PRO ADDISON - ADDISON Software und Service Gmbh

PRO ADDISON
Interview mit
Wirtschaftsprüfer
und Steuerberater
Michael Kümhof
Kümhof
Wirtschaftsprüfung Steuerberatung
Neuenhausplatz 33
40699 Erkrath
Telefon 0211 3026527-0
Telefax 0211 3026527-9
michael.kuemhof@kuemhof.com
www.kuemhof.com
Mitarbeiter
6
Gegründet
1998
Wirtschaftsprüfer
Steuerberater
Diplom-Kaufmann
Michael Kümhof
Um langfristig als Steuerberater erfolgreich
zu sein, reicht das klassische
Dienstleistungsangebot nicht mehr
aus, ist Michael Kümhof überzeugt.
Daher bietet seine Kanzlei umfassende
betriebswirtschaftliche Beratung an.
Der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
in Erkrath setzt auf ADDISON,
weil die Software ihm die passenden
Werkzeuge liefert, um Mandanten für
umfassende Beratung zu gewinnen und
die Arbeit so effizient zu gestalten, dass
genügend Zeit bleibt, um die richtige
Lifebalance zwischen Beruf und Privatleben
zu halten.
Herr Kümhof, welche Dienstleistungen
bietet Ihre Kanzlei an?
Michael Kümhof: Wir bieten ein komplettes
Beratungsportfolio entsprechend
unserem Motto: Alles aus einer Hand —
Beratung für den Mittelstand. Dazu gehört
die komplette Abwicklung der Finanz- und
Lohnbuchhaltung, aber auch die betriebswirtschaftliche
Beratung und Planung
sowie die Gestaltung der betrieblichen
Unternehmensnachfolge. Wir sehen unsere
besondere Stärke darin, dass wir über
die klassische Steuerberatung hinaus mittelständische
Unternehmen umfassend
beraten können. Als Wirtschaftsprüfer
bringen wir zusätzliche Kompetenz ein,
wenn es um die Finanzierungsberatung,
die Kapitalausstattung, die Liquiditätsplanung
oder auch um die Beratung und
Unterstützung bei der Implementierung
internationaler Rechnungslegungsstandards
wie z. B. IFRS und US-GAAP geht.
Haben Sie eine spezielle Unternehmensphilosophie?
Michael Kümhof: Ja – gute Beratungsleistung
zu einem angemessenen Preis,
aufbauend auf den herkömmlichen
Vorbehaltsaufgaben des Steuerberaters
wie Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss,
Lohn, Steuererklärung etc. mit dem Ziel,
die Mandanten noch mehr kaufmännisch
zu sensibilisieren. Aber meine Unternehmensphilosophie
wäre nicht vollständig,
wenn nicht auch das außerberufliche Umfeld
einbezogen würde. Mein persönliches
Ziel ist eine ausgeglichene Lifebalance –
eine gesunde Ausgewogenheit zwischen
Beruf und Privat, bei dem auch die Familie
nicht zu kurz kommt!
Warum bestand Änderungsbedarf bei
Ihrer Kanzleisoftware?
Michael Kümhof: Die Starrheit und aufwändige
Bedienung der Anwendung war
der Hauptauslöser, eine Alternativlösung
zu suchen. Es gab hier aus meiner Sicht
keine nennenswerte Weiterentwicklung.
Auch die Aktualisierungsroutinen der
Software wurden immer zeit- und damit
kostenintensiver.
Maximizing Value for Customers

PRO pro ADDISON addison | | Referenzbericht
vollständig Wie stießen im Sie Hintergrund. auf ADDISON? Für die Recherfragen Würden in der Sie Aufgabenliste sagen, dass des die zuständigen intensive management-Systems. Ablage hervor und die Wir schnelle planen, Zugriffs- in den
che von Dokumenten müssen die Mitarbei- Mitarbeiters Nutzung der oder Software steht zur auch allgemeinen schon zu nächsten möglichkeit ein auf bis die zwei umfangreichen Jahren ein DMS Dateneinter Michael ihre gewohnte Kümhof: Arbeitsoberfläche Als ich vor rund nicht drei Recherche mehr Kanzleiprofitabilität bereit. Dieser kann geführt – ohne seine hat? zusetzen.bestände, die innerhalb eines Jahres bereits
Jahren nach wettbewerbsfähigen Pro-
verlassen. Sämtliche auf einen Mandanten gewohnte ADDISON-Umgebung zu verlas- auf rund 15.000 Dokumente, die in der
dukten Ausschau hielt, war ADDISON Michael Kümhof: Eindeutig ja! Unsere Damit werden wir den nächsten Schritt
oder
aus meiner
einen
Sicht
Vorgang
die einzige
bezogenen
Alternative,
Daten sen
Prozesse
– weitere
sind
Aktionen
schlanker
durchführen:
und schneller
Das
zur
Regel
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aus mehreren
unserer
Seiten
Prozesse
bestehen,
gehen.
an-
stehen die mir ihnen die Hoffnung heute mit gab, einem mich Mausklick besser in Dokument geworden. zur Zweifellos Kenntnis hat nehmen, die ADDISON- prüfen Den gewachsen dafür sind. notwendigen Im Vergleich Aufwand dazu hatte darf
schnell meiner Unternehmensphilosophie und übersichtlich auf ihrem zu Bildun- oder Software ein Antwortschreiben dazu beigetragen, erstellen. die Produk- Wenn man mit aber dem auch Vorgängersystem nicht unterschätzen, innerhalb da
schirmterstützen. zur Verfügung.
Fristen tivität in eingehalten den Basisprozessen werden müssen deutlich oder zu ein von DMS dreieinhalb im Mittelpunkt Jahren lediglich des Workflows 2.000 Do-
ein steigern. Einkommensteuerbescheid von der Be- einer kumente Kanzlei elektronisch steht. Momentan gespeichert. kosten Auf wir ein
die Wie Lösung verlief die Umstellung?
Das Dokumentenmanagement-System wur-
Michael Kümhof: Zusammen mit dem
de auf einem Fujitsu-Server installiert, der
Projektverantwortlichen bei ADDISON
für
haben
diesen
wir einen
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zu
angeschafft
einer sukzessiven
und in
das Einführung bestehende der Netzwerk verschiedenen integriert Module wurde.
rechnung der Kanzlei abweicht, startet zur die Papierarchiv Zeitersparnis will man und damit in Zukunft auch vollstän- die Stei-
weiteren
Ich schätze,
Bearbeitung
dass wir dadurch
ein Workflow.
Kostenein-
Der
gerungdig
verzichten.
der Kanzleiprofitabilität
Statt mit Aktenschränken
aus, die
sparungen in Höhe von über zehn Prozent wir schon erreicht haben.
Arbeitsprozess wird über eine elektronische sind die Wände der Büros nun mit Bildern
erzielen konnten. Fast noch wichtiger ist
Stempelfunktion
die freie Kapazität,
gesteuert.
die sich dadurch
Das Einspruchergibt:
Würden
geschmückt,
Sie
was
ADDISON
eine viel
weiterempfeh-
angenehmere
Schreiben Wir haben an mehr das Zeit, Finanzamt uns der wird Beratung an den zu len? Atmosphäre schafft. „Das kommt gut an
Als aufgestellt. Backup-System Das Projekt wird HP erstreckte StorageWorks sich Bescheid widmen angehängt und werden und dabei, archiviert, wie ebenso bereits bei den Mandanten“, sagt der Büroleiter.
eingesetzt. über einen Zum abgestimmten Erfassen von Zeitrahmen Papierbe- das erwähnt, Antwortschreiben von den ADDISON-Anwendun-
der Behörde. „Wir Michael Die Dokumente Kümhof: sind Keine revisionssicher Frage. Meine archilegen
von ca. benutzen drei Monaten. die Mitarbeiter das bereits haben gen, speziell am Bildschirm dem Controlling-Modul, alle Informationen bes-
vorhandene Multifunktionsgerät Sharp auf tens einen unterstützt. Blick und können jederzeit nach-
AR-M351N.
Inwieweit ist
In enger
Ihre
Zusammenarbeit
Erwartungshaltung
mit vollziehen, wer den Fall gerade bearbeitet
an die ADDISON-Lösung bis heute Soll der Einsatz der ADDISON Soft-
ADDISON wurden für die Ablagemasken und was Schritt für Schritt passiert ist“, sagt
erfüllt worden?
ware ausgeweitet werden?
eigene Strukturen entwickelt, die genau Berndt-Stewart. Sobald der Vorgang geklärt
Erfahrungen viert, über eine sind komfortable rundum positiv. Suchmaske Daher
habe und der ich Möglichkeit ADDISON schon zur Volltextsuche wiederholt weikönterempfohlen.nen die Mitarbeiter schnell auf alle Unterlagen
zugreifen. Wenn beispielsweise ein
Mandant anruft, weil er für die Krankenkas-
an Michael die Bedürfnisse Kümhof: Am der Anfang Kanzlei waren angepasst wir in und Michael abgeschlossen Kümhof: ist, Das setzt nächste der Mitarbei- Thema, se eine Bescheinigung oder einen Bescheid
sind. der Kanzlei Alle fünf doch Mitarbeiter sehr darauf der konzentriert, Kanzlei arter mit den dem Stempel wir uns „erledigt“. beschäftigen Damit werden, endet benötigt, kann ihm dieser sofort per E-Mail
beiten dass das mit Kerngeschäft DocuWare. Über weiter eine bedient gesi- der ist Workflow, die Einführung der Vorgang eines Dokumenten-
verschwindet oder als Ausdruck geschickt werden. Auch
cherte werden VPN-Verbindung konnte, um keinerlei können Irritationen sie auch aus dem Aufgabenordner des Mitarbeiters. dieser Service beeindruckt Mandanten, sagt
von bei zu der Hause Mandantschaft aus oder – wenn aufkommen es aus Ter- zu
Berndt-Stewart: „Sie sind begeistert, wie
lassen. In der Folge wurden die Mitarmingründen
notwendig ist – selbst im Auch für verschiedene Antragstellungen schnell und zielsicher wir auf ihre Unter-
beiter schrittweise an die Möglichkeiten
Urlaub
der Software
auf das
herangeführt.
System zugreifen.
Heute arbei-
oder Genehmigungsverfahren, die regellagen zugreifen können, und oft befindet
mäßig im Auftrag „Mit von dem Mandanten ADDISON durchControlling-Modul
sich das Dokument bereits fällt
ten wir mit einem breiten Anwendungs-
auf deren Com-
prozessdarstellung
spektrum.geführt
werden, es uns helfen viel Workflows leichter, die Mandanten putern, bevor für das ergänzende
Telefonat beendet ist.“
Sämtliche für die Mandanten in ADDISON Arbeitsabläufe in der Kanzlei zu beschleu-
betriebswirtschaftliche Beratung und Untererzeugten
Wie sieht das Dokumente konkret wie aus? beispielsweise nigen. Ein Beispiel ist der Antrag bei Kran- Fazit
Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Finanzkenkassen auf stützung Lohnfortzahlung: zu gewinnen.“
Der Work- Mit der Einführung des DMS hat die Steuerbuchhaltungsunterlagen,
Michael Kümhof: Mit zunehmender
Jahresabschlüsse
und
flow startet, sobald der Antrag in ADDISON beratungskanzlei die beste Struktur für
intensiverer Nutzung der Softwareinhal-
oder Steuererklärungen werden automa- erstellt und archiviert ist, und er endet mit ihre Arbeitsweise gefunden, so das Resüte
über die Kerntätigkeiten hinaus settischzen
wir
verschlagwortet
nun auch verstärkt
und
die
im zentralen
Elemente
der Bestätigung der Kasse, die gescannt mee des Büroleiters. Für die Zukunft plant
Dokumenten-Pool ein, die uns der Umsetzung abgelegt. „Eine unserer unheimUn- und mit den zugehörigen Dokumenten ar- Steuerberater Peter Gries die Einsatzmöglicheternehmensphilosophie
Datenflut, die hier ein auf Stück Knopfdruck näher chiviert wird. „Die Mitarbeiter haben dalichkeiten des Systems in der Kanzlei kon-
verarbeitet bringen. Dazu wird“, gehört freut die sich Optimierung Büroleiter durch immer einen guten Überblick über tinuierlich zu erweitern. Zunächst geplant
Berndt-Stewart. der täglichen Abläufe „Die durch automatische die VorgangsVer- ihre Aufgaben und können sie fristgerecht
schlagwortungorientierung und spart die uns Kanzleiorganisation.
sehr viel Zeit und erledigen“, betont Büroleiter Berndt-Stewart.
Arbeit.“
Eine wichtige
Auch die
Rolle
in der
spielt
früheren
für
Dokumen-
uns auch
Gleichzeitig sind auch für die Mandanten
das Controlling-Modul. Damit fällt es uns
tenverwaltung Office-Manager gespeicher- alle Vorgänge dokumentiert.
viel leichter, Mandanten für ergänzende
ten betriebswirtschaftliche Belege wurden problemlos Beratung übernom- und Unmen.terstützung
Eingehende zu gewinnen. Papierdokumente Auch die Mit- wie die Vorteile
ist der Ausbau des externen Zugriffs auf
den Dokumenten-Pool auch für Mandanten.
So haben einige Unternehmen
großes Interesse daran, auf bestimmte
Dokumente selbst zugreifen zu können,
zum Beispiel auf Gesellschaftsverträge,
Mandantenschreiben, arbeiterbegeisterung für Verträge die Software oder Steu- ist „DocuWare ermöglicht uns heute eine Darlehensverträge oder Lohn- und Gehaltserbescheide
kontinuierlich werden gestiegen. gescannt, verschlag- äu ßerst effiziente Arbeitsweise, das Dokuabrechnungen. Ein weiterer Service, den
wortet und archiviert. Elektronisch erstellte men tenmanagement-System ist ganz auf die Kanzlei ihren Mandanten mit Hilfe von
Dokumente werden in gleicher Weise ver- unsere Bedürfnisse zugeschnitten“, er- ADDISON und DocuWare gerne bieten will.
arbeitet. Anschließend erscheint das Dokuläutert Torsten Berndt-Stewart zufrieden.
ment sofort über so genannte Favoritenab- Besonders hebt er dabei die unkomplizierte
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