Freihändige Vergabe (PDF) - esf-epm

01/2012 V1.0
Vergabe – Freihändige Vergabe
Vergabe – Freihändige Vergabe
ArbeitshilfeN
Die freihändige Vergabe ist grundsätzlich gegenüber der beschränkten sowie der öffentlichen
Ausschreibung nachrangig zu behandeln.
Für die ESF-Träger in Baden Württemberg ist die Regelung in der derzeit geltenden Fassung der
Beschaffungsanordnung (BAO) des Landes Baden-Württemberg von besonderer Bedeutung. Hier ist
in Nummer 9.1 geregelt, dass zusätzlich zu den Ausnahmen nach § 3 VOL/A eine freihändige Vergabe
bis zu einem Höchstwert von 10.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) möglich ist.
Nach der VOL/A darf die freihändige Vergabe nur in den Sonderfällen des § 3 Abs. 5 angewendet
werden. Diese sind:
a) wenn nach Aufhebung einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung eine Wiederholung
kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht,
b) wenn im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang und für
angemessene Zeit an Unternehmen, die an der Entwicklung beteiligt waren, vergeben werden
müssen,
c) wenn es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur
Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung,
Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen
Dienstbetriebes und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers bzw. der Auftraggeberin
dienen,
d) wenn bei geringfügigen Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag kein
höherer Preis als für die ursprüngliche Leistung erwartet wird und die Nachbestellungen insgesamt
20 vom Hundert des Wertes der ursprünglichen Leistung nicht überschreiten,
e) wenn Ersatzteile oder Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten von dem Lieferanten bzw. der
Lieferantin der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer
Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen
bezogen werden können,
f) wenn es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist,
g) wenn die Leistung Aufgrund von Umständen, die die Auftraggeber/innen nicht voraussehen
konnten, besonders dringlich ist und die Gründe der Dringlichkeit nicht dem Verhalten der
Auftraggeber/innen zuzuschreiben sind,
h) wenn die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend
beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können,
i) wenn sie durch Ausführungsbestimmungen von einem Bundesminister – ggf. Landesminister
– bis zu einem bestimmten Höchstwert zugelassen ist,
j) wenn Aufträge ausschließlich an Werkstätten für behinderte Menschen vergeben werden sollen,
k) wenn Aufträge ausschließlich an Justizvollzugsanstalten vergeben werden sollen,
l) wenn für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht kommt.
Im Rahmen der freihändigen Vergabe setzen sich Auftraggeber/innen direkt mit potenziellen Anbieter/
innen in Verbindung um über die Auftragsbedingungen zu verhandeln. Dabei sollen mindestens drei
Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, es sei denn es kommt aus einem der vorstehend
genannten Gründe nur ein Unternehmen in Frage. Dies bedeutet jedoch nicht, dass andere
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Regelungen der VOL nicht gelten und man in der Vergabe der Aufträge komplett frei ist. Dies gilt insbesondere
für die Pflicht zur Erstellung einer Vergabedokumentation nach § 20 VOL/A.
Im Rahmen des ESF-Bewilligungsbescheides ist konkretisiert, dass in den Fällen einer freihändigen
Vergabe, mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen sind.
Eine Vorlage für eine Vergabedokumentation bei freihändiger Vergabe finden Sie auch in den Arbeitshilfen
(Vergabedokumentation_Vorlage.doc).
Bei freihändigen Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb ist außerdem zu beachten, dass der/die
Auftraggeber/in ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (netto) dazu verpflichtet ist, für die Dauer von
drei Monaten auf Internetseiten oder -portalen über jeden vergebenen Auftrag zu informieren. Diese
Informationen umfassen mindestens Angaben zum Namen des Auftraggebers bzw. der Auftraggeberin,
deren/dessen Beschaffungsstelle und deren Adressdaten sowie den Namen des/der beauftragten
Unternehmens/Person (ggf. anonymisiert), Informationen über die Vergabeart, Art und Umfang der
Leistung sowie den Zeitraum der Leistungserbringung (vgl. §19 VOL/A).
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass sich die Wertgrenzen für die Auftragsvergabe mit der Zeit verändern
können. Auf der ESF-Webseite des Landes (www.esf-bw.de) finden Sie eine aktuelle Übersicht zu den
geltenden Wertgrenzen.
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