4. Quartal - jungundjetzt e.V.

Liebe Beraterrinnen und Berater,
1. Vierteljährlicher Newsletter
jungundjetzt e.V.
Sept. – Dez. 2009
unser letztes Beratertreffen vom 17.10.09 hat zu einigen konstruktiven Ergebnissen geführt.
Mit einem vierteljährigen Newsletter wollen wir auf die vielen Fragen eingehen, die Ihr zu
unserem Verein habt. Viele von Euch wollten einen Überblick über unsere Tätigkeiten im Büro
haben, um nachvollziehen zu können, was im Backoffice alles passiert. Dem werde ich
nachkommen und euch zukünftig einen vierteljährlichen Bericht über Ziele und Erfolge
geben.
Der neu gewählte Vorstand für zwei Jahre besteht
seit dem 22.09.2009
1. Vorsitzende Claudine Krause
2. Vorsitzende Gerlinde Bernsdorf
Beisitzer Stephanie Arndt
Schatzmeister Dagmar Strouhal
Schriftführer Jonas Warnke
Unser Vorstand trifft sich alle Vierteljahre, um über die Entwicklung des Vereins zu
entscheiden. Wir würden es sehr begrüßen, wenn einer aus dem Beraterteam sich in den
Vorstand wählen lassen würde, um die Belange der Berater zu vertreten.
Ziele unseres Vereins
Unsere aktuelle Vereinssatzung, aus der unsere Ziele hervorgehen, hast Du beim
Einstellungsgespräch von Monika Gallien erhalten.
Ehrenamtliche Mitarbeiter
Büro: Im vierteljährigen Takt sind drei Praktikaten aus dem Dualen Studium BWL anwesend.
Mouhisni Farhat, Ramazan Kaya, Gülcan Sahin. Sie übernehmen jedes Semester eine andere
Arbeit, um sich im Laufe ihres Studiums einen Überblick von unserer Arbeit im Verein zu
machen.
Name Tätigkeit Anwesenheit
Mo.- Fr. 9 -16 Uhr
Martina Opitz Sekretärin
bis Febr. 2010
Christine Kohlrusch Webseitepflege Di. - Fr. von 10-14 Uhr
Claudine Krause Geschäftsleitung Mo. – Fr. von 10- 14 Uhr
Kathrin Preetz Mitgliederverwaltung Do. von 11-14 Uhr
Dagmar Strouhal Buchführung Alle 14 Tage ca. vier Stunden
Monika Gallien
Beraterkoordination
Täglich ca. 2-4 Stunden
Irene Thöne
Einstellungsgespräche
Organisation/Fortbildung
Nach Bedarf
Gerlinde Bernsdorf
Trägertreffen nach aktueller Nachfrage
Claudia Schumacher Marketing/PR Di. und Do. 10 – 15 Uhr
Jonas Warnke Webseite nach aktueller Nachfrage
Stephanie Arndt Öffentlichkeitsarbeit Nach aktueller Nachfrage

Unser Verein benötigt, um sein Ziel - Beratung von jungen Menschen in Not- umzusetzen,
jährlich ca. 24.174,92 €. Da wir über die Mitgliedsgelder z. Zt. ca. 17. 376,00 €, einnehmen,
bleiben noch 6.789,20 € jährlich zu akquirieren. Wer Interesse hat, in den Finanzplan
zuschauen, kann mich jederzeit ansprechen.
Unsere Tätigkeiten im Büro bestehen in erster Linie aus folgenden Bereichen:
Sekretariat
Telefonate annehemen und verbinden. Sämtliche Organisation im Büro z. B. Büromaterialien
erstellen und aufgeben. Gäste empfangen und in den Besprechungsraum bitten.
Veranstaltungen planen und organisieren.
Öffentlichkeitsarbeit
Ist vielfältig, da sich die Präsentationen je nach Akquise und Angeboten ausrichtet. Bei
öffentlichen Auftritten z. B.: Frauentag im Rathaus, Jugendzentren, Flohmarkt u. a. sind alle
ehrenamtlichen Mitarbeiter angesprochen, uns zu präsentieren.
Marketing und PR: Um unseren Verein in der Öffentlichkeit bekannt zu machen, müssen wir
ständig im Kontakt zu Fernsehen, Radio und Print Medien bleiben. Ziel ist es in den Köpfen der
Menschen zu bleiben und damit den Namen jungundjetzt oder jugendnotmail zu festigen.
Nur wer unseren Verein kennt, spendet auch, oder wendet sich in seiner Not an uns.
Z. Zt. kümmern wir uns um die Vermarktung von Briefumschlägen. Die Briefumschläge sind mit
dem Logo unseres Vereins versehen. Sie geben den Hinweis, dass der Käufer unseren Verein
unterstützt. Eine PR –Aktion, die uns etwas Gelder einbringt und uns gleichzeitig bekannt
macht.
Das Bußgeldmarketing ist eine andere Ebene der Marketing-Akquise. Wir sprechen Richter
und Staatsanwälte an, die uns begünstigen, wenn es um Verurteilungen mit Bußgeldern geht.
Die Verurteilten müssen dann an uns eine monatl. Summe zahlen, bis der gesamte Betrag bei
uns eingegangen ist. Leider haben wir erst zweimal das Glück gehabt, berücksichtigt zu
werden.
Der ständige Kontakt zu Gästehäusern (verschicken von Flyern, Postkarten und Plakaten) und
anderen Einrichtungen, wo sich junge Menschen aufhalten. Damit bezwecken wir, unser
Beratungsangebot bei der Zielgruppe bekannt zu machen.
betterplace: eine Internetplattform www.betterplace.org, wo wir uns als Verein präsentieren
und Bedarf an Unterstützung anmelden. Auf dieser Plattform können sich Firmen, die
gemeinnützige Projekte unterstützen wollen, ein Projekt auswählen, was für sie passt.
(Leider noch keinen Erfolg gehabt)
Planet Help: Eine Internetplattform www.planethelp.de., bei der unser Verein registriert ist.
Jeder, der über Planet Help einkauft und sich unseren Verein auswählt, begünstigt uns
prozentual durch den Einkaufspreis. (Aktueller Stand 18,88 €)
Bevor ihr also im Internet einkauft wie z. B. amazon.de, (es gibt 454 Internetshops zur Auswahl)
lockt euch über PlanetHelp ein und wählt jungundjetzt e.V. aus, um den von amazon.de
angebotenen Prozentsatz eures Einkaufs an uns zu spenden.
Ständige Akquise: Mitgliederwerbung. Potenzielle Spender. Präsentationen bei Firmen,
Lions- und Rotary-Klubs u.a. (sind immer neue Ideen gefragt, um erfolgreich zu sein.)

Mitgliederverwaltung
Abbuchen von monatlichen Mitgliedbeiträgen vom Konto. Ausstellen von
Spendenquittungen. Neue Mitglieder mit einem Anschreiben begrüßen und Ausscheidende
verabschieden. Bei Rückbuchungen der Beiträge von unserem Konto klären.
Buchführung
Überweisungen von Rechnungen. Buchungen der Ausgaben und Einnahmen.
Steuererklärung fertigstellen. Wichtig für die Gemeinnützigkeit. Buchführung muss sich über
die besondere Situation von Vereinen auskennen. Ist knifflig und wenig bekannt bei
Steuerberatern.
Webseitenpflege
Ständige Überprüfung, ob die Seiten funktionieren z. B: Links u.a.. Aktualisieren von
wechselnden Ankündigungen und aktuellen Infos. Statements und Fotos von ehrenamtlichen
Mitarbeitern einpflegen. Immer wieder müssen Administrative Eingriffe erfolgen, um die
Webseite professionell anbieten zu können. (Sehr viel Aufwand)
Koordination der Berater
Tägliche Präsenz auf der junoma-Webseite.
a) Berater/Mailverkehr
- eingehende Mails der Berater täglich abrufen und beantworten
(Über Verein Junoma und Outlook)
- Belastungsstufen der Berater kontrollieren
- rücklaufende Notrufe an freie Berater weiterleiten
- Offene Notrufe an Berater mit freier Kapazität übertragen
- Beraterbedarf abschätzen
- Bei Bedarf Berater anlegen /Berater löschen
- Archivpflege bei kurzzeitiger Aussetzung der Beratertätigkeit
- Offene Mails kontrollieren und gegebenenfalls sich mit dem Berater in Verbindung setzen
Organisation
- Geburtstage / Glückwunschkarte an die Berater versenden
- Berater: Informationen, Sonstiges - Verein
- Zertifikate ausstellen
Finanzen
- Beraterpauschalen: Terminkontrolle für die Buchhaltung
- Überweisung veranlassen
Supervision
-Termin an Berater: Einladung zur Supervision mit Angabe Termin, Ort und Thema
Beratertreffen
-Einladung vor Treffen verschicken
-Treffen organisieren
webfox01-Kontakt-Jonas
-Übergabe: Liste der aktiven Berater
-Mitteilung über Berater-ausgeschieden
Ich hoffe, dass Ihr mit diesem ausführlichen Überblick einen Eindruck bekommen habt, was
wir im Backoffice zu leisten haben. Wenn ihr dazu fragen habt, stehe ich gerne zur Verfügung.
Ich wünsche Euch eine schöne Zeit und danke Euch, dass Ihr euren Part in der E-Mailberatung
so zuverlässig leistet.