Benutzerhandbuch

Projekt: SD-Faktura 

Inhalt: Handbuch für die Anwender 

Dokumentation für die Anwender 

zu Modul SD von SAP R/3 Release 4.6b 

Darstellung der Vorgehensweise, 

zu pflegenden Feldern und 

Auswertungsmöglichkeiten 

Erstellt von: Kai Vollmar 

Kai.Vollmar@admin.uni-giessen.de 

Datei: JLU- SD-Anwender-Dokumentation.doc 

gespeichert: 21.11.02 

gedruckt: 21.11.02 

Seite 1 von 64



Inhaltsverzeichnis 




Seite 2 von 64 

A Grundlagen von SAP R/3 _________________________________________ 4 

A.1 Übersicht Vertriebsstruktur JLU _____________________________________ 4 

A.2 Übersicht SD-Berechtigungsprüfung JLU _____________________________ 4 

A.3 Anmelden am System _____________________________________________ 5 

A.4 SAP Bedieneroberfläche ___________________________________________ 7 

A.4.1 Fensteraufbau ________________________________________________________ 7 

A.4.2 Systemfunktionsleiste___________________________________________________ 7 

A.4.3 Statuszeile ___________________________________________________________ 9 

A.5 Abmelden vom System ____________________________________________ 9 

B Stammdaten Anlegen ___________________________________________ 10 

B.1 Stammdaten für Kunden/Debitor Anlegen ____________________________ 10 

B.1.1 Einstiegsmaske Debitor Anlegen _________________________________________ 11 

B.1.2 Allgemeine Daten _____________________________________________________ 12 

B.1.3 Buchungskreisdaten ___________________________________________________ 13 

B.1.4 Vertriebsbereichsdaten_________________________________________________ 16 

B.2 Stammdaten für Material Anlegen___________________________________ 20 

B.2.1 Einstiegsmaske und Sichtenauswahl für Material Anlegen _____________________ 20 

B.2.2 Vertrieb: Verkaufsorg. Daten ____________________________________________ 23 

B.2.3 Vertriebstext _________________________________________________________ 25 

B.3 Konditionen für Materialien Anlegen ________________________________ 26 

C Auftrag Anlegen / Einstiegsmaske ________________________________ 29 

C.1 Lastschriftsanforderung/Lieferschein _______________________________ 32 

C.1.1 Lastschriftsanforderung Anlegen _________________________________________ 32 

C.1.2 Lastschriftsanforderung/Lieferschein ausdrucken ____________________________ 34 

C.2 Gutschriftsanforderung Anlegen ___________________________________ 36 

C.3 Barverkauf Anlegen ______________________________________________ 38 

D Auftrag Ändern / Löschen _______________________________________ 39 

E Faktura Anlegen _______________________________________________ 42 

E.1 Einzel- und Sammelfaktura ________________________________________ 43 

E.2 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -L2- (zu Punkt C.1.1) ______________ 45 

E.2.1 Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ 46 

E.2.2 Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ 47 

E.2.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ 47 

E.2.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ 47 

E.3 Anzeige der Folgebelege zur Gutschrift -G2- (zu Punkt C.2) _____________ 48 




E.3.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ 50 

E.4 Anzeige der Folgebelege zum Barverkauf -ZBV- (zu Punkt C.3) __________ 50 




E.4.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ 52







E.5 Zusätzliche Infomöglichkeiten zu den Fakturen _______________________ 53 

E.5.1 Anzeige Debitoren-Einzelposten _________________________________________ 53 

E.5.2 Anzeige Kontoauszug 2 ________________________________________________ 56 

F Faktura Stornieren _____________________________________________ 58 

F.1 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -Storno- (zu Punkt E.3/F) __________ 59 

F.1.1 Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ 60 

F.1.2 Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ 60 

F.1.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ 60 

F.1.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ 61 

F.1.5 Anzeige Debitoren-Einzelpostenliste ______________________________________ 61 

F.1.6 Anzeige Kontoauszug 2 ________________________________________________ 61 

G Erneuter Ausdruck bereits gedruckter Belege (Spoolaufträge)_________ 62

A Grundlagen von SAP R/3 



A.1 Übersicht Vertriebsstruktur JLU 

Materialarten 

Vertriebsbereich 

Buchungskreis JLU 

Verkaufsorganisation JLU 

Vertriebsweg 01 

Sparten 

Verkaufsbüros 

A.2 Übersicht SD-Berechtigungsprüfung JLU 

Standardprüfung SAP R/3 

Vertriebsbereich (JLU/01/00) 

Fakturaart (L2/G2/BV) 

Materialart (Berechtigungsgruppe) 

Debitoren (DINL/DAUS/DCPD) 

Wurde für die JLU programmiert 

Verkaufsbüro (bei Auftrag/Faktura) 





Fakturen- 

Nr.-Kreis

A.3 Anmelden am System 



Das Anmelden am System erfolgt normalerweise über das Startmenü 

Start – Programme – SAP Frontend – SAP-Logon 

oder 

über eine Verknüpfung mit SAP-Logon auf Ihrem Desktop. 





Im Fenster SAP-Logon öffnen Sie den R/3-Einstiegsbildschirm über Doppelklick auf 

den Eintrag Ihres SAP-Systems oder Sie markieren Ihr SAP-System und drücken die 

Drucktaste. 

- für Tests und Schulung im System 

wählen Sie bitte den Eintrag 

'JLU Development Giessen'







Nach dem Aufruf des Programms erscheint ein Logon-Fenster, in dem Sie folgende 

Felder pflegen müssen: 

• Mandant (666 für Schulungsmandant) 

• Benutzer (Ihr Benutzername für SAP) 

• Kennwort (Ihr persönliches Kennwort für diesen Mandanten) 

• Sprache (wenn das Feld leer bleibt, wird autom. 'DE' verwendet) 

Wenn Sie sich das erste Mal am System anmelden, werden Sie aufgefordert ein 

neues Kennwort einzugeben (zweimal dasselbe!). 

Dieses Kennwort sollten Sie sich unbedingt merken, da Sie es für Ihre zukünftigen 

Anmeldungen am System benötigen. 

Wenn Sie Ihr Kennwort einmal vergessen sollten, wenden Sie sich bitte telefonisch 

an Tel.: 12066 oder 12067 an die SAP Basis-Administration.

A.4 SAP Bedieneroberfläche 

A.4.1 Fensteraufbau 







Als Bedieneroberfläche bezeichnet man die Fenster, Menüs, Felder usw., die zur 

Bedienung der Anwendung zur Verfügung stehen. In SAP R/3 arbeiten Sie normalerweise 

in Fenstern, die alle ähnlich aufgebaut sind. Die folgende Abbildung zeigt die 

einzelnen Bestandteile eines Fensters: 

(1) Menüleiste (Inhalt verändert sich je nach Anwendung) 

(2) Systemfunktionsleiste (Inhalt immer gleich bleibend) 

(3) Titelleiste (enthält Bezeichnung der jeweiligen Anwendung) 

(4) Anwendungsfunktionsleiste (je nach Anwendung andere Symbole/Funktionen) 

(5) Statusleiste (enthält Hinweise und Systeminformationen) 

Eingabefeld 

A.4.2 Systemfunktionsleiste 

Nachfolgend die Erklärung zu den Bestandteilen der Systemfunktionsleiste: 

Symbole Funktionsname Bedeutung 

Enter 

Befehlsfeld 

Sichern 

Zurück 

1 

3 

5 

2 

4 

Durch Anklicken dieser Taste wie auch mit der 

Enter-Taste auf der Tastatur bestätigen Sie die im 

Fenster gemachten Eingaben. 

Hier können Sie den Transaktionscode wie z.B. 

'VA01' direkt eingeben. 

Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre 

Arbeit. 

Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine 

Stufe in der Anwendungshierarchie zurück. Falls 

Sie Eingaben gemacht haben, werden Sie noch 

gefragt, ob Sie diese sichern möchten.



Symbole Funktionsname Bedeutung 

Abmelden 

Abbrechen 

Drucken 

Suchen 

Weiter Suchen 





Durch Anklicken dieser Taste beenden Sie, ohne 

Ihre Daten vorher zu sichern, die aktuelle 

Anwendung und kehren zur vorigen Ebene 

zurück. 

Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die 

aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten vorher 

zu sichern. 

Durch Anklicken dieser Taste können Sie die 

Daten des aktuellen Fensters ausdrucken. 

Durch Anklicken dieser Taste können Sie nach 

Daten im aktuellen Fenster suchen. 

Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine 

erweiterte Suche nach Daten im aktuellen Fenster 

durchführen. 

Erste Seite Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur 

ersten Seite der angezeigten Informationen 

zurück. 

Vorige Seite 

Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie eine 

Seite in der angezeigten Information zurück. 

Nächste Seite Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie eine 

Seite in der angezeigten Information vor. 

Letzte Seite Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur 

letzten Seite der angezeigten Informationen vor. 

Neuen Modus 

erzeugen 

Verknüpfung 

erzeugen 

Hilfe – F1 

Anpassung des 

Layouts 

Durch Anklicken dieser Taste erzeugen Sie einen 

neuen Modus, in dem Sie weitere Transaktionen 

ausführen können. 

Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine 

SAP-Verknüpfung zu einer Transaktion erstellen. 

Durch Anklicken dieser Taste bzw. der Taste F1 

zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem der 

Cursor gerade steht. 

Durch Anklicken dieser Taste können Sie die 

Anzeigeoptionen anpassen und eine Hardcopy 

auf Ihrem Drucker ausgeben. 

- mit dem Befehl 'Optionen' kann die SAP- 

Oberfläche auf Ihrem lokalen PC geringfügig 

angepasst werden 

- mit dem Befehl 'Hardcopy' drucken Sie den 

gerade sichtbaren Fensterinhalt aus

A.4.3 Statuszeile 







Auf der linken Seite der Statuszeile erhalten Sie je nach Anwendung diverse 

Hinweise, Infos oder auch Fehlermeldungen. 

Im rechten Abschnitt können Sie sich verschiedene Systeminformationen anzeigen 

lassen durch Klicken auf das Symbol. Sie müssen einfach in dem sich öffnenden 

Menü die Zeile mit der gewünschten Information anklicken. 

A.5 Abmelden vom System 

Zum Abmelden vom System können Sie in der Menüleiste das Menü System wählen 

und auf die Funktion 'Abmelden' klicken. 

Eine andere Möglichkeit ist das Klicken auf den gelben Pfeil in der Systemfunktionsleiste 

bis alle Modi geschlossen sind. Bei der Arbeit mit mehreren Modi ist dies 

durchaus sinnvoll, um evtl. auch noch Daten vorher sichern zu können. 

Bei beiden Varianten wird Ihre Entscheidung vor der endgültigen Abmeldung vom 

System mit nachfolgendem Dialogfenster noch einmal überprüft. Wenn Sie sich 

endgültig abmelden möchten, brauchen Sie einfach mit 'Ja' zu bestätigen.

B Stammdaten Anlegen 



B.1 Stammdaten für Kunden/Debitor Anlegen 





Pfad: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Stammdaten – Geschäftspartner – Kunde – 

Anlegen – Gesamt 

Zum Anlegen neuer Debitoren Inland und Ausland nur die Transaktion 

'XD01-Gesamt' auswählen, da mit der Transaktion 'VD01-Vertrieb' nur bestehende 

Debitoren um die Vertriebssicht erweitert werden können. 

CPD-Debitoren (Conto-Pro-Diverse) müssen nicht mehr angelegt werden, da bereits 

für jedes Verkaufsbüro ein eigener, mit der Bezeichnung des jeweiligen 

Verkaufsbüros identischer CPD-Debitor vorhanden ist. Der CPD-Debitor kann durch 

die Pflege von Berechtigungsgruppen nur von dem dazugehörigen Verkaufsbüro 

bebucht werden. Zudem ist die Einzelpostensicht nur für das jeweilige Verkaufsbüro 

zugelassen.



B.1.1 Einstiegsmaske Debitor Anlegen 





In der Einstiegsmaske für 'Debitor Anlegen' müssen folgende Werte gepflegt werden: 

- Kontengruppe (Debitor Inland/Ausland) 

- Buchungskreis (JLU) 

- Vertriebsbereich 

• Verkaufsorganisation (JLU) 

• Vertriebsweg (01) 

• Sparte (00) 

Die Werte für Buchungskreis und Vertriebsbereich sind immer gleich bleibend, damit 

die Debitoren für Inland und Ausland von allen genutzt werden können. 

Teilweise sind die Werte der Felder vorbelegt. Diese müssen Sie lediglich noch auf 

ihre Richtigkeit prüfen. 

Nach der Eingabe der vorher genannten Daten müssen diese noch mit dem grünen 

Haken bestätigt werden, um mit der Eingabe der Stammdaten fortzufahren. 

Im Feld 'Debitor' wird nichts eingegeben, da die Nummernvergabe intern von SAP 

erfolgt.

B.1.2 Allgemeine Daten 







In den allgemeinen Daten des Debitors sind in der Karteikarte 'Adresse' die Felder für 

Name, Anschrift und Suchbegriff auszufüllen. 

Für den Suchbegriff sollte der Hauptname verwendet werden und keine Vornamen 

oder allgemeine Begriffe wie z.B. Hotel und Buchhandlung. 

Der Wert 'INTERN' im Feld Debitor wird nach dem späteren Speichern durch die 

Debitorennummer ersetzt und steht für die SAP-interne Nummernvergabe. 

Zur Pflege der Buchungskreis- und Vertriebsbereichsdaten Klicken Sie auf den 

entsprechenden Button in der Anwendungsfunktionsleiste.

B.1.3 Buchungskreisdaten 







In den Buchungskreisdaten des Debitors sind die Karteikarten Kontoführung, 

Zahlungsverkehr und Korrespondenz zu pflegen. In der Karteikarte Kontoführung ist 

das Feld Abstimmkonto auszufüllen (siehe nachfolgende Auswahl). 

- hierbei sind die meist verwendeten Abstimmkonten/Sachkonten: 

2300 0000 für Debitor Inland 

2310 0000 für Debitor Ausland







In der Karteikarte 'Zahlungsverkehr' ist das Feld Zahlungsbedingung auszufüllen 

(siehe nachfolgende Auswahl). 

- in der Regel ist hier 'Z140 – innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug' auszuwählen







In der Karteikarte 'Korrespondenz' ist das Feld Mahnverfahren auszufüllen (siehe 

nachfolgende Auswahl). 

- für einen Privatkunden im Inland ist hier z.B. '0110' Forderungen Inland 

auszuwählen

B.1.4 Vertriebsbereichsdaten 







Abschließend müssen noch die Vertriebsbereichsdaten in den Karteikarten Aufträge, 

Faktura und Partnerrollen gepflegt werden. 

In der Karteikarte 'Aufträge' ist das Feld Währung und Kundenschema auszufüllen, 

wobei die Währung immer mit 'EUR' und Kundenschema mit dem Wert '1' für 

Standard zu füllen ist. Das Kundenschema legt die Art der Berechnung für den Beleg 

fest, bei 'Standard' wird der Nettobetrag ausgewiesen und die MwSt. 

daraufgerechnet, um den Bruttobetrag zu erhalten.







In der Karteikarte 'Faktura' sind die Felder Zahlungsbedingung, Kontierungsgruppe 

und Steuerklasse zwingend auszufüllen. Die Felder für Incoterms sind keine Pflicht, 

können aber für den Ausdruck des Lieferscheins ausgefüllt werden (siehe 

nachfolgende Auswahl). 

- Auswahl für Zahlungsbedingungen siehe Punkt B.1.3 

- bei der Kontierungsgruppe ist nur '01-Erlöse' enthalten, da keine Unterscheidung 

der Erlöskonten zwischen Inland und Ausland vorgenommen wird







- das Feld Steuerklassifikation ist bei 'Debitor Inland' generell mit dem Wert 

'1-steuerpflichtig' zu füllen, da die Art der Steuerberechnung (A0/A1/A2/A3) über 

das Material gesteuert wird (siehe Material Anlegen) 

- soll ein 'Debitor Ausland' angelegt werden, erfragen Sie bitte das jeweilige 

Steuerkennzeichen bei der Finanzbuchhaltung der JLU Gießen (Tel. 12420 

oder 12440) 

- nachfolgend die möglichen Incoterms zur Verwendung für den Lieferschein, der 

Langtext rechts neben dem Index kann jedoch auch frei formuliert werden 

(z.B. ab JLU Giessen)







In der Karteikarte 'Partnerrollen' können bereits angelegte Debitoren als Rechnungsempfänger, 

Regulierer oder Warenempfänger eingetragen werden, ansonsten wird 

automatisch der gerade angelegte Debitor für alle Partnerrollen verwendet. 

Nach dem Speichern erscheint in der Spalte Nummer automatisch die intern 

vergebene Debitorennummer, wenn nicht vorher manuell eine andere eingegeben 

wurde.



B.2 Stammdaten für Material Anlegen 





Pfad: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Stammdaten – Produkte – Material – Sonstiges 

Material – Anlegen 

B.2.1 Einstiegsmaske und Sichtenauswahl für Material Anlegen 

Zum Anlegen neuer Materialien müssen die Felder Branche und Materialart 

ausgefüllt werden. Im Feld Branche ist immer 'Hochschule' auszuwählen, den Wert 

für die Materialart siehe nachfolgende Auflistung. 

Nachdem die beiden Felder gefüllt sind, ist der 

Button 'Sichtenauswahl' zu klicken, um die zu 

pflegenden Sichten für das Material auszuwählen. 

Das Feld 'Material' wird automatisch 

von SAP durch interne Nummernvergabe 

abhängig von der Materialart gefüllt.







Für jedes Verkaufsbüro ist eine Materialart mit der identischen Bezeichnung 

angelegt, die auch nur von dem User des zugehörigen Verkaufsbüros verwendet 

werden kann. Somit ist gewährleistet, dass jedes Verkaufsbüro einen eigenen 

Nummernkreis besitzt und damit leicht seine Materialien später wieder auswählen 

kann. 

Die Materialnummern sind für alle 10-stellig und sind wie folgt aufgebaut: 

1. Stelle = 8 (für alle gleich) 

2. - 5.Stelle = vierstelliger Index des Verkaufsbüros (z.B. 2500) 

6. - 10. Stelle = fortlaufende Nummerierung von 0 – 99.999







Bei der Sichtenauswahl sind beide angebotenen Sichten durch Klicken auf den links 

neben dem Text befindlichen Button zu markieren. 

Wenn Sie das erste Material anlegen, setzen Sie noch den Haken bei 

'Sichtenauswahl nur auf Anforderung' sowie 'Markierte Sichten anlegen' und klicken 

Sie anschließend auf den Button 'Voreinstellung'. 

Durch den Button 'Voreinstellung' müssen Sie beim Anlegen des nächsten Materials 

die Sichtenauswahl nicht mehr aufrufen, es werden dann automatisch die 

gespeicherten Einstellungen verwendet. 

Nach der Sichtenauswahl müssen Sie noch die Organisationsebenen mit dem Button 

'OrgEbenen' pflegen. 

Hier können Sie wie auch bei der Sichtenauswahl die unten stehenden Werte einmal 

eintragen, den Haken setzen und den Button 'Voreinstellung' klicken, um diese nicht 

bei jedem Material pflegen zu müssen. 

Abschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem grünen Haken und gelangen 

nun zu den Stammdaten für das Material.

B.2.2 Vertrieb: Verkaufsorg. Daten 







In der Sicht 'Vertrieb: Verkaufsorg. Daten' müssen folgende Felder ausgefüllt werden: 

(1) Langtext für das Material (wird später auf Lieferschein und Rechnung 

gedruckt) 

(2) Basismengeneinheit (z.B. Stück, KG, Liter) 

(3) Auslieferungswerk (immer 'JLU') 

(4) Statistikgruppe Material (immer '1') 

(5) Kontierungsgruppe Material (Erlöskonto – siehe Auflistung) 

(6) Positionstypengruppe (mit NLAG vorbelegt – nicht ändern) 

(7) Steuerklassifikation (je Steuerprozentsatz – siehe Auflistung) 

- zur Pflege des Vertriebstextes für das Material klickt man auf den Button mit dem 

Pfeil nach rechts in der Anwendungsfunktionsleiste um in die nächste Ansicht zu 

gelangen 

4 

2 

5 

3 

6 

7 

1



- zur Zeit ist nur ein Werk (JLU) angelegt 





- die Kontierungsgruppen für das Material sind notwendig für die Sachkontenzuordnung, 

damit bei der Faktura das richtige Erlöskonto bebucht werden kann 

- die Bezeichnung der Kontierungsgruppen sind identisch mit den hinterlegten 

Erlöskonten aus dem Hochschulkontenplan 

UE. a. Technologie- und Wissenstransfer USt-pfl. 

UE Überlassung v. Gästehäusern 

UE Überlassung v. Rechten 

Erlöse Fracht 

sonstige Umsatzerlöse 

Umsatzerlöse aus Handelswaren 

so. Kostenersätze und Erstattungen 

Einnahmen sonstige Gebühren für F+L 

Einnahmen Geb. Fort- und Weiterbildung 

so. Gebühren und Leistungsentgelte 

Promotionsgebühren 

Prüfungsgebühren 

Nebenerlöse Betreuung Studierende 

Nebenerl. Abgabe Energie und Abfälle 

Nebenerlöse Hochschulveranstaltungen 

Nebenerlöse anderen Nebenbetrieben 

Nebenerl. so. Hochschulaktivitäten 

Nebenerlöse aus Werbung 

sonstige Nebenerlöse 

Erlöse aus Schadenersatzleistungen 

- die Steuerklassifizierung ist die Grundlage für die Berechnung der Ausgangssteuer 

bei der Faktura mit dem dazugehörigen Steuerprozentsatz 

A0 – 0 % 

A1 – 16 % 

A2 – 7 % 

A3 – 9 %

B.2.3 Vertriebstext 







In der Sicht 'Vertriebstext' kann zusätzlich zu der Materialbezeichnung ein weiterer 

Text angelegt werden, der zur Information für den Empfänger dienen kann. Der 

Vertriebstext wie auch die Materialbezeichnung auf dem Lieferschein und Faktura 

wird mit ausgedruckt. 

Nachdem alle Werte eingegeben sind, ist zum Speichern in der Systemfunktionsleiste 

die Diskette zu klicken. 

- zum wechseln der Ansicht zwischen Vertriebsdaten und Vertriebstext für das 

Material klickt man auf den Button mit dem Pfeil nach links oder rechts in der 

Anwendungsfunktionsleiste um in die andere Ansicht zu gelangen



B.3 Konditionen für Materialien Anlegen 





Pfad: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Stammdaten – Konditionen – Selektion über 

Konditionsart – Anlegen 

Die Konditionssätze sind zur festen Hinterlegung von Preisen und Rabatten zu einem 

Material notwendig, um diese automatisch beim Anlegen von Aufträgen ziehen zu 

können. 

Anstatt Konditionssätze anzulegen ist es bei Materialien mit wechselnden 

Konditionen auch möglich, die Konditionen manuell im Auftrag einzugeben. Die 

manuelle Eingabe erhöht aber natürlich den Pflegeaufwand beim Anlegen von 

Aufträgen und sollte daher nur im geringen Umfang verwendet werden. 

Im Feld 'Konditionsart' ist immer der Wert 'PR00' einzugeben, der im System mit 

einem Kalkulationsschema zur Preisermittlung verknüpft ist (z.B. Berechnung der 

MwSt). 

Nach der Eingabe der Konditionsart 

ist der Button 'Schlüsselkombination' 

zu klicken, um die Art der 

Verknüpfung zu der Preiskondition 

festzulegen (i.d.R. zu Material).







Bei der Auswahl der Schlüsselkombination soll der Radiobutton bei 'Material' gesetzt 

werden. Somit ist gewährleistet, dass die Preisfindung im Auftrag funktioniert und der 

geringste Pflegeaufwand erforderlich ist. 

In der Erfassungsmaske für die Kondition sind die Materialnummer und der dazugehörige 

Betrag pro Mengeneinheit einzugeben. 

Die restlichen Daten wie Materialbezeichnung, Währung und Mengeneinheit werden 

automatisch aus dem Materialstamm übernommen. Der Gültigkeitszeitraum wird, 

wenn nicht manuell geändert, vom Tag der Eingabe bis unendlich gesetzt. Hier 

besteht die Möglichkeit, befristete Zeiträume mit unterschiedlichen Konditionen für 

das Material anzulegen. 

Über den Button 'Zusatzkonditionen' können Rabatte hinterlegt werden, die dann 

aber immer mit dem Material gezogen werden. Wenn Rabatte nur bei bestimmten 

Kunden gewährt werden sollen, sollten diese manuell beim 'Auftrag Anlegen' noch 

eingegeben werden.







Für die Eingabe von Rabatten wird in der Spalte Konditionsart die jeweilige 

Bezeichnung (siehe Auflistung) und in der Spalte Betrag der gewünschte Prozentsatz 

eingegeben. 

Nachdem ein Rabatt eingegeben wurde, erscheint in der Eingabemaske in der 

Spalte Zusatzkonditionen ein Haken. Wenn die Konditionen überprüft werden, sieht 

man so in einer Maske auch die evtl. angelegten Zusatzkonditionen.



C Auftrag Anlegen / Einstiegsmaske 

Pfad: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Anlegen 




Seite 29 von 64







In der Einstiegsmaske für 'Kundenauftrag anlegen' müssen folgende Werte gepflegt 

werden: 

- Auftragsart (alle in der JLU verwendeten Auftragsarten) 

• L2 – Lastschriftsanforderung/Lieferschein 

• G2 – Gutschriftsanforderung 

• ZBV – Barverkauf allgemein 

• ZBV1 – Barverkauf AHS (Allgemeiner Hochschulsport) 

• ZBV2 – Barverkauf GH (Gästehäuser) 

- Organisationsdaten 



• Sparte (Userspezifisch – siehe Auflistung) 

• Verkaufsbüro (Userspezifisch – siehe Auflistung) 

Nach Eingabe der Daten muss nur noch mit dem grünen Haken bestätigt werden, um 

zur Eingabemaske für den Auftrag zu gelangen. 

Zur Auswahl Ihrer Sparte einfach in das Feld und anschließend auf den Button 

daneben klicken, um die gesamten Sparten angezeigt zu bekommen. Nachdem die 

Sparte ausgewählt ist, werden nur noch die dazugehörigen Verkaufsbüros zur 

Auswahl angezeigt (siehe nächste Seite).







- bei der Verkaufsorganisation nur JLU auswählen, da die anderen beiden nicht 

aktiv sind 

- als Vertriebsweg ist nur '01' angelegt, der auch mit der Verkaufsorganisation 

'JLU' verknüpft ist 

- nachfolgend die derzeit angelegten Sparten zur Übersicht 

- als Beispiel die Auswahl der Verkaufsbüro für die 

Sparte 25



C.1 Lastschriftsanforderung/Lieferschein 

C.1.1 Lastschriftsanforderung Anlegen 





Pfad: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Anlegen (siehe Punkt C) 

- für Lastschriftsanforderung bei 

Auftragsart 'L2' eintragen und 

den grünen Haken zur 

Bestätigung klicken 

Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der zu fakturierenden Materialien 

und bei Bedarf auch zum vorherigen Ausdruck als Lieferschein, z.B. bei späterer 

Sammelfaktura (siehe Punkt D.1). 

Bei vorheriger Pflege der Stammdaten für Debitor, Material und Konditionen sind in 

der Auftragsmaske noch folgende Daten einzugeben: 

• Debitorennummer 

• Materialnummer 

• Zielmenge (zu fakturierende Menge) 

• CO-Auftragsnummer 

Der Nettowert kann durch einen Doppelklick auf den Betrag in der sich dann 

öffnenden Maske für Konditionen noch geändert werden.







Ebenso kann bei Bedarf die Materialbezeichnung, Zahlungsbedingung und Incoterms 

im Auftrag abgeändert werden. Wenn vorhanden, kann Bestellnummer und -datum 

im Auftrag eingeben werden. 

Die Spalten Mengeneinheit (ME), Sparte, Werk und Kontierungsgruppe Material 

werden nur noch mal zur Information aus den Stammdaten des Materials angezeigt. 

Eine Änderung ist nur in den Stammdaten möglich. 

Die Bedeutung von Gesamtstatus und Bezeichnung: 

• Gesamtstatus/offen – der Auftrag ist noch nicht fakturiert 

• Bezeichnung/vollständig – es sind alle notwendigen Daten im Auftrag 

enthalten und können gespeichert werden 

Während der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums, dieser 

Hinweis kann durch Drücken der Enter-/Eingabetaste übergangen werden. 

Wenn alle Daten eingegeben sind, ist zum Speichern nur noch auf das Diskettensymbol 

zu klicken. 

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 

'Lastschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'. 

- die Eingabe der Incoterms ist nur bei Ausdruck des 

Lieferscheins als zusätzliche Info notwendig bzw. 

möglich 

- es ist keine Pflichteingabe und muss daher auch 

nicht zwingend ausgefüllt werden



C.1.2 Lastschriftsanforderung/Lieferschein ausdrucken 





Es besteht die Möglichkeit die im Punkt C.1.1 angelegte Lastschriftsanforderung 

vorab als Lieferschein auszudrucken, um diesen z.B. mit der Ware zu versenden. 

Pfad: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Ändern/Transaktion VA02 

(siehe Punkt B) 

oder 

direkt über das Menü 'Verkaufsbeleg – Ändern' aus der Einstiegsmaske von 'Auftrag 

Anlegen' 

In der Einstiegsmaske von 'Auftrag Ändern' geben Sie die Auftragsnummer ein (wenn 

die Funktion direkt nach dem 'Auftrag Anlegen' gewählt wird, ist die letzte Nummer 

bereits eingetragen) und wählen anschließend im Menü 'Verkaufsbeleg – Ausgeben'.







In der nachfolgenden Maske zum Ausdrucken markieren Sie die Zeile durch Klicken 

auf den Button am linken Rand und anschließend auf den Button Druckoptionen. 

Bei den Druckoptionen setzen Sie noch den Haken bei 'Sofort ausgeben', wählen die 

Anzahl der gewünschten Ausdrucke im Feld 'Anzahl Nachrichten' und klicken danach 

auf den Button 'Ausführen'. 

Der Eintrag 'Windows Default Drucker' sorgt dafür, dass der Ausdruck an Ihrem 

Arbeitsplatzdrucker ausgedruckt wird. 

Die Bezeichnungen im Feld 'Spool-Auftragsname' und 'Suffix2' dienen der Übersichtlichkeit 

der Spoolaufträge in der Ausgabesteuerung (siehe Punkt G). 

Nachdem Sie Druckoptionen eingestellt haben, müssen Sie für den endgültigen 

Ausdruck noch auf das Druckersymbol klicken.



C.2 Gutschriftsanforderung Anlegen 





Pfad: 


- für Gutschriftsanforderung bei 

Auftragsart 'G2' eintragen und 

den Button 'Anlegen mit Bezug' 

klicken 

In der Karteikarte 'Faktura' nun die Fakturanummer eingeben für die eine Gutschrift 

erstellt werden soll und anschließend den Button 'Übernehmen' klicken.







Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der Gutschriftsdaten für die 

vollständige oder teilweise Gutschrift einer zuvor erstellten Faktura. 

Durch den Bezug auf eine vorherige Faktura werden die identischen Positionen auch 

in der Gutschriftsanforderung angelegt. 

Zur vollständigen Gutschrift der vorherigen Faktura reicht es aus, zum Speichern auf 

das Symbol der Diskette zu klicken, ansonsten können die Daten für eine teilweise 

Gutschrift auch noch abgeändert werden. 


öffnenden Maske für Konditionen noch geändert werden. Ebenso kann bei Bedarf 

auch die Zielmenge im Auftrag abgeändert werden, um nur eine bestimmte Menge 

der fakturierten Materialien gutzuschreiben. 





Während der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums. Dieser 

Hinweis kann durch Drücken der Return-/Eingabetaste übergangen werden. 


zu klicken. 


'Gutschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.

C.3 Barverkauf Anlegen 







Pfad: 


- für Barverkauf bei Auftragsart 

'ZBV' eintragen und den 

grünen Haken zur Bestätigung 

klicken 

Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der zu fakturierenden Materialien 

für den Barverkauf. 

Bei vorheriger Pflege der Stammdaten für Debitor, Material und Konditionen sind in 

der Auftragsmaske noch folgende Daten einzugeben: 

• Debitorennummer 

• Materialnummer 

• Zielmenge (zu fakturierende Menge) 

• CO-Auftragsnummer 


öffnenden Maske für Konditionen noch geändert werden. Ebenso kann bei Bedarf die 

Materialbezeichnung im Auftrag abgeändert werden. 

Die Spalten Mengeneinheit (ME) und Kontierungsgruppe Material werden lediglich 

zur Information aus den Stammdaten des Materials angezeigt. Eine Änderung ist nur 

in den Stammdaten möglich. 





Während der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums. Dieser 

Hinweis kann durch Drücken der Return-/Eingabetaste übergangen werden.








zu klicken. 


'Barverkauf allgemein (Nummer) wurde gesichert'. 

D Auftrag Ändern / Löschen 

Pfad: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Ändern/Transaktion VA02







Das Ändern von Aufträgen, z.B. eine Position hinzufügen oder Menge ändern, sollte 

nur bei noch nicht fakturierten Aufträgen vorgenommen werden (Gesamtstatus: 

offen). 

Beim Löschen von Aufträgen, wenn die Bestellung z.B. storniert wurde, muß eine 

evtl. schon erzeugte Faktura vorher storniert werden, da ansonsten SAP den 

Vorgang mit Hinweis auf die Folgebelege abbricht. 

In der Einstiegsmaske die Nummer des Auftrags eingeben, der geändert oder 

gelöscht werden soll und anschließend den grünen Haken zum Bestätigen klicken. 

Im Auftrag können Sie nun die einzelnen Materialpositionen ändern, neue hinzufügen 

(siehe Punkt C.1.1) oder den gesamten Auftrag endgültig löschen. 

Zum Löschen des Auftrags wählen Sie im Menü Verkaufsbeleg den Punkt Löschen.







Bevor SAP den Auftrag endgültig löscht werden Sie nochmal um eine Bestätigung 

gebeten, bei der Sie mit Ja bestätigen oder gegebenfalls mit Nein bzw. Abbrechen 

den Vorgang abbrechen können. 

Nach dem Löschen erhalten Sie in der Statuszeile die Mitteilung, das der Auftrag mit 

Ihrer Nummer gelöscht wurde. Er ist jetzt auch nicht mehr im System aufrufbar.

E Faktura Anlegen 







Zum 'Faktura Anlegen' gibt es drei verschiedene Pfade, um die Transaktion auszuwählen, 

die aber alle zur gleichen Eingabemaske führen. 

Wenn Sie nach jedem angelegten Auftrag direkt diesen fakturieren möchten, ist es 

am einfachsten, in der Auftragsmaske im Menü 'Verkaufsbeleg' die Funktion 

'Fakturieren' auszuwählen. 

Nachfolgend die beiden anderen Pfade zur Fakturierung: 

1 

Pfad 2: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Folgefunktionen – Faktura 

Pfad 3: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Anlegen 

2 3

E.1 Einzel- und Sammelfaktura 







Nach dem Ausführen der Transaktion 'VF01' für 'Faktura Anlegen' gelangen Sie auf 

nachfolgende Eingabemaske zur Fakturierung. 

Durch die Integration des Moduls SD (Sales and Distribution) für Faktura werden 

nach dem Speichern der Faktura automatisch die Daten in den folgenden Modulen 

verbucht (siehe Punkt E.2/E.3/E.4): 

• FI (Finanzwesen) 

• CO (Controlling) 

• FM (Haushaltsmanagement) 

(1) Wenn der angelegte Auftrag direkt fakturiert wird, ist die Belegnummer des 

Auftrags in der Spalte 'Beleg' bereits enthalten und es ist zum Speichern nur 

noch ein Klicken auf das Diskettensymbol notwendig. 

(2) Falls die Auftragsnummer nicht bekannt ist oder eine Sammelfaktura (2 oder 

mehr Aufträge in einer Faktura) erstellt werden soll, ist hier der Button 

'Bearbeiten Fakturavorrat' auszuwählen. 

2 

1 


'Gutschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'. 

Die Fakturabelege werden immer automatisch ausgedruckt und müssen nicht wie bei 

dem Auftrag manuell für den Ausdruck angewiesen werden.







Für die Selektion der Belege ist es wichtig, so viele Daten wie möglich zur 

Eingrenzung einzugeben. 

Auf jeden Fall sollen aber folgende Felder immer gefüllt werden, da ansonsten keine 

Selektion stattfinden kann: 

• Fakturaart (L2) 



• Sparte (je nach User) 

• Auftragsbezogene Belege (Haken setzen) 

Falls die meisten Fakturen über einen dem Verkaufsbüro zugeordneten CPD-Debitor 

erfolgen, ist es sinnvoll diesen im Feld 'Auftraggeber' für die Selektion anzugeben. 

Nach Eingabe der Selektionsdaten ist der Button 'Fakturavorrat anzeigen' 

anzuklicken, um die selektierten Belege anzusehen.







Bei dem Fakturavorrat werden alle der Selektionskriterien entsprechenden Belege 

angezeigt und können nun durch Markieren der Zeile (klicken auf Button am linken 

Rand) ausgewählt werden. 

(1) Für eine Einzelfaktura (pro Auftrag eine Faktura) markieren Sie die 

entsprechende Zeile und klicken Sie auf den Button 'Einzelfaktura'. 

(2) Bei einer Sammelfaktura (mehrere Aufträge pro Faktura) markieren Sie wieder 

die entsprechenden Zeilen und klicken auf den Button 'Sammelfaktura'. 

Wichtig ist hierbei, dass Sie nur Aufträge mit dem gleichen Debitor auswählen, 

da ansonsten keine Sammelfaktura erstellt werden kann und automatisch 

Einzelfakturen ausgegeben werden. 

1 2 

E.2 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -L2- (zu Punkt C.1.1) 

Pfad: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Ändern (siehe Punkt E) 

Zur Anzeige der Folgebelege der Faktura geben Sie die Fakturanummer im Feld 

'Faktura' ein und klicken auf den Button 'Rechnungswesen'.







Die Übersicht der Rechnungswesenbelege zeigt alle automatisch erzeugten Belege 

im System, die durch Markieren und Bestätigen mit dem grünen Haken zur Ansicht 

ausgewählt werden können. 

E.2.1 Anzeige FI-Beleg

E.2.2 Anzeige Profit Center-Beleg 



E.2.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag) 

E.2.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) 




Seite 47 von 64



E.3 Anzeige der Folgebelege zur Gutschrift -G2- (zu Punkt C.2) 





Pfad: 



'Faktura' ein und klicken Sie auf den Button 'Rechnungswesen'. 



ausgewählt werden können.

E.3.1 Anzeige FI-Beleg 








Seite 49 von 64








E.4 Anzeige der Folgebelege zum Barverkauf -ZBV- (zu Punkt C.3) 

Pfad: 



'Faktura' ein und klicken Sie auf den Button 'Rechnungswesen'.









ausgewählt werden können. 

E.4.1 Anzeige FI-Beleg









Seite 52 von 64



E.5 Zusätzliche Infomöglichkeiten zu den Fakturen 





Außer der 'Folgebelege' zu den Fakturabelegen besteht noch die Möglichkeit der 

Ansicht der Debitoren-Einzelposten (Punkt E.5.1) und des Kontoauszugs 2 (Punkt 

E.5.2). 

E.5.1 Anzeige Debitoren-Einzelposten 

Pfad: 

SAP Menü – Rechnungswesen – Finanzwesen – Debitoren – Konto – Posten 

anzeigen







In der Selektionsmaske für die Debitoren Einzelpostenliste wird das Debitorenkonto 

(Debitorennummer) und der Buchungskreis (JLU) eingetragen. 

Setzen Sie außerdem noch den Radiobutton für den Status der Posten mit Datum 

oder Zeitraum: 

• Offene Posten 

• Ausgeglichene Posten 

• Alle Posten 

Abschließend auf den Button zum 'Ausführen' in der Anwendungsfunktionsleiste 

klicken.







Die nachfolgende Debitoren Einzelpostenliste zeigt die offenen Posten der in Punkt 

E.2 und E.3 fakturierten Rechnung und Gutschrift sowie deren Aufrechnung in der 

Summe. 

FI-Belegarten für SD-Belege: F1 - Rechnung 

F2 - Gutschrift 

F3 - Storno 

In der Spalte 'Belegnr.' steht die FI-Belegnummer und in der Spalte 'Referenz' die 

SD-Fakturanummer.

E.5.2 Anzeige Kontoauszug 2 



Transaktion: ZK2 





Zum Aufruf des Kontoauszugs 2 sind folgende Selektionskriterien einzugeben: 

• Landeshaushalt (CO) (Radiobutton setzen) 

• Buchungskreis (JLU) 

• Anzeigewährung (EUR) 

• Projekt (CO-Auftrag) 

• Auswertungszeitraum (Zeitraum einschränken) 

• Anzeigezeitraum (Zeitraum einschränken) 

Abschließend auf den Button zum 'Ausführen' in der Anwendungsfunktionsleiste 

klicken.

Auswertungszeitraum: 07/2002 







Bei dem Barverkauf wird im Unterschied zu Rechnungen und Gutschriften kein 

Debitorenkonto bebucht (siehe Punkt E.4.1), sondern direkt das Barverkaufs- 

Kassenkonto (siehe Spalte Lieferant/Kunde). 

Auswertungszeitraum: 11/2002

F Faktura Stornieren 



Pfad: 

SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Stornieren 





- nach dem Ausführen der 

Transaktion 'VF11' für 'Faktura 

Stornieren' gelangen Sie auf 

nachfolgende Eingabemaske 

zur Stornierung 

In der Spalte 'Belegnummer' ist hier die Belegnummer des zu stornierenden Fakturabelegs 

einzugeben und anschließend zum Speichern auf das Diskettensymbol zu 

klicken. 

Wichtig: Zu beachten ist hierbei, dass nur der Fakturabeleg und nicht der Auftrag 

storniert wird. Im Auftrag steht nach Stornierung der Faktura als Gesamtstatus 

wieder 'offen'. 


'Beleg (Nummer) gesichert'.







F.1 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -Storno- (zu Punkt E.3/F) 

Pfad: 


Zur Anzeige der Folgebelege des Stornos geben Sie die Belegnummer im Feld 

'Faktura' ein und klicken auf den Button 'Rechnungswesen'. 

- als Beispiel wurde hier die im 

Punkt C.2/E.3 angelegte 

Gutschrift storniert 



ausgewählt werden können.

F.1.1 Anzeige FI-Beleg 

F.1.2 Anzeige Profit Center-Beleg 



F.1.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag) 




Seite 60 von 64



F.1.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) 

F.1.5 Anzeige Debitoren-Einzelpostenliste 





In der 'Debitoren Einzelpostenliste' erkennt man, dass die vorherige Gutschrift und 

der Storno dazu nicht mehr als offene Posten geführt werden und eine Ausgleichsbelegnummer 

erhalten haben (vergleiche Punkt E.5.1). 

F.1.6 Anzeige Kontoauszug 2 

Wie auch in der 'Debitoren Einzelpostenliste' wurde im Kontoauszug die Gutschrift 

mit dem Storno verrechnet und in der Summe wieder 5.000,- Euro als Umsatzerlöse 

ausgewiesen (vergleiche Punkt E.5.2).







G Erneuter Ausdruck bereits gedruckter Belege (Spoolaufträge) 

Wenn ein bereits ausgedruckter Beleg (Auftrag oder Faktura) nochmals ausgedruckt 

werden soll, gibt es dafür zwei verschiedene Vorgehensweisen: 

Zum einen können Sie sinngemäß wie im Punkt C.1.2 vorgehen, nur dass bei 

Fakturen die Transaktion 'VF02' anstatt wie bei den Aufträgen die Transaktion 'VA02' 

ausgewählt wird. 

Zum anderen besteht die Möglichkeit der nachfolgenden Variante über das Menü 

'System – Eigene Spoolaufträge', wobei diese Variante überall ausführbar ist. 

In der Ausgabesteuerung sind alle bisher ausgedruckten Belege aufgeführt und 

können durch Setzen des Hakens vor der Zeile und anschließendem Klicken auf das 

Druckersymbol ausgewählt werden. 

Von den beiden Druckersymbolen ist das rechte Symbol auszuwählen, um die 

Druckoptionen noch mal anpassen zu können.







Die Druckoptionen können in nachfolgender Maske bei Bedarf noch geändert 

werden. Im Feld 'Frontend-Drucker' kann z.B. ein anderer auf Ihrem PC 

eingerichteter Drucker ausgewählt sowie im Feld 'Exemplare' die Anzahl der noch 

benötigten Ausdrucke eingestellt werden. 

Zum endgültigen Ausdruck der Belege abschließend auf das Drucksymbol klicken. 

Die folgende Infomeldung von SAP kann durch Klicken auf den grünen Haken 

bestätigt werden.







Nach Bestätigung des vorherigen Druckauftrags öffnet sich zur Info für den 

Druckauftrag ein neues Fenster. Hier sind keine Eingaben mehr notwendig, es dient 

lediglich zur Info für den User. 

Vorab ist zu sehen, welchen Drucker SAP verwendet und wie viele Seiten letztendlich 

zum Ausdruck vorbereitet werden.

Benutzerhandbuch

Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.

Template löschen?

Als Template speichern?