Produktinformationen - World-of-Vision - Wortmann AG

Aufbewahrung, aber sicher…
Qualifizierte Zeitstempel zu Ihrer Sicherheit
Securepoint UMA verwendet für die Langzeit-Archivierung
Qualifizierte Zeitstempel. Dies ist von besonderer
Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen
verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte
und nicht signierte E-Mails und Dokumente gelangen, wird
durch den Einsatz von Qualifizierten Zeitstempeln vor dem
Gesetz sichergestellt, dass die Daten, die zu einem
bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden
sind.
Auf der sicheren Seite vor dem Gesetz
Die Verwendung eines Qualifizierten Zeitstempels auch für
ursprünglich unsignierte E-Mails und Dokumente führt zwar
nicht dazu, dass für dieses Dokument die Beweisregelung
des § 371a ZPO eingreift, führt aber im Beweisverfahren
(z. B. Gerichtsverfahren etc.) zu faktischen Vorteilen, da der
Zeitraum möglicher Veränderungen nachvollziehbar und
transparent eingegrenzt werden kann. Dies ist besonders
wichtig, wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzung kommt,
denn Sie sind damit in der Lage nachzuweisen, dass Ihre
Dokumente nicht manipuliert worden sind.
Der Qualifizierte Zeitstempel gewährleistet damit den
Nachweis der Integrität der E-Mail oder des Dokuments.
Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer
und elektronisch signierter Dokumente des BMWI
Der Übergang vom Papier zum elektronischen Dokument
schreitet schnell voran. Die elektronische Abwicklung von
Geschäftsprozessen resultiert vor allem in Zeit- und
Kostenvorteilen. Im Verwaltungs- wie auch im
Unternehmensbereich wird das Aufkommen elektronischer
und elektronisch signierter Dokumente in den kommenden
Jahren drastisch zunehmen. Nicht zu übersehen sind dabei
erforderliche Lösungen für die rechtssichere Aufbewahrung
solcher Dokumente, in Analogie zur Papierform.
Quelle:
http://www.securepoint.de/dokumente/BMWI_Leitfaden_zur
_Aufbewahrung_elektronischer_und_elektronisch_signierter_Dokumente.pdf
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
E-Mails zu schreiben ist leicht, schnell und billig. So können
z. B. Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe, Dokumente etc.
sehr viel besser verschickt werden als per konventioneller Post.
Die Ablösung des klassischen, schriftlichen Postversands ist
durch den E-Mail-Verkehr inzwischen zu fast 75% erreicht worden.
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für E-Mails und
Dokumenten sind deshalb besonders wichtig geworden. Hierbei
sind vorgeschriebene Zeiträume für die Aufbewahrung und die
weiteren gesetzlichen Vorgaben für den Rechtsfall zu beachten.
Beispiele für gängige Aufbewahrungsfristen:
2 Jahre Nahrungsmittelfertigung nach Markteinführung
3 Jahre
4 Jahre
5 Jahre
6 Jahre
6 Jahre
6 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
21 Jahre
30 Jahre
30 Jahre
dauerhaft
Morphine und Medikamente nach Verkaufsende
Finanzaudit bei AG nach Prüfung
Biologische Produkte nach Fertigung
Einfuhr-/Exportunterlagen, Frachtbriefe, Geschäftsbriefe
Protokolle, Gutachten, Zollbelege, Angebote, Preislisten
Handelsbriefe, Schriftwechsel, Reklamationen, Verträge
Gehaltslisten, Personaldaten, Rechnungen, Prozessakten
Journale, Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Kontoauszüge
Behandlungsakten, Grundbuchauszüge, Lieferscheine
Medizinische Aufzeichnungen bei Kindern
Giftige Inhaltsstoffe nach Audit-Ende
Röntgenbehandlung, Krankengeschichte, Haftungsfälle
>100 Jahre
Lebensversicherungspolicen
Gerichtsurteile, Baupläne