windream Produktinformationen - List & Lohr

Dokumente sicher archivieren
Kaum ein Thema hat in der elektronischen Datenverarbeitung
bisher so viele Diskussionen entfacht wie das schnelle Finden von Dokumenten. Denn
die schnelle Wiederauffindbarkeit von Daten verschafft Ihrem Unternehmen einen messbaren Wettbewerbsvorteil.
Die sichere Ablage von Dokumenten und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen spielen in
diesem Zusammenhang eine ebenso große Rolle wie die Notwendigkeit, wachsende Papierberge durch
moderne elektronische Archive abzubauen oder sogar ganz zu vermeiden. Mit den Archivierungsfunktionen
in windream kommt die Vision des papierarmen Büros der Realität ein ganzes Stück näher.
Archivieren statt abheften
Schnittstellen und Technologien
Document Lifecycle Management
Archivieren und automatisch indizieren
Integrität belegen
Nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen wie GoBS, AO usw. ist entscheidend für den effektiven
Einsatz elektronischer Archive. Weitere wichtige Argumente sind anzuführen, die für die rigorose Ablösung
papiergebundener Ablagen sprechen: um ein Vielfaches schnellere Informationsrecherche und blitzschneller
Zugriff auf Dokumente, viel weniger Platzbedarf trotz stetig wachsender Datenmengen, bequeme Auslagerung
digitalisierter Dokumente auf Medien mit großem Speichervolumen, höchste Datensicherheit durch den
Einsatz moderner Archivierungs- und Backup-Technologien und zeitlich fast unbegrenzte Verfügbarkeit aller
Informationen.
windream unterstützt die unterschiedlichsten Systeme und Technologien zur Langzeitarchivierung. Als
Hardware-Schnittstellen für Einzellaufwerke werden sowohl SCSI und USB als auch IDE und IEEE1394
(Firewire bzw. iLink) unterstützt. Ob Geräte mit Blue-Laser-Technologie wie UDO- und PDD-Laufwerke,
RAID-Systeme im HDD-Verbund, Jukeboxen mit optischen DVD- oder WORM-Medien, NAS, SAN, iSCSI, EMC
Centera oder onDemand von IBM – windream-Archiv-Anwender haben bei der Wahl eines geeigneten Subsystems
immer absolute Entscheidungsfreiheit. Auch die parallele Archivierung der Dokumente in unterschiedlichen
Archivsystemen wird unterstützt.
Das in windream integrierte Modul zur Lebenszyklusverwaltung ermöglicht es Anwendern, den Lebenszyklus
von Dokumenten anhand individueller Regeln festzulegen und dadurch zu automatisieren. Der Zyklus bestimmt,
wie lange ein Dokument bearbeitet werden kann, wann es archiviert wird, wie lange es archiviert bleibt und
wann es endgültig aus dem System entfernt wird. Durch diese automatisierte Lebenszyklusverwaltung ist gewährleistet,
dass Dokumente immer gemäß ihren gesetzlichen Bestimmungen im Dokumenten-Managementund
Archivsystem erfasst, geändert, archiviert und gelöscht werden. Das Document Lifecycle Management
führt zu einer immensen Arbeitserleichterung und zu einer maximalen Sicherheit in der Datenarchivierung.
Die Verwaltung und Archivierung großer Mengen von Massenbelegen wie Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge,
Steuerbescheide oder Verbrauchsabrechnungen stellt Unternehmen und Behörden, die mit dem
regelmäßigen Versand von Unterlagen dieser Art betraut sind, vor wachsende Probleme. Heutzutage werden
die Belege zwar fast immer elektronisch erzeugt, sie werden aber nach wie vor auf Papier gedruckt und den
Empfängern häufig auf dem traditionellen Postweg zugestellt. Eine effiziente Lösung ist nur durch die automatisierte
Indizierung und elektronische Archivierung von Massendaten zu erzielen. Genau an diesem Punkt
setzt die windream-Lösung an, die es ermöglicht, Indizes vollautomatisch zu extrahieren und Dokumente aus
spezifischen Druckdateien zu übernehmen.
Die Entscheidung für ein elektronisches Archiv hängt in gravierendem Maße auch von dem wirksamen
Schutz vor illegalen Manipulationen, Veränderungen oder dem unbeabsichtigten Löschen von Dokumenten
ab. Nicht nur das Verändern bestimmter Dokumente, sondern auch das unerlaubte Entfernen von Medien
muss erkannt werden. windream bietet eine innovative Komponente für das Archiv an, die es Anwendern
ermöglicht, die Integrität der archivierten Daten jederzeit zu belegen. Das Sicherheitsmodul arbeitet im
Gegensatz zu anderen Systemen nicht auf der Basis digitaler Unterschriften, sondern verwendet digitale
Zeitstempel. Mithilfe dieser Zeitstempel können Anwender die Integrität eines Dokuments oder eines
archivierten Dokumentbestands zweifelsfrei nachweisen oder – im umgekehrten Fall – Manipulationen
sofort aufdecken. Die Software fordert die digitalen Zeitstempel von einem neutralen Zeitstempeldienst an.
Dieser Dienst ist nach dem deutschen Signaturgesetz zertifiziert. Die Authentizität der Zeitstempel ist
gesetzlich anerkannt. Mit der Möglichkeit, sowohl einzelne Dokumente als auch den Dokumentbestand
eines Archivs auf Integrität zu prüfen, lässt sich das Archivsystem um eine zusätzliche und eminent wichtige
Sicherheitskomponente erweitern.