Reisekostenabrechnung - DKRZ

Reisekostenabrechnung
An was muss ich alles denken?
Präsentiert
Sabine Kleinfeldt

• Belege zusammensuchen/sortieren
Flugscheine/Bahnfahrkarten
ÖPNV-Tickets
Taxi
Parkgebühren
Telefon/Internetkosten
Hotelrechnung
Konferenzgebühren
Programmablaufplan
Wichtig: Alle kleinen Belege auf einen DINA4 zetteln kleben,
damit keiner verloren gehen kann.
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Präsentiert von Sabine
Kleinfeldt
Erste Schritte
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• Flugscheine/Bahnfahrkarten
Die Flugscheine sollten als Passanger-Receipt eingereicht werden,
die Bahnfahrkarten müssen als im Zug abgestempelter Beleg
vorgelegt werden.
ÖPNV
Wenn es sich um ein Tagesticket handelt, muss begründet werden,
warum kein Einzelticket gelöst wurde.
• PKW/Fahrrad
Pro gefahrenen Kilometer werden 0,20 €uro (PKW)/0,02 €uro
(Fahrrad) erstattet, bis max. 150 €uro für die gesamte Dienstreise
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Besonderheiten der Belege
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• TAXI
Für die Benutzung eines Taxi ist eine Begründung erforderlich,
dass das Taxi dringend erforderlich war, dazu gehören u.a.
gesundheitliche und zeitliche Gründe sowie schweres Gepäck.
Ortsunkundigkeit ist kein Grund für eine Taxibenutzung!
• Parkgebühren
Parkgebühren werden nur bis max. 5 €uro erstattet, außer bei
einer sehr guten, schlüssigen Begründung oder der Benutzung
eines dienstlich veranlassten Kraftfahrzeuges.
• Telefon/Internetkosten
Begründung, warum sie notwendig waren, z.B. dringende
Rücksprache mit Kollegen etc.
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Besonderheiten der Belege
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• Hotelrechnungen
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Besonderheiten der Belege
Sehr wichtig und unerlässlich !!
Die Hotelrechnung muss mit der gesamten Adresse auf das DKRZ
ausgestellt sein, egal ob die Rechnung im Inland oder Ausland
ausgestellt worden ist. Dies gilt auch wenn die Rechnung vor Ort
selbst beglichen wurde.
Ohne Rechnungsanschrift DKRZ, Bundesstrasse 45 in 20146 kann und
darf kein Frühstück mehr erstattet werden!!!!
Lautet die Rechnung nicht auf das DKRZ, so kann kein Vorsteuerabzug
vorgenommen werden und dem DKRZ entsteht somit ein finanzieller
Schaden !
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• Konferenzgebühren
Hier sollte notiert werden, wer diese bezahlt hat (DKRZ oder der
Dienstreisende selbst) und was in den Gebühren enthalten ist, z.B.
Mahlzeiten und/oder Übernachtungen.
• Programmablaufplan
Der Ablaufplan ist in jedem Fall unaufgefordert mit einzureichen.
Dies kann auch die Agenda sein oder der Seminarablauf.
Wichtig ist, dass erkennbar ist, wann die Veranstaltung begann und
wann sie endete.
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Besonderheiten der Belege
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• Was kann nicht erstattet werden:
Beispiele:
• Stadtpläne
• Trinkgelder
• Umrechnungsgebühren bei Bargeldumtausch
• Kursschwankungen/Kursverluste
• Krankenversicherungen
• Gepäckversicherungen
• Medikamente, die keine Impfseren sind
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Nicht erstattbar !
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Ausfüllen
Name
Erstattung durch Dritte
Verkehrsmittel, dort bitte nur
Kosten angeben, wenn die selbst
verauslagt wurden
Wegstrecke von/bis - wenn der
PKW benutzt wurde
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Wichtig bei den Zeiten:
Beginn der Reise:
Wann und wo die Reise begann
Ankunft am Dienstort
Beginn Dienstgeschäft:
Wann das Dienstgeschäft begann
Ende Dienstgeschäft:
Wie lange dauerte das Dienstgeschäft
Rückreise:
Wann wurde zurückgereist? Weicht diesen erheblich vom
Dienstgeschäftsende ab, wird eine Begründung nötig, z.B.
günstigerer Flug, Urlaub etc.
Bei Urlaub ist zu beachten, dass nicht mehr als 5 Werktage
anfallen dürfen, dazu zählen auch Gleittage, Ausgleich für
Feiertagsarbeit usw. Ansonsten müssen leider die gesamten
Fahrtkosten vom Dienstreisenden selbst getragen werden.
Ende der Reise:
Ist der Zeitpunkt an dem die Wohnung oder das DKRZ
zuerst erreicht wird.
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Zu/Abgang
Fahrten am Wohn/Geschäftsort, z.B.
U-Bahn, Bus, Taxi, Maut
Nebenkosten
Z.B. Gepäckaufbewahrung, Internetkosten
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Weitere Reiseangaben
1. Urlaubsreise
Hier muss angegeben werden, ob die
Dienstreise durch einen privaten Grund
verlängert oder unterbrochen wurde.
Bei keinen vollen Tagen werden die genauen
Zeiten benötigt.
2. Erkrankung
Ebenso wie Punkt 1 zu handhaben mit genauer
Zeitangabe
3. Trennungsgeld
Kommt so gut wie nie vor, ggf. bei mir
rückfragen
4. Dritte Seite
Hierzu zählen Honorare, aber auch das
Bereitstellen und Zahlen von Hotels oder
Beförderungsmitteln
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Weitere Reiseangaben
5. Verpflegung/Unterkunft
Hiermit sind alle Mahlzeiten /Über -
nachtungen gemeint, die nicht selbst bezahlt
wurden, dabei ist es unerheblich, ob sie
tatsächlich eingenommen wurden oder nur
bereit gestellt wurden.
Hier ist ebenfalls einzutragen, ob das DKRZ das Hotel
gebucht und bezahlt hat
6. Verpflegung auf Flügen/Schiffen
Hier bei sind die Mahlzeiten gemeint, die auf
einem Langstreckenflug gereicht werden. I.d.R.
werden eine Hauptmahlzeit und ein Frühstück in
Abzug/pro Strecke gebracht.
7. Fahrkarte
Immer wenn das DKRZ die Bahn oder den Flug
gebucht hat, wurde eine Fahrkarte zur Verfügung
gestellt.
8. Abschlag
Hier ist der bereits vorab vom DKRZ bezahlte
Abschlag einzutragen
9. Zuschuss zum Tagegeld
Entfällt, gibt es nicht mehr
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So sollte es aussehen !
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Noch Fragen ?!
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