FMG Projektmarketing
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Migration Office 2007<br />
Projekt BK03-2007-001<br />
01.09.2007 – 31.12.2008
m<br />
Referenzbericht der Office 2007 Migration<br />
beim<br />
Flughafen München<br />
Vortrag im Rahmen des ADLON TechDay Bodensee 2009<br />
3
Warum Umstieg auf Office 2007<br />
m<br />
• Ablauf der Wartung von Microsoft für O2K (keine Sicherheitspatches!)<br />
• Eine Softwareversion wurde übersprungen (Office 2003/XP)<br />
• Neue Dokumentspeicherart, benötigt weniger Speicherplatz<br />
• Neue Technologie und Features<br />
• Zwang der Umwelt (z.B. Datenaustausch mit Extern)<br />
• Versionsabhängigkeiten, z. B. SAP BW<br />
• Privates Mitarbeiter Know-how nutzen<br />
• <strong>FMG</strong> als innovationsfreudiges, modernes Unternehmen darstellen<br />
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Anmerkung zu Open Office<br />
• Open Office ist derzeitig noch nicht ausgereift.<br />
• Soft- und Hardwarekompatibilität ist nicht gewährleistet.<br />
m<br />
• Bekannte Projekte zur Umstellung überschreiten den Projektrahmen<br />
erheblich.<br />
• Inkompatibilität bei Dateiformaten (Darstellung eingefügter Objekte).<br />
• Web-Officesoftware, z.B. Google BuzzWord: Vertraulichkeit der Daten<br />
nicht gewährleistet (EULA), mangelhafte Integration<br />
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Projektziele und Vorgaben<br />
m<br />
• Migration aller 2.400 PC Arbeitsplätze von Office 2000 auf Office 2007<br />
• Migration von Windows 2000 -> XP<br />
• Profil-Bereinigung und –Update<br />
• Leasingtausch<br />
• Zielgruppengerechte Schulung der Endanwender, Supporter, VIPs<br />
und Trainer<br />
• Geringstmögliche Unterbrechung des IT Regelbetriebs und der<br />
Arbeitstätigkeit der Anwender<br />
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Herausforderungen im Projekt<br />
m<br />
• Kommunikation innerhalb des Projektes, da mehrere Abteilungen für<br />
die Durchführung verantwortlich sind<br />
• Vielzahl von Applikationen, die sich in Office integrieren<br />
• Vielzahl von Access DBs und Excel-Anwendungen in den<br />
Fachabteilungen<br />
• Auswahl Lizenzart<br />
• Entscheidung Update vs. Neuinstallation<br />
• Abgrenzung Terminalserver<br />
• ...<br />
• Auswahl Unterstützerfirma<br />
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Auswahl des Dienstleister: Purchase Decision<br />
• ADLON bietet alle benötigten Services aus einer Hand<br />
• Sehr gute Referenzen<br />
• Professionelles Auftreten<br />
• Detaillierte Konzepte (ADLON Office Migration Framework)<br />
• Subjektiver Eindruck „Die kümmern sich“<br />
• Hohe Flexibilität<br />
• Ein sehr gutes Preis / Leistungsverhältnis<br />
m<br />
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Aufgaben ADLON innerhalb diese Projektes<br />
• Erstellung Pflichtenheft<br />
m<br />
• Mithilfe bei der Ermittlung der Migrations-, Deploymentstrategie<br />
• Mithilfe beim Marketing- und Schulungskonzept<br />
• Lizenzberatung<br />
• Durchführung der Präsenzschulungen<br />
• Bereitstellung der e-Learning Filme<br />
• Projekt Teilfeldleitung und Koordination<br />
• Kommunikationsschnittstelle zwischen den Abteilungen<br />
• Einheitlicher Ansprechpartner<br />
• Expertenwissen / Erfahrung<br />
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Projektstart: Pre Migration<br />
• StartUp Workshop<br />
• Inventarisierung<br />
• Lizenz Assessment<br />
• Office Kompatibilitäts Check<br />
• Deployment Strategie<br />
• <strong>Projektmarketing</strong><br />
m
<strong>Projektmarketing</strong>: über die gesamte Prokjektlaufzeit<br />
m<br />
• Permanente Information in Intranet und Newsletter über den Status<br />
des Projektes<br />
• Plakate und Schilder auf dem gesamten Firmengelände<br />
• O2K7 Bildschirmschoner<br />
• O2K7 Schreibtischunterlage und Wandplakat mit Tipps und Tricks<br />
• Verlosung hochwertiger Produkte (NB, iPod, nach erfolgreicher<br />
Teilnahme einer Schulung<br />
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<strong>FMG</strong> <strong>Projektmarketing</strong> (Plakat)<br />
m<br />
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<strong>FMG</strong> <strong>Projektmarketing</strong> (Bildschirmschoner)<br />
m<br />
13
<strong>FMG</strong> <strong>Projektmarketing</strong> (Bildschirmschoner)<br />
m<br />
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<strong>FMG</strong> <strong>Projektmarketing</strong> (Bildschirmschoner)<br />
m<br />
15
m<br />
<strong>FMG</strong> <strong>Projektmarketing</strong> (Wandplakat/Schreibtischunterlage)<br />
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<strong>FMG</strong> <strong>Projektmarketing</strong> (Gewinnspiel)<br />
m<br />
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m<br />
Projektmanagement (über die gesamte Projektlaufzeit)<br />
• Zentraler Ansrpechpartner<br />
• Koordination der Teilprojekte<br />
• Regelmäßige Review<br />
• Reger Informationsaustausch<br />
• Permanente Führung und Kontrolle der OP-Liste
Projektplanung- und steuerung<br />
m
Projektplanung- und steuerung (OP-Liste)<br />
m<br />
Eingang Aufgabe Verntwortlich Termin Modul Prio.<br />
Zusammenstellen, welche Dateien mit dem Logonscript gelöscht werden müssen. Designs,<br />
21.5.2008 Powerpoint Standard-Vorlagen, Standard Word Vorlagen etc. Hr. Pinkus/Hr. Kaupp 21.11.2008 Sctipt 2<br />
3.11.2008 Verlosung Office 2007 Goodies Hr. Hübl 27.11.2008 3<br />
26.11.2008 Projektabschlussbericht Hr. Kaupp/Hr. Hübl 31.12.2008 1<br />
16.12.2008 €-Symbol in Excel wird beim Verkleinern zu einem Strich<br />
16.12.2008 Bei Offline-Betrieb wird Calibri als Std-Schrift angezeigt<br />
Hr. Wesan
Migration<br />
• Pilotbetrieb Office 2007<br />
• Rollout Office 2007 / HandsOn<br />
• Migrations Support<br />
• Schulungen<br />
m
ADLON Schulungskonzept bei <strong>FMG</strong><br />
• Training für Support und Trainer<br />
• Training für Key-User und Multiplikatoren<br />
• Informationsveranstaltungen für Anwender<br />
• Maßgeschneiderte Teilnehmerunterlagen<br />
• Anwendertrainings<br />
• VIP-Schulungen<br />
• „Laufende“ Unterstützung am Service Desk<br />
• E-Learning<br />
m
Schulungsplan<br />
Art Standort Datum Dauer<br />
Support<br />
Ein LuPoLei<br />
2 Tage<br />
30 - 35 Teilnehmer Schulungsraum<br />
Pilotgruppe<br />
Ein LuPoLei<br />
50 – 100 Teilnehmer Schulungsraum<br />
Trainer Ein LuPoLei<br />
Schulungsraum<br />
Key-User<br />
Zwei Schwaig<br />
200 Teilnehmer<br />
Schulungsräume<br />
VIP<br />
Ein LuPoLei<br />
ca 50 Teilnehmer Schulungsraum<br />
Anwender<br />
Drei<br />
1000 – 1500 Teilnehmer Schulungsräume<br />
Schwaig, LuPoLei<br />
½ Tag<br />
2 Tage<br />
1 Tag<br />
½ Tag<br />
m<br />
½ Tag<br />
260 Teilnehmer pro<br />
Woche<br />
Freitags ein Kurs<br />
Max. 12 Teilnehmer<br />
Bei Bedarf<br />
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Individuelle Schulungsunterlagen<br />
m<br />
„Alles ist anders! Office 2007 hat ein völlig neues Gesicht bekommen...“<br />
Quelle: Schulungsunterlage der ADLON für <strong>FMG</strong> zur Migration Office 2007<br />
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Schulungsanmeldung im Intranet<br />
m<br />
• Hohe Teilnehmeranzahl (1500?) � Kapazitätsprobleme bei CSW<br />
• Anmeldung zur Umsteigerschulung deshalb über Intranet<br />
• Anmeldungen werden per Web Service im<br />
Veranstaltungsmanagement SAP festgehalten<br />
• Nutzung bereits in Pilotgruppe IT<br />
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Schulungsanmeldung im Intranet II<br />
m<br />
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E-Learning<br />
• kurze, auf den Punkt gebrachte Lernfilme<br />
• zielt ab auf Anwender mit Vorkenntnissen<br />
• Leichte Implementierung<br />
• Nachhaltigkeit wird gewährleistet<br />
m
Ein paar Zahlen: Rahmendaten des Projektes<br />
• Zeitrahmen: 11/2007 – 12/2008<br />
• Anzahl Clients (PC/NB): ca. 2400<br />
• Insgesamt 600 Software-Produkte<br />
• davon ca. 150 Software-Produkte mit Office-Schnittstellen<br />
• davon sind ca. 80% ohne Anpassung oder Update einsetzbar<br />
m<br />
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Office Migration Planning Manager<br />
m
Welche Daten sollen/müssen betrachtet werden?<br />
• Insgesamt 2,1 Mio Dateien<br />
• davon ca. 440.000 Dateien mit Bewertung<br />
• Nur ca. 20% davon wurden seit 2006 geändert<br />
Modified<br />
Jahr<br />
Issue<br />
Level<br />
Dateien Summen<br />
Vor 2000 140.452<br />
Vor 2006 210.691<br />
2006 Green 13.486<br />
2006 Red 1.452<br />
2006 Yellow 22.814<br />
2007 Green 14.441<br />
2007 Red 1.334<br />
2007 Yellow 25.787<br />
2008 Green 3.480<br />
2008 Red 210<br />
2008 Yellow 5.596<br />
"Aktuelle" Daten 88.604<br />
GESAMT Summe : 439.747<br />
m<br />
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Access Datenbanken<br />
• 17837 Datenbanken auf Netzlaufwerken gefunden<br />
• 4057 davon nach 2006 geändert<br />
• Großteils nur 1 Datenbank pro User (340x)<br />
• 7 User mit mehr als 100 Datenbanken<br />
• Bis hin zu 205 Datenbanken bei einem User<br />
m<br />
31
Fazit<br />
• Das Projekt wurde in Time und Budget durchgeführt<br />
• Die Mitarbeiterzufriedenheit ist anhand der<br />
Schulungsbewertungsbogen als hoch anzusehen<br />
m<br />
• Als Kernelement hat sich die Pilotphase in Form des Testing der<br />
Anwendungen und der Softwareverteilung herausgestellt, nicht die<br />
neue Bedienoberfläche<br />
• Das e-Learning erfreut sich nach wie vor hoher Zugriffszahlen<br />
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Erfolgsfaktoren des Projektes<br />
• Frühzeitige Planung<br />
• Ausgiebiger Test- und Pilotbetrieb<br />
• Einbeziehung der Fachabteilungen<br />
• Mitnehmen, begeistern der Anwender<br />
m<br />
33
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