Aktenanalyse als erhebungsmethode

Mehrstufiges Vorgehen
in enger Kooperation mit
den Sozialdiensten
Im Rahmen des Projektes wurden 286
Sozialhilfedossiers analysiert. Die systematische
Aufbereitung der benötigten Angaben
aus den Dossiers erfolgte in einem
längeren Erhebungsprozess, welcher auch
der jeweils spezifischen Akten- und Fallführung
auf dem Sozialdienst Rechnung
zu tragen hatte (z.B. Datenerfassungsricht-
linien, Fallverwaltungssysteme, Historisierung
der Daten). Entsprechend gliederten
sich die Vorbereitung und Durchführung
der Aktenanalyse in den drei Städten
Basel, Winterthur und Luzern in mehrere
Arbeitsschritte, zu denen die beteiligten
Sozialdienste entscheidende Beiträge
leisteten (vgl. Abbildung):
1. Organisation und Planung:
Kontaktaufnahme mit dem Sozialdienst,
Klärung der zeitlichen, räumlichen und
administrativen Rahmenbedingungen,
Einführung ins jeweilige Fallverwaltungssystem
und Freigabe des Zugriffs für
das Erfassungsteam, Klärung der
notwendigen Unterstützungsleistungen
durch den Sozialdienst, Klärung des
Vorgehens betreffend Einhaltung der
Datenschutzbestimmungen
2. Erarbeitung des Erhebungsrasters:
Erarbeitung eines Fragerasters auf Grundlage
der Theorie, Verfeinerung und Bereinigung
nach dem Einblick ins Fallverwaltungssystem
und in die jeweils
geltende Fallbewirtschaftungspraxis,
Programmierung in Form eines elektronischen
Fragebogens
3. Stichprobenziehung und Pretest:
Ziehung einer Zufallsstichprobe aus der
Grundgesamtheit sämtlicher in einem
definierten Stichmonat aktiven Unter-
stützungsfälle in der Zielgruppe (d.h.
Dossiers mit mindestens einer Person
im Alter von 45 bis 65 Jahren), Test
des Erhebungsrasters anhand einzelner
Fälle, Anpassung des Erhebungsrasters
4. Datenerhebung und -erfassung:
Identifikation der Fälle in der Stichprobe
im Fallverwaltungssystem vor Ort auf
dem Sozialdienst, Bereitstellung von
Papierakten bei Dossiers mit langem
Bezug, Zusammentragen der relevanten
Informationen aus dem Fallverwaltungssystem
und der Papierakten entlang des
elektronischen Fragebogens, laufende
Abklärung von Fragen zur konkreten
Praxis des Sozialdienstes resp. zu den
geltenden Rahmenbedingungen und
Richtlinien für die Sozialhilfeunterstützung
Die Bereitschaft des Sozialdienstes, sich
über sein grundsätzliches Einverständ-
nis hinaus für die Aktenanalyse zu engagieren
und eng mit dem Erfassungsteam
zusammenzuarbeiten, ist als kritischer
Faktor für den Erfolg der Erhebungsmethode
anzusehen. Ebenfalls von grosser
Bedeutung ist ein gemeinsames Grundverständnis
innerhalb des Erfassungs-
teams bezüglich Art und Umfang der zu
den einzelnen Fragen des Rasters zu
erhebenden Informationen.
Herausforderungen
im umgang mit der reichhaltigen
Datenquelle
Zur Beantwortung der interessierenden
Forschungsfragen zu den 45- bis 65-jährigen
Sozialhilfebeziehenden erwiesen sich die
Sozialhilfeakten als äusserst ergiebige
Datenquelle. Die bereits vorliegenden
Resultate zur Situation der Altersgruppe
verdeutlichen, dass die Aktenanalyse
eine adäquate Datengewinnungsmethode
darstellt. Auch beinhaltet die Methode
ein erhebliches Potenzial, weitergehende
Fragestellungen noch vertieft zu bearbeiten.
Dem Erhebungsteam stellten sich
jedoch auch verschiedene Herausforderungen:
Eine Schwierigkeit bestand im Um -
gang mit der enormen Informationsfülle.
Nicht selten handelte es sich um sehr dicke
Akten, da sich die Erwartung bestätigte,
dass viele Angehörige der untersuchten
Altersgruppe zu den Langzeitbeziehenden
gehören. Neben der elektronischen Fallverwaltung
mussten folglich auch Papierakten
beigezogen werden, die in einigen
Fällen sehr umfangreich waren.
Gerade bei solch umfangreichen Akten
zeigte sich die zentrale Bedeutung eines
in Abgleich mit den elektronischen Fallverwaltungssystemen
aller beteiligten Sozialdienste
verfeinerten und gut strukturierten
Erhebungsinstruments. Ein stringentes,
sich an der Logik der Aktenverwaltung
orientierendes und dabei aber auf
die wesentlichen Untersuchungsfragen
beschränkendes Raster erleichtert eine
zielführende Erhebung der relevanten Angaben.
Erschwerend kommt jedoch hinzu,
dass die Fallverwaltung auf Sozialdiensten
in der Regel sehr unterschiedlich organisiert
ist. Sie verwenden unterschiedliche
Fallverwaltungssoftware und halten sich
an divergierende Grundsätze bei der Dossierführung.
Für das Erhebungsteam
bedingt die Aufarbeitung der Daten folglich
immer ein Eindenken in verschiedene
Logiken und Praktiken der Fallführung.
Mit Blick auf die besonders interessierende
Thematik der gesundheitlichen Situation
von älteren Sozialhilfebeziehenden
hat sich schliesslich gezeigt, dass die
Sozialdienste der Erfassung des Gesundheitszustands
ihrer Klientel bislang eher
wenig Aufmerksamkeit schenken. Die Angaben
zur gesundheitlichen Situation der
untersuchten Fälle waren oft rudimentär
und mussten vom Erhebungsteam teilweise
in unstrukturierten Aktennotizen aufwendig
zusammengesucht werden. Angesichts
der Ergebnisse des Projektes, dass rund
80 bis 90 Prozent der Sozialhilfebeziehen-
den zwischen 45 und 65 Jahren gesundheitliche
Probleme haben, dürfte sich eine
strukturierte Aufarbeitung und Darstellung
der gesundheitlichen Situation in den
Dossiers für die Zukunft aufdrängen. Denkbar
wäre, für die einheitliche Abklärung
des Gesundheitszustands auf den Sozialdiensten
ein ähnliches Raster einzuführen,
wie es zur Feststellung der Arbeitsfähigkeit
bereits existiert.
Der Schlussbericht zum Forschungsprojekt
liegt seit Ende Mai 2011 vor.
Weitere Informationen finden Sie unter
www.soziale-arbeit.bfh.ch/forschung.
Literatur:
Neukomm, S.; Salzgeber, R. (2011): Diagnose:
nicht vermittelbar. In: SozialAktuell 2/2011, S. 29-30.
Ablaufschema und Aufgaben der Beteiligten bei einer Aktenanalyse
Organisation
und planung
erarbeitung des
erhebungsrasters
Stichprobenziehung
und pretest
Datenerhebung
und -erfassung
erhebungsteam Sozialdienst
– Anfrage des Sozialdienstes und
Klärung der Rahmenbedingungen
– Erarbeitung und Programmierung
des Fragerasters
– Test des Erhebungsrasters und
Anpassung des Fragerasters
– Zusammentragen relevanter
Informationen und Eingabe in
das elektronische Erhebungstool
– Einführung ins Fallverwaltungssystem
– Zugangsberechtigung
– Datenschutzbestimmungen
– Ziehung der Zufallsstichprobe
– Bestimmung der Auskunfts-
personen
– Bereitstellung der Daten, insbesondere
auch der Papierakten
– Auskunft bei Fragen der
Dossierverwaltung
impuls Juni 2011
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