Kurzanleitung: Outlook Web Access - Schulen in Regensburg

Inhalt
Einführung in OWA
Online Kommunikation über OWA....................................................................................2
Anmelden .........................................................................................................................2
Integration von OWA im Schulportal ................................................................................2
OWA-Arbeitsoberfläche....................................................................................................2
Neue E-Mail senden.........................................................................................................3
E-Mail-Adressen/Verteilerlisten suchen (Zusammenfassung und Ergänzungen) ............5
Anfügen einer Datei..........................................................................................................6
Weitere Funktionen und Optionen zum E-Mail-Versand ..................................................7
E-Mails lesen....................................................................................................................7
Öffnen von Anhängen ......................................................................................................7
Auf E-Mails antworten ......................................................................................................8
Impressum........................................................................................................................8

Dienststelle des Ministerialbeauftragten für die Gymnasien in der Oberpfalz
Einführung in OWA
Online Kommunikation über OWA
Microsoft Outlook Web Access (OWA) ist die Online-Version der E-Mail-Software Outlook
der Firma Microsoft.
Die Bedienung erfolgt über das Internet: Mit einer persönlichen Kennung kann man sich
weltweit - über jeden Internet-Rechner mit einem Internet-Browser - einloggen und E-Mails,
Adressen, Termine und Dateien komfortabel abrufen, bearbeiten, abspeichern und
verwalten.
Anmelden
1. In das Schulportal sind die E-Mail-Postfächer (OWA) integriert.
Adresse:
https://portal.schulen.bayern.de (Bitte beachten Sie: https)
2. Zur Anmeldung werden Sie aufgefordert, Benutzername (= 4-stellige
Schulnummer) und Kennwort einzugeben.
Nach der Eingabe der entsprechenden Daten, klicken Sie bitte auf OK.
Integration von OWA im Schulportal
1. Klicken Sie bitte auf Meine Website.
Sie sehen dann den (OWA-)Posteingang der Schule.
2. Klicken Sie dann auf OWA Postfach.
Outlook-Leiste
Werkzeugleiste
Arbeitsfläche
OWA-Arbeitsoberfläche
Der Outlook Web Access Bildschirm besteht aus drei Hauptbestandteilen:
1. Outlook-Leiste
Sie enthält Schaltflächen für den Zugriff auf Posteingang, Kalender, Kontakte,
Optionen und Ordner.
2. Werkzeugleiste (Symbolleiste)
Sie enthält Steuerungsschaltflächen für verschiedene Aufgaben (z. B. neue E-Mail
versenden, E-Mails löschen, etc.).
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Einführung in OWA
3. Arbeitsfläche
Sie enthält ihre gewählte Auswahl (z. B. E-Mails oder Kontakte).
Die OWA Arbeitsfläche ähnelt in Aussehen und Funktion den Mailprogrammen Outlook XP oder Outlook 2002.
Die wichtigsten Funktionen dieser Mailprogramme sind auch in OWA verfügbar.
Da OWA ein browserbasiertes Programm ist, läuft es in Ihrem Webbrowser und Sie müssen kein zusätzliches
Programm installieren.
Neue E-Mail senden
Wenn Sie sich in Ihrem Posteingang befinden, klicken Sie Neu an.
Ein neues Nachrichtenfenster öffnet sich:
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1. Sie können die E-Mail-Adresse direkt in die Felder An, Cc oder Bcc eintragen.
Vorsicht: In der ersten Ausbaustufe unseres Systems können Sie E-Mails nur innerhalb des
Verwaltungssystems verschicken, d. h. externe E-Mails (= alle E-Mail-Adressen, die nicht der
Form xxxx@schulen.bayern.de entsprechen) können nicht versandt werden.
Bei mehreren E-Mail-Adressen benutzen Sie bitte ein Semikolon zur Trennung der
einzelnen Adressen.
2. Tragen Sie bitte einen Betreff ein.
3. Tragen Sie Ihren Text in das Nachrichtenfenster ein.
Nach Fertigstellung Ihrer Nachricht klicken Sie zum Versenden bitte Senden. Ihre
Nachricht wird versandt.
Beispiele:
a) Senden Sie eine E-Mail an die Schulen mit den Schulnummern 0263 und 0264.
(Schulnummern immer vierstellig eingeben.)
1. Geben Sie hinter An: die Schulnummern ein.
2. Überprüfen Sie den Namen eines Empfängers, indem Sie auf der Symbolleiste
auf Namen überprüfen klicken.
Ergebnis:
3. Tragen Sie bitte einen Betreff ein.
4. Tragen Sie Ihren Text in das Nachrichtenfenster ein.
Nach dem Klicken auf Senden wird Ihre Nachricht versandt.
b) Senden Sie eine Nachricht an das Donau-Gymnasium Kelheim und an das Gymnasium
sowie die Realschule in Pfarrkirchen.
Suchen der E-Mail-Adresse der Schule:
Klicken Sie auf An:

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Einführung in OWA
Sie können dann im Adressbuch nach Namen suchen.
Geben Sie im Feld Anzeigename das Wort Donau ein und klicken sie auf Suchen.
Ergebnis:
Markieren Sie den gewünschten Empfänger durch Anklicken.
Das Gymnasium und die Realschule in Pfarrkirchen soll über den Ort gesucht werden.
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Nach dem Klicken auf Suchen markieren Sie bitte die gesuchten Schulen und klicken auf
An und dann auf Schließen.
Die Empfänger sind dann eingetragen:

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Einführung in OWA
Überprüfen Sie die Namen der Empfänger, indem Sie auf der Symbolleiste auf Namen
überprüfen klicken.
c) Senden Sie eine Nachricht an alle Gymnasien in der Oberpfalz.
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Suchen in den Verteilerlisten:
Klicken Sie im E-Mail-Formular auf An:
Geben Sie im Feld Anzeigename das Wort Gymnasien ein und klicken sie auf Suchen.
Ausschnitt aus der Ergebnisliste:
Wählen Sie die Verteilerliste Gymnasien Oberpfalz alle. Durch Klicken auf An wird der
Empfänger in das E-Mail-Formular eingetragen.
E-Mail-Adressen/Verteilerlisten suchen (Zusammenfassung und
Ergänzungen)
1. Anstatt die E-Mail-Adresse des Empfängers direkt einzutippen, können Sie auch auf
die Buttons An, Cc oder Bcc klicken.
2. Nach der Eingabe auch teilweiser Identifikationsinformationen (z. B. Gymnasium
München) in das jeweilige Feld klicken Sie bitte auf das Feld Suchen. Eine Liste
möglicher Empfänger wird Ihnen angezeigt.

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Sie können sich so z. B. für einen bestimmten Ort alle Schulen suchen lassen, indem
Sie das Feld Ort ausfüllen.
3. Nun können Sie aus dieser Trefferliste die entsprechenden Empfänger auswählen.
4. Nach Auswahl der gewünschten Empfänger klicken Sie bitte auf An, Cc oder Bcc am
Ende des Fensters, um den entsprechenden Empfänger dem jeweiligen Adress-Feld
Ihrer Nachricht hinzuzufügen.
5. Sie können diesen Vorgang beliebig oft wiederholen, um weitere Empfänger
auszuwählen.
6. Zusätzlich zu den Einzeladressen stehen auch Verteilerlisten zur Verfügung. Da
diese schulartenspezifisch angelegt sind, geben Sie bitte in der Namenssuche im
Feld “Anzeigenamen” die Schulart im Plural an (z. B. “Volksschulen”, “Realschulen”,
“Gymnasien”, “Berufsschulen”, “Fachakademien”, etc.). Sie erhalten dann als
Trefferliste die verfügbaren Verteilerlisten der jeweiligen Schulart.
7. Um die Auswahl der Empfänger zu beenden, klicken Sie bitte auf Schließen. Die
ausgewählten Empfänger sehen Sie nun im entsprechenden Adressfeld Ihrer
Nachricht.
8. Um einen Empfänger zu löschen, klicken Sie bitte den Eintrag an. Das Adress-
Eigenschaftsfenster wird geöffnet; hier können Sie den entsprechenden Empfänger
durch Entfernen löschen.
Anfügen einer Datei
Sie können jedem beliebigen Element von Microsoft Office Outlook Web Access jede Art von Datei
anfügen, auf die Sie über den Computer oder das Netzwerk zugreifen können.
So fügen Sie eine Datei an eine E-Mail-Nachricht oder ein anderes Objekt in Outlook Web Access an
1. Klicken Sie beim Erstellen der Nachricht, des Termins oder des Kontakts auf der Symbolleiste
auf Anlage hinzufügen .
2. Geben Sie unter Wählen Sie eine Datei zum Anfügen aus den Pfad der Datei ein, oder
klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auszuwählen.
3. Klicken Sie auf Anfügen, und die Datei wird unter Aktuelle Dateianlagen angezeigt.
Wiederholen Sie die Schritte 1 - 3 für alle weiteren Dateien, die Sie anfügen möchten.
4. Um zu dem Formular zurückzukehren, in dem Sie gearbeitet haben, klicken Sie auf der
Symbolleiste auf Zurück zu Nachricht. Die ausgewählten Dateien werden nun im
Kopfbereich neben Anlagen angezeigt.
So entfernen Sie eine oder mehrere Anlagen aus einer Nachricht
1. Um auf eine noch nicht geöffnete Anlage zuzugreifen, klicken Sie auf der Symbolleiste auf
Anlage hinzufügen .
2. Aktivieren Sie unter Aktuelle Dateianlagen die Kontrollkästchen neben den Dateien, die Sie
entfernen möchten.
3. Klicken Sie auf Entfernen.
Tipp:
Anlagen werden nicht kopiert, wenn Sie auf eine Nachricht antworten. Statt der Datei wird ein
Platzhaltersymbol angezeigt. Wenn Sie Anlagen einschließen möchten, leiten Sie die Nachricht
weiter, anstatt darauf zu antworten.
Wichtig Bevor Sie angefügte Dateien bearbeiten, müssen Sie diese auf den Computer downloaden.
Hilfe zum Downloaden von Dateien finden Sie in der Dokumentation zum Webbrowser.

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Einführung in OWA
Weitere Funktionen und Optionen zum E-Mail-Versand
Abb.: Werkzeugleiste
Speichern einer Nachricht
Sie können eine Nachricht speichern, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt senden oder fertig stellen
möchten. Dies gilt für neue Nachrichten ebenso wie für Antworten und Nachrichten, die Sie
weiterleiten. Standardmäßig werden gespeicherte Nachrichten im Ordner Entwürfe gespeichert.
1. Öffnen Sie die Nachricht.
2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Speichern .
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Tipp:
Um eine gespeicherte Nachricht wieder aufzurufen, klicken Sie im Ordner Entwürfe auf die Nachricht.
E-Mails lesen
1. Ihre E-Mails werden im Posteingang angezeigt. Wenn Sie nicht schon Posteingang
ausgewählt haben, klicken Sie bitte auf den Posteingang-Button in der Outlook-
Leiste.
2. Standardmäßig werden Ihre Nachrichten im Posteingang geordnet nach Datum
aufgelistet. Folgende Zusatzinformationen werden zu jeder E-Mail angegeben:
Von: Name oder E-Mail-Adresse des Senders
Betreff : Betreffzeile der E-Mails
Erhalten: Datum und Zeit des Empfangs
Größe: Größe der E-Mail und der Anhänge
Ungelesene E-Mails werden in Fettschrift dargestellt.
3. Sie können die Anordnung der E-Mails auch ändern, indem Sie eine andere Option
im Ansicht-Auswahlmenü auswählen:
4. Ihr Posteingang kann bis zu 25 E-Mails auf einer Seite anzeigen. Haben Sie mehr als
25 E-Mails in Ihrem Posteingang, können Sie weitere Nachrichten über die
Seitenauswahl anzeigen.
5. Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie bitte doppelt auf die Nachricht.
6. Durch Doppelklick öffnet sich ein neues Fenster mit den Inhalten der E-Mail.
7. Durch Auswahl des entsprechenden Pfeils können Sie die übrigen E-Mails abrufen.
8. Zum Schließen des Fensters klicken Sie bitte auf das X in der rechten, oberen Ecke
des Fensters.
Öffnen von Anhängen
1. Der Posteingang zeigt einen Anhang einer E-Mail durch das Büroklammernsymbol
an.
2. Haben Sie eine E-Mail geöffnet, wird der Anhang beim Punkt „Anlagen“ angezeigt.
3. Um den Anhang zu öffnen, klicken Sie bitte auf den Anlagen-Link.
4. Nach einem Klick auf den Anlagen-Link öffnet sich eine Dialogbox, die Ihnen das
weitere Vorgehen erklärt.
5. Nach der Bearbeitung der angehängten Datei schließen Sie bitte die Anwendung.
6. Zum Schließen des Nachrichtenfensters klicken Sie bitte auf das X in der rechten,
oberen Ecke des Fensters.

Auf E-Mails antworten
Dienststelle des Ministerialbeauftragten für die Gymnasien in der Oberpfalz
Einführung in OWA
Im Nachrichtenfenster können Sie auf eine E-Mail antworten:
Es stehen drei Möglichkeiten zur Beantwortung zur Verfügung:
1. Antworten: Die Antwort wird nur an den Sender geschickt.
2. Allen antworten: Die Antwort wird an alle geschickt, die die Nachricht erhalten
haben (jeder im An oder Cc-Feld)
Vorsicht: Diese Option kann gerade bei einer großen Anzahl von Empfängern
unerwünscht sein.
3. Weiterleiten: Die Antwort wird nur an diejenigen geschickt, deren Adresse Sie
angeben.
Durch Klick auf einen dieser drei Antwort-Buttons öffnet sich ein neues
Nachrichtenfenster. Die ursprüngliche Nachricht wird an das Ende der Antwort
angefügt. Anhänge werden nur bei der Option Weiterleiten mitgesendet.
Nach der Eingabe Ihrer Antwort klicken Sie bitte auf Senden.
Impressum
Dienststelle des Ministerialbeauftragten
für die Gymnasien in der Oberpfalz
Hans-Sachs-Straße 2
93047 Regensburg
Tel.: 0941/507-1092
E-Mail:
schmailzl@mb-gym-oberpfalz.de
schulze@mb-gym-oberpfalz.de
Stand: 7. November 2006
Diese Information kann als Datei im Internet abgerufen werden:
www.MeinSchulportal.de.MS
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