AINEA-Pergamon - Uniklinik Köln
AINEA-Pergamon - Uniklinik Köln
AINEA-Pergamon - Uniklinik Köln
Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.
YUMPU macht aus Druck-PDFs automatisch weboptimierte ePaper, die Google liebt.
Dokumentenlenkung mit <strong>AINEA</strong>-<strong>Pergamon</strong><br />
<strong>AINEA</strong>-<strong>Pergamon</strong><br />
- Grundsätzliches zu <strong>Pergamon</strong><br />
- Die <strong>Pergamon</strong>-Oberfläche<br />
- Beteiligte und ihre Aufgaben<br />
- Workflow<br />
Seite 2<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 1
Seite 3<br />
PERGAMON<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
...ist ein Dokumentenlenkungsprogramm<br />
Es unterstützt den Workflow,<br />
erstellte Dokumente...<br />
• zu prüfen, freizugeben,<br />
• zu veröffentlichen,<br />
• zu verteilen,<br />
• einzuziehen,<br />
• zu revisionieren und<br />
• zu archivieren<br />
Seite 4<br />
Grundsätzliches zu <strong>Pergamon</strong><br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 2
• <strong>Pergamon</strong> ist in der <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> zentral auf einem eigenen Server<br />
im ZIK installiert und läuft komplett webbasiert.<br />
• <strong>Pergamon</strong> läuft ausschließlich im Patientennetz / Intranet.<br />
Ein Zugriff aus dem Wissenschaftsnetz oder aus dem Internet ist nicht möglich.<br />
• Ein Mitarbeiter benötigt zum Lesen der Dokumente lediglich einen<br />
PC/Terminal mit Webbrowser (Internet Explorer) und einen<br />
Anschluss zum Patientennetz<br />
Ein weiterer Programm-Installationsaufwand auf dem lokalen Rechner entfällt.<br />
• <strong>Pergamon</strong> kann von Terminals aufgerufen werden.<br />
• Software wird lediglich für das Lesen der Dokumente benötigt, wie z. B. den<br />
Acrobat Reader für PDF-Dateien und Word bzw. Excel für entsprechende Office-<br />
Dokumente, etc.<br />
Seite 5<br />
Seite 6<br />
Grundsätzliches zu <strong>Pergamon</strong><br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Grundsätzliches zu <strong>Pergamon</strong><br />
• <strong>Pergamon</strong> beinhaltet ein komplettes Rechte- und Rollensystem.<br />
Jeder Mitarbeiter einer Instanz erhält ein Login und ein Kennwort<br />
zum Zugriff auf <strong>Pergamon</strong>.<br />
• Dies erfordert, dass ein <strong>Pergamon</strong>-Administrator sämtliche Mitarbeiter seiner<br />
Instanz „pflegen“ muss.<br />
(Neue Mitarbeiter anlegen, ausgeschiedene Mitarbeiter löschen und Nachfolger<br />
bestimmen, Passwortverwaltung, Gruppen und Verteiler pflegen, etc.)<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 3
• Jede Organisationseinheit benötigt grundsätzlich eine eigene<br />
„<strong>Pergamon</strong>-Instanz“ (=<strong>Pergamon</strong>-Lizenz).<br />
• Zentren können eine Instanz gemeinsam nutzen<br />
• Produktivinstanzen an der <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong>:<br />
Seite 7<br />
Seite 8<br />
<strong>Pergamon</strong>-Instanzen<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
<strong>Pergamon</strong>-Links im Intranet der <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong><br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 4
• Unterschiedliche Instanzen können kooperieren;<br />
d. h., Dokumente, die in mehreren Instanzen genutzt werden können,<br />
werden einmal von einer „führenden“ Instanz erstellt und gepflegt und<br />
können von „kooperierenden“ Instanzen lesend genutzt werden.<br />
Dokumente der führenden Instanz können von Prüfern der kooperierenden<br />
Instanz geprüft werden.<br />
• Für jedes Dokument wird eine individuelle Gültigkeitsdauer festgelegt.<br />
Bei Erreichen eines Vorwarntermins weist <strong>Pergamon</strong> den Dok-Manager<br />
automatisch per E-Mail auf die Notwendigkeit zur Erstellung einer<br />
Dokumentrevision hin.<br />
Revisionen durchlaufen den üblichen Workflow und sind nach der<br />
Freigabe sofort in <strong>Pergamon</strong> verfügbar. Die Vorgängerversion wird durch<br />
<strong>Pergamon</strong> automatisch archiviert und dem allgemeinen Zugriff entzogen.<br />
• Jedes Dokument liegt nur einmal in der gültigen Version vor.<br />
Sobald ein Mitarbeiter ein Dokument abruft, kann er sicher sein,<br />
dass es die gültige und freigegebene Revision ist.<br />
Seite 9<br />
Seite 10<br />
Grundsätzliches zu <strong>Pergamon</strong><br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Die PERGAMON-Oberfläche<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 5
Seite 11<br />
Seite 12<br />
<strong>Pergamon</strong>-Standardansicht<br />
Arbeitsbereich<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
<strong>Pergamon</strong>-Benutzeroberfläche<br />
(Lesemappe Übersicht)<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Kopfleiste<br />
Regalstruktur<br />
1 6
Seite 13<br />
Seite 14<br />
<strong>Pergamon</strong>-Benutzeroberfläche<br />
(Lesemappe – Einzelnes Dokument)<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Die PERGAMON-Regalstruktur<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 7
Seite 15<br />
Seite 16<br />
Regalstruktur „Brustzentrum“<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Regalstruktur „ZMS“<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 8
Seite 17<br />
Seite 18<br />
Regalstruktur „Transfusionsmedizin“<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Personen / Aufgabenbereiche<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 9
Seite 19<br />
Personen / Aufgabenbereiche<br />
Instanz-Administrator<br />
Dokumenten-Manager (Dok-Manager)<br />
Ersteller<br />
Prüfer<br />
Freigeber<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Der Instanz-Administrator<br />
• pflegt die Regalstruktur<br />
• pflegt die Rechteverwaltung<br />
• pflegt Mitarbeiterdaten (Zu- und Abgänge)<br />
• pflegt die Schlüsselwortliste<br />
• ruft Statusberichte ab<br />
• ist allgemeiner <strong>Pergamon</strong>-Ansprechpartner<br />
• hat mit dem eigentlichen Erstellungsprozess eines Dokuments nichts zu tun<br />
Seite 20<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 10
Dokumenten-Manager (Dok-Manager)<br />
• ist der Verantwortliche für den Erstellungsprozess und<br />
dessen Revisionskontrolle<br />
• legt neue Dokumenten-Container an<br />
• legt „Dok-Attribute“ fest (Titel, Zugriffsrechte, Verteiler,<br />
Gültigkeitszeitraum, Regale, etc.)<br />
• teilt Rollen zu (Ersteller, Prüfer, Freigeber)<br />
• startet den <strong>Pergamon</strong>-Workflow<br />
• „hält die Fäden“ des Dokuments bis zur Freigabe zusammen<br />
Seite 21<br />
Seite 22<br />
Neuer<br />
Dok-Container<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Der Ersteller<br />
• überträgt die eigentlichen Dokumente (PDF, Word,<br />
EXCEL, etc.) in den Dok-Container<br />
• leitet den Dokumenten-Container zur Prüfung oder<br />
direkt zur Freigabe weiter<br />
• erhält sämtliche zurückgewiesenen Dokumente zur<br />
weiteren Bearbeitung<br />
+<br />
PDF,<br />
DOC,<br />
XLS<br />
etc.<br />
=<br />
Titel<br />
Zugriffsrechte<br />
Verteiler<br />
Gültigkeitszeitraum<br />
Regale<br />
Ersteller<br />
Prüfer<br />
Freigeber<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 11<br />
PDF,<br />
DOC,<br />
XLS<br />
etc.
Seite 23<br />
Der Prüfer<br />
• prüft Dokumente auf Inhalt sowie Fehler<br />
• ergänzt evtl. weitere Dokumente<br />
• gibt den Dok-Container entweder zur Überarbeitung an<br />
den Ersteller zurück oder leitet es zur Freigabe an den<br />
Freigeber weiter<br />
Seite 24<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Der Freigeber<br />
1 12<br />
PDF,<br />
DOC,<br />
XLS<br />
etc.<br />
• prüft ein Dokument insbesondere auf inhaltliche Korrektheit und gibt<br />
das Dokument entweder zur Überarbeitung an den Ersteller zurück<br />
oder gibt das Dokument frei<br />
PDF,<br />
DOC,<br />
XLS<br />
etc.<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Veröffentlichung
Seite 25<br />
<strong>Pergamon</strong>-<br />
Workflow<br />
Seite 26<br />
Der PERGAMON-Workflow<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Sonderinformation<br />
Kurze Authorisierung<br />
lehnt ab<br />
stimmt zu<br />
DOK-Manager<br />
Auftrag zur Erstellung mit Vorgaben<br />
zur Freigabe<br />
Instanz-Admin<br />
Ersteller<br />
Freigeber<br />
erteilt Freigabe<br />
PERGAMON<br />
zur Prüfung<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 13<br />
Prüfer<br />
zur Freigabe<br />
Verteiler Regale<br />
lehnt ab<br />
stimmt zu<br />
stimmt zu<br />
lehnt ab<br />
Volle Authorisierung
Seite 27<br />
Seite 28<br />
Nach der Freigabe…<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
...nach der Freigabe<br />
1. Nach der Freigabe wird das Dokument in das gewählte Regal „gelegt“<br />
und somit sämtlichen Berechtigten zur Verfügung gestellt...<br />
Gewähltes Regal<br />
Dokument<br />
2. ...und „die Mitglieder der Verteiler“ werden per E-Mail benachrichtigt<br />
und aufgefordert das Dokument zu lesen.<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 14
Dokument ist noch nicht gelesen worden<br />
Dokument wurde gelesen<br />
Seite 29<br />
Seite 30<br />
...nach der Freigabe: Mitarbeitersicht<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Anmerkungen: Verständnisfragen<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 15
Zur externen Sicherung oder zur Vorbereitung eines<br />
Audits kann eine komplette Regalstruktur mit sämtlichen<br />
Dokumenten „per Mausklick“ in eine ZIP-Datei<br />
gespeichert und auf einen Datenträger übertragen<br />
werden.<br />
Seite 31<br />
Seite 32<br />
Anmerkungen: Datenexport<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!<br />
Kontakt und Termine für <strong>Pergamon</strong>-Demo:<br />
Georg Waasem<br />
<strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong><br />
Zentralbereich Medizinische Synergien<br />
Telefon: (0221) 478-7951<br />
E-Mail: georg.waasem@uk-koeln.de<br />
Fragen???<br />
1. QM-Tag <strong>Uniklinik</strong> <strong>Köln</strong> 10.06.2010 Dokumentenlenkung mit PERGAMON Georg Waasem, ZMS<br />
1 16
Change language