Ganzheitliches Reisekostenmanagement

Ganzheitliches Reisekostenmanagement

Willkommen beim
ganzheitlichen
Reisekostenmanagement
Wir alle wissen, dass Reisekostenmanagementsysteme Ihre
dienstreisenden Mitarbeiter hervorragend beim schnellen
und effizienten Einreichen ihrer Kosten unterstützen. Um
eine vollständige Kontrolle über die Reisekosten Ihres
Unternehmens zu erlangen, sind jedoch zwei zusätzliche
wichtige Aufgaben erforderlich, die nicht von einem
Reisekostenmanagementsystem bewältigt werden können:
1. Prüfen von Belegen in Papierform, um die Genauigkeit
von Erstattungsanträgen und die Einhaltung von
Reiserichtlinien sicherzustellen
2. Analysieren dieser Belege zur Optimierung der
Umsatzsteuererstattung
Durch Implementieren dieser beiden zusätzlichen Schritte, die
NUR in der Meridian-Lösung Expenseflo enthalten sind, können
Sie zusätzlich bis zu 8 % Ihrer gesamten Reisekosten einsparen.
Ein herkömmliches Reisekostenmanagementsystem
(Expense Management System, EMS) sieht folgendermaßen aus:
Reisekostenmanagementsystem
Ein ganzheitliches Reisekostenmanagement, das Sie bei der
Maximierung Ihrer Einsparungen unterstützt, sieht jedoch
so aus:
Reisekostenmanagementsystem
–
Expenseflo
EMS (oder
Drittanbieter)
Belegprüfung –
Expenseflo
EXPENSE AUDIT
Willkommen bei Expenseflo – dem ganzheitlichen
Reisekostenmanagement.
USt.-Erstattung –
Expenseflo
VAT RECOVERY
Optimale Belegbearbeitung
Expenseflo verwandelt einen bürokratischen Albtraum in eine
Traumlösung. Rechnungsbelege in Papierform werden von
jedem Unternehmen als Belastung empfunden, die jedoch
nicht vermieden werden kann: Die Steuerbehörden vieler
Länder verlangen weiterhin die Vorlage dieser Belege.
Expenseflo sorgt dafür, dass Sie den optimalen Nutzen aus
diesen Belegen ziehen. Wir nehmen Ihnen alle Rechnungen
ab (wir können sie sogar für Sie scannen und archivieren)
und realisieren ihre Werthaltigkeit, indem wir sie zur
Prüfung der Reisekostenanträge Ihrer Mitarbeiter sowie zur
Geltendmachung von Vorsteuerabzügen verwenden.
Wir sorgen also nicht nur für die Einsparung von
Bearbeitungskosten in Ihrem Unternehmen, wir reduzieren
ebenfalls Ihre Reisekosten.
Warum Finanzleiter von Expenseflo
begeistert sind
• Minimiert die Kosten für die Bearbeitung von Reiseausgaben
• Bietet umfassende Auswertungen und Daten zu Kosten
• Maximiert die Richtlinieneinhaltung durch Mitarbeiter
• Kann nahtlos in Kartenanbieter-, ERP- und
Kreditorensysteme integriert werden
• Optimiert den Vorsteuerabzug – ein Bereich, in dem
Meridian weltweit führend ist
Warum Reisemanager von Expenseflo
begeistert sind
• Optimiert die Richtlinieneinhaltung in Bezug auf
bevorzugte Anbieter
• Stellt umfassende Daten zu Ausgaben für die Verhandlung
mit Anbietern bereit
• Vereinfacht die Durchsetzung von Reiserichtlinien
• Kann nahtlos in Reisebuchungstools von Unternehmen
integriert werden
Warum Dienstreisende von Expenseflo
begeistert sind
• Geringerer Zeitaufwand für das Einreichen von
Reisekostenanträgen
• Schnellere Genehmigung und Erstattung von Kosten
• Mehr Klarheit darüber, welche Kosten erstattungsfähig
sind und welche nicht (wir haben die Erfahrung gemacht,
dass die meisten Mitarbeiter sich bereitwillig an Richtlinien
halten, sofern sie diese kennen)

Expenseflo EMS
Reisekostenmanagementsystem
–
Expenseflo EMS
(oder Drittanbieter)
Belegprüfung –
Expenseflo
EXPENSE AUDIT
Warum sollten wir ein automatisiertes
Reisekostenmanagementsystem einführen?
Schätzungen zufolge verfügt weit weniger als die
Hälfte aller Unternehmen über ein automatisiertes
Reisekostenmanagementsystem. Falls Sie bisher noch
nicht zu den Überzeugten zählen, finden Sie nachstehend
Gründe, die für ein solches System sprechen:
Reduzierung von Reisekosten
• Bereitstellung von Informationen zur Verhandlung
mit Anbietern für das Management
• Verbesserung der Richtlinieneinhaltung durch
Dienstreisende in Bezug auf bevorzugte Anbieter
(durch Genehmigung vor Reiseantritt)
Reduzierung von Bearbeitungskosten
• Eliminierung vieler manueller, papierbasierter Aufgaben,
wodurch die Bearbeitungskosten um bis zu 80 %
reduziert werden
Verringerung der Bearbeitungszeit für
Mitarbeiter und Management
• Erhebliche Reduzierung der Zeit, die Dienstreisende für das
Ausfüllen von Reisekostenanträgen benötigen und die bis
zur Kostenerstattung vergeht
• Einfache Genehmigung durch Vorgesetzte per Mausklick
USt.-Erstattung –
Expenseflo
VAT RECOVERY
Ganzheitliches Reisekostenmanagement
In Ordnung, Sie haben mich überzeugt.
Wir brauchen ein Reisekostenmanagementsystem.
Aber warum sollten wir uns für
Expenseflo EMS entscheiden?
Expenseflo EMS ist in puncto Benutzerfreundlichkeit und
Integration unübertroffen. Gleichzeitig ist die Lösung
flexibel genug, um die Komplexität der unterschiedlichsten
Berichtsanforderungen in den verschiedenen Ländern
zu bewältigen.
Einfachheit – Benutzerfreundlichkeit
Das Tool ist sowohl für Dienstreisende, die Reisekostenanträge
ausfüllen, als auch für Vorgesetzte, die diese genehmigen,
beispiellos einfach. Falls es keine Unregelmäßigkeiten bei
einem Antrag gibt, ist die Genehmigung tatsächlich mit einem
einzelnen Mausklick möglich.

Einfachheit – Leichte Integration
Reisekostenmanagementsysteme existieren nicht in einem
Vakuum. Sie müssen in Ihre internen Systeme und Ihren
Arbeitsablauf integriert werden können. Sie müssen auch
reibungslos mit einer Vielzahl von Drittanbietersystemen
funktionieren – von Online-Buchungstools (als unabhängiges
Unternehmen favorisieren wir kein bestimmtes Buchungstool)
bis hin zu ERP-Systemen.
Expenseflo EMS wurde auf einer Softwarearchitektur entwickelt,
die eine einfache Integration in andere Systeme garantiert.
Komplexität – der Test mit Pauschalen in
Deutschland
In Deutschland gelten vermutlich die weltweit kompliziertesten
Gesetze in Bezug auf Reisekostenanträge – vor allem
für Pauschalen. Es wird häufig gesagt, dass Reisekostenmanagementsysteme,
die hier funktionieren, überall erfolgreich
eingesetzt werden können.
Expenseflo EMS besteht diesen Test. Es funktioniert in
Deutschland, es funktioniert in Großbritannien, es funktioniert
in den Vereinigten Staaten und in vielen anderen Ländern. Das
System wurde nicht für einen nationalen Markt entworfen und
anschließend Stück für Stück angepasst, in der Hoffnung, dass es
auch in anderen Ländern funktionieren könnte. Expenseflo EMS
wurde als echtes multinationales Produkt entwickelt – sowohl
mit mehreren Sprachen als auch mit mehreren Währungen.
Weitere Vorteile:
• ASP-Bereitstellung – schnelle Implementierung
• Zugriff für Dienstreisende und Genehmigende jederzeit
und an jedem Ort
• On-Demand-Echtzeit-Reporting
• Unterstützung durch mehrsprachiges Helpdesk
• Umfassender Service zur Digitalisierung, Indexierung
und E-Archivierung von Papierbelegen
Ihr Reisekostenmanagementsystem oder
unseres?
Unser Reisekostenmanagementsystem Expenseflo
EMS ist das beste auf dem Markt. Wir verstehen jedoch,
dass viele Unternehmen bereits über ein Reisekostenmanagementsystem
verfügen und dabei bleiben möchten.
Das ist überhaupt kein Problem. Wir können jedes
Reisekostenmanagementsystem (oder auch mehrere
Systeme) Ihrer Wahl mit Expenseflo EXPENSE AUDIT und
Expenseflo VAT RECOVERY kombinieren, damit Sie alle
Vorteile eines ganzheitlichen Reisekostenmanagements
nutzen können.

Expenseflo EXPENSE AUDIT
Reisekostenmanagementsystem
–
Expenseflo EMS
(oder Drittanbieter)
Einer von acht Reisekostenanträgen
ist fehlerhaft
Unsere Expenseflo EXPENSE AUDIT-Experten können alle
Belege Ihrer Mitarbeiter mit deren Reisekostenanträgen
vergleichen, um für Genauigkeit zu sorgen und die Einhaltung
von Richtlinien zu gewährleisten.
Unserer Erfahrung nach muss im Durchschnitt einer von acht
Reisekostenanträgen geändert werden. Einige Fehler sind
unbeabsichtigt, andere beabsichtigt. In jedem Fall verursachen
sie erhebliche Kosten für Ihr Unternehmen.
Beachtliche Ersparnisse
Die Ergebnisse sprechen für sich. Als sich ein großer europäischer
Produzent für Expenseflo EXPENSE AUDIT entschied,
konnte unser Team Einsparungen in Höhe von 3,5 Mio. € bei
eingereichten Kosten von insgesamt 63 Mio. € ermitteln.
Warum nicht?
Belegprüfung –
Expenseflo
EXPENSE AUDIT
Jedes Jahr senden ca. 15.000 Unternehmen weltweit die
Belege ihrer dienstreisenden Mitarbeiter an Meridian, um
die entsprechenden Vorsteuerabzüge geltend zu machen.
Da wir all diese Belege ohnehin für Sie bearbeiten, wäre es
nicht sinnvoll, Expenseflo gleichzeitig die Überprüfung dieser
Belege im Hinblick auf Genauigkeit und Richtlinieneinhaltung
zu übertragen?
USt.-Erstattung –
Expenseflo
VAT RECOVERY
Ganzheitliches Reisekostenmanagement
„Expenseflo hat uns
Einsparungen in Höhe von
1.700.000 € beschert“
Lawrence Vanderbijl, EMEA Disbursements Manager,
Global Financial Services – Sun Microsystems

Funktionsweise des Systems
1. Aufgaben des Dienstreisenden
Einer der großen Vorteile des Systems liegt in der
Arbeitsersparnis für Dienstreisende. Sie reichen ihre
Reisekostenabrechnungen online ein und senden die Belege
in einem voradressierten Umschlag an Meridian. Das ist alles.
2. Abgleichen von Belegen
Das Expenseflo EXPENSE AUDIT-Team vergleicht jede Position
der Kostenabrechnung mit den Belegen in Papierform.
Die Mitarbeiter überprüfen u. a. folgende Details:
• Belegsumme – stimmt diese mit dem Antrag überein?
Beantragt der Dienstreisende z. B. eine Erstattung in Höhe
von 600 € für einen Beleg über 60 €?
• Belegart – wurden die Kosten korrekt in die Kategorien Taxi,
Bahn, Hotel usw. eingeordnet? Diese Kategorisierung ist für
die Steuererklärungen von großer Bedeutung.
• Ist ein Originalbeleg mit ausgewiesener Umsatzsteuer
vorhanden? Dienstreisende halten z. B. einen Hotelbeleg für
den Express-Check-out häufig für eine zum Vorsteuerabzug
berechtigende Quittung.
• Ist die Währungsumrechnung präzise?
3. Überprüfen der Belege auf
Richtlinieneinhaltung
Bei der Suche nach Anträgen, die gegen Richtlinien verstoßen,
analysieren unsere fachkundigen Prüfer jede einzelne Position
in den Kostenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter. Beispiele:
• Überschreiten der Verpflegungssätze
• Verursachte Gebühren für das Auftanken von Mietwagen
• Gleichzeitiger Antrag auf Erstattung von Pauschalen und
tatsächlichen Kosten
• Antrag auf Kostenerstattung für Pay-TV und andere nicht
zulässige Posten
4. Weiterverfolgung fehlerhafter Anträge
Treten bei einem Antrag keine Unregelmäßigkeiten auf,
wird die Zahlung autorisiert, und die Belege werden an das
Expenseflo VAT RECOVERY-Team weitergeleitet. Falls es ein
Problem gibt, unternehmen wir gemäß Ihren Anweisungen
einen der folgenden drei Schritte:
a) Ablehnen unzulässiger Positionen im Antrag
b) Senden der Beanstandung an den Dienstreisenden,
in der erläutert wird, welche Position der Abrechnung
beanstandet wird und warum sie gegen die
Unternehmensrichtlinien verstößt
c) Senden der Beanstandung an den Vorgesetzten des
Dienstreisenden
5. Umfassende Unterstützung durch
mehrsprachige Mitarbeiter
Falls Dienstreisende Verständnisprobleme haben, können sie
unser mehrsprachiges Helpdesk anrufen, um ihr Problem zu
lösen. Unser Personal spricht mehr als 20 Sprachen.
6. Informationen für das Management –
einschließlich Prüfung bevorzugter Anbieter
Wir senden unseren Kunden eine vollständige
Zusammenfassung der gesamten Kosten, abgelehnten Anträge
(mit Begründung) usw. Expenseflo kann Kunden ebenfalls dabei
unterstützen, ihre Vereinbarungen mit bevorzugten Anbietern
zu prüfen. Bezahlen Dienstreisende beim Auschecken im Hotel
die mit dem Beschaffungsteam ausgehandelten Zimmerpreise?
Die Daten aus Expenseflo beantworten Ihre Frage.

Expenseflo VAT RECOVERY
Reisekostenmanagementsystem
–
Expenseflo EMS
(oder Drittanbieter)
Die letzte Phase des ganzheitlichen Expenseflo-
Reiseman agementsystems besteht im Verfahren zur
Umsatzsteuererstattung, bei dem Meridian weltweit
führend ist. Wir helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer
in- und ausländischen Vorsteuervergütung.
Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung zur
Umsatzsteuererstattung, falls Sie mit diesem Thema nicht
vertraut sind:
Worin besteht der Vorteil der
Umsatzsteuererstattung?
Die Frage ist leicht zu beantworten. Schätzungen zufolge
könnten Unternehmen ihre Reisebudgets um bis zu 4 %
reduzieren, wenn sie die gesamte erstattungsfähige
Umsatzsteuer geltend machten.
Unsere Aufgabe
Belegprüfung –
Expenseflo
EXPENSE AUDIT
Unsere Fachleute prüfen alle Belege und ermitteln die gezahlten
inländischen und ausländischen Umsatzsteuerbeträge.
Die inländischen Umsatzsteuerbeträge werden an den Kunden
übermittelt und direkt in das ERP-System oder ein anderes
Buchhaltungssystem des Kunden hochgeladen.
Für ausländische Umsatzsteuerbeträge werden im Namen
des Kunden Erstattungsanträge bei den entsprechenden
Behörden im Ausland gestellt und von der Antragstellung
bis zur Auszahlung überwacht.
USt.-Erstattung –
Expenseflo
VAT RECOVERY
Ganzheitliches Reisekostenmanagement
Dies ist jedoch nicht ganz so einfach, wie es klingt. Aus diesem
Grund geht die Europäische Kommission davon aus, dass mehr
als die Hälfte aller großen Unternehmen dabei scheitert, sich
die bei Dienstreisen ins Ausland angefallene Umsatzsteuer
erstatten zu lassen. Und bei kleineren Unternehmen ist diese
Zahl noch höher. Schätzungen zufolge werden jährlich allein
in der EU potenzielle Erstattungen in Höhe von 5 Mrd. € nicht
geltend gemacht.
Der Grund, warum viele Unternehmen bei der
Umsatzsteuererstattung scheitern, liegt darin, dass
dieser Prozess zeitaufwändig ist, einen großen Bedarf an
Fachkenntnis hat und sich leicht Fehler einschleichen.
Erstattungsanträge müssen bei den Steuerbehörden der
einzelnen Länder in unterschiedlicher Form eingereicht
werden, und alle Originalbelege müssen vorhanden und
korrekt sein. Jedes Land hat zudem unterschiedliche Gesetze
im Hinblick auf die erstattungsfähige Umsatzsteuer mit vielen
verwirrenden Details, zum Beispiel, ob an einem Essen Kunden
oder nur Kollegen teilgenommen haben.
Kompetenz und Erfahrung
Wir sind in diesem Bereich weltweit führend. Wir
bearbeiten jährlich Anträge im Gesamtwert von mehr
als 300 Mio. € und haben für unsere Kunden bisher
Erstattungen in Höhe von mehr als 2,5 Mrd. € geltend
machen können.
„Die Kooperation mit Meridian hat es Airbus ermöglicht, mit
echten Experten für Lösungen zur Kostenerstattungskontrolle und
Umsatzsteuererstattung zusammenzuarbeiten.“
Marie-Laure Moncamp, Leiterin Reisemanagement –
Airbus in Frankreich

Zusammenfassung der Vorteile von Expenseflo
EMS AUDIT VAT Recovery
Nachweisbar niedrigere Kosten und Ausgaben
Geringere Bearbeitungskosten • • •
Geringere IT-Ausgaben •
Einhaltung von Vorschriften
Einheitliche Anwendung der Reiserichtlinien • •
Präzise Steuererklärungen, reduziertes Risiko (Strafen)
und Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften •
Arbeitserleichterungen für Mitarbeiter
Benutzerfreundlichkeit: überall, jederzeit
Mehrsprachiges Helpdesk
Automatisierte Berechnungen, weniger menschliche Fehler
Echtzeitstatus für eingereichte Kosten
Automatische Aufteilung von geschäftlichen und privaten Kosten
Zeitnahe Kostenerstattung
Einfacher und einheitlicher Prozess
•
•
• •
Transparenz und Berichterstattung
Hervorhebung von Richtlinienverstößen vereinfacht
fokussierte Überprüfungen • •
Unterstützung bei Planung und Prognose • • •
Business Intelligence verbessert Anbieterauswahl • • •
Umsatzsteuer
Optimierung der Umsatzsteuererstattung hat positive
Auswirkung auf Cashflow •
Globale Kompetenz und Reichweite • • •
Etablierte Beziehungen zu Steuerbehörden •
Neugestaltung von Rechnungen •
Meridian Tallaght Business Park, Tallaght, Dublin 24, Irland.
Tel.: +353 1 4590 500 Fax: +353 1 4590 540 E-Mail: expenseflo@meridianglobalservices.com
www.meridianglobalservices.com Suchbegriff: expenseflo
© 2009 Meridian. Alle Rechte vorbehalten.