Notfall (Havarie-)management in der ZSVA Jörg Wächtler, SteriLog
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<strong>Notfall</strong> (<strong>Havarie</strong>-)<strong>management</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>ZSVA</strong><br />
<strong>Jörg</strong> <strong>Wächtler</strong>, <strong>SteriLog</strong><br />
Castillo-Sohre 2011 1
Index<br />
Def<strong>in</strong>ition <strong>Havarie</strong><br />
Ausfall Energie Medien<br />
Ausfall mediz<strong>in</strong>technischer Geräte<br />
Ausfall von EDV Systemen<br />
Ausfall durch äußere E<strong>in</strong>flußfaktoren<br />
Personalausfall<br />
Das <strong>Havarie</strong>konzept<br />
Absicherung durch Dritte<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen an den „Havaristen“<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen an externe Dienstleister<br />
Fazit<br />
Castillo-Sohre 2011 2
Def<strong>in</strong>ition <strong>Havarie</strong><br />
„Im allgeme<strong>in</strong>en Sprachgebrauch wird <strong>der</strong> Begriff <strong>Havarie</strong> auch für Totalschäden o<strong>der</strong><br />
Unglücke an o<strong>der</strong> <strong>in</strong> Industrieanlagen, Bauwerken, Serveranlagen und ähnlichem benutzt. Er<br />
ist <strong>in</strong>zwischen e<strong>in</strong> Synonym für e<strong>in</strong>en Unfall größeren Ausmaßes o<strong>der</strong> mit größeren<br />
Folgeschäden geworden“ (http://de.wikipedia.org/wiki/<strong>Havarie</strong>)<br />
So genannte <strong>Havarie</strong>situationen können <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er <strong>ZSVA</strong> auf verschiedenen Ebenen<br />
stattf<strong>in</strong>den. Hierzu gehören:<br />
►Ausfall von Energie / Medien: Strom, aufbereitetes Wasser, Dampf, etc.<br />
►Ausfall e<strong>in</strong>es / mehrerer Großgeräte (Re<strong>in</strong>igungs- und Des<strong>in</strong>fektionsgeräte,<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
Sterilisatoren)<br />
►Ausfall von EDV- Soft- und / o<strong>der</strong> Hardware<br />
►Ausfall von Personal<br />
Die Problemlösung erfor<strong>der</strong>t deshalb unterschiedliche Lösungsansätze:<br />
3
Ausfall von Energie/Medien:<br />
1<br />
2<br />
3<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
E<strong>in</strong> Ausfall <strong>der</strong> generellen Stromversorgung führt zu e<strong>in</strong>em Versorgungsstillstand <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>ZSVA</strong><br />
Hauptprobleme: Raumbeleuchtung, Dampfversorgung, EDV, Mediz<strong>in</strong>technischen Geräte.<br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko, kurzfristiger Ausfall<br />
Der Ausfall <strong>der</strong> VE Wasseraufbereitung betrifft <strong>in</strong> erster L<strong>in</strong>ie die Re<strong>in</strong>igungs- und<br />
Des<strong>in</strong>fektionsgeräte und die Sterilisatoren.<br />
Hauptprobleme: ke<strong>in</strong>e Re<strong>in</strong>igung und Des<strong>in</strong>fektion, sowie Sterilisation durchführbar<br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko, kurzfristiger Ausfall<br />
Der Ausfall e<strong>in</strong>er zentralen Dampfversorgung<br />
Hauptprobleme: ke<strong>in</strong>e Sterilisation möglich<br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko, kurzfristiger Ausfall<br />
4
Ausfall e<strong>in</strong>es / mehrerer Großgeräte :<br />
1<br />
2<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
Der Ausfall e<strong>in</strong>zelner Geräte ist <strong>in</strong> <strong>der</strong> Regel mit erträglichen zeitlichen Verzögerungen<br />
aus <strong>der</strong> eigenen Kapazität heraus kompensierbar<br />
Hauptproblem: ke<strong>in</strong>e volle Produktionskapazität.<br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko, kurzfristiger Ausfall, kompensierbar<br />
Der Ausfall ganzer Geräteschienen (z.B. komplette Dampfsterilisation) ist nahezu<br />
ausgeschlossen. Reihenausfälle dieser Art beruhen grundsätzlich auf e<strong>in</strong>er <strong>Havarie</strong> <strong>in</strong><br />
<strong>der</strong> Energie- o<strong>der</strong> Medienversorgung. Insofern gelten die für mögliche Stromausfälle<br />
genannten Kriterien<br />
Hauptprobleme: siehe Ausfall Energie/Medien<br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko, kurzfristiger Ausfall,<br />
5
Ausfall von EDV- Soft- und / o<strong>der</strong> Hardware:<br />
1<br />
2<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
E<strong>in</strong> Ausfall <strong>der</strong> Anwen<strong>der</strong>software <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>ZSVA</strong> ist ke<strong>in</strong> unmittelbares „knock out“ für den<br />
Produktionsprozess allerd<strong>in</strong>gs muss die rechtlich gefor<strong>der</strong>te Dokumentation aufrecht<br />
erhalten werden.<br />
Hauptprobleme: Chargendokumentation, Instrumenten<strong>management</strong><br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko, kompensierbar,<br />
Der Ausfall von Hardwarekomponenten kann im Regelfall zeitnah behoben werden.<br />
Zudem ist e<strong>in</strong> gleichzeitiger Ausfall aller Hardwarekomponenten nahezu ausgeschlossen.<br />
Hauptprobleme: ke<strong>in</strong>e Nutzung EDV gestützter Systeme<br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko, kurzfristiger Ausfall, kompensierbar<br />
6
Ausfall von Personal:<br />
1<br />
2<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
E<strong>in</strong> Ausfall des gesamten Produktivpersonals ist nahezu ausgeschlossen. Teilausfälle<br />
können durch Substitution aus an<strong>der</strong>en kl<strong>in</strong>ischen Bereichen kompensiert werden.<br />
Hauptprobleme: e<strong>in</strong>geschränkte Produktivität<br />
Prognose: mittleres Risiko, kompensierbar<br />
E<strong>in</strong>e Personalreduktion <strong>in</strong> Fällen von Epedmien o<strong>der</strong> Pandemien ist nur schwer durch<br />
<strong>in</strong>terne o<strong>der</strong> externe Substitution zu kompensieren.<br />
Hauptprobleme: Leistungse<strong>in</strong>schränkung im gesamten kl<strong>in</strong>ischen Bereich<br />
Prognose: unwahrsche<strong>in</strong>lich<br />
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Ausfall durch äußere E<strong>in</strong>flußfaktoren:<br />
1<br />
2<br />
3<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
Ausfall durch Rohrbruch mit großflächigem Wasserschäden möglicherweise<br />
längerfristiger Produktionsdropout weil ke<strong>in</strong>e Raumnutzung möglich.<br />
Hauptprobleme: ke<strong>in</strong>e Produktion vor Ort möglich, temporäre Auslagerung zum<br />
externen Dienstleister notwendig.<br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko, längerfristig<br />
Im Brandfall längerfristiger Ausfall <strong>der</strong> räumlichen Ressourcen.<br />
Hauptprobleme: ke<strong>in</strong>e Produktion vor Ort möglich, temporäre Auslagerung zum<br />
externen Dienstleister notwendig.<br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko, längerfristig<br />
Durch geplante o<strong>der</strong> kurzfristige Umbaumaßnahmen e<strong>in</strong>geschränkte o<strong>der</strong> ke<strong>in</strong>e rechtlich<br />
konforme Aufbereitung möglich.<br />
Hauptprobleme: ke<strong>in</strong>e o<strong>der</strong> nur Teil Produktion vor Ort möglich, temporäre Auslagerung<br />
von Aufbereitungsleistungen zum externen Dienstleister notwendig.<br />
Prognose: ger<strong>in</strong>ges Risiko weil planbar, längerfristig<br />
8
Das <strong>Havarie</strong>konzept<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
Risikoanalyse und Def<strong>in</strong>ition des Reorganisationsbedarfes<br />
• Struktur <strong>der</strong> Energieversorgung im <strong>Notfall</strong><br />
• Struktur <strong>der</strong> VE Wasser und Dampfversorgung – Mengenpufferung vorhanden?<br />
• Servicezeiten Technik und IT<br />
• Datensicherung und Back Up<br />
• <strong>Notfall</strong>dokumentation <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>ZSVA</strong><br />
• Bestehende Gerätekonstellationen/Gerätealter<br />
• Personalbestand vs Produktionsaufwand<br />
• Ausfallredundanzen für den Totalausfall<br />
• ggf regelhafte Unterweisungen des eigenen Personals <strong>in</strong> die Bedienung und Abläufe des externen<br />
Dienstleisters<br />
9<br />
zurück
Das <strong>Havarie</strong>konzept<br />
•Notstromkonzeption<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
Reorganisationsmaßnahmen<br />
• dezentrale Dampfversorgung – Redundanz herstellen<br />
• Redundanz zur VE Wasser Aufbereitung<br />
• Service von Technik und IT über die gesamte Betriebszeit <strong>der</strong> <strong>ZSVA</strong><br />
• Tägliche Datensicherung <strong>der</strong> Prozessdaten<br />
• Vorhalten von Packlisten, händischer Prozessdokumentationsformularen <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>ZSVA</strong><br />
• Verhandlungen mit externen Dienstleistern für die Übernahme <strong>der</strong> Produktion im <strong>Havarie</strong>fall<br />
• Klärung <strong>der</strong> Transportlogistik im <strong>Havarie</strong>fall<br />
• Kontaktaufnahme mit Personaldienstleistungsunternehmen<br />
10<br />
zurück
Das <strong>Havarie</strong>konzept<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
<strong>Havarie</strong>planung<br />
•Beschreibung möglicher Ausfallszenarien und <strong>der</strong>en Folgen<br />
• Def<strong>in</strong>ition von Ansprechpartnern <strong>in</strong> den Schnittstellen (<strong>in</strong>tern/extern)<br />
• Erstellung e<strong>in</strong>es <strong>Havarie</strong> Ablaufplanes unter E<strong>in</strong>beziehung aller beteiligten Schnittstellen<br />
• Def<strong>in</strong>ition <strong>der</strong> Meldekette<br />
• Bildung e<strong>in</strong>es „Task Force“ Managements für den <strong>Havarie</strong>fall<br />
• Schulung und Sensibilisierung <strong>der</strong> Mitarbeiter <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>ZSVA</strong> zum Thema <strong>Havarie</strong><br />
11<br />
zurück
Das <strong>Havarie</strong>konzept<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
12
Anfor<strong>der</strong>ungen an den „Havaristen“<br />
Wichtige Kriterien um für den <strong>Havarie</strong>fall gerüstet zu se<strong>in</strong>:<br />
• Wie ist me<strong>in</strong> aktueller Setbestand? Ist dieser bei e<strong>in</strong>er erheblichen zeitlichen Verzögerung<br />
ausreichend um den regelhaften OP Betrieb aufrecht zu erhalten?<br />
• S<strong>in</strong>d me<strong>in</strong>e Mediz<strong>in</strong>produkte ausreichend gekennzeichnet?<br />
• S<strong>in</strong>d me<strong>in</strong>e Sterilgutverpackungen für e<strong>in</strong>en externen Transport geeignet?<br />
• Kann ich dem Dienstleister aktuelle Packlisten und ggf. Produkt<strong>in</strong>formationen bereitstellen, wenn ja<br />
<strong>in</strong> welcher Form?<br />
• Ist me<strong>in</strong> Personal ausreichend qualifiziert um ggf. extern aufzubereiten (Freigabe)?<br />
• Habe ich Ressourcen e<strong>in</strong>er Transportlogistik?<br />
• S<strong>in</strong>d räumliche und strukturelle Anfor<strong>der</strong>ungen zur transportlogistischen externen Ver- und<br />
Entsorgung gegeben?<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
13
Anfor<strong>der</strong>ungen an externe Dienstleister<br />
Die Auswahl des „richtigen„ Dienstleisters für den <strong>Havarie</strong>fall sollte unter Beachtung nachfolgen<strong>der</strong><br />
Kriterien geschehen:<br />
• Werden die aktuellen Normen, Richtl<strong>in</strong>ien und gesetzlichen Bestimmungen e<strong>in</strong>gehalten?<br />
• Ist e<strong>in</strong> Qualitäts<strong>management</strong>system nach DIN EN ISO 13485 etabliert?<br />
• Wie lang s<strong>in</strong>d die Transportwege? Wie lange dauert die „just <strong>in</strong> Time“ Aufbereitung?<br />
• Wie ist <strong>der</strong> quantitative und technische Zustand <strong>der</strong> mediz<strong>in</strong>technischen Ausstattung?<br />
• Ist die Aufbereitung spezieller Mediz<strong>in</strong>produkte gegeben (Low Temperature, Endoprodukte) ?<br />
• S<strong>in</strong>d räumliche Anfor<strong>der</strong>ungen zur transportlogistischen Versorgung externer Kunden gegeben?<br />
• Ist im <strong>Havarie</strong>fall zusätzliches Personal vom Auftraggeber notwendig?<br />
• Wenn ja können regelhafte E<strong>in</strong>weisungen durchgeführt werden?<br />
• Wie sieht die F<strong>in</strong>anzierung aus, „Pay per Use“ o<strong>der</strong> zyklische Leistungsrate?<br />
• Wird die Transportlogistik mit angeboten?<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
14
Fazit<br />
● Es gibt verschiedene Formen von <strong>Havarie</strong>szenarien. Im Allgeme<strong>in</strong>en ist e<strong>in</strong>e<br />
Eigenredundanz gegeben. Allerd<strong>in</strong>gs ist die gute Prävention und Präparation für den Fall e<strong>in</strong>es<br />
Totalausfalls entscheidend zur Aufrechterhaltung <strong>der</strong> Regelversorgung und Patientensicherheit.<br />
● Die Analyse <strong>der</strong> vorliegenden Gegebenheiten und die daraus resultierende<br />
Maßnahmenplanung und Reorganisation schaffen Sicherheit und Kont<strong>in</strong>uität auch im<br />
<strong>Havarie</strong>fall.<br />
● Die beste <strong>Havarie</strong> ist ke<strong>in</strong>e <strong>Havarie</strong>.<br />
Castillo-Sohre 2011<br />
15
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit<br />
Castillo-Sohre 2011 16
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