Sächsisches Archivblatt 1-2011 - Archivwesen - Freistaat Sachsen

Zentraler Server für archivische Fachanwendung,
Upgrade der Software
Rechercheliste mit für die Bestellung markierten Archivalien (Foto Michael Merchel)
Es ginge auch mit Karteikarten und den Behördenrepertorien
aus dem 18. Jahrhundert.
Dann wären wir aber mindestens von vorgestern.
Das Sächsische Staatsarchiv mit seinen
unendlich wertvollen Dokumentenschätzen
der jüngeren und ferneren Vergangenheit
hat es sich auf die Fahnen geschrieben, diese
kundenfreundlich für die Benutzung zur Verfügung
zu stellen und dabei so effizient wie
nur irgend möglich zu arbeiten.
Zwei Beispiele:
Beispiel 1: Das Staatsarchiv hat sich nach
einem intensiven Abwägungsprozess für die
neueste Version der Archivsoftware Augias-
Archiv 8.2 entschieden. Mit ihr können die
Kunden nun direkt von den Recherche-PCs in
den Lesesälen Archivalien für ihre Forschun-
gen bestellen. Hat das Staatsarchiv in den
letzten Jahren bereits intensiv an der Übertragung
seiner Findmittel in elektronische
Form gearbeitet, wird dies nun noch einmal
forciert werden, damit bald das gesamte frei
zugängliche Archivalienvermögen des Freistaats
Sachsen so recherchiert werden kann.
Im Hintergrund wird an Effizenzsteigerungen
gearbeitet, die der Benutzer des Staatsarchivs
nur vermittelt durch einen besseren
Service bemerkt. Stichworte sind hier u. a.:
Einbindung von Sonderlösungen im Bereich
der Archivalienlagerhaltung und des Nachweises
von Reprographien; schnellere Erstellung
von Beständeübersichten und Findbüchern;
Bereinigung von überkommenen,
schwer durchschaubaren bzw. missverständlichen
Signaturschemata; Einbindung der
Erschließungsinformationen zu den audiovisuellen
Medien in die zugehörigen Akten-
bestände.
Beispiel 2: Seit diesem Jahr werden die Erschließungsinformationen
zu den Archivalien
aller Standorte über einen zentralen Terminalserver
verwaltet. So kann nun von jedem
Standort aus auf alle Erschließungsdaten im
Bereich des Staatsarchivs zugegriffen werden.
Der Kenner unter den Benutzern weiß, dass archivische
Dokumente oft einer Ergänzung aus
Dokumenten anderer Standorte bedürfen, um
ihren vollen Informationswert zu offenbaren.
Das bedeutete zunächst immer Recherchereisen
zur Ermittlung relevant erscheinender
Archivalien und in der Regel dann eine zweite
Reise zur eigentlichen Forschung. Durch
die zentrale Terminalserverlösung kann nun
komfortabel standortübergreifend ermittelt
werden. Ein Wermutstropfen bleibt allerdings
auf absehbare Zeit bestehen – die Archivalien
selbst werden aus Bestandserhaltungsgründen
nicht mit durch die Datenleitung gepresst.
Die Reise zur Einsichtnahme bleibt.
Unbemerkt von den Archivbenutzern hat das
neue System im Hintergrund noch einen anderen
Effekt, nämlich eine dem technischen
Stand entsprechende Sicherung der Erschließungsdaten.
Dies sind zwar nicht die Archivalien
selbst, aber ein Verlust auch nur dieser
Daten wäre ein herber Rückschlag für jeden
Kunden des Archivs. Ziel ist es darüber hinaus,
alle Daten der verschiedenen Standorte nicht
nur auf einem Server zu verwalten, sondern
auch in einer einzigen Datenbank zusammenzufassen.
Dies würde dann Ihnen, den
Benutzern, für die das Staatsarchiv dies alles
tut, über ein komfortableres und schneller
zu aktualisierendes Internetangebot zugute
kommen. Bis dahin muss aber noch einiges
an Arbeit investiert werden – und dies wird
eine neue Meldung sein.
Michael Merchel
(Zentrale Aufgaben, Grundsatz)
Sächsisches Archivblatt Heft 1-2011 | 27