Einführung Workflow-Management-Systeme
Einführung Workflow-Management-Systeme
Einführung Workflow-Management-Systeme
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<strong>Einführung</strong> <strong>Workflow</strong>-<strong>Management</strong>-<strong>Systeme</strong>
Agenda<br />
<strong>Einführung</strong><br />
<strong>Workflow</strong><br />
Nutzeffekte<br />
Vorgehensmodell<br />
Beratungsthemen<br />
Kontakt<br />
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<strong>Workflow</strong> <strong>Management</strong> = Prozess-Steuerung<br />
Definition<br />
Verbesserung bzw. Optimierung der Arbeitsabläufe<br />
Eignung für stark strukturierte Prozesse<br />
Mehrere Aktivitäten, welche in bestimmter<br />
Reihenfolge bzw. parallel zueinander ablaufen,<br />
in gleicher oder ähnlicher Form auftreten und<br />
einen hohen Koordinierungsbedarf durch die Einbindung mehrerer<br />
Personen erfordern.<br />
<strong>Einführung</strong><br />
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<strong>Workflow</strong>-<strong>Management</strong>-<strong>Systeme</strong><br />
Was sind <strong>Workflow</strong>-<strong>Management</strong>-<strong>Systeme</strong>?<br />
<strong>Workflow</strong> <strong>Management</strong> <strong>Systeme</strong> sind<br />
prozessorientierte <strong>Systeme</strong>,<br />
die Prozesse (Abläufe) nach einem vorher<br />
definierten Modell steuern und<br />
sich für stark strukturierte und arbeitsteilige Organisationen eignen.<br />
<strong>Workflow</strong> <strong>Systeme</strong> bestehen aus<br />
Buildtime-Komponente: Vorgangs- oder <strong>Workflow</strong>-Definition<br />
Runtime-Komponente: <strong>Workflow</strong>-Ausführung<br />
<strong>Einführung</strong><br />
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Dokumenten-<strong>Management</strong>-<strong>Systeme</strong><br />
Was sind Dokumenten-<strong>Management</strong>-<strong>Systeme</strong>?<br />
Dokumenten <strong>Management</strong> <strong>Systeme</strong> dienen der aufgabengerechten:<br />
Erzeugung,<br />
Bereitstellung,<br />
Steuerung,<br />
Weiterleitung und<br />
Archivierung von Dokumenten<br />
im Rahmen von organisatorischen Prozessen.<br />
<strong>Einführung</strong><br />
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Dokumente<br />
Definition<br />
Dokumente sind informatorische Objekte:<br />
Papier,<br />
Dateien,<br />
Verzeichnisse oder<br />
zusammengesetzte Objektstrukturen,<br />
die Informationen für betriebliche Prozesse zur Verfügung stellen.<br />
Dokumente fixieren bestimmten Informationsstand zu einem bestimmten<br />
Zeitpunkt für Personen und organisatorische Stellen.<br />
Dokumente dienen Kommunikation zwischen in- und externen Einheiten<br />
<strong>Einführung</strong><br />
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Prozessorientierte Organisation<br />
Merkmale<br />
Geschäfts- und Organisationsprozesse als Bindeglieder zwischen<br />
Potenzialen und Geschäftsergebnissen<br />
Prozessmanagement<br />
Schonung von Ressourcen<br />
Schaffung von Transparenz hins. des Kerngeschäftes<br />
Bildung der Grundlage für unternehmerische Entscheidungen<br />
Erhöhung der Wertschöpfung durch konsequente zielgerichtete<br />
Ausrichtung der Geschäftsprozesse an den Kundenanforderungen<br />
Basis für ein Controllingsystem im Sinne der Steuerung des<br />
Geschäftserfolges<br />
<strong>Einführung</strong><br />
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Prozessorientierung<br />
Ziele<br />
Optimale Umsetzung von Visionen, Strategien und Ziele des<br />
Unternehmens<br />
Verständnis von Geschäft als System von Prozessen<br />
Positionierung der Kernkompetenzen in den Vordergrund<br />
Beseitigung von Barrieren für den Arbeitsablauf<br />
Ständige Verbesserung der Geschäftsabläufe<br />
Permanentes Leben der Prozessverbesserung (CIP/KVP)<br />
Stärkere Ausrichtung des unternehmerischen Handelns auf Kunden und<br />
Märkte (intern und extern)<br />
<strong>Einführung</strong><br />
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Erfolgsfaktoren der Prozessverbesserung<br />
Übersicht<br />
Soft Skills<br />
- Führungsqualitäten<br />
- Miteinander umgehen<br />
Problemlösungsprozess<br />
- Probleme erkennen, eingrenzen,analysieren<br />
- Potenzielle Lösungen erarbeiten<br />
- Lösung auswählen u. planen<br />
- Umsetzung der gewählten Lösung<br />
- Controllen der Lösung<br />
Controlling<br />
- CIP / KVP<br />
- Meßbare Zielgrößen<br />
Effiziente Besprechungskultur<br />
- Effizientes Auf-den-Punkt-Bringen<br />
<strong>Einführung</strong><br />
Qualitätsverbesserungsprozess<br />
- Arbeitsergebnisse definieren<br />
- Anforderungen identifizieren<br />
- Lieferantenvorgaben definieren<br />
- Schritte der Arbeitsprozesse definieren<br />
- Prozessfähigkeitsanalyse<br />
- Auswertung der Ergebnisse<br />
- QVP überarbeiten<br />
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Systemabgrenzung<br />
Kriterien<br />
Synergien<br />
Nutzen<br />
<strong>Workflow</strong><br />
Groupware<br />
Dokumenten<br />
<strong>Management</strong> System<br />
Retrieval- und<br />
Recherche - System<br />
Archivsystem<br />
Datensicherungs<br />
Kosten<br />
Integrationsgrad system<br />
Komplexität<br />
<strong>Einführung</strong><br />
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Abgrenzung<br />
Getrennte Betrachtung<br />
Einfacher Dokumentenverwaltung und -abbildung<br />
Standard-Email und Groupware<br />
Datenverteilung über mehrere <strong>Systeme</strong><br />
Bildfolgesteuerung innerhalb einer Transaktion<br />
Verwaltung einmaliger Vorgänge<br />
Wiederholte Ausführung eines einzelnen Arbeitsschrittes<br />
Werkzeug zur Überbrückung von Funktionalitätslücken<br />
<strong>Workflow</strong><br />
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<strong>Workflow</strong>-Prozess<br />
Die 4 W‘s<br />
1.) Was wird<br />
2.) Wie von<br />
3.) Wem und<br />
4.) Womit bearbeitet?<br />
Aufgabe<br />
Prozesslogik<br />
Aufgabenträger<br />
Werkzeuge & Daten<br />
<strong>Workflow</strong><br />
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<strong>Workflow</strong>-Komponenten<br />
Darstellung<br />
Modellierung<br />
Steuerung<br />
Ausführung<br />
Überwachung<br />
Dokumentensicht<br />
ROOT<br />
Document<br />
Document<br />
Data Element<br />
Data Element<br />
Buildtime-Komponente<br />
Runtime-Komponente<br />
<strong>Workflow</strong><br />
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<strong>Workflow</strong>-Klassifikation<br />
Unterscheidung nach Aufgabenerfüllung<br />
Integrated <strong>Workflow</strong> <strong>Management</strong> Systems<br />
Komponenten zur Beschreibung der Vorgangstypen sowie der<br />
Spezifikation von Aktivitäten bis hin zur Gestaltung von<br />
Benutzeroberflächen<br />
Controll-& Transport Oriented Systems<br />
Kontrolle und Transport von Daten, d.h. Mitarbeiter bekommen die<br />
richtigen Daten zur richtigen Zeit,<br />
Schwerpunkt ist die Steuerung der Aufgabenausführung inklusive<br />
Monitorfunktion<br />
Flexible Development Systems<br />
Reine Entwicklungsumgebungen, erst durch Einsatz weiterer<br />
Programme und Zusatzleistungen erhält man eine vollständige<br />
<strong>Workflow</strong> <strong>Management</strong> Lösung<br />
<strong>Workflow</strong><br />
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<strong>Workflow</strong>-<strong>Management</strong><br />
Notwendige Voraussetzungen<br />
Definierte Aufbau-Organisation (straight through processing):<br />
Verantwortlichkeiten<br />
Stellvertretung<br />
Kontrolle<br />
<strong>Workflow</strong>-Entwicklung und Weiterentwicklung<br />
Definierte Ablauf-Organisation / Geschäftsprozesse:<br />
Systematische Entwicklung<br />
Process Owner / „Kümmerer“<br />
Abwicklungsdisziplin (Sonderfälle)<br />
Durchgängige Infrastruktur:<br />
Anwendungen (offene Schnittstellen)<br />
Netzwerk<br />
<strong>Workflow</strong><br />
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Regeln<br />
Zu beachten<br />
Manuelle Eingabe der Informationen durch die Nutzer<br />
Intuitives grafisches Design der Prozesse<br />
Zuordnung von Rollen bzw. Gruppen zu Aktivitäten<br />
Regeln innerhalb des <strong>Workflow</strong> notwendig<br />
Monitorfunktionen innerhalb des <strong>Workflow</strong><br />
<strong>Workflow</strong><br />
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Technische Standards<br />
Standardisierungsbemühungen<br />
Kommunikation mittels einheitlicher Formate<br />
XML-Standard im Bereich der Web-basierten<br />
Transaktionssysteme<br />
Spezifikation <strong>Workflow</strong>-Bereich von WfMC<br />
<strong>Workflow</strong> <strong>Management</strong> Coalition<br />
Simple <strong>Workflow</strong> Access Protocol (Swap)<br />
- Herstellerkonsortium (Sun, Netscape, Hewlett-Packard)<br />
<strong>Workflow</strong><br />
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Umfangreiche Nutzeffekte<br />
Übersicht<br />
Kostenreduktion<br />
Bessere Wettbewerbsposition<br />
Qualitätsverbesserung<br />
Produktivitätssteigerung<br />
Mitarbeiterzufriedenheit<br />
Flexibilitätssteigerung<br />
Nutzeffekte<br />
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Kostenreduktion<br />
Nutzeffekte<br />
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Bessere Wettbewerbsposition<br />
Nutzeffekte<br />
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Qualitätsverbesserung<br />
Nutzeffekte<br />
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Qualitätsverbesserung<br />
Nutzeffekte<br />
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Mitarbeiterzufriedenheit<br />
Nutzeffekte<br />
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Nutzeffekt<br />
Nutzeffekte<br />
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Implementierung eines <strong>Workflow</strong>-<strong>Management</strong>-Systems<br />
Phasenmodell<br />
1. Phase:<br />
Planung,Koordination<br />
2. Phase:<br />
Ist-Analyse, Prozess-Design<br />
3. Phase:<br />
Soll-Prozess, Systemauswahl<br />
Gesamt-Phase:<br />
Projektmanagement<br />
4. Phase:<br />
Umsetzung, Absicherung<br />
5. Phase:<br />
Erfolgsmessung,Controlling, KVP<br />
Vorgehensmodell<br />
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Phase 1<br />
1. Phase:<br />
Planung,<br />
Koordination<br />
• Strategie prüfen<br />
• Teilprozesse identifizieren<br />
• Zielkriterien verabschieden<br />
• Projektteams bilden<br />
• Risikoprofile der erfolgskritischen Prozesse<br />
ermitteln<br />
• Verbesserungspotenziale ermitteln<br />
• Risikomindernde Maßnahmen umsetzen<br />
Vorgehensmodell<br />
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Phase 2<br />
2. Phase:<br />
Ist-Analyse,<br />
Prozess - Design<br />
• Abgrenzung und detaillierte Beschreibung der<br />
Prozesse unter Berücksichtigung der<br />
Kundenwünsche<br />
• Prüfen der bisherigen Prozesse auf Effizienz<br />
• Durchführen von Benchmarking zur Ermittlung der<br />
Best Practices<br />
• Identifizierung von Stärken und Schwachstellen<br />
(z.B. Schnittstellenprobleme, nicht wertschöpfende<br />
Prozesselemente)<br />
Vorgehensmodell<br />
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Phase 3<br />
3. Phase:<br />
Soll – Prozess,<br />
Systemauswahl<br />
• Definition des Soll-Prozesses (DV-<br />
Anforderungen)<br />
• Vorgangs- und Ausführungsmodellierung<br />
definieren<br />
• Modellierung der Prozesse<br />
• Systemauswahl (Erarbeitung einer<br />
Entscheidungsgrundlage, Kosten-/ Nutzenbetrachtung,<br />
Integrationsfähigkeit,<br />
Investitionssicherheit)<br />
• Kostenmanagement (Einsparpotenziale)<br />
Vorgehensmodell<br />
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Phase 4<br />
4. Phase:<br />
Umsetzung,<br />
Absicherung<br />
• Erarbeiten eines Umsetzungsplanes bzw.<br />
Maßnahmenkataloges (meilensteinorientiert)<br />
• Umsetzung<br />
• Schulung (<strong>Workflow</strong> <strong>Management</strong> System) der<br />
betroffenen Mitarbeiter<br />
Vorgehensmodell<br />
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Phase 5<br />
5. Phase:<br />
Erfolgsmessung,<br />
Controlling, KVP<br />
• Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben<br />
festlegen und wahrnehmen<br />
• Kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess leben<br />
Vorgehensmodell<br />
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Gesamtphase<br />
Gesamt-Phase:<br />
Projektmanagement<br />
• Koordination<br />
• Monitoring<br />
• Moderation<br />
Vorgehensmodell<br />
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Komplementäre Beratungsthemen<br />
In Ergänzung zum Geschäftsprozessmanagement<br />
Daten- und IT-<strong>Management</strong><br />
Effizienz- und Kostenmanagement<br />
Forderungsmanagement<br />
Operational Risk<br />
Outsourcing<br />
Qualitätsmanagement<br />
Transaction Banking / Abwicklung<br />
Beratungsthemen<br />
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Ihr Ansprechpartner<br />
Untermainkai 29-30<br />
D-60329 Frankfurt<br />
Ihr Ansprechpartner:<br />
Barbara Dilges-Maruska<br />
Managing Partner<br />
Barbara.Dilges-Maruska@acrys.com<br />
Tel.: +49 - 69 - 24 45 06 - 16<br />
Fax: +49 - 69 - 24 45 06 - 50<br />
www.acrys.com<br />
Kontakt<br />
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