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Sorauer Strasse 11
10997 Berlin
Germany
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Mondays to Fridays from 11 to 17 h
Phone. +49(0)30.600 512 01
Fax. +49(0)30.600 512 09
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www.go-disko.com
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Content .
1. Basics
mit Legende der Symbol-Buttons und ihrer Funktionen Seite 3
2. Einstellungen Seite 4
3. Gäste verwalten Seite 5
a. Die Listenansicht Seite 5
b. Die Detailansicht Seite 5
c. Der Suchenmodus Seite 6
d. Der Druckmodus Seite 7
e. Export von Kontaktdaten Seite 8
4. Import von Kontaktdaten Seite 9
5. Serienbriefe
a. Texteingabe und Formatierung Seite 12
b. Grafikoptionen Seite 13
c. Empfängerauswahl Seite 13
d. Versand Seite 14
6. Der Gästelistenmodus Seite 15
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1. Basics .
Beim Öffnen von go_disko* fee_plus4* landet man standardmäßig immer im Startmenü (Abb. 1).
Von hier aus kann man über die Hauptavigationsbuttons {1} die einzelnen Funktionsbereiche des Gästelistentools auswählen,
bestehende Einträgen bearbeiten oder durchsuchen, – egal, ob man Gästeeinträge verwalten, Serienbriefe aufsetzen und per
Email versenden oder als Brief ausdrucken, Änderungen an den Einstellungen vornehmen oder während des Events die Anwesenheit
der angekündigten Gäste in der Gästeliste überprüfen möchte.
Die Hauptnavigation bleibt einem bei der Arbeit mit dem Programm konstant erhalten. Lediglich im Gästelistenmodus wird diese
ausgeblendet.
In den Gästelistenmodus kann man auch direkt wechseln, indem man rechts unten im Startmenü auf den gelb hinterlegten Pfeil
{2} klickt.
Rechts neben dem Hauptnavigationsbereich finden sich die so genannten Action Buttons (Abb. 2/{3}), die für den jeweils
aufgerufenen Bereich zur Verfügung stehen. Hierzu gehören z.B. Aktionen wie suchen, einen neuen Kontakt anlegen, Einträge
drucken oder exportieren.
Legende der Symbol-Buttons und ihrer Funktionen
Wechselt zur Detailansicht des jeweiligen Eintrages (bspw. Kontaktes) aus der Lichtenansicht.
Springt in der Listenansicht zum ersten oder letzten Eintrag in der Liste.
Springt in der Detailansicht zum jeweils vorherigen oder nächsten Eintrag in der aufgerufenen Auswahl.
Markiert oder demarkiert in einem Schritt alle aufgerufenen Éinträge in einer Listenansicht.
Klappt ein so genanntes DropDown-Menü auf, in dem verschiedene vorgegebene Feldeinträge zur
Auswahl stehen (z.B. Anrede: Herr, Frau, Firma).
Abb. 1
Abb. 2
Löscht die entsprechende Zeile in der Liste.
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Generiert eine leere Email an die im Feld hinterlegte Emailadresse und öffnet diese als Entwurf im Standardemailporgramm
auf dem Computer des jeweiligen Benutzers.
Öffnet die im Feld hinterlegte Url im Standard-Browser auf dem Computer des jeweiligen Benutzers.
Bestätigt/übernimmt einen Eintrag.
Löscht einen Eintrag.
Markiert einen Gast als anwesend für ein Event.
Entfernt einen Gästelisteneintrag aus der aktuellen Suchauswahl der Empfänger eines Serienbriefes.
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2. Einstellungen .
Wenn man mit der Vorbereitung der Gästeliste für ein neues Event beginnen möchte, so lassen sich über den Button „Einstellungen“
in der Hauptnavigation ein paar Grundeinstellungen vornehmen.
So kann man den Namen des Events eingeben {1}, eventspezifische Kategorien (bspw. VIP, Kunden, Freunde) {2} oder die
freien Felder {3} anlegen. Die freien Felder bieten sich bspw. an, wenn bei einem Event für jeden Gast ein Essen gereicht wird,
wo dieser die Auswahl zwischen einem vegetarischem und einem nicht vegetarischem Menü hat.
Auch die Bezeichnung der „plus 1“ - und „plus 2“- Felder (die klassische Begleitperson für ein Event) {3} ist frei wählbar.
Daneben kann man im unteren Bereich (mit Hilfe der angegebenen Platzhalter), die Anreden für die mit go_disko* fee_plus4
erstellten Serienbriefe {4} einstellen. Sollen also z.B. die eingeladenen Kontakte standardmäßig mit „Hallo“ und Vorname angeredet
werden oder möchte man doch lieber eine förmliche Anrede verwenden.
Regulär bleiben alle Einträge in go_disko* fee_plus4* gespeichert. Zu Beginn der Vorbereitung der Gästeliste eines neuen
Events kann man über den Action Button „alles löschen“ {5} im Bereich „Einstellungen“ alle importierten oder eingetragenen
Gästedaten mit einem Klick unwideruflich löschen.
Achtung: Möchte man die Gästeliste btw. Kontaktdaten eines vorangegangenen Events als Backup hinterlegen, so sollte man
zuvor mit dem Button „kopie sichern“ im Startmenü eine Sicherungskopie der bestehenden Datei an einem gewünschten Ort
ablegen! (s. hierzu auch unter Punkt 10 „Sonstiges“)
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3. Gäste verwalten .
a. Die Listenansicht .
Über den Button „gäste verwalten“ in der Hauptnavigation gelangt man zur Listenansicht (Abb. 1) aller bisher angelegten oder
importierten Kontakte. Hier stehen einem verschiedene Aktionen {1} zur Verfügung.
Neuer Kontakt: Ein leeres Kontaktfenster in der Detailansicht wird geöffnet und man kann seine Eingaben vornehmen.
Einlad. ein/aus: Markiert alle angezeigten Kontakte in der Liste als eingeladen oder noch nicht eingeladen.
Nur markierte: Zeigt nur die Kontakte in der Liste an, die rechts in der Zeile ein Häkchen gesetzt haben.
Alle anzeigen: Zeigt alle Kontakte in der Liste an.
Detailansicht: Zeigt den aktiven Kontakt aus der Liste in der Detailansicht.
Suchen: Öffnet den Suchenmodus. (Details zur Suche innerhalb der Kontaktdatenbank s. Punkt 3.c. Der Suchenmodus.)
Drucken: Eine Gästeliste aller aktuell angezeigten Kontakte wird gedruckt. Hierbei stehen einem verschiedene Optionen zur
Auswahl. (Details zum Druckmodus innerhalb der Kontaktdatenbank s. Punkt 3 d. Der Druckmodus.)
Export: Alle ausgewählten Kontaktdaten werden bspw. in eine Excel-Tabelle exportiert. Hier stehen ebenfalls verschiedene
Export-Optionen zur Auswahl. (Details hierzu s. Punkt 3 e. Export von Kontaktdaten.)
Über den Pfeil in jeder Kontaktzeile lässt sich der entsprechende Kontakt in der Detailansicht anzeigen.
Unterstrichene Header {2} in der Listenansicht zeigen an, dass man die Liste nach dem entsprechenden Feldinhalt (bspw.
Kategorie) einfach sortieren kann.
Ebenfalls in der Listenansicht kann man schnell den Status für das jeweilige Event für den einzelnen Gast bearbeiten, ohne
immer Details zu sehen. Die Statusfelder {3} sind: Einladung (verschickt), Zusage und Absage.
b. Die Detailansicht .
Per Klick auf den Action Button „detailansicht“ oder auf den Pfeil am Anfang des jeweiligen Listeneintrages eines Kontaktes gelangt
man zur detaillierteren Übersicht (Abb. 2) der bisher angelegten oder importierten Informationen des jeweiligen Kontaktes.
Diese Ansicht dient vor allem zur Bearbeitung der event- und kontaktspezifische Informationen eines bestimmten Kontakteintrages.
Bspw. Welche Anrede soll für diesen Kontakt standardmäßig bei Serienbriefen verwendet werden? Wie viele Personen
werden diesen Kontakt bei dem jeweiligen Event begleiten?
Im Bereich „übersicht intern“ {4} erhält man eine Vorschau auf die aktuell eingestellte Briefanrede, sowie auf die Anschrift, die für
einen Serienbrief für diesen Kontakt übernommen wird. Ebenfalls kann man hier einsehen, über welchen Import der Kontakt der
Gästeliste hinzugefügt wurde („quelle“).
Im Bereich „anmeldung übersicht“ {5} lassen sich die eventspezifischen Anmeldedaten eintragen, überprüfen und ändern (Anmeldung,
Zusage, Absage, freie Felder etc.).
Anmerkung: Bei Apple-Betriebssystemen lässt sich hier für die Einladung, Zusage/Absage über den Befehl „Apfel -“ immer das
aktuelle Datum leicht einfügen (Bei Windows-Rechnern: „Steuerung -“ oder „Control -“).
Ist das Event bereits vorbei, finden sich hier im Bereich „check-in information“ dann Details zu jedem einzelnen Kontakt aus dem
Gästelistenmodus (War der Kunde anwesend? Hat er Stress im Eingangsbereich gemacht? o.Ä.).
Auch in der Detailansicht stehen ähnliche Aktionen {1} wie in der Listenansicht zur Verfügung.
Anders als in der Listenansicht kann man in der Detailansicht einzelne Kontakte sowohl „löschen“, als auch „duplizieren“.
Über den Button „listenansicht“ wechselt man wieder in den Listenansichtsmodus.
Abb. 1
Abb. 2
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c. Der Suchenmodus .
Man kann sowohl in der Listenansicht, als auch in der Detailansicht der Gästeverwaltung suchen, indem man auf den Action
Button „suchen“ klickt.
Startet man die Suche nach einem Kontakt in der Listenansicht, so stehen einem sämtliche in der Zeile vorhandenen Datenfelder
zur Suchauswahl zur Verfügung (Abb. 1). Möchte man sich bspw. alle Kontakte, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet
sind, anzeigen lassen, so wählt man aus den DropDown-Menü {1} die entsprechende Kategorie aus; möchte man alle
Kontakte suchen, die zugesagt haben, an dem jeweiligen Event teilzunehmen, so markiert man die entsprechende Checkbox {2}
usw..
Bei einer Suche aus der Detailansicht eines Kontaktes (Abb. 2) heraus stehen natürlich sämtliche vorhandenen Felder des
Kontakteintrages als Suchoptionen zur Verfügung.
Anders als bei der Suche aus der Listenansicht kann man hier über die Action Buttons auch eine „negativ abfrage“ {3} vornehmen.
D.h. z.B. man möchte alle Kontakte aus der gesamten vorhandenen Gästeliste herausfiltern, die bisher noch keine EInladung
bekommen haben. Hierfür klick man auf den Action Button „ negativ abfrage“ und markiert dann die Checkbox „einladung“
{4} und und es werden alle Kontakte angezeigt, bei denen die Checkbox „einladung“ noch nicht markiert ist.
Daneben kann man hier auch detailliert nach allen Kontakten suchen, deren Adressdaten (Abb. 3) oder Emailadressen (Abb. 4)
fehlerhaft oder ok. sind. Hierfür wählt man aus dem jeweiligen DropDown-Menü die gewünschte Abfrage (ist der Eintrag ok. oder
fehlerhaft / „ok./fehler“) aus.
Diese Abfragen bieten sich insbesondere zur Überprüfung an, wenn man Serienbriefe per Post oder Email verschicken möchte.
Bei jeder Suchanfrage aus der Detailansicht heraus muss man, um die Suche durchzuführen, nach Eingabe aller gewünschten
Suchoptionen, den Action Button „suchen“ {5} drücken. Oder es ist die „Return“-Taste des Rechners zu betätigen.
Abb. 1
Abb. 2
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Abb. 3 Abb. 4
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d. Der Druckmodus .
Über den Action Button „drucken“ kann man im Bereich „gäste verwalten“ sowohl aus der Listen-, als auch aus der Detailansicht
heraus eine Liste aller aktuell angezeigten/ausgewählten Kontakte als Gästeliste zum Abhaken oder zur manuellen Überprüfung
ausdrucken.
Klickt man auf den Button „drucken“ so erscheint in beiden Fällen ein PopUp-Menü (Abb. 1), in dem man die Sortierung der Liste
festlegen kann: Soll die auszudruckende Liste nach Vornamen, Nachnamen oder Firma sortiert werden.
Hat man hier seine Auswahl getätigt, erfolgt eine weitere Abfrage (Abb. 2). Hier wird festgelegt, ob die zu druckende Liste, die
immer alphabetisch ( Leere Einträge, Zahlen/Sonderzeichen, ABC) sortiert wird, für jeden Buchstaben eine Zwischenüberschrift
- zur besseren Übersicht bei der Suche in der gedruckten Liste - bekommen soll.
Im folgenden Schritt gelangt man zur Voransicht der Gästeliste, die man erstellt hat. Hier klickt man dann auf den Programm -
Button „Fortsetzen“, um in das Druckmenü (Abb. 4) zu gelangen.
Hier kann man dann seine gewünschten Druckoptionen einstellen oder den Druckvorgang abbrechen.
Achtung: Im Beispiel wird das Druckmenü von MacOsX angezeigt. Dieses kann bei Windows-Benutzern abweichen.
Standardmäßig enthält die Gästeliste folgende Informationen in unterschiedlicher Sortierung: Name, Vorname, Firma, Kategorie,
Position, plus1 und plus2 und ein freies Feld, um den Gast als anwesend auf der gedruckten Liste abzuhaken.
Abb. 3
Abb. 1
Abb. 2
Abb. 4
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e. Export von Kontaktdaten .
Im Bereich „gäste verwalten“ der Hauptnavigation lassen sich auch ausgewählte Kontaktdaten über den Action Button „export“
in verschiedene Formate, bspw. eine Excel-Tabelle, exportieren.
Klickt man in der Detail- oder Listenansicht auf den Button „export“ öffnet sich ein PopUp-Menü (Abb. 1/{1}), in dem man
sämtliche Optionen für den Export angezeigt bekommt: Sollen nur Kontaktdaten (1), Adresszeilen (2) oder alle Datenfelder (3)
exportiert werden. Per Klick auf den Button mit der jeweiligen Ziffer trifft man seine Auswahl.
Im folgenden Auswahlfenster (Abb. 2) stellt man den Typ/das Format des Dokuments {2} ein, in dem die exportierten Daten
abgespeichert werden sollen (bspw. tabulatorgetrennter Text, HTML, Excel) und gibt dem Export einen Namen {3} und legt den
gewünschten Speicherort {4} fest. Je nach Exportart kann man in einem weiteren PopUp-Menü noch Programmspezifische
Eingaben vornehmen (bspw. bei Excel-Export: Feldnamen als Spaltennamen in der Zeile verwenden (sollte aktiviert sein) und
Titel etc. eingeben).
Im folgenden PopUp-Fenster „Exportfeldfolge angeben“ (Abb. 3) kann man die gewünschten Felder für den Export festlegen.
Regulär sind hier alle wichtigen Felder voreingestellt. Möchte man aber bspw. nur reine Kontaktdaten und keine eventspezifischen
(Anmeldung, Zusage, Absage etc.) zur Überprüfung exportieren, so kann man die anderen, unnötigen Felder einzeln für
diesen Export entfernen.
Hierfür markiert man das entsprechende Feld per Klick in der rechten, unteren Liste des Fensters und drückt entweder die
„löschen“-Taste (

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4. Import von Kontaktdaten .
Klickt man auf den Button „Import“ in der Hauptnavigation gelangt man zur Listenansicht aller bisher angelegten Importe (Abb.
1). Angezeigt werden der Name des Imports, die Art, das Datum und ob dieser schon auf Dopplungen überprüft, zugewiesen
(adressiert ja/nein) {1} und übertragen (übertragen ja/nein) {2} worden ist.
Einen bestehenden Import öffnet man, indem man vorne in der Zeile auf den Pfeil klickt oder wenn dieser aktiv ist, auf den
Action Button „detailansicht“ drückt. Man gelangt dann zur Übersicht des jeweiligen Imports (Abb. 2).
Über die Tabs „übersicht import 1 bis 3“ {3} springt man durch die einzelnen Importspalten.
Einzelne Einträge aus der Liste (Zeilen des Imports) lassen sich per Klick auf das rote Kreuz unter dem Tab „übersicht Import 1“
zu jeder Zeit löschen.
Einen neuen Import beginnt man, indem man in der Listenansicht aller Importe (Abb. 1) auf den Action Button „neuer import“
(Abb. 1/{4}) klickt. Es erscheint ein PopUp (Abb. 3), in dem man den gewünschten Namen des Imports eingeben kann.
Klickt man hier den Button „ok“, gelangt man zum Auswahlfenster für die Datei, die man importieren möchte (Abb. 4/“Datei
öffnen“). Hier ist der Speicherort, so wie die Dokumentenart {5} dann auszuwählen und wenn man seine Auswahl getätigt hat,
muss man auf den Button „öffnen“ {6} klicken.
Anmerkung: Bei Excel-Dokumenten erscheint hier die Abfrage, aus welcher Tabelle des gewählten Arbeitsblattes die Datensätze
importiert werden sollen. Hier bitte die entsprechende Auswahl treffen.
Abb. 1
Abb. 2
Abb. 3
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Im folgenden Fenster mit einer Listenvoransicht der zu importierenden Daten (Abb. 1), verteilt auf die drei Tabs „import spalte 1
bis 30“ {1}, kann man dann über die DropDown-Listen {2} die einzelnen Spalteninhalte aus dem zu importierenden Dokument
den Feldern in go_disko* fee_plus4* zuweisen (firma = company, vorname = first_name usw.).
Wichtig ist vor allem bei dem Reimport von bearbeiteten Gästelisten, die zuvor aus go_disko* fee_plus4* hierfür exportiert
worden sind, dass die „guest_id“ entsprechend zugewiesen wird, damit die Änderungen, die außerhalb des Tools vorgenommen
wurden, entsprechend übernommen werden.
Scrollt man in dieser Ansicht zu dem Text „info „free fields“„ links unten {3}, so werden alle Informationen zu den Voreinstellungen
für die „freien felder“ (s. Punkt 2. Einstellungen) angezeigt. Diese sind hilfreich bei der Zuweisung der „freien felder“
(free1 bis 9), sofern hier Daten importiert werden sollen.
Hat man alle Spalten zugewiesen, so klickt man auf den Action Button „import bestätigen“.
Alternativ kann man den vorbereiteten Import auch „löschen“ oder unbestätigt stehen lassen und zur „listenansicht“ zurückkehren
und diesen dann später abschließen.
Achtung: Bei einem Import werden nur die Spalten bei bestehenden Einträgen (Kontakt ist bereits vorhanden, aber es wurden
Änderungen an Adresse o.Ä. vorgenommen) überschrieben, die beim Import neu zugewiesen werden. Weiß man also, dass in
der zu importierenden Datei bspw. die Adressdaten nicht mehr geändert wurden, muss man diese Spalten auch nicht mehr neu
zuweisen! Weist man diese Spalte neu zu, werden die Daten in go_disko* fee_plus4* mit denen der Importdatei überschrieben!
Hat man den Import bestätigt, gelangt man zur Importübersicht (Abb. 2). Per Klick auf das rote Kreuz rechts in der Listenansicht
kann man hier einzelne Zeilen (z.b: Header) löschen. Hier gibt es verschiedene Optionen.
Per Klick auf den Action Button „doppelte prüfen“ gelangt man in den Überprüfungsmodus (Abb. 3).
Hier werden alle Kontakte des jeweiligen Imports in einer Listenansicht angezeigt, die entweder Dopplungen anhand von Namen
und/oder Emailadressen aufweisen. Gibt es für einen Kontakt Dopplungen, so sind diese rechts in jeder Reihe mit einem Yes
gekennzeichnet unter den Headern „matches by name/email“{4}.
Per Klick auf den grünen Haken behält man den einzelnen Kontakt dennoch im Import und per Klick auf das rote Kreuz löscht
man diesen entsprechend.
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Hat man alles korrekt gemacht, so klickt man auf den Action Button „zu gästen hinzufügen“ (Abb. 1/{1}), um die Kontaktdaten in
der Gästeverwaltung zu hinterlegen.
Stellt man fest, dass man einen Fehler beim Import gemacht hat und bspw. die Firma dem Namensfeld zugewiesen hat, so kann
man die Zuweisung jeder Spalte wiederholen, indem auf den Action Button „neu zuweisen“ (Abb. 2/{2}) klickt.
Abb. 1
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5. Serienbriefe .
a. Texteingabe und Formatierung .
Per Klick auf den Button „serienbriefe“ in der Hauptnavigation gelangt man zur Listenansicht aller hinterlegten Korrespondenzen
(Abb. 1). Hier stehen verschiedene Aktionen {1} zur Auswahl.
Neuer Brief: Eine neue Korrespondenz wird angelegt und in der Detailansicht (Abb. 2) geöffnet.
Duplizieren: Die aktive Korrespondenz wird dupliziert.
Detailansicht oder Klick auf den Pfeil vorne in der Zeile des entsprechenden Eintrages in der Listenansicht: Der aktive Brief wird
in der Detailansicht (Abb. 2) geöffnet.
Suchen: Der Suchenmodus im Bereich „serienbriefe“ wird aktiviert.
Alle anzeigen: Alle vorhandenen Serienbriefe werden in der Listenansicht (Abb. 1) angezeigt.
In der Detailansicht (Abb. 2) kann man über die verschiedenen Tabs {2} den Brief aufsetzen, sowie die Grafik und die Empfänger
für den jeweiligen Brief einstellen.
Über den Tab „text“ hat man hier die Möglichkeit individuell das Datum, den Betreff und den Brieftext {3} einzugeben oder per
Copy-Paste einzufügen.
Möchte man in dem Brief den jeweiligen Empfänger persönlich anreden, so muss man seinem Brieftext lediglich den entsprechenden
Platzhalter {4} dem eigentlichen Text voranstellen. Dieser Platzhalter übernimmt die unter der Kontaktverwaltung
voreingestellten Anreden automatisch.
Als Textformat ist für die Eingabefelder
standardmäßig der Font „Arial“ eingestellt. Wenn man die Schriftart ändern möchte oder einzelne Passagen in Bold darstellen
möchte, so kann man den entsprechenden Textbereich auswählen und über das Menü des Programmes (Abb. 3) unter „Format“
{5} die gewünschte Schriftart, -größe und -style auswählen.
Daneben kann man auch den jeweiligen Text in jedem einzelnen Eingabefeld mit Hilfe des Textlineales {6}, welches bei Aktivierung
des Textfeldes oberhalb der Hauptnavigationsbuttons erscheint, die Textposition verändern. Das Textlineal funktioniert wie
bei Textverarbeitungsdokumenten wie bspw. Microsoft Office-Word.
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b. Grafikoptionen .
Unter dem Tab „grafik“ (Abb. 1) stehen einem ein paar einfache Grafikoptionen für den Serienbrief zur Verfügung. So kann man
persönliche Absenderdaten in den Eingabefeldern „adresse“, „kopfzeile“ und „fußzeile“ {3} hinzufügen. Diese Optionen bieten
sich vor allem an, wenn man den Serienbrief postalisch als Brief verschicken möchte.
In der Kopfzeile kann man hier bspw. ein Logo ergänzen. Hier hat man zur Option dieses per Copy-Paste einfach in das entsprechende
Eingabefeld oder aber über den Action Button „grafik laden“ {2} einzufügen.
Auch hier lassen sich Text wie Logos mithilfe des Textlineales an die gewünschte Position verschieben (Vgl. Abb. 4/Seite 12),
sowie das Textformat individuell ändern (Vgl. Abb. 3/ Seite 13).
Die Empfängeradressen werden nach Auswahl der Empfänger des jeweiligen Serienbriefes automatisch im Adressfeld ergänzt,
indem man hier {3} den entsprechenden Platzhalter einfügt {1}.
Per Klick auf den Action Button „voransicht“ oder das Vorschausymbol {4} kann man sich eine Voranischt des Serienbriefes
anzeigen lassen, bevor man diesen druckt oder als Email versendet.
c. Empfängerauswahl .
Unter dem Tab „empfänger“ (Abb. 2) sieht man, sofern man diese bereits hinterlegt hat, eine Liste {1} der Empfänger des jeweils
aktiven Serienbriefes.
einzelne Empfänger lassen sich hier über das rote Kreuzchen am Ende des Listentrages entfernern (Abb. 2) {5}.
Eine neue Empfängerliste erstellt man, indem man auf den Action Button „gäste hinzuf.“ klickt. Auf gleichem Wege kann man
auch einer bereits bestehenden Empfängerauswahl weitere hinzufügen.
In beiden Fällen gelangt man zu einer Detailsuche der Gästeverwaltung hier kann man die gewünschte Suchabfrage per Klick
auf den Action Button „suchen“ starten (Vgl. Punkt 3.Gästeverwaltung c. Der Suchenmodus/Seite 6).
Eine Liste aller zu der Suchabfrage passenden Kontakte aus der Gästeverwaltung erscheint. Möchte man alle angezeigten
Kontakte der Empfängerliste für einen Serienbrief hinzufügen, so klickt man den Action Button „zu serienbrief“.
Möchte man einzelne Kontakte aus dem Suchergebnis ausschließen, klickt man das rote Minus (Abb. 3) {6} rechts im Listeneintrag
des Kontaktes.
Zeigt die Suche insgesamt kein gewünschtes Ergebnis, gelangt man über den Action Button „abbrechen“ {7} zurück zum Serienbrief
und kann von vorne beginnen.
Merke: Je genauer die Suchabfrage, desto genauer btw. eingegrenzter ist auch das Ergebnis der Suche.
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d. Versand .
Hat man alle gewünschten Gastdaten der Empfängerliste hinzugefügt, so kann man per Klick auf den Action Button „als email“
(Abb. 2) {2} eine Email an die Empfänger versenden.
Ein Popup (Abb. 1) informiert dann darüber, dass die Email an die jeweiligen Empfänger direkt in die Outbox des Standardemail-
programmes des jeweiligen Nutzers übertragen wird.
Konnte an einzelne Empfänger keine Email versand werden, da die Emailadress nicht korrekt ist oder keine hinterlegt ist, so
erhält man im Folgenden eine Übersicht über die Gäste, bei denen der Versand gescheitert ist.
Achtung: Da die Emails hier direkt in die Outbox übertragen werden, sollte man vorher den Serienbrief, sowie die Empfängerdaten
ausreichend auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft haben.
Alternativ zum Emailversand, kann man den Serienbrief auch per Klick auf den Action Button „als brief“ {2} ausdrucken und
postalisch verschicken (Zum Drucken vgl. Punkt 3. Gästeverwaltung d. Der Druckmodus/Seite 6).
Abb. 2
Abb. 1
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6. Der Gästelistenmodus .
Der Gästelistenmodus dient vor allem zur schnellen Überprüfung der Gäste auf einen Gästelisteneintrag, sowie zur Dokumentation
ihrer Anwesenheit, angemeldeten Begleitungpersonen etc. während des Einlasses zu einem Event.
Die Navigationsebene ist hier daher reduziert und die einzelnen Ansichten sind auf wesentliche Felder, die im Zusammenhang
mit dem Eventablauf benötigt werden, beschränkt und unterscheiden sich so von der allgemeinen Gästeverwaltung (Vgl. Punkt
3. Gäste verwalten/ Seite 5).
In den Gästelistenmodus gelangt man per Klick auf den Hauptnavigationsbutton „gästeliste“. Alternativ kann man hierfür auch im
Startmenü einfach rechts unten auf den gelb hinterlegten Pfeil klicken (Vgl. Punkt 1. Basics/Seite 3).
Standardmäßig öffnet sich dann eine einfache Suchmaske (Abb. 1), mittels derer man sowohl klassisch per Suchwort (regulär
bietet sich hier Name, Firma an), als auch innerhalb einzelner eventspezifischer Kategorien suchen kann {1}.
Per Klick auf den Button „OK“ bestätigt man seine eingegebene Suchabfrage und erhält entweder eine Liste von Kontakten
(Abb. 2), auf die diese zutrifft, oder die Detailansicht eines einzelnen Kontaktes (Abb. 3) innerhalb des Gästelistenmodus wird
geöffnet, wenn die Suchabfrage so spezifisch war, dass nur ein Kontakt gefunden wurde, auf den die eingegebenen Attribute
zutreffen.
Aus der Listenansicht (Abb. 2) heraus kann man dann per Klick auf die grüne Checkbox am Ende jeder Zeile {1} eines Gästeeintrages,
den Gast als anwesend markieren. Sind noch weitere Details der Gästeliste zu bearbeiten (bspw.: Der Gast hat zwei
Begleitungen, die aber zu einem späteren Zeitpunkt erst nachkommen werden.), so kann man per Klick in die Zeile die Detailansicht
(Abb. 3) aufrufen und Ergänzungen im Notizenfeld o.ä. einfügen und ggf. hier den Gast als anwesend markieren.
Alle vorgenommenen Änderungen kann man hier per Klick auf die Buttons „bestätigen“ oder „abbrechen“ (Abb. 3) {4} entweder
bestätigen oder verwerfen.
Wurde der gewünschte bei der ersten Suche nicht gefunden, so kann man einfach eine neue Suche starten, indem man auf den
Action Button „neue suche“ (Abb. 2) {2} klickt.
Ist die Gästeliste geschlossen, so gelangt man über den Hauptnavigationsbutton „menü“ (Abb. 2 & 3) {5} zurück zum Startmenü.
Die gästespezifischen Daten lassen sich über die hier getätigten Eingaben dann in der Nachbereitung des Events im Bereich
„gäste verwalten“ entsprechend auswerten.
Abb. 2
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Abb. 1
Abb. 3
5
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Seite 15

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Viel Spass!