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Manfred Brandstätter - Agiles Prozessmanagement - diebasis

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<strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong><br />

Erstellung einer Methodik zur Einführung von <strong>Prozessmanagement</strong> in<br />

Dienstleistungsbetrieben aus der Ableitung der agilen<br />

Projektmanagementmethode Scrum<br />

Master Thesis<br />

zur Erlangung des akademischen Grades<br />

"MBA (Master of Business Administration)”<br />

eingereicht von<br />

<strong>Manfred</strong> <strong>Brandstätter</strong><br />

Matrikelnummer: T-1007-03031<br />

- Kurzfassung -


<strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> – Kurzfassung Seite 2<br />

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Problemstellung der vorliegenden Arbeit<br />

Der Automatisierungsgrad im innerbetrieblichen wie im zwischenbetrieblichen<br />

Geschäftsprozessmanagement lässt - speziell in KMU-Betrieben - immer noch zu<br />

wünschen übrig. Das Kernproblem liegt dabei oft in heterogenen Darstellungen von<br />

verschiedenen Perspektiven und von verschiedenen Phasen im Lebenszyklus von<br />

Geschäftsprozessen. Typische Beispiele sind oftmals inkompatible Repräsentationen<br />

der Intra-Perspektiven zwischen Mitarbeitern und Entscheidungsträgern und Inter-<br />

Perspektiven zwischen dem Unternehmen und seinen Anspruchsgruppen (Kunden,<br />

Lieferanten, Anrainern) oder der Lücke zwischen normativer Modellierung für<br />

Compliance-Zwecke einerseits und realen Prozessausführungen andererseits (vgl.<br />

<strong>Brandstätter</strong>/Gölzner/Siems, 2006, S. 25).<br />

Derartige Projekte zur Einführung von Prozess- aber auch Qualitätsmanagement<br />

sowie die Gestaltung einer prozessorientierten Unternehmung sind oftmals mit einer<br />

hohen Misserfolgsrate ausgezeichnet. Die Begründung liegt lt. Aussage von<br />

Becker/Kugeler/Rosemann (vgl. 2005, S. 35) neben überzogenen<br />

Erwartungshaltungen der Zielsetzung, in den aufwändigen und dadurch oftmals<br />

mangelhaft durchgeführten Methoden für die Implementierung und laufenden<br />

Anpassung von <strong>Prozessmanagement</strong> in den Unternehmensorganisationen, dem<br />

erhöhten Dokumentationsbedarf zur Sicherstellung der Methode und der dadurch<br />

ständig notwendigen, aber leider oftmals nicht erfolgten Unterweisung der<br />

Mitarbeiter.<br />

Was soll mit der vorliegenden Master Thesis beantwortet werden?<br />

<strong>Prozessmanagement</strong> ist schwierig und herausfordernd. Daran wird eine neue<br />

Methodik wenig ändern. Denn das Wesen des <strong>Prozessmanagement</strong>s ist ein<br />

bewusster Umgang mit Menschen in Organisationen, Innovation und Kreativität. Oft<br />

scheitern aber <strong>Prozessmanagement</strong> Projekte oder liefern Ergebnisse, die weder die<br />

eigenen Mitarbeiter zufriedenstellen noch die angestrebten wirtschaftlichen Ziele<br />

erreichen lassen, da sie dabei oftmals einen Kreislauf selbstverstärkender<br />

(amplifierender) Rückkopplungen in Gang setzen (vgl. Senge, 2003, S. 120).


<strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> – Kurzfassung Seite 3<br />

Abb. 1: Kreislauf einer amplifierenden Rückkopplung, angelehnt an Ward (2007) und<br />

Senge (2003)<br />

Projekte im Bereich des <strong>Prozessmanagement</strong>s weisen laut Aussage des Autors<br />

deswegen eine suboptimale Arbeitsorganisation auf, da versucht wird frühzeitig alle<br />

Eventualitäten und Arbeitsdetails zu definieren, als fixe Größe zu betrachten und als<br />

unumstößlichen Plan auszuführen. Gleichzeitig erhält ein Projektteam in derartigen<br />

Projekten erst spät die Rückmeldung über den tatsächlichen Fortschritt, wenn der<br />

Prozess fertig in der Organisation implementiert wird. Ein Idealzustand könnte daher<br />

sein, alle Arbeiten von der Konzeption bis zur Implementierung in die Organisation<br />

innerhalb mehrerer iterativer Schleifen auszuführen. So könnte das Prozessteam<br />

bereits nach Wochen Rückmeldungen über Fortschritt oder etwaige Probleme und<br />

Hindernisse bekommen. Die Planung könnte daher auf dem tatsächlichen Fortschritt<br />

des Prozessprojektes basieren. Eine mögliche Vorgehensweise ist in Abb. 2<br />

dargestellt.<br />

Abb. 2: Der Kreislauf im Agilen <strong>Prozessmanagement</strong>


<strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> – Kurzfassung Seite 4<br />

Folgende grundlegende Fragestellungen wurden im Rahmen der Master Thesis<br />

beantwortet:<br />

o Wie können aus den Anleihen des Projektmanagements - im Speziellen des<br />

agilen Projektmanagements nach der Methode Scrum - Erkenntnisse für ein<br />

agiles <strong>Prozessmanagement</strong> gezogen werden?<br />

o Erarbeitung von Minimalkriterien für ein neues „<strong>Agiles</strong> Prozessregelwerk“ für die<br />

Implementierung, die Dokumentation und laufende Adaptierung.<br />

o Welche Voraussetzungen sind für die Anwendung der Methode notwendig und<br />

mit welchen Schwierigkeiten ist in der Anwendung zu rechnen?<br />

Vorgehensweise und Methodik<br />

Im Kapitel 2 wird das Thema <strong>Prozessmanagement</strong> im Kontext zur<br />

Unternehmensorganisation und in Abgrenzung zum Qualitätsmanagement<br />

beschrieben.<br />

Das Kapitel 3 ist ein Versuch der Transformation des Themas Projektmanagement,<br />

im Speziellen der agilen Projektmanagementmethode Scrum in das des<br />

<strong>Prozessmanagement</strong>s. Analogien zwischen Prozess- und Projektmanagement<br />

werden in Pkt. 3.1. gesucht. In den Pkt. 3.2 und 3.3 wird das Thema<br />

Projektmanagement aus den traditionellen Betrachtungswinkeln beleuchtet, um in<br />

Pkt. 3.4. die neuen Ansätze von agilem Projektmanagement zu beschreiben. In Pkt.<br />

3.5 wird auf die gängige Methode des agilen Projektmanagements Scrum<br />

eingegangen, um in Pkt. 3.6 das Thema Agilität im Kontext zu einer neuen Methode<br />

- der agilen <strong>Prozessmanagement</strong>methode - zu beschreiben.<br />

Das Kapitel 4 ist ein Versuch, um aus den Analogien des agilen<br />

Projektmanagements, die Methode des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s zu definieren.<br />

Der Pkt. 4.1. stellt einen allgemeinen Exkurs einer neuen Methodik in Richtung<br />

<strong>Prozessmanagement</strong> dar, während der Pkt. 4.2 eine Betrachtung des bestehenden<br />

dokumentenorientierten Ansatzes im Vergleich zu einem neuen personenorientierten<br />

Ansatz von <strong>Prozessmanagement</strong> beschreibt. Der Pkt. 4.3 beschreibt die Methodik<br />

eines agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s. In Pkt. 4.4 werden einerseits die vermuteten<br />

Voraussetzungen und andererseits eventuelle Schwierigkeiten im Einsatz der<br />

Methode des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s beschrieben. In Pkt. 4.5 wird die Methode<br />

anhand eines konkreten Fallbeispiels aus dem Dienstleistungsbereich angewendet,<br />

um darin Konsequenzen für eine Adaption der Methode und der weiteren Umsetzung<br />

abzuleiten.<br />

Das Kapitel 5 stellt eine qualitative Betrachtung und Rückkoppelung in der Methode<br />

des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s dar. In Form einer Expertenbefragung wird ein<br />

dafür entwickelter und auf das Fallbeispiel bezogener Fragenkatalog angewendet<br />

und ausgewertet.<br />

Das Kapitel 6 rundet die vorliegende Arbeit mit einer Zusammenfassung der Arbeit<br />

und einem Ausblick über eine mögliche weitere Umsetzung der Methode ab.


<strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> – Kurzfassung Seite 5<br />

Von der Methodik her betrachtet, stellt die vorliegende Arbeit eine Kombination aus<br />

deskriptiver Methode, Transformation des Themenbereiches <strong>Agiles</strong><br />

Projektmanagement in den Themenbereich <strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> und eine<br />

Schlussfolgerung in Form einer präskriptiven Methode dar.<br />

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Zusammenfassung<br />

Die Methode des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s stellt ein organisatorisches<br />

Rahmenwerk für die Implementierung und die lfd. Adaptierung von<br />

<strong>Prozessmanagement</strong> in Unternehmen dar. Es basiert auf einer iterativen<br />

Vorgehensweise und ist mit wenigen einfachen Regeln, Rollen und Artefakten<br />

ausgestattet. In Form eines dreistufigen Phasenmodells werden im agilen<br />

<strong>Prozessmanagement</strong>, Tätigkeiten in folgende definierte Phasen zusammengefasst:<br />

Die Initial-, die Gestaltungs- und die Betriebsphase. Die impliziten wiederkehrenden,<br />

simplen Abläufe, auch als Sprints der Methode des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s<br />

bezeichnet, sollten im Unternehmen grundsätzlich schnell und einfach angewendet<br />

werden können. Die Arbeitsweise und das Ergebnis eines Sprints werden darin<br />

regelmäßig begutachtet und angepasst (neu priorisiert und allfällig ergänzt). Am<br />

Ende jedes einzelnen Sprints, steht ein fertig ausformulierter und mit allen Beteiligten<br />

getesteter Teilprozess (mitsamt der allfällig verwendeten Anwendungssoftware,<br />

Ressourcen und Werkzeuge) zur Verfügung. Dies begutachtet der Process Manager<br />

und bestimmt damit die Angemessenheit der erzielten Ergebnisse (nur 100% fertige<br />

ausformulierte und getestete Teilprozesse oder Prozesse werden dabei akzeptiert).<br />

Das Team reflektiert über seine Zusammenarbeit und Anwendung der Regeln. So<br />

lernt das Projektteam von Sprint zu Sprint dazu und kann sich kontinuierlich<br />

verbessern. Ein weiterer Aspekt dieser Methode liegt in der zeitlichen Kontinuität des<br />

Sprints mit der darin ausgeprägten Termintreue (timeboxing) begründet.<br />

Das agile <strong>Prozessmanagement</strong> stellt jedoch keine herkömmliche Methode und<br />

Komplettlösung dar. Sie schreibt nicht detailliert fest, was wann zu tun ist, gibt auch<br />

keine Anweisung wie die zu gestaltende Auf- und Ablauforganisation im<br />

Unternehmen auszusehen hat und welche Software als Unterstützung der<br />

gestalteten Prozesse zu verwenden ist. Daher beinhaltet die Methode auch keine<br />

diesbezüglichen Verfahrensanweisungen oder Prozessschablonen.<br />

Die in der vorliegenden Arbeit ausformulierte Methode des agilen<br />

<strong>Prozessmanagement</strong>s soll kein Wundermittel für alle Agenden des<br />

<strong>Prozessmanagement</strong>s darstellen, das einmal in eine Organisation eingeführt, mehr<br />

oder weniger von selbst alles besser werden lässt. Im Gegenteil: Oft bedeuten die<br />

ersten Sprints für alle Beteiligten ein schwieriges Unterfangen. Hindernisse und<br />

Probleme treten auf und müssen beseitigt werden, um weiterhin zielgerichtet<br />

weiterarbeiten zu können. Dabei müssen die Beteiligten (Topmanagement, Process<br />

Manager, Team, Change Master und eventuell Kunden und Lieferanten) nicht nur die<br />

neuen Spielregeln erlernen, sondern auch alte Gewohnheiten im Umgang mit<br />

Abläufen, Dokumentationen und Verantwortlichkeiten ablegen (vgl. Pichler, 2008,<br />

S. 1f.).


<strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> – Kurzfassung Seite 6<br />

Das erforderliche Anwenden der Methode des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s stellt<br />

also ebenfalls einen Lernprozess dar, der Zeit und Geduld benötigen wird und neben<br />

den Teammitgliedern, den Change Master, den Process Manager auch das<br />

Management des Unternehmens betrifft. Die Gefahr ist sicherlich groß, nicht die<br />

eigenen Arbeitspraktiken, sondern die Methode des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s zu<br />

ändern.<br />

Die Träger des Prozesswissens in der Methode des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s<br />

sind kollektiv die Personen der Projektteams, die in der Gestaltungsphase die<br />

Prozesse entwickelt und getestet haben. Nur ein geringer Anteil des Prozesswissens<br />

wird zusätzlich in Form einer Minimaldokumentation stichwortartig erfasst. Daher<br />

kann die vorliegende Methode als Vertreter einer personenorientierten Methode im<br />

Vergleich zur dokumentenorientierten Methode des traditionellen<br />

<strong>Prozessmanagement</strong>s bezeichnet werden. Ein Überblick über die Methode des<br />

agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s verschafft die Abbildung 3.<br />

Abb. 3: <strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong>, angelehnt an Wirdemann<br />

(2009), Gloger, (2008) und Pichler (2008)<br />

Resümee und Ausblick<br />

Folgende Erkenntnisse konnten aus dem Praxisbeispiel und den Experteninterviews<br />

im Rahmen der vorliegenden Arbeit gewonnen werden:<br />

o Oftmalige und gezielte Kommunikation kann als der Schlüsselerfolgsfaktor dieser<br />

Methode betrachtet werden.<br />

o Derartige Projekte können sich gut für die Einführung von <strong>Prozessmanagement</strong>,<br />

als auch für Projekte mit dem Ziel der Optimierung von bestehenden<br />

Prozessorganisationen eignen.<br />

o Es ist vorstellbar, dass sich die Methode auch als organisatorischer Rahmen für<br />

die meisten QM-Projekte eignet.


<strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> – Kurzfassung Seite 7<br />

o Ohne Unterstützung durch die Geschäftsleitung, ist eine unternehmensweite<br />

Einführung und Etablierung von agilem <strong>Prozessmanagement</strong> sicherlich nicht<br />

möglich. Der dadurch bewirkte Wandel ist meistens so tiefgreifend, dass es<br />

dieser Unterstützung von Beginn an bedarf. Je nach Situation kann es sinnvoll<br />

sein, zunächst das agile <strong>Prozessmanagement</strong> vorerst nur in einer<br />

Geschäftseinheit und mit Unterstützung des Mittelmanagements zu pilotieren.<br />

Haben sich erste positive Ergebnisse eingestellt, ist es leichter die<br />

Geschäftsführung als Sponsor für diese Methode zu gewinnen.<br />

o Die Einführung von Daily Process Meetings bedingt anfangs einen hohen<br />

Koordinationsaufwand. Daily Process Meetings mit einer durchgängigen<br />

Kontinuität sind wahrscheinlich nur in Projekten anwendbar, wo der Anteil an<br />

dafür eingebrachter Projektleistung mindestens 50% beträgt. Ansonsten ist der<br />

terminliche Abstimmungsaufwand der Beteiligten zu hoch.<br />

o In einer bestehenden traditionellen Prozessorganisation ist die Methode<br />

wahrscheinlich nur erschwert anwendbar, da sowohl die generelle<br />

Herangehensweise zum <strong>Prozessmanagement</strong>, als auch die mit der agilen<br />

Methode erstellte Mindestdokumentation dem Anspruch der Vollständigkeit nur<br />

bedingt genügen würde.<br />

o Wurde in einem Unternehmen ein <strong>Prozessmanagement</strong> nach der vorliegenden<br />

Methode erfolgreich „pilotiert“, wird sich in diesem Unternehmen wahrscheinlich<br />

die Frage der Etablierung der Methode auf breiter Basis stellen. Dies könnte<br />

folgende Maßnahmen beinhalten (vgl. Pichler, 2008, S. 163f.):<br />

• Anpassung der Stellenprofile an das Arbeiten in interdisziplinären Teams.<br />

• Anpassen der Einstellungskriterien für neue Mitarbeiter.<br />

• Anpassen der Fortbildungsprogramme der Mitarbeiter.<br />

• Anpassen von Karrierepfaden von Change Master, Process Manager.<br />

• Anpassung der Auswahlkriterien für Zulieferer, ihre Organisation ebenfalls<br />

agil zu gestalten.<br />

• Anpassen von Räumlichkeiten, Infrastruktur und Tools. Hierzu zählt vor<br />

allem das Schaffen von geeigneten Gruppenarbeitsräumen für die<br />

Anwendung des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s.<br />

o Nimmt man nun Scrum als Vorlage für eine weiterführende Diskussion in der<br />

unternehmensweiten Anwendung, dann sind in den Werken von Schwaber<br />

(2007), Gloger (2008) und Pichler (2008), keine speziellen Voraussetzungen für<br />

Branchen oder Unternehmensgrößen beschrieben. Das bedeutet, dass für eine<br />

Anwendung der Methode des agilen <strong>Prozessmanagement</strong>s auch keine<br />

Beschränkung für Branche oder Unternehmensgröße existieren sollte.<br />

o Ein Vorteil dieser Methode wurde neben einer schnelleren Implementierung von<br />

fertigen Prozessen, als auch des gesamten <strong>Prozessmanagement</strong> identifiziert.<br />

Die vorliegende Prozessmethode wurde als empirisches Verfahren aus der Ableitung<br />

der agilen Projektmanagement Scrum entwickelt und sollte sich in der laufenden<br />

Anwendung ständig weiterentwickeln. Das impliziert, dass neue Praktiken und<br />

Techniken eingebracht werden können. Das Ziel des Autors ist es, einen<br />

Implementierungsablauf für Unternehmensprozesse bzw. des gesamten<br />

<strong>Prozessmanagement</strong>s zu entwerfen, der einen noch höheren Mehrwert, frei von<br />

jeglicher Verschwendung durch unproduktive Tätigkeiten (z.B. aufwändige<br />

Dokumentationen) schaffen sollte (Womack/Jones, 1996).


<strong>Agiles</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> – Kurzfassung Seite 8<br />

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