Neue Wege für die öffentliche Verwaltung durch Prozessmanagement
Neue Wege für die öffentliche Verwaltung durch Prozessmanagement
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<strong>Neue</strong> <strong>Wege</strong> <strong>für</strong> <strong>die</strong> <strong>öffentliche</strong><br />
<strong>Verwaltung</strong> <strong>durch</strong> <strong>Prozessmanagement</strong><br />
Initiative BPM4eGov – 7. Netzwerktreffen<br />
15. Juni 2012 in Bern<br />
Georg Gelhausen<br />
www.bmi.bund.de<br />
15.06.2012 1
www.bmi.bund.de<br />
Agenda<br />
1. Motivation<br />
2. Auftrag<br />
3. Reifegradanalyse<br />
4. Projektstrategie BMI<br />
5. Ergebnisse und Nutzen<br />
6. Ausblick: Nationale Prozessbibliothek<br />
15.06.2012 2
www.bmi.bund.de<br />
Motivation<br />
1. Konsoli<strong>die</strong>rungsdruck (Schuldenbremse)<br />
2. Demografischer Wandel<br />
3. Technologischer Wandel<br />
4. Grenzenlose Kommunikationsmöglichkeiten<br />
5. Gesteigerte Erwartungen an <strong>die</strong> Servicequalität<br />
6. Gesteigerte Erwartungen an Transparenz und<br />
Informationszugang<br />
7. Verlagerung von Kompetenzen im europäischen<br />
Mehrebenensystem<br />
8. …<br />
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www.bmi.bund.de<br />
Auftrag Regierungsprogramm 17.LP<br />
„Für <strong>die</strong> Erhebung und Analyse von Prozessen sollen <strong>für</strong> <strong>die</strong><br />
Bundesverwaltung Grundlagen geschaffen und Prozesse<br />
grundsätzlich nach einer besser vergleichbaren Methode<br />
dokumentiert werden.“<br />
Basis <strong>für</strong> transparente Praxislösungen<br />
Aufbau <strong>Prozessmanagement</strong><br />
Verbindung zwischen Prozess und IT<br />
Portaltechnik als Kollaborationsplattform<br />
Ressort- und ebenenübergreifende<br />
Lösungen, wo sinnvoll<br />
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Auftrag Bundesrechnungshof<br />
(Bericht vom 15. Juni 2010)<br />
Der Bundesrechnungshof empfiehlt der Bundesregierung,<br />
Geschäftsprozessmanagement<br />
in allen Behörden effektiv zu etablieren, ganzheitlich<br />
umzusetzen und dabei <strong>die</strong> wesentlichen<br />
Erfolgsfaktoren zu beachten,<br />
Ressortübergreifend zu fördern und zu koordinieren<br />
und<br />
als eigenständigen Schwerpunkt der<br />
<strong>Verwaltung</strong>smodernisierung zu verankern.<br />
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Handlungsempfehlungen<br />
der Reifegradanalyse<br />
(<strong>durch</strong>geführt vom CC E-Government der Uni Münster mit der Picture GmbH)<br />
Prozessdenken in den Köpfen der Führungsköpfe verankern<br />
Integriere <strong>Prozessmanagement</strong> in <strong>die</strong> Strategie<br />
Beziehe Mitarbeiter mit ein<br />
Analysiere und optimiere Prozesse mithilfe IT<br />
Dokumentiere Prozesse und miss ihre Leistung<br />
Kooperative Prozessvergleiche <strong>für</strong> Prozesse einsetzen<br />
Stelle geeignete Schulungen zum <strong>Prozessmanagement</strong> bereit<br />
Stelle ein ganzheitliches, kontinuierliches und nachhaltiges<br />
<strong>Prozessmanagement</strong> sicher<br />
15.06.2012 6
Aufbau eines<br />
zentralen SSC<br />
<strong>für</strong> GPM im BVA<br />
Zentrales<br />
Portal <strong>für</strong> alle<br />
www.bmi.bund.de<br />
Projektansatz des BMI:<br />
Alles unter einem Dach<br />
Führungsprozesse<br />
Kernprozesse BMI<br />
Unterstützungsprozesse<br />
Alles unter einem Dach!<br />
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Service Level<br />
Agreement<br />
Relevanter Kunde<br />
Anzahl der Nutzer<br />
Verfügbare<br />
Dienste<br />
…<br />
Kennza<br />
hl<br />
IT-System/<br />
Dienst<br />
www.bmi.bund.de<br />
Das Prozessmodell als „Leitplanke“<br />
<strong>für</strong> relevante Steuerungsinformationen<br />
Prozess-<br />
Management<br />
Prozess/<br />
Aufgabe/<br />
Aktivität<br />
Checklisten<br />
Bearbeitungszeit<br />
Durchlaufzeit<br />
Schwachstelle<br />
Attribute Zweckkritik<br />
Attribute Aufgabenkritik<br />
…<br />
Rolle/<br />
Org.-Einheit<br />
Dokument/<br />
Geschäftsobjekt<br />
Dienstgrad<br />
Kapazität<br />
Bindung<br />
Jahresarbeitszeit<br />
…<br />
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Prozess-<br />
Management-<br />
Methoden + Werkzeuge<br />
Level-Konzept<br />
Konventionenhandbuch<br />
Modellierungsleitfaden<br />
Implementierungshilfe<br />
Auswertungen<br />
Verfahren zur<br />
Prozessaufnahme,<br />
Review, Feedback<br />
etc.<br />
www.bmi.bund.de<br />
Rahmenwerk als<br />
verbindliche Grundlage<br />
Prozess- und IT-Modell<br />
Prozess-<br />
Management-<br />
Organisation<br />
Definierte Rollen<br />
des <strong>Prozessmanagement</strong>s<br />
Klare Verantwortlichkeiten<br />
auf<br />
allen Ebenen<br />
Gesteuerte Verbesserungsprojekte<br />
koordiniert <strong>durch</strong><br />
den Lenkungskreis<br />
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„80/20-Regel“<br />
bei<br />
Bedarf<br />
Das Wesentliche in den Blick nehmen<br />
ohne den Überblick zu verlieren!<br />
1. Prozessuntersuchungsebene<br />
(Wertschöpfungskettendiagramm - WKD)<br />
2. Prozessuntersuchungsebene<br />
(Ereignisgesteuerte Prozessketten - EPK)<br />
3.<br />
Personalbedarfsermittlung<br />
bei<br />
Bedarf<br />
„80/20-Regel“<br />
www.bmi.bund.de 15.06.2012 10
Pilotphase<br />
www.bmi.bund.de<br />
Roll-out und Vernetzung<br />
Referenzmodelle<br />
Version 1<br />
Referenzmethode<br />
Referenzprozesshaus<br />
Referenzprozesse<br />
Weitere<br />
GB-<br />
Behörden<br />
Methoden- und Kompetenzzentrum<br />
Erweiterte,<br />
modifizierte<br />
Referenzmodelle<br />
Referenzmethode<br />
Referenzprozesshaus<br />
Referenzprozesse<br />
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Ergebnisse und Nutzen<br />
Der prozessorientierte Ansatz fördert <strong>die</strong><br />
<strong>Verwaltung</strong>soptimierung<br />
Standardisierte Methoden und Templates <strong>für</strong> alle Behörden schaffen<br />
hohe Qualität, Vergleichbarkeit, Transparenz<br />
Zusammenführung von IT und Prozessen bringt<br />
sehr gute Optimierungsergebnisse<br />
Durch <strong>die</strong> Prozessbibliothek wird der Best-Practice Gedanke nachhaltig gefördert<br />
Vergleichbarkeit zwischen Behörden<br />
VERWALTUNG I N N O V A T I V<br />
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Herausforderung<br />
www.bmi.bund.de<br />
Prioritätenempfehlung<br />
4<br />
1<br />
2<br />
3<br />
5<br />
Prioritäten<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
Governance<br />
Change-Management:<br />
Content Generierung<br />
Methoden und Werkzeuge<br />
Know how Transfer<br />
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www.bmi.bund.de<br />
www.prozessbibliothek.de<br />
Identifikation relevanter<br />
Notationen <strong>für</strong> <strong>die</strong><br />
<strong>öffentliche</strong> <strong>Verwaltung</strong><br />
Bereitstellung von<br />
(Referenz-)Prozessen <strong>für</strong><br />
<strong>die</strong> verschiedenen Sichten<br />
auf <strong>Verwaltung</strong>sleistungen<br />
Zuordnung verfügbarer<br />
Services und Software zu<br />
den Prozessen<br />
Aktive Communities,<br />
<strong>die</strong> Prozesse<br />
kontinuierlich optimieren<br />
und<br />
<strong>die</strong> <strong>durch</strong> <strong>die</strong> EU-DLR<br />
angestoßene Neuordnung<br />
von Back- / Frontoffice-<br />
Prozessen weiterführen<br />
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www.bmi.bund.de<br />
NPB-Lösungsansatz<br />
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politisch<br />
strategisch<br />
operativ<br />
NPB im föderalen Kontext<br />
Regierungsprogramm<br />
P23R<br />
GDI-DE<br />
EGovG (Entwurf)<br />
Maßnahme im IT-Planungsrat<br />
FIM<br />
Open data<br />
Plattform<br />
xProzess<br />
Schnittstellen /<br />
Schnittmengen<br />
Qualtitätsmanagement<br />
Communitiy-<br />
Plattform<br />
Rechtsrahmen<br />
Leistungsvergleiche<br />
Technik,<br />
Betrieb<br />
(managen!)<br />
www.bmi.bund.de 15.06.2012 16
www.bmi.bund.de<br />
Kontaktdaten<br />
Georg Gelhausen<br />
Bundesministerium des Innern<br />
Referat O 5 – Modernisierungsinstrumente<br />
Graurheindorfer Straße 198<br />
53117 Bonn<br />
T +49 (0) 228 99 681-3708<br />
Email: georg.gelhausen@bmi.bund.de<br />
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