und Nachbereitung. Eine Vormittagsbesprechung von 4 Stunden nimmt damit von
einem Protokollführer 12 Stunden und damit 30% seiner Wochenarbeitszeit in Beschlag. Wer
in der Woche 12 Stunden Besprechungen protokolliert, ist voll in seiner Arbeitszeit belegt.
Das Protokollieren von Besprechungen stellt damit einen erheblicher Kostenaufwand dar. Daher
ist es wichtig, frühzeitig festzulegen, wer für die Protokollierung welcher Besprechungen
zuständig ist?
- Der Projektsteuerer protokolliert die oberste Besprechungsinstanz (Jour Fix)
- Der Architekt die Planungsbesprechung
- Die Objektüberwachung die Ausführungsbesprechung
Schon hier ist manches in der Schnittstelle zwischen den Besprechungen unscharf, besonders
wenn bei GU-Aufträgen die Objektüberwachung nur mit reduzierten Leistungen beauftragt ist.
Hinzu kommen die Besprechungen der Fachplaner. Was von Ihnen als Besprechungsaufwand
abverlangt wird, ist häufig unklar.
Der Bauherr und sein Projektsteuerer tun gut daran, bereits in den Honorarverträgen zu vereinbaren,
wer welche Besprechungen wie oft mit welchem Inhalt leitet, protokolliert und versendet.
Der schnelle Versand ist bereits in den Verträgen zu vereinbaren. In diesem Zusammenhang
noch eine weitere Empfehlung an den Bauherrn: Bei großen Projekte sollte er seinen Projektsteuerer
verpflichten, wöchentlich ein E-Mail-Newsletter zu verschicken, in dem als verdichtete
Information aus allen Protokolle die wichtigen Punkte zusammengefasst sind. Es ergeben sich
hierbei noch weitere positive Nebeneffekte, die hier nicht Thema sind.
9 - Zusammenfassung
Jeder Leser sollte jetzt kritisch prüfen, wie das Protokoll-Niveau in den Projekten ist, bei denen
er seine Leistungen erbringt. Er sollte hier mit Nachdruck Verbesserungen abfordern und nicht
vorschnell den Klagen auf zu viel Besprechungen und zu langen Protokolle nachgeben. Sie
kommen meisten von Beteiligten, die bevorzugt lange Gespräche an Handy und Telefon führen
und mit undokumentierten Vier-Augen-Gesprächen mehr Chaos erzeugen als Nutzen stiften.
Auch wenn die Unvollkommenheit heutiger Protokollpraxis so hoch ist, das niemand den ersten
Stein werfen möchte, sehe ich dennoch den Augenblick kommen, in denen nicht der Inhalt von
Protokollen Thema von Streit vor Gericht ist, sondern Organisationsverschulden wegen unzulänglicher
Protokollführung.
Ich selbst pflege ein eigenes Web unter JITAB.DE im Internet, in dem jeder Interessierte ausführlicher
als es hier möglich ist, nachlesen kann, wie ich Projekte strukturiere und Protokolle
führe.
Den Auftraggebern ist empfohlen, bereits in die Verträge ihre Erwartungen an die Protokollerstellung
festzuschreiben.
Name Dokument: OA61a_OA_02-04-16_Prot-baubegl-Plan_HJW-PMT_jitab
Verfasser: Hans-Joachim Wienert, Datum Ausdruck: 22.05.03 - 11:23

Protokollführung bei baubegleitender Planung – 16.04.2002 Seite 9
Für die Zukunft schwebt mir vor, aufwendige Besprechungen weiter zu reduzieren und dafür
jeden Projektleiter vertraglich zu verpflichten, einmal die Woche einen „Newsletter“ für sein
Fachgebiet herauszubringen, in dem alle Gesprächergebnisse der letzten Wochen gut gegliedert
zusammengefasst veröffentlicht werden.
Hans-Joachim Wienert, Kronberg
Autor:
Dipl. Ing. Hans-J.Wienert, geb.1949 in Hamburg, Studium des Bauingenieurwesens in Braunschweig, seit
1979 im Beruf, seit 1990 Projektsteuerer, Ausschreiber und Objektüberwacher, seit 1998 in enger Zusammenarbeit
mit der B&SConsulting in Frankfurt. Verfasser unzähliger Protokolle, immer im Bemühen
ein zuverlässig zusammenarbeitende Projektteam zu formen, eigenes Web unter JITAB.DE.
Name Dokument: OA61a_OA_02-04-16_Prot-baubegl-Plan_HJW-PMT_jitab
Verfasser: Hans-Joachim Wienert, Datum Ausdruck: 22.05.03 - 11:23