Lohnbuchhaltung im Hotel und Restaurant - Abseits

Lohnbuchhaltung im Hotel und Restaurant
Während Front-Office, Warenwirtschaft, Room- und Conference-Booking sowie die
Restaurantkasse selbstverständlich über ein zentrales Netz mit einzelnen PCs
abgewickelt werden, gibt es bei den sensiblen Daten der Finanz- und
Personalbuchhaltung sehr unterschiedliche Meinungen. Lediglich Standorte, die
einer zentralen Buchhaltung im Konzern angeschlossen sind, brauchen sich hier
keine Gedanken zu machen. Hier sind die Verfahren vorgegeben, und vor Ort
werden nur die aktuellen Daten erfasst.
Den traditionellen Weg, die Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister außer
Haus zu geben, gehen nur noch wenige große Betriebe. Zu umständlich ist die
Datenübergabe, und zu lange dauert es, bis die Ergebnisse wieder im Haus sind.
Sind Korrekturen nötig, verzögert sich die Abrechnung noch weiter. Die erste
Alternative ist, die in der „normalen“ Hotelsoftware vorhandenen Möglichkeiten zu
verwenden oder diese Programme um Module oder Schnittstellen zur
Lohnbuchhaltung zu ergänzen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Daten der
Lohnbuchhaltung, der Kassenabrechnung und der Finanzbuchhaltung sind in einem
System überall gleich zugreifbar. Sie lassen sich überall pflegen, doppelte Eingaben
etwa zum Personal sind nicht mehr nötig. Dieser Vorteil wird jedoch oft als Nachteil
betrachtet. Stephan Ehe, der seit über 20 Jahren den gesamten kaufmännischen
Bereich des Europäischen Hofs Hotel Europa in Heidelberg leitet, vertritt diese
Meinung: „Wir haben uns ganz gezielt für eine Lohnabrechnung entschieden, die
völlig getrennt von unseren anderen Programmen und PCs arbeitet. Gerade heute ist
mir das Risiko zu hoch, dass sich technisch versierte Mitarbeiter Zugang zu diesen
Daten verschaffen.“ Die Buchhaltungsprogramme sind daher in einem eigenen
kleinen Windows-Netz mit drei PCs installiert.
Das Unternehmen setzt wie viele Beherbergungsbetriebe und Gaststätten ein
spezifisch entwickeltes Lohnprogramm, den „HOGA-Lohn“ des Landauer
Softwarehauses GDI, ein. Das Programm berechnet alle Lohn- und
Gehaltsbestandteile. Grundlage sind die einmal eingetragenen Personaldaten und
Lohnarten. Lohnzettel, Lohnsteuerkartenaufkleber, Krankenkassenabrechnungen
und Sozialversicherungsnachweise entstehen so ohne weitere Arbeit als monatliche
oder jährliche Auswertungen.
Auch die speziellen Anforderungen im Gastgewerbe sind erfüllt. Dazu gehören der
dreifach gestaffelte Gefahrensatz der Berufsgenossenschaft und die zugehörigen
Auswertungen. „Die Berufsgenossenschaft hat schon rückwirkende
Jahresauswertungen nach den drei Gefahrenklassen gefordert, und das Programm
hat diese auf Knopfdruck erstellt.“, fasst S. Ehe seine Erfahrungen zusammen.
Ebenso selbstverständlich ist es, dass für die typischen Abrechnungsfälle schon
fertige Lohnarten im Programm enthalten sind. Dies gilt etwa für Sachbezüge und
andere Arbeitnehmervergünstigungen, die im Gastgewerbe nach sehr speziellen

steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften abgerechnet werden
müssen.
Über die branchenspezifischen Auswertungen hinaus sind die zahlreichen
betriebswirtschaftlichen Auswertungen des zugehörigen Buchhaltungsprogramms ein
wichtiges Instrument, um einen Betrieb mit Gaststätte und Zimmern zu führen.
Ausführliche betriebswirtschaftliche Auswertungen umfassen u. a. eine detaillierte
Kostenstellenrechnung, in der die Mitarbeiter den einzelnen Betriebsteilen
zugeordnet sind. Es ist damit jederzeit eine getrennte Kostenbeitragsrechnung und
ein Vergleich mit den Budgetwerten möglich. Eine selbst gestaltete, kurzfristige
Erfolgsrechnung pro Monat ergänzt diese Auswertungsmöglichkeiten.
Immer wichtiger wird auch die beleglose Datenübermittlung der Angaben zur
Sozialversicherung an Krankenkassen und die Meldungen ans Finanzamt. Je nach
Betriebsgröße können dies bis zu 50 An- und Abmeldungen im Jahr sein. Das
Programm erstellt diese automatisch und komplett versandfertig. Seitdem jeder
Mitarbeiter seine Krankenkasse frei wählen kann, ist dies besonders wichtig. So
müssen beim „Möhringer Hexle“, einem Hotel- und Gaststättenbetrieb nahe Stuttgart,
für die 30 Mitarbeiter aktuell Meldungen an 14 Krankenkassen erstellt werden. Hier
zahlt sich auch aus, dass alle Adressen, Betriebsnummern und aktuellen
Beitragssätze aller gesetzlichen Krankenkassen immer direkt im Programm verfügbar
sind.
Voraussetzung für die elektronische Kommunikation ist, dass das Lohnprogramm
Löhne und Gehälter für jeden Mitarbeiter auch nachträglich über mehrere Monate
"rückrechnen" kann. Zusätzlich muss das Programm für die Datenübermittlung an die
Träger der Sozialversicherung offiziell zugelassen sein. Zuständig sind die
gesetzlichen Krankenkassen (GKV), deren Dachverband ein „ITSG-Testat“ für die
Programme vergibt, die einwandfrei funktionieren, deren elektronische Meldungen
den Vorschriften entsprechen und die weitere Vorgaben erfüllen.
Ob und wie viel Zeit ein Lohnprogramm spart, hängt entscheidend davon ab, wie
einfach es bedient werden kann und ob es von Anfang an speziell auf die
Anforderungen im Hotel- und Gastgewerbe angepasst ist. Dies beginnt bei speziellen
Lohnarten für die Trinkgeld- und Nachabrechnung und reicht bis zur automatischen
Abrechnung nach den steuerlichen Vorschriften. Das Programm erstellt so bei Bedarf
automatisch Folgelohnarten, die z. B. Nacht- und Feiertagszuschläge steuerfrei
abrechnen. Es reicht, die Arbeitszeiten und -stunden zu erfassen.
Bei Sven-Erik Ball, dem Inhaber und Geschäftsführer der Erlebnisgaststätte „Zum
Lam“ in Gleiszellen an der südlichen Weinstraße, stand 1998 Zeit und Geld sparen
im Vordergrund, als er sich 1998 entschloss, seine Löhne selbst abzurechnen. Der
Gasthof hat 90 Sitzplätze, einen Biergarten mit 120 Plätzen und eine kleine
angeschlossene Pension mit 14 Zimmern. Entscheidend waren der ständige
Umstand mit den „Belegen hin und her“ und die ständigen Rückfragen des

Steuerberaters. Beides war auf Dauer lästig, kostete Zeit und war zu umständlich.
Auch die über 70 EUR monatlicher Kosten für die Abrechnung spielten eine Rolle.
Nach dem guten Rat des Lieferanten seiner Registrierkassen, die Lohnabrechnung
doch selbst in die Hand zu nehmen, entschied auch er sich für den „HOGA-Lohn“. S.
Ball schätzt, dass sich die Ersparnis bis heute auf mehrere tausend Euro beläuft.
Ähnliche Erfahrungen hat Hans-Jürgen Dietz. Seit über 15 Jahren rechnet er im
„Möhringer Hexle“ und im „Hotel Gloria“ seine Löhne selbst mit dem Lohn- und
Gehaltsprogramm auf dem eigenen PC aus. Die Entscheidung fiel damals aus rein
finanziellen Gründen. „Mir war klar, dass sich das Programm gegenüber den
laufenden Kosten einer Lohnbuchhaltung außer Haus schnell rechnen wird.“ Der
Betrieb besteht aus einem Grill-Restaurant mit 165 Plätzen und 70 Plätzen auf der
Terrasse im Biergarten sowie dem 90-Zimmer-Hotel „Gloria“. Die
betriebswirtschaftlichen Auswertungen sind ein wichtiges Führungs-Instrument. Über
eine detaillierte Kostenstellenrechnung ist jederzeit eine exakte
betriebswirtschaftliche Analyse möglich. Dies schließt die Kalkulation von
Veranstaltungen ebenso ein wie die Entscheidung, wie viele Zimmermädchen das
Hotel trägt, wie rentabel die Rezeption arbeitet und ob das Frühstück oder andere
Pauschalangebote kostendeckend kalkuliert sind. Ein Vorjahresvergleich ergänzt
diese aktuellen Auswertungen.
In Gleiszellen nutzt S. Ball bei den fest angestellten Mitarbeitern die steuerfreien
Anteile der Feiertags- und Nachtzuschläge als Motivation und Anreiz für einen
erstrebenswerten Arbeitsplatz. Dies ist dem Arbeitgeber Ball ein wichtiges Anliegen,
denn schließlich hat das damit erzielbare Nettogehalt auch positive Auswirkungen
auf die weit über die Grenzen hinaus bekannte gute Küche seines Chefkochs Axel
Schröttke und dessen Team. Zu arbeiten, während andere Freizeit haben, benötigt
eben immer noch einiges an Motivation. Am Monatsende zusätzliches steuerfreies
Extra-Geld in der Tasche zu haben, ist ein solcher willkommener Anreiz.
Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Testabrechnungen vor jeder Monatsabrechnung
und Stornierungen rückwirkend nach jeder Monatsabrechnung möglich sind. Im
„Möhringer Hexle“ erhalten die Mitarbeiter am 25. jedes Monats eine
Abschlagszahlung und zum Anfang des Folgemonats die endgültige Abrechnung und
Zahlung auf Grund der errechneten Prozentlöhne. Selbst im Einstellungsgespräch
spielt das Lohnprogramm eine Rolle. H.-J. Dietz: „Häufig kommen Bewerber mit
einem Netto-Gehaltswunsch. Ich rechne den Betrag dann direkt auf den Bruttobetrag
hoch und entscheide sofort, ob ich ihn akzeptiere oder nicht.“ Auch am Jahresende
liefert der PC im Büro des Besitzers Grundlagen für Personalgespräche. Die
Übersicht der Krankheitstage im gesamten Jahr gibt Ansatzpunkte für die
Mitarbeitergespräche über die Zufriedenheit mit der Tätigkeit und die Motivation.
Grundsätzlich ist eine ausführliche Beratung vor dem Kauf eines Lohnprogramms
wichtig. Am sichersten ist es, wenn einige Vorgänge aus dem eigenen Unternehmen
zur Probe durchgespielt werden. Schon bei der Auswahl kommt es daher auf eine

kompetente und umfassende Beratung an. In erster Linie darf es hier nicht um den
Verkauf gehen. Im Zentrum muss eine genaue Analyse und Beratung stehen.
Auch Lohnprogramme werden heute wie andere Standardprogramme schon für
wenige hundert Euro im Versandhandel oder als Dreingabe zur Hardware
angeboten. Die Entscheidung für eine kaufmännische Lösung hat jedoch viel
tiefgreifendere Auswirkungen als etwa die Wahl einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation.
Kaufmännisch-betriebswirtschaftliche Lösungen müssen gerade heute
Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit sichern. Vermeintlich günstige Lösungen werden
schnell zu verlorenen Investitionen. Die Kosten für das Programm wiegen dabei am
geringsten – viel bedeutender sind die Kosten für eine erneute Einarbeitung und
Anpassung an die betrieblichen Abläufe.
Auf Nummer Sicher geht man mit Software, die schon in nennenswerten Stückzahlen
im Einsatz ist, und mit der Betreuung durch kompetente Partner vor Ort.
Insbesondere für Beratung, Schulung, Service und Support ist ein Ansprechpartner
vor Ort ideal, während eine große Verbreitung die Wahrscheinlichkeit senkt, dass der
Hersteller über Nacht die Weiterentwicklung und die Wartung einstellt. Wie gut der
Hersteller ist, lässt sich speziell bei Lohnprogrammen einfach feststellen: Zum einen
daran, ob das Programm offiziell geprüft und zertifiziert ist. Zum anderen an den
Zusagen, die der Hersteller für die Lieferung von Updates gibt. Wie kein anderes
Programm ist nämlich jedes Lohnprogramm davon abhängig, dass der Hersteller
gesetzliche Änderungen sofort umsetzt. Diese treten nicht nur regelmäßig zum
Jahreswechsel, sondern zunehmend auch unter dem Jahr auf. Ein zeitnaher
Versand der Updates auf CD ist das Mindeste, besser ist es, wenn die
Programmänderungen wie etwa bei dem Pfälzer Softwarespezialisten GDI direkt
über das Internet bereitgestellt werden.
Autor:
Dr. Kurt-Christian Tennstädt
Vorstand
TennCom AG
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