Checkliste Betriebsprüfung
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www.ecc-ecocare.com<br />
<strong>Betriebsprüfung</strong>s<br />
CHECKLISTE<br />
Bei Ihnen steht eine <strong>Betriebsprüfung</strong> ins Haus?<br />
Oder Sie wollen einfach mehr dazu wissen?<br />
Schicken einfach dieses Dokument mit ihrem Namen und Ihrem Kontakt ausgefüllt an uns zurück!<br />
Anliegen:<br />
Name:<br />
Adresse / Firma:<br />
Telefonnr.<br />
1. Prüfungsankündigung / Wo, Wann, Was? 1<br />
2. Was ist vor der Prüfung zu erledigen 2<br />
3. Was Sie weiters vor der Prüfung beachten sollten 3<br />
4. Der richtige Umgang mit dem / der PrüferIn 4<br />
5. Schlussbesprechung 5<br />
Anliegen<br />
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Ihre<br />
Ihre<br />
sind<br />
sind unser<br />
unser Job Job<br />
Die Außenprüfung (AP), wie auch schon die frühere Bezeichnung Buch- und <strong>Betriebsprüfung</strong><br />
klarstellte, überprüft nicht nur die Buchhaltung, sondern vor allem den Betrieb<br />
und seine inneren Abläufe. Ziel ist es, die wirtschaftlichen Vorgänge so weit wie<br />
möglich zu erheben, um mit den gewonnenen Erkenntnissen die Buchhaltung auf ihre<br />
Plausibilität hin zu überprüfen. Nachfolgend haben wir daher eine <strong>Checkliste</strong> erstellt,<br />
die den gesamten Prüfungsablauf in übersichtlicher Form darstellen soll.<br />
1. Prüfungsankündigung / Wo, Wann, Was?<br />
Prüfungsankündigung und Terminabstimmung<br />
• Es besteht eine Ankündigungspflicht - Die Ankündigung der AP kann entweder beim<br />
Abgabenpflichtigen oder bei seinem steuerlichen Vertreter erfolgen. Aus der Sicht des<br />
Betriebsprüfers erscheint die Anmeldung bei Ihnen günstiger (direkte Terminvereinba-<br />
Inhaltsverzeichnis<br />
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<strong>Betriebsprüfung</strong>s<br />
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•<br />
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Ihre<br />
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sind<br />
sind unser<br />
unser Job Job<br />
rung und Anforderung der bereitzustellenden Unterlagen). In der Praxis finden Ankündigungen<br />
jedoch häufig beim steuerlichen Vertreter statt.<br />
Suchen Sie einen passenden Termin für alle Beteiligten - eine Verschiebung ist nur unter<br />
bestimmten Voraussetzungen möglich!<br />
Wo soll die Prüfung stattfinden?<br />
• Betrieb / Steuerberater / Finanzamt (Im Amt abgewickelte Prüfungen erfordern meist<br />
von vornherein mehr Unterlagen!) Bitte beachten Sie auch die Frage der Räumlichkeit,<br />
in der die Prüfung stattfindet (siehe unten)<br />
Welcher Prüfungszeitraum wird geprüft?<br />
= im Regelfall die letzten 3 veranlagten Jahre, bzw. erklärt und n.n. veranlagt<br />
• In begründeten Ausnahmefällen kann der Prüfungszeitraum auch ausgedehnt oder<br />
verkürzt werden, beispielsweise ist eine Ausdehnung auf alle noch nicht verjährten Jahre<br />
möglich (grundsätzlich 5 Jahre, im Falle einer Abgabenhinterziehung 7 Jahre)<br />
• Bei der Prüfung von noch nicht erklärten Jahren kann bis zum Beginn der Prüfung die<br />
Abgabenerklärung erstellt werden! (Am eigentlichen Prüfungsauftrag ist allerdings festzuhalten<br />
- es kann in diesem Fall zu einer Verlängerung des Prüfungszeitraumes kommen.<br />
Welche Steuerarten werden geprüft?<br />
• ESt, bzw KöSt, USt, NoVA, KfzSt, häufig außerdem USt-Nachschau für die USt-VZ Zeiträume<br />
des laufenden Jahres<br />
Ihre Betriebsprüfer haben sich alle im Internet verfügbaren Daten über Ihr Unternehmen bereits<br />
besorgt und wissen oft mehr als Sie glauben - Achtung bei Auskünften!<br />
Gibt es anhängige Gerichtsverfahren mit steuerlicher Relevanz oder Medienberichte über das<br />
Unternehmen? Auch daüber weiß möglicherweise der Betriebsprüfer bereits Bescheid.<br />
2. Was ist vor der Prüfung zu erledigen?<br />
Sehen Sie alle Ordner (ER, AR, KA und BANK) durch, ob interne Unterlagen dabei sind und<br />
überprüfen Sie die Unterlagen auf Vollständigkeit. Bereiten Sie zudem den Bericht und den<br />
Akt der letzten <strong>Betriebsprüfung</strong> bzw. LV-Prüfung vor. Kontrollieren Sie weiters, ob Prüfungsfeststellungen<br />
vorangegangener Prüfungen umgesetzt wurden.<br />
Wichtige Fragen vor der Prüfung:<br />
• Ist die Buchhaltung des laufendes Jahr ordnungsgemäß?<br />
• Ist die Buchhaltung des laufendes Jahr richtig erstellt und UVA zeitgerecht gemeldet?<br />
• Sind alle angeschafften/hergestellten Wirtschaftsgüter noch im Betrieb vorhanden?<br />
• Sind alle im Anlagenverzeichnis erfassten Kfz verfügbar?<br />
• Sind alle Dienstnehmer angemeldet?<br />
• Sind alle angemeldeten Dienstnehmer im Betrieb tätig?<br />
*Selbstanzeige: Der/die PrüferIn muss Sie fragen, ob Sie eine Selbstanzeige machen wollen (Ein<br />
finanzstrafrechtlicher Verdacht ist in dieser Frage zu Beginn der Prüfung nicht zu sehen!) Bei einer<br />
strafrechtlichen Prüfung, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige zu Beginn der Prüfung nicht mehr<br />
möglich! Bei einer fahrlässigen Abgabenverkürzung ist diese allerdings auch noch während der laufenden<br />
Prüfung zulässig.<br />
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•<br />
•<br />
•<br />
Finanzierungsnachweis privater Grundstückskäufe?<br />
Ist ein Herkunftsnachweis für Große Bareinlagen vorhanden?<br />
Liegen Gründe für eine Selbstanzeige vor?*<br />
Ihre Anliegen<br />
sind unser Job<br />
Bereiten Sie folgende Unterlagen vor<br />
• Saldenlisten und Konten (auch in elektronischer Form)<br />
• Um- und Nachbuchungslisten<br />
• Jahresabschluss und Wirtschaftsprüfungsberichte<br />
• Umlaufbeschlüsse, Protokolle der GV bzw HV, Aufsichtsratsprotokolle<br />
• Anlageverzeichnis<br />
• unterschriebene Inventur<br />
• Firmenbuch- und Grundbuchauszüge<br />
• Lohnkonten<br />
• Belege (Kassa, Bank, Eingangs- und Ausgangsrechnungen)<br />
• Berechnungsgrundlagen (zB für Rückstellungen, Privatanteile, Bewertungen, Teilwerte,<br />
Forderungs- und Wertberichtigungen, etc)<br />
• Mehr-Weniger-Rechnung<br />
• Darlehensverträge, Leasingverträge, Verträge mit nahen Angehörigen (SCHRIFTLICH-<br />
KEIT!), etc.<br />
• Vertragskopien (Gesellschaftsverträge inkl. Nachträgen, Bestandsverträge, Darlehensverträge,<br />
Leasingverträge..)<br />
•<br />
WICHTIG: Vor Prüfungsbeginn Unterlagen kontrollieren!<br />
• Anlageverzeichnis<br />
• Aktualisierung der Aufzeichnungen (letzte Inventur, laufend geführte Fahrtenbücher,<br />
etc), Kassabuch, Wareneingangsbuch<br />
• Unterlagen auch optisch kontrollieren! (Um nicht von vornherein Prüfungsfälle herauf<br />
zu beschwören!)<br />
• ACHTUNG: Auf Aufforderung des Prüfers sind Unterlagen auf Datenträger zu Verfügung<br />
zustellen. Erhält der Betriebsprüfer durch Übermittlung von Daten per E-Mail<br />
oder durch Übergabe des Datenträgers Informationen, die unter Umständen auf einen<br />
Verdacht eines Finanzvergehens schließen lassen und veranlasst der Betriebsprüfer in<br />
Folge Verfolgungshandlungen oder bringt er die Tatentdeckung dem Abgabepflichtigen<br />
zur Kenntnis, kann eine Selbstanzeige nicht mehr rechtzeitig erstattet werden!<br />
Interne Unterlagen (zB Bilanzbesprechungsprotokolle, Aktennotizen, Korrespondenz<br />
mit dem steuerlichen Vertreter) müssen nicht vorgelegt werden! Vergewissern Sie<br />
sich aber, wo diese Interna aufbewahrt werden.<br />
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3. Was Sie weiters vor der Prüfung beachten sollten<br />
Vorgespräche<br />
Ihre Anliegen<br />
sind unser Job<br />
Ein Vorgespräch zwischen Steuerberater und den verantwortlichen Auskunftspersonen vor Beginn<br />
der Prüfung ist sinnvoll - auch zur Klärung von Fragen des Prüfers bzw. des Sachverhalts.<br />
Legen Sie fest, wo dieses stattfinden soll! (Telefonisch / im Haus / beim Steuerberater) In der<br />
Schlussbesprechung sollten nur mehr rechtliche Streitpunkte Thema sein!<br />
WICHTIG: Besprechen Sie schon vorab, wer während der Prüfung welche Fragen beantwortet<br />
und welche Auskünfte gibt (Klient oder Berater?)<br />
Gibt es Problembereiche im Prüfungszeitraum?<br />
Folgende Problembereiche können auftreten:<br />
•<br />
•<br />
Der Sachverhalt bzw. die rechtliche Beurteilung ist ungeklärt<br />
Es gibt Probleme hinsichtlich der vertretbaren Rechtsauffassung<br />
Besprechen und analysieren Sie einzelne Jahre hinsichtlich Bilanzen, Bilanzbesprechungsprogrammen,<br />
einzelnen Aufwandspositionen (zB Kfz, Instandhaltung, etc), aber auch Abgrenzungen<br />
von betrieblich und privat, sowie die wesentlichsten Aktennotizen.<br />
Wer gibt Auskunft? / Auskunftspersonen<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
KaufmännischeR GeschäftsführerIn,<br />
LeiterIn des Rechnungswesens und eventuell LeiterIn der Lohnverrechnung<br />
SteuerlicheR VertreterIn<br />
WICHTIG: Information an Mitarbeiter über Verhalten gegenüber Betriebsprüfer!<br />
Alle Betriebsangehörige sollten von der <strong>Betriebsprüfung</strong> verständigt und angewiesen<br />
werden, dass keine Befugnis besteht, ohne Rücksprache mit der Auskunftsperson bzw<br />
dem Steuerberater dem Prüfer Auskünfte zu erteilen.<br />
ACHTUNG: Es soll allen klar sein, wer wofür zuständig ist.<br />
4. Der richtige Umgang mit dem/der PrüferIn<br />
•<br />
•<br />
Eine Betriebsbesichtigung zu Beginn ist eine Möglichkeit, den/die PrüferIn über die<br />
Leistungen des Unternehmens zu informieren (Den steuerlichen Vertreter ev. einbeziehen!)<br />
Beugen Sie möglichen Missverständnisse durch offene Gespräche vor! Das Gespräch<br />
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•<br />
•<br />
und der laufende Kontakt mit dem Prüfer sind wichtig - auch im Zusammenhang mit<br />
der Vorlage von Unterlagen.<br />
Ihre Anliegen<br />
sind unser Job<br />
Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre für den / die PrüferIn: Ein schöner Arbeits-<br />
platz und Bewirtung (Getränke, Kaffee, Verpflegung) tragen dazu bei. Aber geben Sie<br />
keine Geschenke - ihre Annahme ist verboten!<br />
WICHTIG: Geben Sie keine Spontanauskünfte! Ziehen Sie bei einer Niederschrift<br />
unbedingt den Prüfungsverantwortliche bei!<br />
Wenn Probleme auftreten, ziehen Sie umgehend Ihren Berater bei!<br />
Wie läuft die Auskunftserteilung an den / die PrüferIn ab?<br />
• WICHTIG: Fertigen Sie intern einen Prüfakt mit Kopien jener Unterlagen an, die dem<br />
Prüfer übergeben wurden – inkl Datum der Übergabe – und legen Sie nur angeforderte<br />
Unterlagen vor!<br />
• WICHTIG: Dokumentieren Sie, welche Unterlagen der Prüfer erhalten hat bzw. in welche<br />
er Einsicht nehmen konnte:<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Verlangen Sie von der / dem PrüferIn eine Auflistung der benötigten Unterlagen.<br />
Informieren Sie den / die PrüferIn, dass die Selbstanfertigung von Kopien nicht gestattet<br />
ist, sondern dass erforderliche Kopien angefertigt werden<br />
Jede Kopie für den Prüfer wird auch für den Prüfakt angefertigt - mit Datum der Übergabe<br />
an den Prüfer. Teilen Sie das dem Prüfer auch mit!<br />
Haken Sie die auf der Liste aufgeführten Punkte ab und geben Sie dem / der PrüferIn<br />
bei der Zurverfügungstellung dieser Unterlagen die Liste zurück. Kopieren Sie die Liste<br />
für sich selbst!<br />
Der / die PrüferIn soll die Rückgabe von Unterlagen wieder auf dieser Liste vermerken!<br />
Wo führt der/die PrüferIn die Prüfung durch?<br />
•<br />
Gibt es ein eigenes <strong>Betriebsprüfung</strong>szimmer? Wenn nein, entfernen Sie sonstige Unterlagen<br />
aus dem Raum. Der/die PrüferIn sollte auf jeden Fall ein geeigneter, eigener<br />
Raum zur Verfügung gestellt werden, der vom zentralen Geschehen im Unternehmens<br />
abgegrenzt ist und wo Mitarbeiter des Unternehmens (die nicht Auskunftspersonen<br />
sind) möglichst nicht in Kontakt mit der / dem PrüferIn kommen.<br />
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5. Schlussbesprechung<br />
Ihre Anliegen<br />
sind unser Job<br />
Die Schlussbesprechung bildet den formalen Abschluss des Prüfungsverfahrens und dient<br />
zur Erörterung des Prüfungsergebnisses. Dazu sind jedenfalls der Abgabenpflichtige und<br />
sein steuerlicher Vertreter zu laden. Der Ort der Schlussbesprechung ist mit dem Leiter der<br />
Amtshandlung bzw. dem Prüfer abzustimmen. Es kann dies der Betrieb, das Finanzamt oder<br />
die Kanzlei des Steuerberaters sein.<br />
WICHTIG: Verzichen Sie nicht auf die Schlussbesprechung!<br />
Ein Verzicht kommt nur dann in Frage, wenn keine wesentlichen Feststellungen getroffen wurden<br />
und wenn alle strittigen Fragen in einer Vorbesprechung abgeklärt wurden!<br />
Programm der Schlussbesprechung<br />
•<br />
•<br />
Fordern Sie ein schriftliches Schlussbesprechungsprogramm ein und stimmen Sie gegebenenfalls<br />
die Diktion ab<br />
Wenn das Schlussbesprechungsprogrammes vorliegt:<br />
sprechen wir ev. Streitpunkte nach rechtlicher Prüfung mit Ihnen durch: Außerdem klären<br />
wir gemeinsam ab, welche Risken vorliegen (Chancen eines Rechtsmittelverfahrens)<br />
und welche Argumentationsmöglichkeiten bestehen, um diese Punkte zu Ihren Gunsten<br />
zu entscheiden. Die Information soll auch Kooperationsmöglichkeiten aufzeigen.<br />
An der Schlussbesprechung nehmen teil:<br />
• (GruppenleiterIn), PrüferIn, der KaufmännischeR GeschäftsführerIn, LeiterIn des Rechnungswesens/Lohnverrechnung,<br />
SteuerlicheR VertreterIn und optional der Vorstand<br />
des Finanzamtes<br />
• StrafreferentIn wird nur nur ausnahmsweise bei nachgewiesenen Finanzvergehen beigezogen.<br />
(Eventuell aber auch zur Gesamtlösung mit vereinfachtem Verfahren (Strafverfügung)<br />
oder ausnahmsweise, um die Bestätigung zu erwirken, dass kein strafrechtlich<br />
relevanter Verdacht gegeben ist!)<br />
Die Niederschrift über die Schlussbesprechung überprüfen und - sofern zutreffend -<br />
unterfertigen<br />
WICHTIG: Geben Sie einen Rechtsmittelverzicht nur in Ausnahmefällen und nach sorgfältiger<br />
Prüfung ab! Er sollte auch von der Finanzverwaltung nicht abverlangt werden!<br />
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