Profi Cash Installationsanleitung 120x180.indd - Vereinigte ...

Profi cash 10
Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt.
Bargeldloser Inlands- und Auslandszahlungsverkehr
für den professionellen Anwender
Installations-
anleitung
Profi cash 10

Inhalt
1 Hinweise zur Installation des Programms Profi cash 4
2 Der erste Programmstart 6
2.1 Eingabe der Serviceline-Nummer 6
2.2 Anlegen einer Firma 6
2.3 Eingabe des Profi cash-Passwortes 7
2.4 Firmenkonfiguration 7
2.5 Anwenderverwaltung 8
2.6 HBCI-Verwaltung / Anlage von Auftraggeberkonten 9
2.7 Einrichtung der Online-Parameter am Auftraggeberkonto 10
3 Weitere Schritte in Profi cash 25
3.1 Online-Update 25
3.2 Abruf von Kontoinformationen und Kreditkartenumsätzen 27
3.3 Abruf des elektronischen Kontoauszugs über HBCI 28
3.4 Vormerkposten 28
3.5 Eingabe von Zahlungsempfängern/Zahlungspflichtigen 29
3.6 Erfassen von Überweisungen und Lastschriften 30
3.7 Joberstellung von ZV-Aufträgen 31
3.8 Freigeben/Unterschreiben von Jobs 31
3.9 Datenübertragung 32
3.10 Historie 33
3.11 Einlesen externer DTA- oder SEPA-XML-Dateien 33
4 Auswertungen 34
5 Verwaltungsfunktionen in Profi cash 34
5.1 Datensicherung 34
5.2 Datenrücksicherung 34
5.3 Datenreorganisation 35
5.4 Import/Export 35
5.5 Datenübernahme aus VR-NetWorld Software
und GENO lite ZV 35
5.6 Protokolle 36
6 Auslandszahlungsverkehr 37
6.1 Firmenkonfiguration 37
6.2 Anlage der Auftraggeberkonten 37
6.3 Anlage der Zahlungsempfänger 38
6.4 Erfassung von Aufträgen 38
6.5 DTAZV-Datei erstellen / DTAZV-Datei
per HBCI/DFÜ übertragen 39
6.6 Historie 39
7 Serviceline 39
– 2 – – 3 –

Herzlichen Dank,
dass Sie sich für den Einsatz von Profi cash
entschieden haben. Für einen leichten Einstieg
beachten Sie bitte die folgenden Hinweise.
Hinweise zur Installation des Programms Profi cash
Zunächst legen Sie bitte die CD-ROM in das Laufwerk ein. Die Profi
cash-Installationsroutine wird automatisch gestartet. Sollte dies nicht
der Fall sein, so können Sie die Installation auch manuell über die Datei
„setup.exe“ im Unterverzeichnis „\profi“ starten.
Wählen Sie nach der Zustimmung zu den Lizenzbedingungen zunächst
die Module aus, die Sie installieren möchten:
Profi cash Haupt-Modul
Profi cash HBCI-Modul (Internetbanking via HBCI, FinTS)
Profi cash DFÜ (EBICS, FTAM)
Profi cash international (Auslandszahlungsverkehr)
Ergänzend steht Ihnen auch das elektronische Profi cash-Handbuch als
PDF zur Verfügung.
Nach der Auswahl der Module ist die Wahl des Installationsverzeichnisses
vorzunehmen. Standardmäßig wird Ihnen das Programmverzeichnis
„C:\Programme\Profi cash“ vorgeschlagen. Falls Sie ein anderes Verzeichnis
wählen möchten, geben Sie über den Button „Durchsuchen” den
gewünschten Pfad oder ein anderes verfügbares Laufwerk an. Als
Datenverzeichnis wird Ihnen anschließend bei der Installation unter
Windows Vista und Windows 7 das Verzeichnis „C:\ Benutzer\Öffentlich\
Öffentliche Dokumente\Profi cash“ vorgeschlagen, bei anderen Windows-Versionen
hingegen „C:\Programme\Profi cash\daten“. Auch hier
können Sie selbstverständlich ein anderes Laufwerk und einen anderen
Pfadnamen wählen. Für eine Netzwerkinstallation können Sie Programm-
und Datenverzeichnis sowohl auf demselben Server als auch
getrennt installieren (Datenverzeichnis auf dem Server, Programmverzeichnis
lokal auf den Clients). Wir empfehlen die vollständige Installation
auf dem Server. In diesem Fall sind anschließend noch Verknüpfungen
auf den einzelnen Clients einzurichten.
Falls Sie Windows Vista oder Windows 7 als Betriebssystem verwenden
oder das Server-Laufwerk von den Clients aus über unterschiedliche
Laufwerksbuchstaben angesprochen wird, so sind die Pfadnamen im
UNC-Format (Universal Naming Convention) anzugeben (\\servername\
volume\pfad). Auch bei der Angabe der Verzeichnisse für Bankparameter-,
Secret-Key-, INI- und Sicherheitsdateien ist diese Syntax zu verwenden.
Die Verknüpfung auf den Clients kann dagegen mit den Laufwerksbuchstaben
erfolgen, solange das Netzlaufwerk immer über denselben
Buchstaben angesprochen wird. Bei einem Peer-to-Peer-Netzwerk muss
das Programm jeweils lokal installiert werden.
Das Modul Auslandszahlungsverkehr ist ein eigenständiges Programm.
Die zuvor getätigten Pfadangaben für den Bereich Inlandszahlungsverkehr
sind für den Bereich Auslandszahlungsverkehr separat zu tätigen.
Wir empfehlen, die Datenverzeichnisse von Profi cash IZV und Profi cash
AZV getrennt aufzubauen. Die Vorbelegungen für diese Verzeichnisse
sind daher auch schon unterschiedlich gewählt.
Als Letztes entscheiden Sie bitte, in welcher Programmgruppe Profi cash
auf Ihrem PC abgelegt werden soll. Damit Sie das Programm nach der
Installation möglichst einfach starten können, besteht die Möglichkeit,
Icons auf dem Desktop Ihres PCs oder auch in das Windows-Startmenü
zu integrieren. Geben Sie abschließend noch die Bankleitzahl des Institutes
an, von dem Sie Profi cash erhalten haben und schon kann die Installation
beginnen. Sind alle Angaben mit „OK” bestätigt worden, wird
Profi cash installiert. Nach erfolgreichem Abschluss erscheint die Meldung
„Profi cash wurde erfolgreich installiert”.
– 4 – – 5 –

Der erste Programmstart
2.1 Eingabe der Serviceline-Nummer
Beim ersten Programmstart werden Sie aufgefordert, eine Serviceline-
Nummer einzugeben. Sollten Sie einmal Fragen zum Programm haben,
so hilft Ihnen die Serviceline gerne weiter. Die hier erfasste Telefonnummer
steht anschließend unter dem Menüpunkt „Hilfe/Info“ zur Einsicht
bereit. Die Rufnummer erhalten Sie von Ihrer Hausbank.
2.2 Anlegen einer Firma
Mit Profi cash können Sie für mehrere Firmen bzw. Mandanten den
Zahlungsverkehr durchführen. Beim erstmaligen Start sowie bei jeder
Neuanlage einer Firma ist im Feld „Firma“ ausschließlich die Firmennummer
zu vergeben. Der Eintrag des Firmennamens erfolgt anschließend
in der Firmenkonfiguration.
2.3 Eingabe des Profi cash-Passwortes
Damit Ihre persönlichen Daten vor fremdem Zugriff geschützt sind,
verlangt Profi cash bei jeder Anmeldung die Eingabe eines Passwortes.
Um Tippfehler zu vermeiden, werden Sie bei der Erstanmeldung aufgefordert,
das Passwort zu wiederholen. Das Passwort kann aus maximal
20 Zeichen bestehen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Buchstaben,
Ziffern oder eine Kombination aus beidem handelt. Beachten Sie
bitte, dass Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Die Erstanmeldung
bei einer Firma führt der „master” als Anwender durch.
Der „master“ kann anschließend über die Anwenderverwaltung
weitere Anwender inklusive Berechtigungen und Konten anlegen.
2.4 Firmenkonfiguration
In der Firmenkonfiguration stellen Sie bitte zunächst den Namen der
Firma ein. Des Weiteren können Sie hier Einstellungen vornehmen,
die zu einer individuellen Konfiguration des Programms führen. Über
die F1-Taste erhalten Sie zu allen Auswahlpunkten ausführliche Beschreibungen.
Nach dem Abspeichern der Daten der Firmenkonfiguration
erscheint die Abfrage, ob Anwender, Konten oder HBCI-Parameter
erfasst werden sollen. Wir empfehlen, dass der „master“ zunächst die
Mitarbeiter (Anwender), Auftraggeberkonten und Berechtigungen
einrichtet. Die individuellen Einstellungen je Anwender für die Online-
Übertragungen (z. B. Anlage der HBCI-Parameter) nehmen die Anwender
anschließend jeweils eigenständig vor. Alternativ können Sie übrigens
auch direkt eine vorhandene Datensicherung einlesen.
– 6 – – 7 –

2.5 Anwenderverwaltung
In der Anwenderverwaltung werden die Personen, die das Programm
bedienen sollen, vom „master“ als Anwender eingetragen. Ergänzend
werden hier gemäß der unternehmensinternen Berechtigung die auszuführenden
Profi cash-Menüpunkte sowie die zu bedienenden Konten
eingestellt. Die Erstanmeldung eines Anwenders im Programm erfolgt
wie zuvor beschrieben über die Passworteingaben.
In der Anwenderverwaltung können neben dem Menüpunkt „Anwender
bearbeiten“ auch die Menüpunkte „Menüprofil bearbeiten“ und
„Kontenprofil bearbeiten“ separat ausgewählt werden.
2.6 HBCI-Verwaltung / Anlage von Auftraggeberkonten
HBCI steht für „Homebanking Computer Interface“ und ermöglicht
Ihnen, alle Online-Verbindungen zur Bank über das Internet in gesicherter
und verschlüsselter Form zu tätigen. Als Weiterentwicklung des
bereits weitverbreiteten HBCI-Standards nutzen Bankengruppen das
HBCI-Protokoll FinTS (FinTS = Financial Transaction Services).
Wesentliches Leistungsmerkmal dieses Standards ist eine erhöhte Sicherheit
aufgrund größerer Schlüssellängen. In Profi cash 10 sind alle Funktionen
integriert worden, um das HBCI-Protokoll nutzen zu können.
Das Programm steuert intern je nach Verfahren bzw. Protokollversion
die notwendigen Abläufe. Im weiteren Verlauf der Anleitung und in der
Anwendung wird das Protokoll FinTS unter dem Begriff HBCI geführt.
Wir empfehlen Ihnen, bei Verwendung des Verfahrens HBCI zunächst die
HBCI-Zugänge für jeden Anwender individuell und anwenderbezogen
anzulegen. Dies hat den Vorteil, dass Sie über diesen Weg eine automatische
Anlage der Auftraggeberkonten über die UPD (User-Parame-
– 8 – – 9 –

ter-Dateien) nutzen und sich die manuelle Erfassung der Daten ersparen
können. Falls Sie also Ihre Konten via HBCI führen und die automatische
Anlage der Konten nutzen möchten, so folgen Sie bitte dem Kapitel
2.7.1 bzw. der Auswahl „HBCI mit Sicherheitsdatei oder Chipkarte“.
Möchten Sie das Sicherheitsverfahren PIN/TAN nutzen, das auch auf den
HBCI-Standard zurückgreift, finden Sie die Informationen in dem Kapitel
2.7.2 unter „HBCI mit PIN/TAN-Legitimation“. Bitte beachten Sie auch
unsere Hinweise zur Einrichtung des technischen Umfeldes in HBCI unter
Kapitel 2.7.4.
2.7 Einrichtung der Online-Parameter am Auftraggeberkonto
2.7.1 Kontoführung via HBCI mit Sicherheitsdatei oder Chipkarte
Das Verfahren HBCI bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Online-Verbindungen
zur Bank mit elektronischen Unterschriften zu sichern und zu verschlüsseln.
Die elektronische Unterschrift können Sie entweder sicher auf
einer HBCI-Chipkarte oder in einer HBCI-Sicherheitsdatei auf Diskette
verwahren. Die Verwaltung der HBCI-Zugangsdaten erfolgt in der HBCI-
Verwaltung über den Menüpunkt „Stammdaten/HBCI-Verwaltung“.
2.7.1.1 Einlesen einer bereits vorhandenen HBCI-Sicherheitsdatei
Wenn Ihnen bereits eine HBCI-Sicherheitsdatei zur Verfügung steht,
können Sie diese einlesen und im Programm nutzen. Betätigen Sie dafür
die Schaltfläche „Sicherheitsdatei lesen“. Es öffnet sich ein Dateiauswahlfenster,
in dem die zu übernehmende Sicherheitsdatei auszuwählen ist.
Anschließend werden Sie nach der ID bzw. dem Benutzernamen der
Sicherheitsdatei gefragt. Bei mit Profi cash erstellten Sicherheitsdateien
entspricht diese ID / dieser Benutzername der achtstelligen Ziffernfolge,
die den Dateinamen bildet. Diese ID / dieser Benutzername wird beim
Lesen der Sicherheitsdatei daher auch vorgeschlagen. Wurde die Sicherheitsdatei
mit einem anderen Programm erstellt, so sind ID/Benutzername
und Dateiname in der Regel nicht identisch. In diesem Fall ist die
ID / der Benutzername dem Programm zu entnehmen, mit dem die
Datei erstellt wurde.
Aus der Sicherheitsdatei werden anschließend die Benutzerkennung, die
Bankleitzahl und die HBCI-Internet-Adresse der Bank gelesen. Das HBCI-
Kürzel, die Bezeichnung für die Bankverbindung, kann abschließend frei
gewählt werden. Bitte beachten Sie, dass mit der Übernahme der Datei
auch der Status der Sicherheitsdatei übernommen wird, sodass Sie mit
einer vorher bereits erfolgreich initialisierten Datei auch direkt arbeiten
können.
2.7.1.2 Erstellen einer HBCI-Sicherheitsdatei
Aus der „HBCI-Verwaltung“ gelangen Sie über die Schaltflächen
„Neu …“ oder „Bearbeiten …“ zur manuellen Anlage neuer HBCI-
Zugänge.
Die einzelnen Schritte im Überblick:
1. Tragen Sie hier ein beliebiges HBCI-Kürzel ein, unter dem das Programm
den HBCI-Zugang in Zukunft identifiziert (z. B. „Volksbank“).
– 10 – – 11 –

2. Unter Sicherheitsmedium/-verfahren wählen Sie „Sicherheitsdiskette/Sicherheitsdatei“.
3. Die Bankleitzahl, die Benutzerkennung und die Kundennummer/-ID
wurden Ihnen von Ihrer Bank im HBCI-INI-Brief mitgeteilt. Bei genossenschaftlichen
Instituten sind in der Regel Benutzerkennung
und Kundennummer/-ID identisch. Falls Sie eine VR-Kennung von
Ihrer Bank erhalten haben, tragen Sie diese in das Feld „Kundennummer/-ID“
ein. Achten Sie auf die exakte Schreibweise (einschließlich
der Groß- und Kleinschreibung) dieser Daten!
4. Die Sicherheitsdatei wird durch ein Passwort geschützt. Die Speicherung
dieses Passwortes ist optional, da dies unter Umständen ein
Sicherheitsrisiko darstellen kann. Wird bei den HBCI-Parametern kein
Passwort hinterlegt, so wird es vor jeder Übertragung abgefragt.
Das Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein und mindestens
eines der Sonderzeichen . < > ( ) + – & ? * ; , % : " ' = enthalten.
5. Unter „Internet-Adresse“ tragen Sie bitte, sofern die Adresse nicht
automatisch vorgeschlagen wird, die HBCI-Internet-Adresse ein, die
Ihnen ebenfalls von Ihrer Bank mitgeteilt wurde.
Nach dem Speichern dieser Daten wird geprüft, ob bereits eine Bank-
Parameter-Datei (BPD) der Bank vorliegt, um die aktuell unterstützte
HBCI-Version sowie die zu benutzende Schlüssellänge (zwischen 786
und 2.048 Bit) zu ermitteln. Ist das nicht der Fall, wird diese Datei zunächst
in einem anonymen Dialog bei der Bank angefordert. Erst jetzt
kann ein neues Sicherheitsmedium angelegt werden.
Initialisieren der HBCI-Sicherheitsdatei
Anschließend werden Ihre persönlichen HBCI-Schlüssel generiert und in
der Sicherheitsdatei abgelegt. Die Frage „Öffentlichen Schlüssel für …
zur Bank übertragen?“ bestätigen Sie mit „Ja“. Falls Sie den Online-
Dialog mit der Bank nicht sofort führen möchten, ist dies auch zu einem
späteren Zeitpunkt über die Schaltfläche „Benutzerdaten aktualisieren“
in der Maske „HBCI-Verwaltung“ möglich.
Es wird nun eine Online-Verbindung zum Rechenzentrum Ihrer Bank
aufgebaut. Während der Übertragung wird der sogenannte Hashwert
des öffentlichen Schlüssels der Bank als Buchstaben- und Zahlenreihe
angezeigt, und es erfolgt die Aufforderung, diesen Wert mit dem Wert
auf dem INI-Brief, der Ihnen von der Bank ausgehändigt wurde, zu vergleichen
und bei Gleichheit zu bestätigen. Nach der Bestätigung wird
Ihr öffentlicher Schlüssel zur Bank übertragen. Nach erfolgreicher Beendigung
der Übertragung meldet das Programm im Übertragungsprotokoll
„Öffentlicher Schlüssel wurde entgegengenommen“ und „Benutzer
noch nicht freigeschaltet“. Parallel wird automatisch der Kunden-INI-
Brief gedruckt. Dieser Brief ist zu unterschreiben und an die Bank zu
geben. Die Freischaltung des HBCI-Zugangs erfolgt durch die Bank,
sobald Sie Ihren INI-Brief dort eingereicht haben.
2.7.1.3 Arbeiten mit einer HBCI-Chipkarte
Zum Lesen und Schreiben von Chipkarten muss ein Chipkartenlesegerät
an Ihrem PC angeschlossen und korrekt installiert sein. Bitte führen Sie
– 12 – – 13 –

diese Tätigkeiten zunächst durch, bevor Sie weitere Schritte in Profi cash
ausführen. Bundesweit existiert eine Vielzahl von Chipkartentypen, die
sich im Einsatz befinden. Hier finden Sie die wichtigsten Hinweise zur
korrekten Einrichtung verschiedener Chipkartentypen.
VR-NetWorld-Card
Auf der VR-NetWorld-Card, die bundesweit bei nahezu allen genossenschaftlichen
Banken zum Einsatz kommt, sind alle HBCI-relevanten
Daten (Typ der Chipkarte, Benutzerkennung, Bankleitzahl, Kundennummer/-ID
und TCP/IP-Adresse) gespeichert. Diese können über
die Schaltfläche „Chipkartendaten lesen“ in das Programm eingelesen
werden. Bei der Anlage eines solchen HBCI-Benutzers werden Sie nach
dem HBCI-Kürzel gefragt. Tragen Sie ein beliebiges HBCI-Kürzel ein,
unter dem das Programm den HBCI-Zugang in Zukunft identifiziert
(z. B. „Volksbank“). Mit dem auf diese Art angelegten Benutzer können
Sie sofort arbeiten, eine Freischaltung der HBCI-Benutzerkennung durch
die Bank ist nicht mehr nötig.
Hinweise zu Chipkarten anderer Institute
Beim Einlesen von Sparkassen-Chipkarten müssen unter Umständen
noch kundenindividuelle Daten ergänzt werden. Dabei ist darauf zu
achten, dass das Feld „Kundennummer/-ID“ leer bleibt. Karten vom Typ
VR-NetWorld-Card basic sowie die von vielen Privatbanken eingesetzten
BDB-RSA-Karten enthalten bei Auslieferung in der Regel noch keine
individuellen Kundendaten. Analog zur Vorgehensweise bei der Sicherheitsdatei
werden die von der Bank zur Verfügung gestellten HBCI-
Zugangsdaten (Bankleitzahl, Benutzerkennung, Kunden-ID und TCP/
IIP-Adresse) zunächst in der „HBCI-Verwaltung“ erfasst. Als Sicherheitsmedium/-verfahren
ist „Chipkarte“ auszuwählen. Nach dem Speichern
der Daten sind diese über die Funktion „Chipkartendaten schreiben“
auf die Karte zu schreiben. Handelt es sich um eine neue Karte, werden
Sie unter Umständen aufgefordert, eine individuelle PIN zu vergeben.
Anschließend werden analog zum Verfahren mit Sicherheitsdatei die
Sicherheitsschlüssel auf die Karte gespeichert. Nach der Initialisierung
beim Kreditinstitut (z. B. über die Funktion „Benutzerdaten aktualisieren“)
wird der Kunden-INI-Brief ausgedruckt, der dem Kreditinstitut
auszuhändigen ist. Ist dort die Freischaltung erfolgt, kann mit der Karte
gearbeitet werden.
2.7.2 Kontoführung via HBCI mit PIN/TAN-Legitimation
Das Verfahren HBCI mit PIN/TAN-Legitimation bietet die Möglichkeit,
Online-Verbindungen zur Bank weiterhin mit der bekannten PIN
(Persönliche Identifikationsnummer) und TAN (Transaktionsnummer)
unter gleichzeitiger Nutzung des Internets zu sichern. Tragen Sie bitte
zunächst analog zum Zugang mit einer HBCI-Sicherheitsdatei Ihre
persönlichen HBCI-Zugangsdaten in der HBCI-Verwaltung ein.
1. Eingabe eines frei wählbaren HBCI-Kürzels (z. B. „Volksbank“)
2. Festlegung auf das Sicherheitsverfahren „PIN/TAN“
3. Eingabe der Bankleitzahl
4. Bei genossenschaftlichen Instituten (Volks- und Raiffeisenbanken)
geben Sie nun bitte Ihre Kundennummer bzw. den VR-NetKey ein.
Die Sparkassen erwarten an dieser Stelle die Kontonummer, eine
Benutzerkennung oder den Anmeldenamen.
5. Bei genossenschaftlichen Instituten (Volks- und Raiffeisenbanken)
geben Sie bitte anschließend Ihre Kontonummer oder die VR-Kennung
ein, sofern Sie keinen VR-NetKey verwenden. Die Sparkassen
erwarten an dieser Stelle keinen Eintrag.
6. Mögliche Eingabe einer PIN. Die Speicherung der PIN ist optional,
da dies unter Umständen ein Sicherheitsrisiko darstellen kann.
7. Eingabe der Internetadresse, sofern diese nicht automatisch vorgeschlagen
wird
Speichern Sie die Daten ab und ordnen Sie das HBCI-Kürzel dem Auftraggeberkonto
zu.
– 14 – – 15 –

2.7.3 Automatische Anlage der Auftraggeberkonten – Auswertung
der User-Parameter-Datei (UPD)
Nachdem Sie für HBCI freigeschaltet sind, können Sie über die Funktion
„Benutzerdaten aktualisieren“ Ihren Kontenbestand abrufen, sofern Ihre
Bank die Funktion unterstützt. Die Konten werden dann automatisch
angelegt. Unter „Stammdaten/Auftraggeberkonto“ können Sie die
automatischen Eintragungen kontrollieren. Parallel werden zu den gemeldeten
Konten Umsatzabfrage-Jobs angelegt. Diese können Sie unter
dem Menüpunkt „Tagesgeschäft/Datenübertragung“ einsehen und
starten, um aktuelle Kontoinformationen einlesen zu können. Sollte Ihre
Bank diese Funktion nicht unterstützen, so erfassen Sie Ihre Konten bitte
anschließend unter dem Menüpunkt „Stammdaten/Konten Auftraggeber“
und fügen das HBCI-Kürzel dem Konto hinzu.
2.7.4 Einrichtung des technischen Umfeldes für HBCI
Bitte beachten Sie vor einer Online-Übertragung die nachfolgenden
Hinweise!
Der Datenaustausch per HBCI wird über das Internet durchgeführt.
Grundsätzlich werden HBCI-Übertragungen bei Einsatz der Sicherheitsdatei
oder Chipkarte über den Port 3000 durchgeführt. Beim Verfahren
HBCI mit PIN/TAN-Legitimation wird abweichend davon der Port 443
genutzt. Für den Zugang ins Internet muss eine der folgenden Bedingungen
erfüllt sein:
Das DFÜ-Netzwerk mit einem Eintrag Ihres Providers ist installiert.
Es besteht eine ständige Internetverbindung.
Die Verbindung wird vor jeder HBCI-Übertragung manuell hergestellt.
Eine AOL-Software ist installiert.
Es ist ein lokales Netzwerk mit einem HTTP-Proxyserver vorhanden.
Es ist ein lokales Netzwerk mit einem Socks-5-Proxyserver vorhanden.
Ist das DFÜ-Netzwerk installiert, wählen Sie unter dem Menüpunkt
„Einstellungen/HBCI-Internetzugang“ die Schaltfläche „DFÜ-Netzwerk“
und den gewünschten Eintrag aus. Mit dem gewählten Eintrag wird
dann jeweils automatisch eine Verbindung hergestellt. Sollte eine ständige
Internetverbindung vorhanden sein, wählen Sie unter dem Menüpunkt
„Einstellungen/Internetzugang“ die Schaltfläche „manuell ohne
Meldungen“. In diesem Fall wird direkt auf eine bestehende Verbindung
aufgesetzt.
Möchten Sie die Internetverbindung jeweils manuell starten und beenden,
wählen Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen/Internetzugang“
die Schaltfläche „manuell mit Meldungen“. In diesem Fall erfolgt vor und
nach jeder Übertragung die Aufforderung, die Verbindung herzustellen
bzw. zu beenden.
Für einen Zugang zum Internet über AOL wählen Sie bitte die Schaltfläche
„AOL“. Vor einer HBCI-Datenübertragung wird dann die AOL-Software
gestartet, eine Verbindung aufgebaut und nach der Datenübertragung
wieder beendet.
Wenn Sie die Internetverbindung über ein lokales Netzwerk und einen
sogenannten HTTP-Proxyserver oder Socks-5-Proxyserver herstellen
wollen, wählen Sie die Schaltfläche „HTTP Proxy“ bzw. „Socks 5 Proxy“.
Zusätzlich müssen Sie dann die Adresse und den Anschluss Ihres Proxyservers
angeben. Sofern eine Legitimation am Proxy erforderlich ist,
können ergänzend Benutzername und Kennwort hinterlegt werden.
Werden die Daten nicht hinterlegt, so werden diese Infos vor dem
Verbindungsaufbau abgefragt. Bei Fragen zu den Proxyeinstellungen
wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerk-Administrator.
– 16 – – 17 –

Für EBICS gelten die gleichen Voraussetzungen mit der Ausnahme, dass
die Verbindung immer den Port 443 nutzt.
2.7.5 Kontoführung via EBICS
Das EBICS-Verfahren wird in der Regel zusammen mit der elektronischen
Unterschrift durchgeführt. Für die Einrichtung eines EBICS-Kontos sind
von jedem Anwender folgende Schritte durchzuführen:
1. Bank-Parameter-Datei (BPD) bearbeiten
2. Sicherheitsmedium erstellen
3. EBICS-Zugang initialisieren
Bevor Sie die erste EBICS-Übertragung starten, überprüfen Sie bitte
zunächst die technischen Voraussetzungen unter dem Bereich „Einstellungen/Internetzugang“.
Hier gelten prinzipiell die unter Punkt 2.7.4
aufgeführten Hinweise mit der Ausnahme, dass die EBICS-Verbindungen
nicht wie HBCI über den Port 3000 abgewickelt werden, sondern der
Port 443 genutzt wird.
2.7.5.1 Bank-Parameter-Datei (BPD) für EBICS bearbeiten
Verzweigen Sie unter „Stammdaten/Auftraggeberkonto“ zu dem Konto,
das Sie für EBICS freischalten möchten. Über die Schaltfläche „BPD-
Verwaltung“ gelangen Sie in die gleichnamige Maske, in der nun Ihre
anwenderspezifischen Daten für das EBICS-Verfahren hinterlegt werden.
In der Regel wird nur eine Bank-Parameter-Datei für jedes Kreditinstitut
angelegt, auch wenn mehrere Auftraggeberkonten dort geführt werden.
Das bedeutet, dass je Anwender nur der untere Teil der BPD (spezielle
Parameter für den Anwender) individuell bearbeitet werden muss.
Folgende allgemeingültige Angaben sind je Bankverbindung einzutragen:
BPD-Kürzel (frei wählbar; es empfiehlt sich, in den Namen der BPD
den Banknamen für eine eindeutige Zuordnung einzubinden)
Kunden-ID
BLZ
Hostname (EBICS)
Adresse (EBICS)
EBICS-Version
Wählen Sie dann die Schaltfläche „Speichern“.
In der Folge sind nun die anwenderspezifischen Angaben einzugeben:
Über die Schaltfläche „Hinzufügen“ werden Profi cash-Anwender aus
der Liste „vorhandene Anwender“ in die Liste „zugeordnete Anwender“
übernommen.
Für jeden dieser zugeordneten Anwender sind nun die folgenden
Parameter zu erfassen:
Externer Name (achten Sie bitte unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung)
EU-Vollmacht
Verfahren (hier ist EBICS auszuwählen)
Sicherheitsmedium
Wählen Sie dann die untere Schaltfläche „Speichern“.
– 18 – – 19 –

Alle Angaben entnehmen Sie bitte dem Bank-Parameter-Blatt Ihrer
Bank. Die Daten werden unter dem BPD-Kürzel abgespeichert.
2.7.5.2 EBICS-Zugang initialisieren
Nach dem Speichern der BPD ist eine Initialisierung erforderlich. Bei
EBICS legen Sie zunächst über die Schaltfläche „Sicherheitsdatei neu
erstellen“ ein neues Sicherheitsmedium an. Die Sicherheitsdatei wird
durch ein Passwort geschützt. Die Speicherung dieses Passwortes ist
optional, da dies unter Umständen ein Sicherheitsrisiko darstellen kann.
Wird in der DFÜ-Verwaltung kein Passwort hinterlegt, so wird es vor
jeder Übertragung abgefragt. Das Passwort muss mindestens acht
Zeichen lang sein und mindestens eines der Sonderzeichen . < > ( ) +
– & ? * ; , % : " ' = enthalten.
Wählen Sie nun die Schaltfläche „EBICS-Zugang initialisieren“ aus.
Nach der erfolgreichen Initialisierung erstellt Profi cash automatisch drei
INI-Briefe, die Sie bitte rechtsverbindlich unterschreiben und an Ihr Kreditinstitut
weiterleiten. Die Briefe werden für die endgültige Freischaltung
benötigt.
2.7.5.3 DFÜ-Verwaltung für EBICS
Beim EBICS-Verfahren kann über die Schaltfläche „Passwort ändern“
das Passwort für die Sicherheitsdatei geändert werden. Über die Schaltfläche
„Karten-PIN ändern“ kann bei Verwendung von Chipkarten entweder
die Karten-PIN oder Signatur-PIN geändert werden. Dazu wird
keine Verbindung zum Rechnersystem des Kreditinstituts aufgebaut.
Besteht der Verdacht eines unberechtigten Zugriffs auf die DFÜ-Verfahren,
so kann eine Bank-Parameter-Datei durch „EBICS-Zugang sperren“
gesperrt werden. Es ist dann keine DFÜ mehr mit dieser BPD möglich.
Nach der Eingabe des Passwortes wird eine Verbindung zum Rechnersystem
der Bank aufgebaut und die BPD gesperrt. Wichtig: Schalten
Sie in dem Fall Ihre Bank ein, um eine erneute Freischaltung einzuleiten.
2.7.6 Kontoführung via FTAM
Alternativ zu EBICS steht das FTAM-Protokoll zur Verfügung. Das FTAM-
Verfahren wird in der Regel zusammen mit der elektronischen Unterschrift
(EU) durchgeführt. Für die Einrichtung eines FTAM-Kontos mit EU
sind von jedem Anwender folgende Schritte durchzuführen:
1. FTAM-Schlüssel generieren
2. Bank-Parameter-Datei (BPD) bearbeiten
3. FTAM-Passwort initialisieren
Für die Verwendung des Verfahrens FTAM ohne EU entfällt der Punkt
„FTAM-Schlüssel generieren“.
Bevor Sie die erste FTAM-Übertragung starten, überprüfen Sie bitte
zunächst die technischen Voraussetzungen unter dem Bereich „Einstellungen/DFÜ-Parameter“.
In den meisten Fällen wird eine FTAM-Übertragung
via ISDN durchgeführt. Dazu greift Profi cash auf eine komplett
installierte und funktionsfähige ISDN-Karte zurück. Stellen Sie dazu unter
dem Auswahlpunkt „Kanal“ „ISDN-Karte“ ein. Weitere Angaben sind
an dieser Stelle für ISDN nicht zu ergänzen.
– 20 – – 21 –

Alternativ zu ISDN kann eine Verbindung über Datex P aufgebaut
werden (Datex-P-Hauptanschluss oder Datex-P-Zugang über PAD mit
Telefonwählleistung und NUI). Die notwendigen Daten (Rufnummern
inklusive Amtsholung und Zugangskennungen) zur Auswahl des Datex-
P-Netzes sind an dieser Stelle zu ergänzen. Des Weiteren können Sie hier
die Speicherung der Bank-Parameter-Datei und des FTAM-Schlüssels
(Secret Key) definieren. Mit dem Auslagern der Dateien, z. B. auf Diskette,
können Sie eine weitere Sicherheitsstufe für den FTAM-Dialog einbinden.
2.7.6.1 FTAM-Schlüssel generieren
Innerhalb der EU-Generierung (Stammdaten/FTAM-EU-Verwaltung/
FTAM-Schlüssel generieren) ist ein EU-Passwort zur Sicherung der elektronischen
Unterschrift einzugeben. Zur Erstellung der EU empfehlen
wir, auf die EU-Version A004 zurückzugreifen. Die Version A004 stellt die
aktuellste Unterschriftsversion mit einer Schlüssellänge von 1.024 Bit dar.
Wird die Eingabe mit „OK“ bestätigt, wird ein Schlüsselpaar (Public Key
und Secret Key) erzeugt. Bitte beachten Sie, dass die EU eines Anwenders
für alle FTAM-Bankverbindungen gilt, die angewählt werden.
2.7.6.2 Bank-Parameter-Datei (BPD) für FTAM bearbeiten
Verzweigen Sie unter „Stammdaten/Auftraggeberkonto“ zu dem Konto,
das Sie für FTAM freischalten möchten. Über die Schaltfläche „BPD-
Verwaltung“ gelangen Sie in die gleichnamige Maske, in der nun Ihre
anwenderspezifischen Daten für das FTAM-Verfahren hinterlegt werden.
In der Regel wird nur eine Bank-Parameter-Datei für jedes Kreditinstitut
angelegt, auch wenn mehrere Auftraggeberkonten dort geführt werden.
Das bedeutet, dass je Anwender nur der untere Teil der BPD (spezielle
Parameter für den Anwender) individuell bearbeitet werden muss.
Folgende allgemeingültige Angaben sind je Bankverbindung einzutragen:
BPD-Kürzel (frei wählbar; es empfiehlt sich, in den Namen der BPD
den Banknamen für eine eindeutige Zuordnung einzubinden)
Kunden-ID
BLZ
Hostname (FTAM)
NUA/ISDN (FTAM) (Anwahlnummern des FTAM-Rechners; bei ISDN-
Verbindungen ist an dieser Stelle die Nummer der Amtsholung vor
der Rufnummer des FTAM-Rechners einzutragen)
Checkboxen mit elektronischer Unterschrift, Komprimierung beim
Senden und Holen
Wählen Sie dann die Schaltfläche „Speichern“.
In der Folge sind nun die anwenderspezifischen Angaben einzugeben:
Über die Schaltfläche „Hinzufügen“ werden Profi cash-Anwender aus
der Liste „vorhandene Anwender“ in die Liste „zugeordnete Anwender“
übernommen.
Für jeden dieser zugeordneten Anwender sind nun die folgenden
Parameter zu erfassen:
Externer Name (achten Sie bitte unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung)
EU-Vollmacht
Verfahren (hier ist FTAM auszuwählen)
Wählen Sie dann die untere Schaltfläche „Speichern“.
Alle Angaben entnehmen Sie bitte dem Bank-Parameter-Blatt Ihrer
Bank. Die Daten werden unter dem BPD-Kürzel abgespeichert.
2.7.6.3 FTAM-Passwort initialisieren
Nach dem Speichern der BPD ist eine Initialisierung erforderlich, bei
FTAM ist zunächst das Start-Passwort zu ändern, das vom Institut vorgegeben
worden ist. Tragen Sie dazu das alte und das neue Passwort ein,
und bestätigen Sie dies über die Funktion „DFÜ-Passwort initialisieren“.
Das neue Passwort kann wahlweise auch gespeichert werden. Sollten Sie
FTAM mit EU verwenden, so wird mit dieser Funktion auch direkt der
– 22 – – 23 –

Austausch des Public Keys durchgeführt. In diesem Zusammenhang
erstellt Profi cash automatisch einen INI-Brief, den Sie bitte rechtsverbindlich
unterschreiben und an Ihr Kreditinstitut weiterleiten. Der Brief
wird für die endgültige Freischaltung benötigt.
2.7.6.4 DFÜ-Verwaltung für FTAM
Folgende Funktionen stehen zur Verwaltung der FTAM-Bankverbindungen
bereit:
FTAM-Passwort ändern
In regelmäßigen Abständen sollte ein Wechsel des Passwortes erfolgen,
damit ein unbefugter Zugriff auf dieses DFÜ-Verfahren vermieden
wird. Der Eintrag des alten Passwortes und des neuen Passwortes
ist zuerst durchzuführen. Durch Betätigung dieser Schaltfläche wird
dann eine Verbindung zum Rechnersystem des Kreditinstituts aufgebaut
und das Passwort geändert.
FTAM-Zugang sperren
Besteht der Verdacht eines unberechtigten Zugriffs auf dieses DFÜ-
Verfahren, so kann eine Bank-Parameter-Datei gesperrt werden. Es ist
dann keine DFÜ mehr mit dieser BPD möglich. Nach der Eingabe des
Passwortes wird eine Verbindung zum Rechnersystem der Bank aufgebaut
und die BPD gesperrt. Wichtig: Schalten Sie in dem Fall Ihre
Bank ein, um eine erneute Freischaltung einzuleiten.
Nur Public Key senden
Bei einer Änderung des „Public Keys“ in der EU-Verwaltung ist eine
Übertragung des neuen Keys an alle betroffenen Banken notwendig.
Nach der Eingabe des Passwortes wird eine Verbindung zum Rechnersystem
der Bank aufgebaut und der „Public Key“ gesendet. Mit der
Übertragung wird erneut ein INI-Brief erstellt. Dieser ist umgehend
der Bank zur Freischaltung zuzustellen.
2.7.7 DFÜ-Protokolldateien
Zur Bestätigung der per EBICS oder FTAM übertragenen Aufträge stellt
die Bank ein Protokoll bereit, aus dem zu ersehen ist, ob die Transaktion
und/oder Unterschriftenprüfung erfolgreich war. Über einen sogenannten
Protokollabruf sollten die Übertragungen und Prüfungen, die anschließend
auf den Bankenrechnern erfolgen, vom Anwender eigenständig
kontrolliert werden. Dazu ist die Anlage eines Jobs mit der
Auftragsart PTK notwendig. Unter „Tagesgeschäft/DFÜ Senden/Holen“
kann dieser Job erstellt werden, sofern der Job nicht bereits automatisch
bei der Kontenanlage erstellt wurde.
Weitere Schritte in Profi cash
3.1 Online-Update
Kleinere Programmerweiterungen werden im Zuge von Online-Updates
zur Verfügung gestellt (Menüpunkt „Datei/Programmupdate“). Als technische
Voraussetzung benötigen Sie den Microsoft Internet Explorer ab
Version 4.0. Profi cash greift während der Übertragung auf Dateien des
Internet Explorers zurück. Wir empfehlen, eine automatische Prüfung
auf ein neues Update im Rhythmus „alle 30 Tage“ einzustellen. Wenn ein
Update bereitliegt, zeigt Ihnen eine Info-Datei zunächst die Neuerungen
an, die anschließend geladen werden.
Schauen Sie nach der Installation einfach nach, ob bereits Ergänzungen
für Sie bereitliegen. Die Update-Routinen setzen auf einer bestehenden
Internetverbindung auf. Ist keine ständige Verbindung vorhanden, so
wird versucht, über das DFÜ-Netzwerk eine Verbindung aufzubauen.
Voraussetzung auch hierfür ist das Vorhandensein des Microsoft Internet
Explorers, da auf Teilbereiche dieses Programms zurückgegriffen
wird.
– 24 – – 25 –

Sollten Sie eine Internetverbindung über einen Proxyserver nutzen,
nehmen Sie bitte folgende Einstellung vor: Öffnen Sie im Internet
Explorer das Menü „Extras“, „Internetoptionen“ und dann „Verbindungen“.
Aktivieren Sie auf dieser Seite bzw. unter LAN-Einstellungen die
Checkbox „Verbindung über einen Proxyserver herstellen“ bzw. „Proxyserver
verwenden“. Als Adresse tragen Sie die Adresse Ihres Proxyservers
und als Anschluss die verwendete Portnummer ein. Bei Fragen zu den
Proxyeinstellungen wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerk-Administrator.
Verwenden Sie keinen Proxyserver, so werden zum Aufbau der Internetverbindung
die Einstellungen, wie sie im Microsoft Internet Explorer
unter dem Menü „Extras“, „Internetoptionen“, „Verbindungen“ vorgenommen
wurden, herangezogen.
Die Update-Dateien werden nach dem Herunterladen unterhalb des
Datenverzeichnisses abgelegt, sodass z. B. im Netzwerk weitere Programminstallationen,
die auf dasselbe Datenverzeichnis zugreifen, offline
über die Schaltfläche „Update ausführen“ aktualisiert werden können.
3.2 Abruf von Kontoinformationen und Kreditkartenumsätzen
Die Ausführung von Online-Übertragungen zur Bank wird durch sogenannte
Jobs erledigt. Jobs zum Abruf von Kontoinformationen müssen
nur einmal angelegt werden. Die Jobs werden automatisch verlängert.
Die Anlage der Jobs kann schon bei der Einrichtung der Online-Parameter
geschehen sein (Rückfrage beim Speichern der Online-Parameter).
Falls nicht, können Sie die Joberstellung über den Menüpunkt „Tagesgeschäft/Joberstellung“
manuell vornehmen.
Anschließend können die Jobs unter dem Punkt „Tagesgeschäft/Datenübertragung“
an die Bank übermittelt und die entsprechenden Daten
abgerufen werden. Die Kontoinformationen sind nach erfolgreichem
Abruf über „Tagesgeschäft/Kontoinformationen“ einsehbar.
Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für den Abruf von Kreditkartenumsätzen,
sofern Ihre Bank diese Informationen ergänzend zu der
– 26 – – 27 –

ekannten papierhaften Abrechnung elektronisch zur Verfügung stellt.
Die Kreditkartenumsätze bzw. Zahlungen werden laufend auf einem
Kreditkartenkonto fortgeschrieben. Am Abrechnungstag wird in der
Regel eine Rechnung per Post an den Kreditkarteninhaber gesendet.
Wenige Tage später wird der Rechnungsbetrag dem Kontokorrentkonto
belastet und dem Kreditkartenkonto zum Ausgleich gutgeschrieben.
Das Kreditkartenkonto speichert übrigens die getätigten Umsätze und
Buchungen wie jedes andere Kontokorrentkonto 30, 60 oder 90 Tage.
Der Zeitraum der Umsatzspeicherung ist abhängig von der Bank.
3.3 Abruf des elektronischen Kontoauszugs über HBCI
Ergänzend zum Abruf der aktuellen Umsätze kann der elektronische
Kontoauszug über HBCI abgerufen werden. Der Auszug wird in der
Regel im PDF-Format zur Verfügung gestellt und stellt den juristischen
Kontoauszug dar, den Sie auch am Kontoauszugsdrucker in Ihrer Bank
abrufen können. Bitte setzen Sie sich vor dem Abruf des elektronischen
Kontoauszugs via HBCI zunächst mit Ihrer Bank in Verbindung. Der Abruf
erfolgt auch hier über einen sogenannten Job, der unter dem Menüpunkt
„Tagesgeschäft/Joberstellung/elektronischer Kontoauszug über
HBCI“ zu erstellen ist. Hier legen Sie auch fest, in welches Verzeichnis
der Auszug nach dem Abruf abzuspeichern ist. Nach dem erfolgreichen
Abholen des elektronischen Kontoauszugs muss der ordnungsgemäße
Empfang in der Regel quittiert werden. Zu diesem Zweck wird nach
dem Empfang des Kontoauszugs automatisch ein Quittungsjob angelegt.
Die Quittierung des Auszugs sollte möglichst umgehend erfolgen.
3.4 Vormerkposten
Unter dem Menüpunkt „Tagesgeschäft/Joberstellung/DFÜ Senden/
Holen“ können (sofern bankseitig unterstützt) DFÜ-Jobs zum Abholen
kurzfristiger Vormerkposten über die Auftragsart VMK angelegt werden.
Diese Vormerkposten werden in einer eigenen Datenbank abgelegt
und können unter dem Menüpunkt „Auswertungen/Vormerkposten …“
angezeigt und ausgewertet werden. Unter „Stammdaten/Firmenkonfiguration“
ist anzugeben, nach wie vielen Tagen die Vormerkposten
wieder gelöscht werden sollen. Ergänzend können, je nach Angebot des
Kreditinstitutes, via HBCI ebenfalls Vormerkposten mitgeliefert werden.
Enthalten die Kontoinformationen zusätzlich noch nicht gebuchte, aber
bereits disponierte Umsätze, so werden diese in der Maske „Kontoinformation“
dunkelblau hinterlegt angezeigt. Die Vormerkposten werden
automatisch gelöscht, sobald die Umsätze als gebuchte Posten geliefert
werden.
3.5 Eingabe von Zahlungsempfängern/Zahlungspflichtigen
Unter „Stammdaten/Zahlungsempfänger/-pflichtige“ erfassen Sie Ihre
Kunden. Neben den allgemein notwendigen Informationen (Name des
Kunden, Bankleitzahl, Kontonummer) können Sie hier Vorbelegungen
für Verwendungszwecke, Skonto und Kategorien eintragen, die die
Erfassung des Zahlungsauftrages wesentlich erleichtern. Eine weitere
Erfassungshilfe für Aufträge bieten in diesem Zusammenhang auch die
Auftragsgruppen. Ein wesentlicher Vorteil der Auftragsgruppen sind die
Änderungen, die sich über diesen Weg problemlos direkt für eine große
Anzahl von Aufträgen durchführen lassen. In Profi cash national können
auch SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften erfasst und online
über HBCI oder EBICS versendet werden. Ein Wechsel in das Modul Profi
cash international ist somit nicht notwendig. SEPA-Aufträge ermöglichen,
Euro-Beträge innerhalb des EU-/EWR-Bereiches zu versenden oder
zu empfangen – unabhängig davon, ob es sich um nationale oder
grenzüberschreitende Zahlungen handelt. Zur Verwendung von SEPA-
Aufträgen müssen zwingend IBAN und BIC des Zahlungsempfängers
bzw. -pflichtigen bekannt sein. Um diese Daten eintragen zu können,
wählen Sie bei der Eingabe der Kontodaten bitte zunächst das entsprechende
Euro-Land aus. Anschließend können Sie IBAN und BIC
eintragen.
– 28 – – 29 –

3.6 Erfassen von Überweisungen und Lastschriften
Überweisungen und Lastschriften sowie Daueraufträge und terminierte
Überweisungen werden über den elektronischen Beleg erfasst. Die Maske
rufen Sie über „Tagesgeschäft/ZV-Aufträge/neu erfassen“ auf. Tragen
Sie zunächst wie gewohnt den Empfänger sowie den Betrag in den
Beleg ein. Optional können anschließend dem Auftrag eine Kategorie
und eine Unterkategorie für spätere Auswertungen zugeordnet sowie
der Turnus und die Fälligkeit des Auftrages verändert werden. Beachten
Sie dafür bitte die Hinweise im elektronischen Handbuch und in der
Online-Hilfe (ist mit der F1-Taste aufzurufen). Wenn alle Eingaben korrekt
vorgenommen wurden, speichern Sie den Auftrag. Nun können weitere
Aufträge erfasst werden oder Sie beenden den Erfassungsdialog. Alle
genannten Möglichkeiten können auch für die Erfassung von SEPA-
Überweisungen und SEPA-Lastschriften genutzt werden. Die Zahlungsart
kann nur dann erfasst werden, wenn die folgenden Voraussetzungen
erfüllt sind:
IBAN und BIC müssen in den Stammdaten des Zahlungsempfängers
hinterlegt sein.
Für SEPA-Lastschriften muss eine Gläubiger-ID von der Bundesbank
vorliegen sowie ein entsprechendes Mandat des Zahlungspflichtigen.
3.7 Joberstellung von ZV-Aufträgen
Das Versenden des Auftrages wird auch hier über einen sogenannten
Job gesteuert (Tagesgeschäft/Joberstellung/ZV über HBCI bzw. DFÜ).
Wählen Sie das Konto aus (in derselben Zeile steht rechts das Datum,
an dem der erste Auftrag fällig ist) und klicken Sie auf die Schaltfläche
„ZV-Job erstellen“. Sie erhalten nun noch einmal eine Übersicht über die
auszuführenden Aufträge. Ist alles korrekt, so klicken Sie auf die Schaltfläche
„Erstellen“, anderenfalls beenden Sie den Dialog über die Schaltfläche
„Abbrechen“.
3.8 Freigeben/Unterschreiben von Jobs
Bevor eine Datenübertragung von Jobs durchgeführt wird, ist je nach
Übertragungsweg und Berechtigung die notwendige Freigabe bzw.
Unterschrift zu überprüfen. Für EBICS und FTAM gemäß der Angabe in
der Bank-Parameter-Datei (BPD), HBCI gemäß den HBCI-Berechtigungen
können ein oder zwei Freigaben bzw. elektronische Unterschriften
benötigt werden, die über die Funktion „Tagesgeschäft/Job unterschreiben“
hinzuzufügen sind. Für HBCI-Übertragungen ist dieser Menüpunkt
– 30 – – 31 –

nur zu wählen, wenn zwei oder drei Unterschriften notwendig sind.
Sollte nur eine Unterschrift notwendig sein, so kann der Job direkt
gestartet werden. Es wird dann automatisch die Unterschrift des angemeldeten
Users hinzugefügt.
Bei FTAM-Übertragungen sind auf jeden Fall zuvor Unterschriften der
Anwender zu leisten, sofern es sich um FTAM mit EU handelt. Die entsprechende
Unterschriftsvollmacht wurde zuvor in der BPD je Anwender
definiert. Je nach Vollmacht wird der Job komplett (volle Unterschriftsvollmacht)
oder nur zur Hälfte (halbe Unterschriftsvollmacht)
unterschrieben.
Bei EBICS-Übertragungen können die benötigten Unterschriften der
Anwender, sofern mehrere erforderlich sind, analog zu FTAM vor dem
Versand geleistet oder alternativ über die verteilte elektronische Unterschrift
zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden.
3.9 Datenübertragung
Sind alle Jobs ordnungsgemäß unterschrieben, übertragen Sie den Job
über den Menüpunkt „Tagesgeschäft/Datenübertragung“ an die Bank.
Parallel, sofern alle vorhandenen Jobs markiert sind, werden auch die
Jobs für den Umsatzabruf durchgeführt. Profi cash führt sie dabei aber
erst nach (!) Abwicklung des Zahlungsverkehrsjobs aus, damit Sie dann
einen aktuellen Kontoauszug haben, in dem der soeben ausgeführte
Auftrag mitberücksichtigt ist.
3.10 Historie
In der Historie werden nach einer erfolgreichen Datenübertragung alle
ausgeführten Aufträge abgelegt. Die Funktion kann über den Menüpunkt
„Tagesgeschäft/ZV-Historie“ oder direkt aus den Kontoinformationen
aufgerufen werden. Über die Suchfunktion können übrigens
bereits ausgeführte Aufträge wieder aktiviert werden.
3.11 Einlesen externer DTA- oder SEPA-XML-Dateien
Externe DTA- oder SEPA-XML-Dateien können auf verschiedenen
Wegen in Profi cash eingelesen werden:
3.11.1 Einlesen über den Menüpunkt „Datei/Datenübernahme/DTA-
Überweisungen als SEPA-Aufträge einlesen“
Die ausgewählte DTA-Datei wird in den Profi cash-Datenbestand eingelesen.
Dabei werden die Überweisungen automatisch in SEPA-Aufträge
umgewandelt. Die Aufträge können anschließend bearbeitet werden.
Es ist zu beachten, dass VL- und Lohn/Gehalts-Gutschriften sowie Überweisungen
öffentlicher Kassen nicht in SEPA-Aufträge gewandelt
werden können. Weiterhin können maximal fünf Verwendungszwecke
in den SEPA-Auftrag übernommen werden.
3.11.2 Einlesen über den Menüpunkt „Datei/Datenübernahme/DTA-
Datei/SEPA-XML-Datei einlesen“
Die ausgewählte DTA- oder SEPA-SML-Datei wird in den Profi cash-
Datenbestand eingelesen. Die Aufträge können anschließend bearbeitet
werden.
– 32 – – 33 –

3.11.3 Direkte Erstellung eines ZV-Jobs über den Menüpunkt
„Tagesgeschäft/Joberstellung/DTA extern …“
Aus der DTA-Datei wird direkt ein ZV-Job erstellt. Durch Markieren
der Checkbox „ohne Historie“ wird verhindert, dass die ausgeführten
Zahlungen in den Historien-Datenbestand übernommen werden.
Auswertungen
Alle erfassten und abgerufenen Daten werden in separaten Datenbanken
gespeichert. Der Menüpunkt „Auswertungen“ gibt Ihnen die
Möglichkeit, sich alle Daten auch in Listenform anzeigen bzw. ausdrucken
zu lassen.
Verwaltungsfunktionen in Profi cash
5.1 Datensicherung
Eine Sicherung der Datenbestände des Programms Profi cash sollte in
regelmäßigen Abständen erfolgen. Bei Ausführung der Datensicherung
wird ohne Änderung in der Firmenkonfiguration der Datenbestand der
jeweils zu bearbeitenden Firma gesichert. Nach der Auswahl wird eine
Selektionsmaske angeboten, in der eine Datei zu spezifizieren ist, in der
die Datensicherung erfolgen soll. Die Eingabe/Auswahl wird über das
Feld „Dateiname“ oder über das Dateifenster ermöglicht. Andere Verzeichnisse
oder Laufwerke sind über die jeweiligen Fenster auszuwählen.
5.2 Datenrücksicherung
Im Falle einer notwendigen Datenrücksicherung ist wie folgt vorzugehen:
Zunächst ist die Datei auszuwählen, aus der die Rücksicherung
erfolgen soll. Die Auswahl der Sicherungsdatei wird über das Feld „Da-
teiname“ oder über das Dateifenster ermöglicht. Andere Verzeichnisse
oder Laufwerke sind über die jeweiligen Fenster auszuwählen.
5.3 Datenreorganisation
Die Datenreorganisation strukturiert und indiziert alle Dateien und
speichert sie neu ab. Diese Maßnahme wird eventuell dann notwendig
sein, wenn der PC während der Arbeit mit dem Programm einfach ausgeschaltet
wird. Führt die Datenreorganisation nicht zum Wiederherstellen
aller Datenbestände, so ist eine Datenrücksicherung durchzuführen.
5.4 Import/Export
Alle erfassten Daten werden im Profi cash-Datenverzeichnis abgelegt.
Unter dem Bereich „Datei“ stehen Ihnen Import- und Exportfunktionen
zur Verfügung, um die Daten auch in anderen Programmen verwenden
bzw. von anderen Programmen in Profi cash einlesen zu können.
5.5 Datenübernahme aus VR-NetWorld Software und
GENO lite ZV
Unter anderem besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, Daten aus den
Programmen VR-NetWorld Software bis einschließlich Version 4.20 und
GENO lite ZV ab Version 1.40 zu übernehmen. Das Programm darf
während der Datenübernahme nicht gestartet sein. Profi cash sucht
nach einer installierten Version und fragt vor der Übernahme aus Sicherheitsgründen
nach dem SUPERVISOR-Passwort.
Warnung: Vor der Übernahme erfolgt eine Löschung aller in Profi cash
gespeicherten Stammdaten!
– 34 – – 35 –

Folgende Daten aller Firmen/Nutzer werden übernommen:
Auftraggeberkonten
Zahlungsaufträge
Zahlungsempfänger/-pflichtige
Kontoumsätze
Salden
Der SUPERVISOR erhält in Profi cash die Anwenderbezeichnung „master“.
Ein möglicherweise längeres Passwort wird auf 20 Stellen gekürzt.
Eventuell vorhandene weitere Benutzer (außer dem SUPERVISOR) sind nach
der Übernahme manuell anzulegen. Ebenso müssen aus Sicherheitsgrün-
den alle notwendigen HBCI-Zugangsparameter manuell erfasst werden.
5.6 Protokolle
Profi cash führt bis zu vier verschiedene Protokolldateien, die alle wesentlichen
Funktionsaufrufe, Nachrichten und Kontrolllisten beinhalten.
Logbuch: Hier finden Sie alle ausgeführten Operationen.
DFÜ-Protokoll: Hier werden alle Nachrichten bei der DFÜ-Übertragung
dokumentiert.
HBCI-Protokoll: Hier werden alle Nachrichten bei der HBCI-Übertragung
dokumentiert.
Druck wiederholen: Sollte ein Ausdruck von Kontrolllisten und Begleitzetteln
nicht einwandfrei funktioniert haben, so
kann der Druck an dieser Stelle wiederholt werden.
Auswertungen und Protokolle können übrigens
direkt aus dem Listfenster heraus als E-Mail
versendet werden.
Auslandszahlungsverkehr
Eine komfortable Erfassung von Auslandszahlungsaufträgen bietet Profi
cash über das Modul Profi cash international. Wie im Bereich Inlandszahlungsverkehr
können auch hier mehrere Firmen und Anwender zunächst
angelegt werden. Eine Datenübernahme aus Profi cash national erleichtert
die Anlage der Stammdaten.
Sollten Sie bereits Daten in Profi cash national erfasst haben, so können
Sie diese über den Menüpunkt „Datenübernahme/Übernahme aus Profi
cash national“ per Knopfdruck einlesen. Es werden alle Auftraggeberkonten,
Zahlungsempfänger und Zahlungsverkehrsaufträge, die den
Vorgaben entsprechen, übernommen.
Bitte beachten Sie, dass SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften
nur in Profi cash national erfasst werden können. Die Nutzung und Einrichtung
von Profi cash international empfiehlt sich daher für Zahlungen
außerhalb der EU, für Scheckziehungen, taggleiche Eilüberweisungen
ins außereuropäische Ausland und bei Beträgen über 12.500,– EUR,
die meldepflichtig sind.
6.1 Firmenkonfiguration
Tragen Sie in der Firmenkonfiguration den Firmennamen ein. Für eine
einwandfreie Übertragung der DTAZV-Dateien via EBICS, FTAM oder
HBCI bzw. für einen einwandfreien Übergang in Profi cash national
sind zusätzliche Angaben zu Firmennummer und Anwender inklusive
Anwenderpasswort an dieser Stelle zu hinterlegen. Auf diese Art und
Weise ist eine direkte Verbindung zwischen den gewählten Firmen in
beiden Programmen gewährleistet.
6.2 Anlage der Auftraggeberkonten
Neben den allgemeingültigen Angaben wie Kontonummer und Bankleitzahl
sind hier Informationen der LZB (Bundesbank/Firmennummer)
einzutragen. Falls die Informationen noch nicht vorliegen, ist es notwen-
– 36 – – 37 –

dig, dass der Anwender sich zunächst schriftlich an die LZB wendet. Eine
Vorlage für einen Brief fi nden Sie im Handbuch. Alternativ können Sie
auch über den Menüpunkt „Datei/Beantragen Firmennummer bei Bundesbank“
eine E-Mail versenden. Bei aktivierter Checkbox „per DFÜ oder
HBCI übertragen“ wird nach Erstellen der DTAZV-Datei automatisch ein
Job im National-Modul erstellt. Bitte beachten Sie, dass die Konten entsprechend
dem Online-Verfahren in Profi cash national eingerichtet sind.
6.3 Anlage der Zahlungsempfänger
Unter „Stammdaten/Zahlungsempfänger“ passen sich die Masken zur
Erfassung der Zahlungsempfänger nach Auswahl des Ländercodes den
landesspezifi schen Vorgaben an. Die Hinterlegung des BIC (bzw. des
SWIFT-Codes) und der IBAN ist sehr empfehlenswert, um möglichst
kostengünstig Zahlungen in das Ausland zu versenden.
6.4 Erfassung von Aufträgen
Überweisungen in das Ausland werden über die Erfassungsmaske
angelegt. Dabei stehen unterschiedliche Auftragsarten zur Verfügung,
wie z. B. die Standardübermittlung, die taggleiche Eilüberweisung in
Euro oder verschiedene Formen der Scheckziehung.
Auch TIPANET-fähige Zahlungen werden unterstützt, falls der Auftrag
die Voraussetzungen dafür erfüllt. Es gelten bestimmte Betragsgrenzen
und Länder (s. Stammdaten/TIPANET-Länder); darüber hinaus wird diese
Auftragsart nur bei genossenschaftlichen Auftraggeberkonten angeboten.
Sollten Auftragsbeträge über 12.500,– EUR hinausgehen, so wird
automatisch die Erfassung der Meldedaten angeboten. Die Meldedaten
werden übrigens bei Erstellung der DTAZV-Datei berücksichtigt und
übertragen.
6.5 DTAZV-Datei erstellen / DTAZV-Datei per HBCI/DFÜ übertragen
Unter „Tagesgeschäft/DTAZV-Datei erstellen“ wird die Erstellung eines
Sammlers angestoßen. Nach Erstellung der DTAZV-Datei wird geprüft,
ob eine Übertragung via HBCI oder DFÜ stattfi nden soll. Ist das Auftraggeberkonto
für HBCI oder DFÜ aktiviert, wechselt Profi cash automatisch
in den Bereich IZV (lt. Angaben der Firmenkonfi guration) und
erstellt einen Job.
6.6 Historie
Alle über Profi cash international ausgeführten Zahlungen werden in der
Historie dokumentiert.
Serviceline
Sollten Sie Fragen zum Programm haben, so steht Ihnen die Serviceline
gerne zur Verfügung. Die Rufnummer teilt Ihnen Ihre Bank selbstverständlich
gerne mit oder hat sie bereits auf den ausgehändigten Unterlagen
eingetragen. Darüber hinaus fi nden Sie ausführliche Informationen
zu allen Programmfunktionen im elektronischen Profi cash-Handbuch.
Systemvoraussetzungen
IBM oder -kompatibler Personal Computer
Windows XP ab Service Pack 3, Windows Vista, Windows 7 oder kompatibel
Für das jeweilige Betriebssystem empfohlener Hauptspeicher (RAM)
Internet-Zugang (für FinTS, HBCI, EBICS und Online-Update)
ISDN-Zugang für den Datenaustausch per FTAM
CD-ROM-Laufwerk
Drucker
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Profi cash!
– 38 – – 39 –

Bargeldloser Inlands- und Auslandszahlungs-
verkehr für den professionellen Anwender
Inlandszahlungsverkehr via
FinTS bzw. HBCI mit den Sicherheitsmedien
Chipkarte
Sicherheitsdatei
PIN/TAN inkl. Zwei-Schritt-TAN-Verfahren
(Sm@rtTAN plus, Sm@rtTAN optic, mobileTAN, iTAN etc.)
EBICS
FTAM
Auslandszahlungsverkehr
inkl. Übernahme des Meldewesens
Übertragung via HBCI, EBICS und FTAM
SEPA-Zahlungsverkehr (Single Euro Payments Area)
für nationale oder grenzüberschreitende Euro-Zahlungen
inkl. Mandatsverwaltung für SEPA-Lastschriften
EBICS-Übertragungen mit den Features
Verbindung über TCP/IP
verteilte elektronische Unterschrift inkl. Verwaltung
nachträglicher Versand von Unterschriften
mehrstufige Verschlüsselung
Anlage und Verwaltung von terminierten Überweisungen und Daueraufträgen
Auswertungen von Kontoinformationen, Kreditkartenumsätzen und Vormerkposten
Fälligkeitsübersicht inkl. Termin- und Skontoüberwachung
Automatisierte Zuordnung von Ein- und Ausgabekategorien
zu abgerufenen Umsätzen
Online-Update für Zwischen-Updates
Import- und Exportfunktionen (DATEV, SAP, Bankboy, etc.)
Multibankfähigkeit
Anwenderverwaltung inkl. Passwortschutz
Netzwerkfähigkeit
Herausgeber: DZ BANK AG/GAD eG/WGZ BANK AG © 2011