Externe Sicherheitsarchivierung - ZAS - Zentral Archiv Service

Archiv- und Informationsmanagement
Z.A.S. - Alles in Ordnung

Wer ist Z.A.S.
Die Firma Zentral Archiv Service GmbH mit Sitz in
Neubrandenburg ist ein rein privatwirtschaftlich
geführtes externes Sicherheitsarchiv.
Mit 4 Archivstandorten, diversen
Logistikstützpunkten sowie einem engmaschigem
Servicepartnernetz sind wir immer da wo Sie
uns brauchen!
Unsere Dienstleistungen bieten wir Unternehmen,
Freiberuflern, Behörden und Körperschaften an, die aus
Effizienz- oder Kostengründen ihr betriebliches Archiv- und
Informationsmanagement auslagern möchten.
Seit 1994 sorgen über 50 qualifizierte Mitarbeiter für
ein umfangreiches Angebot rund um das Thema
Archivierung – und das deutschlandweit.
WIR Archivieren Digitalisieren Verwalten Transportieren für Sie.

Z.A.S. Ihr externes Sicherheitsarchiv
Kundenwunsch:
Weit entferntes
Archiv um Sicherheit
zu gewähren
Z.A.S
Kundenwunsch:
nahegelegenes
Archiv für schnelle
Zugriffe
Immer für Sie erreichbar
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Was macht Z.A.S.
Unsere Geschäftsbereiche
Z.A.S.
Archiv Digitalisierung Verwaltung
Transporte /
Vernichtung
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Wir archivieren, digitalisieren, verwalten,
konservieren, transportieren und vernichten
• Dokumente
• Daten und Datenträger
• Filme, Mikrofiche, Röntgenbilder
• Pläne und Zeichnungen
• Rückstellmuster
• Exponate
• GxP Rohdaten
– Objektträger und Paraffinblöcke
– Diagnostische Proben
– Isothermisches Material bis -80°C
Wir ARCHIVIEREN Digitalisieren Verwalten Transportieren für Sie.

Bei uns sind Sie Ihre Daten sicher!
• Vielfältige Sicherheitseinrichtungen
• Umfangreiche Zertifizierungen
• Qualitätsmanagement nach ISO und GLP
• Validierte EDV Systeme
• Notfall- und Havariemanagement
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Was kann Z.A.S. für Sie tun?
Wir optimieren Ihre
Geschäftsprozesse.
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Was zeichnet Z.A.S. aus?
Als Full-Service Dienstleister bietet Z.A.S.
Archiv- und Informationsmanagement
aus einer Hand
• Kundenorientiert
• Flexibel
• Jederzeitige Verfügbarkeit
• Hohe Zugriffsgeschwindigkeit
• Kein Investitionsaufwand
Z.A.S. hilft Ihnen dabei sich voll und ganz auf Ihre
Kernkompetenzen konzentrieren zu können.
•
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Externe Sicherheitsarchivierung
Eine Option für niedergelassene Ärzte?
Wer ausreichend Platz hat und eine
Arzthelferin welche bei Bedarf die richtige Akte
in einer angemessenen Zeit findet…
für den eher nicht!
Wer mehr als 5,00 € Miete zahlt und eine
ohnehin schon ausgelastete Arzthelferin hat
oder über die Aufgabe der Praxis nachdenkt…
für den schon!
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Grundlagen der Archivierung
Aufbewahrungsfrist
Nach Ihrer Berufsordnung sind Sie verpflichtet
Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde eines
Patienten mindestens 10 Jahre aufzubewahren,
nachdem die Behandlung abgeschlossen ist.
Für Unterlagen die gem. Strahlenschutzverordnung zu
archivieren sind gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30
Jahren ab Beendigung der Behandlung jeweils zum
Jahresende.
Eigentumsverhältnisse
Die Krankenunterlagen sowie Röntgenbilder,
Laborbefunde und Arztberichte stehen im
Alleineigentum des behandelnden Arztes.
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Grundlagen der Archivierung
Informationsanspruch
Jeder Patient hat das Recht zu erfahren, welche
Leistungen der Arzt mit den Krankenkassen
abrechnet.
Einsichtsrecht
Der Patient hat ein Einsichts- und Herausgaberecht
zumindest von Fotokopien.
Jedoch ist das Einsichtsrecht beschränkt auf Befunde
und Aufzeichnungen die keine subjektiven Wertungen,
persönlichen Eindrücke oder emotionale
Bemerkungen des behandelnden Arztes beinhalten.
Herausgabe
Für den Fall, dass Sie dennoch Originalunterlagen
herausgeben empfiehlt es sich den vollständigen
Empfang vom Patienten schriftlich bestätigen zu
lassen.
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Gesetzlicher Rahmen der Verwaltung
und Verwahrung von Krankenakten
Berufsordnung
Geben sie Ihre Praxis auf, müssen Sie dafür sorgen,
dass alle Unterlagen „in gehörige Obhut“ gegeben
werden (§ 10 Abs. 4 BOÄ).
Nachfolgerregelung
Für den Arzt, der seine Praxis auf einen Nachfolger
übertragen kann könnte er mit diesem vereinbaren,
dass eben dieser Nachfolger die herausgabepflichtigen
Unterlagen in einem versiegelten
Umschlag je Patient übernimmt.
Der Patient könne dann entscheiden ob er sich von
Ihrem Nachfolger behandeln lässt und die
vorhandenen Unterlagen zur weiteren Nutzung
freigibt. Wählt er jedoch einen anderen Arzt sind die
Unterlagen dem Patienten respektive auf sein Geheiß
dem neuen Arzt auszuhändigen.
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Gesetzlicher Rahmen der Verwaltung
und Verwahrung von Krankenakten
Archivierungspflicht
Gibt es keinen Nachfolger haben Sie zu gewährleisten,
dass die Unterlagen entsprechend der Bestimmungen:
des Bundesdatenschutzgesetzes
der einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften
der DIN V 11799
verwahrt werden.
Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass über die
Dauer der Aufbewahrungsfrist die Patienten Ihre
Unterlagen einsehen, Kopien herausfordern oder
die Unterlagen in Gänze übernehmen können.
Wie Sie im Einzelnen Ihren Archivierungspflichten
nachkommen bleibt Ihnen überlassen.
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Externe Sicherheitsarchivierung
Eine Lösung!
Auskunft des Sozialministeriums MV
Auf Anfrage des Landesdatenschutzbeauftragten
teilte das zuständige Sozialministerium MV mit,
dass sofern kein Praxisnachfolger gefunden wird
der Verpflichtung nach BOÄ genüge getan sei,
wenn der Arzt die Unterlagen in „gehörige Obhut“
bei einem anderen:
a) als Treuhänder fungierendem- Arzt oder
b) einem professionellem Dienstleister übergibt.
Die Ärztekammer MV könne für letztere
Empfehlungen aussprechen.
Zufälliger Weise ist die ZAS in der entsprechenden
Empfehlungsliste aufgenommen
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Ein mögliches Szenario einer externen Archivierung
1. ZAS liefert Archivboxen
2. Das Praxispersonal faltet
die Boxen und legt die zu
archivierenden Akten
entsprechend ihrer
derzeitigen Registratur in
versiegelten Umschlägen in
die Boxen
3. Das Praxispersonal
beschriftet die Boxen mit
den zur Recherche
benötigten Metadaten (z.B.
Patienten A – D; 2009)
4. Das Praxispersonal labelt
die gepackten Archivboxen
und meldet die gepackten
Archivboxen zur Abholung
durch ZAS an.
5. ZAS holt die gepackten
Boxen ab, dokumentiert die
Übernahme und nimmt die
Einlagerung im externen
Archiv nebst Indexierung
der Metadaten vor.
6. ZAS verwaltet die Akten
über die Aufbewahrungsdauer
und vernichtet diese
nach Fristablauf.
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Externe Sicherheitsarchivierung
Eine Lösung!
Auskunft des Sozialministeriums MV
Das vorgestellte Szenario kann sowohl für den
laufenden Praxisbetrieb als auch für die
Praxisauflösung genutzt werden.
Während im laufenden Betrieb die Abrechnung
der externen Archivierung monatlich erfolgt, wird
bei Praxisaufgabe eine Rechnung über die
gesamte Aufbewahrungsfrist im Voraus gelegt.
Die vorvereinahmten Entgelte werden auf
Treuhandkonto bei ZAS verwahrt.
Kosten für etwaige Herausgaben oder die
Anfertigung von Kopien (Retrievalkosten) trägt der
Anfordernde i.d.R. also der Patient
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Externe Sicherheitsarchivierung
Eine Lösung!
Auskunft des Sozialministeriums MV
Die Kosten je Archivbox (bis 6 Leitz Ordner; max.
15 kg entsprechend ca. 100 Patientenakten) über
120 Monate belaufen sich auf ca. 89,00 – 99,00 €
(netto)
Archivierungskosten sind Betriebsaufwendungen
und somit steuerlich absetzbar.
Deshalb sollten Sie vor der Liquidation Ihrer
Praxis entsprechende Regelungen für Ihre
Archivierungspflichten treffen.
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Ihre Vorteile
Sie haben mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft
Optimierung Ihrer
Geschäftsprozesse
Revisions- und
manipulationssichere
Aktenverwahrung
Überwachung der
Aufbewahrungsfristen
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Bernd Mohnsame | Mobil: 0176/ 120 13 000
Zentrale
Z.A.S. Zentral Archiv Service GmbH
Justus-von-Liebig Str. 7
17033 Neubrandenburg
Tel.: 0395/ 570 51 00
Fax: 0395/ 570 51 19
E-Mail: info@zas-archiv.de
www.zas-archiv.de
Betriebsstätten
Z.A.S. Neubrandenburg
Z.A.S. Magdeburg
Z.A.S. Berlin
Z.A.S. Frankfurt a. M.