Büroorganisation mit Hilfe DV-gestützter Technologie - Bwdh.de

Betriebswirte des Handwerks e.V.
Bremerhaven Cuxland
Büroorganisation
mit Hilfe DV-gestützter Technologien
Wie finde ich die richtige Lösung für
mein Unternehmen?
Jens Jackwerth

Beispiele aus der Praxis
1. Beispiel
Ein Angebot für eine Windschutzwand und Terrassendielen einholen.
1. Angebot - Materialanfrage bei einem Lieferanten mit Sitz im Landkreis. Das
Angebot wurde per Fax und per Post zugesendet. Gesamtwartezeit
ca. 4 Wochen.
2. HW-Betrieb 1(Mittel) :Angebot für Lieferung und Montage der
Windschutzwand. Die Wartezeit für das Angebot, dass per Post zugestellt
wurde, dauerte ca. 3 Wochen.
3. HW-Betrieb 2(Klein) :Angebot für Lieferung und Montage einer
Terrassendiele. Wartezeit auf das Angebot ca. 1 Woche.
Gesamtdauer bis alle Angebote zur Verfügung standen: ca. 4 Wochen
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Beispiele aus der Praxis
2. Beispiel
HW – Betrieb aus dem Bereich Heizungs & Sanitär
Auftrag für die Wartung der Therme mit Austausch der Speicheranode per
Telefon vergeben, Terminabsprache, Wartung wurde gemäß
Terminvereinbarung am 07.03.2007 ausgeführt.
Erhalt der Rechnung: 08.05.2007
-> nach ca. 2 Monaten.
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Ursachen und Maßnahmen
Ursachen
• Langes Suchen von
Informationen in Unterlagen,
Katalogen, Internetdiensten.
• Informationsfluss
Mehr Informationen als der Kunde benötigt
• Wartezeiten / Liegezeiten
Warten auf Entscheidung von Vorgesetzten,
Rückgabe von Unterlagen
• Nicht benötigte Bestände
Kataloge,Prospekte, Preislisten nicht aktuell,
Mehrfachablage
Maßnahmen
• Einsparungen durch Optimieren der
Arbeitsprozesse
• Steigern der Selbstorganisation
• Prozesse an Wertschöpfung ausrichten
• Ausrichtung der Wertschöpfung auf den
Kunden
• Effizienz – Effektivität
• Verbesserung von Ablagesystem,
Checklisten, Kommunikationswege,
Aufräumen, Aussortieren, Neuordnen.
• Verbesserungszirkel einrichten
Jede Veränderung muss, wenn sie von Dauer sein soll, von der Basis heraus
beginnen. Daher sollte die Steigerung der Selbstorganisation der erste
Schritt sein.
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Methoden und Techniken
Methoden
• Gestaltungsprozess
Aufbau- und Ablauforganisation
Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel,
Information
• Systemdenken
Systemgrenzen definieren, Einflussgrößen
ermitteln, Schnittstellen bestimmen,
Analysieren von Teilsystemen,
Gemeinsamkeiten ermitteln
• Phasenmodell Planphasen
Erhebung – Ist-Zustand ermitteln,
Planung / Detailplanung,
Realisierung – Konzeptionisierung
Einführung – Produkt / Ablaufstruktur
Praxisbetrieb / Auswertung „sind Kosten und
Nutzen im Einklang?
Techniken
• Erhebungstechniken - Interview,
Beobachtung, Zeiterhebung,
Kundenbefragung
• Analysetechniken –
Verrichtungsanalyse (Tätigkeit oder
Aktivität
• Informationsanalyse
• Mengenanalyse
• Problemanalyse, Problemerkennung.
• Techniken des Lösungsentwurfs
Kreativitätstechniken, Brainstorming
• Zielfindung und Bewertung
• Prozessanalyse
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Nutzwert für den Unternehmer/in oder
Unternehmen
Mehr Zeit für das Kerngeschäft durch
optimierte Arbeitsabläufe.
Gesteigerte Liquidität durch pünktlichen
Zahlungsverkehr und fristgerechtes
Mahnwesen.
Zuverlässige und schnelle Erledigung der
administrativen Aufgaben.
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Prozessanalyse - Prozessdiagramm
Erstellen eines Angebots
Anforderungen des
Kunden ermitteln -
Aufmass nehmen
Kalkulation erstellen
Materialbedarf ermitteln
Personaleinsatz ermitteln
Angebot erstellen… Angebot versenden !
Verantwortlich:
Sachbearbeiter A
Aufgaben:
?
Probleme:
?
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Diagramm zur Anzeige von Ablaufprozessen im Unternehmen
Vertrieb /Büro
Auftrag
annehmen
Rechn.-
wesen
Lager / MAT Monteur /
Techniker
Einkauf
Auftrag
bestätigen
Material bereitstellen
Material
einkaufen
Wartung
beim
Kunden
Rechnung
schreiben
Rückmeldung
des
Auftrags
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Bestandteile der Büroorganisation
Arbeitswelt „Büro“
Telekommunikation
Umweltschutz im „Büro“
Vervielfältigen, Drucken und Scannen
Schriftliche Kommunikation
Büroorganisation
Informationsbeschaffung,
bewerten,
aufbereiten,
präsentieren,
ordnen
Postbearbeitung
Informationsverwaltung
Zeitmanagement
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Ziele im Bezug auf die Büroorganisation
Informationsbeschaffung, Informationsverwaltung
‣ Zeitersparnis
‣ Kostenersparnis
‣ Ordnung
‣ Optimierte Arbeitsabläufe
‣ Gesteigerte Effizienz
‣ Flexibilität
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Zeitverluste in der Büroorganisation: Studie
In einer Umfrage bei Fach- und Führungskräften hat das KAIZEN – Institut festgestellt, dass diese im Durchschnitt
40,7 Stunden pro Woche arbeiten und dabei 38 Prozent der Arbeitszeit durch unproduktive Tätigkeiten verloren
gehen. Das entspricht 15,4 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter.
Zeitverluste durch
Beschreibung
Stunden
Prozent
Suchen
Von Unterlagen, Dateien,Kollegen, Informationen aller Art
1,5
3,7
Warten
Auf EDV-Programme, Kollegen, Unterschriften usw.
1,5
3,7
Unterbrechen
Der eigentlichen Arbeit durch Störungen
2,5
6,2
Nachgehen
Von fehlenden Informationen, nicht erreichbaren Kollegen usw
1,8
4,5
Ausharren
In zu langen, ergebnislosen Besprechungen
2,0
5,0
Aussortieren
Von Überinformationen, Werbung, E-Mails, Spam-Mails usw.
1,2
2,9
Aufklären
Von schlecht delegierten unklaren oder verwirrenden Aufgaben
1,4
3,5
Korrigieren
Von fehlerhaften, unvollständigen Vorgaben / Input
1,4
3,4
Befolgen
Von komplizierten, überholten oder bürokratischen Abläufen
1,2
2,8
Transportieren
Von Unterlagen von und zum Kopierer, Hauspost usw.
0,9
2,3
Summe Zeitverluste
15,4
38,0
Arbeitszeit für die eigentliche produktive Arbeit
Quelle: KAIZEN-Institut Deutschland, 2004
25,3
62,0
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Informationsbeschaffung
Die richtigen Informationen zur passenden Zeit können für jedes Unternehmen
von entscheidender Bedeutung sein.
Woher kommen die Informationen?
‣ Katalogen, Preislisten, Internetrecherche,
CD-ROMs
‣ Organisationsanweisungen
‣ Mails, Fax, Infoschreiben
‣ Zeitungen, Magazine, Messeunterlagen
‣ Multimedia, Bekanntmachungen,
Berichte, Meldungen
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Informationsverwaltung
80 Prozent aller Informationen liegen heute in unstrukturierter Form wie Korrespondenz, E-Mails, Präsentationen,
Zeichnungen und anderen Dokumenten vor. Diese Dokumente sind in herkömmlichen Dateisystemen nicht nur schwer
zugänglich, es ist auch nahezu unmöglich sicherzustellen, dass stets die aktuellsten Versionen im Umlauf sind. Darüber
hinaus besteht die Gefahr, dass wertvolle Geschäftsinformationen durch unsachgemässe Nutzung zerstört werden.
Quelle:workonline systems
Weltweit werden jedes Jahr pro Kopf 250 Megabyte Dokumente produziert. Wobei das Erstellen der Dokumente nur
gerade 20% des Gesamtaufwands im Lebenszyklus eines Dokuments ausmacht. Die übrigen 80 % werden für
Abspeichern, Vervielfältigung, Verteilung/Veröffentlichung, Zwischenablage, Suchen/Finden, Archivierung usw.
aufgewendet.
Quelle:workonline systems
Der Geschäftserfolg hängt maßgeblich davon ab, wie der kritische Datenbestand gespeichert, zentral verwaltet und rasch
zugänglich gemacht werden kann. Dokument Management Systeme brechen die starren Strukturen herkömmlicher
Speichersysteme und bieten ausgefeilte Suchmethoden um eine optimale Informationsrückgewinnung zu gewährleisten.
Durch die Verwendung des Internets ist der Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente und Informationen über die
Unternehmensgrenzen hinweg sichergestellt.
Quelle:workonline systems
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Informationsverwaltung
Wo liegen die Informationen und wie sind sie geordnet?
‣ Registratur (Schriftgutablage)
Die Dokumente werden in einem geordneten Zustand aufbewahrt.
‣ Am Arbeitsplatz als Einzelakten oder als Sammelakte
‣ Aktenplan – für umfangreiche und sachbezogene Unterlagen
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Informationsverwaltung
Was sollte gut organisiert werden?
Es gibt einige klassische unternehmerische Aufgabenfelder, für die eine gute
Organisation besonders wichtig ist:
‣ die Dokumenten-Ablage
‣ der persönliche Arbeitsplatz
‣ die Arbeitsabläufe
‣ die EDV
‣die Kommunikation
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Informationsverwaltung mit Hilfe der
Datenverarbeitung
Voraussetzung für den Einsatz einer EDV
EDV schafft keine Organisation, EDV setzt Organisation voraus!!!
Bevor eine EDV-gestützte und funktionsfähige Organisationsstruktur eingesetzt werden
kann, muss zunächst eine „manuelle“ Organisation vorhanden sein.
Mit der EDV stehen Informationen automatisch jederzeit zur Verfügung!
Informationen und Daten sind nur so aktuell, wie sie im System zeitnah eingegeben und
gepflegt werden.
Der Aufwand der Datenerfassung und Datenpflege sollte nicht unterschatzt werden.
Durch den Einsatz bestimmter Programme (z.B. Finanzbuchhaltung) können
Fachleute (z.B. Steuerberater) ersetzt werden!!
Sehr gefährlich denn: EDV ersetzt keine Entscheidungen auf fachlicher Ebene, macht
weder Buchhalter noch Steuerberater noch Arbeitsvorbereiter überflüssig.
EDV erleichtert aber die Entscheidungen der Fachleute im Betrieb bzw. außerhalb des
Betriebes, da bei richtiger Handhabung Daten überhaupt bzw. schneller, strukturierter zur
Verfügung stehen.
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Informationsverwaltung mit Hilfe der
Datenverarbeitung
Wozu braucht mein Unternehmen eigentlich eine EDV - Anlage?
Gesetzlichen Vorgaben
AO Abgabenordnung
AO §145, 146, 147, 200, Prüfungsmethoden Z0 bis Z3 (herkömmliche Prüfung, Unmittelbarer
Datenzugriff, Mittelbarer Datenzugriff, Datenträgerüberlassung sowie Mitwirkungspflicht des
Steuerpflichtigen).
Schriftgutaufbewahrung §145 AO
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb
angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens
vermitteln kann.
Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen,
erreicht wird.
Handelsgesetzbuch HGB
Schriftgutaufbewahrung nach HGB §238 – 257. Aufbewahrungsfristen
6 Jahre für empfangene Handelsbriefe, Geschäftspapiere sowie sonstige Unterlagen mit steuerlicher
Bedeutung bzw. 10 Jahren bei Bilanzen Inventare u. Handelsbücher.
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Informationsverwaltung mit Hilfe der
Datenverarbeitung
Wozu braucht mein Unternehmen eigentlich eine EDV - Anlage?
GoB / GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
vom 07.11.1995 – ausgearbeitet von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
(AWV)
Anwendungsbereich:
Beleg-, Journal- und Kontenfunktion
Buchung
Internes Kontrollsystem
Datensicherheit
Dokumentation und Prüfbarkeit (Verfahrensdokumentation)
Aufbewahrungsfristen
Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen; Verantwortlichkeit
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Informationsverwaltung mit Hilfe der
Datenverarbeitung
Wozu braucht mein Unternehmen eigentlich eine EDV - Anlage?
GDPdU Grundsätze zum - Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Änderungen der Abgabenordnung durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 BMF-
Schreiben vom 16.Juli 2001:
Änderungen in § 146 Abs. 5 S. 2 und 3 AO
Änderungen in § 147 Abs. 2, 5 und 6 AO
Änderungen in § 200 Abs.1 AO
Anzuwenden ab 1.1.2002 (Art.97 §19b EGAO Einführungsgesetz zur Abgabenordnung)
BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
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Informationsverwaltung mit Hilfe der
Datenverarbeitung
Wozu braucht mein Unternehmen eigentlich eine EDV - Anlage?
Stichwort Basel II
verbirgt sich die europaweite Neuordnung der Kreditvergabe, die ab 2007 verbindlich wird.
ihr Unternehmen bekommt nur noch dann einen Kredit, wenn es das Rating durchlaufen hat.
Das Ergebnis beeinflusst auch die Kreditkonditionen. Je besser Ihr Unternehmen beurteilt
wird, desto günstigere Konditionen können Sie verhandeln.
Betriebswirtschaftliche Kennzahlen spielen eine große Rolle. Aber auch andere Faktoren wie
z. B. Maschinenpark, Informations- und Kommunikationseinrichtungen.
Kundenanforderungen (Aus der Sicht des Kunden..)
Sympathisches Design / Optik
Service- und Pflegeleichtigkeit
Beste Handwerksqualität in der Planung und Ausführung
Technische Funktionstüchtigkeit mit hohen Bedienungskomfort
Anforderungen des Unternehmers
Sachbearbeitung beschleunigen bzw. automatisieren
Arbeitsabläufe vereinfachen
Auskunft & Servicequalität erhöhen
Effizienter Einsatz von IT – Systemen für den MA
Anwendungsorientiertes System
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Elektronisches Archiv
Elektronisches Dokumentenmanagement DMS
Ein elektronisches Dokumentenmanagement schafft die Voraussetzung für die papierlose
Erstellung, Verwaltung, Weiterleitung, Ablage und Archivierung sowie für das Suchen und
Abrufen von Dokumenten. Je nachdem, welche Funktionen ein DMS schwerpunktmäßig
haben sollte unterscheidet man:
‣ Elektronisches Archivsystem
diese werden eingesetzt für die langfristige Ablage von Massenbelegen und
Formularen, die elektronisch erfasst, digitalisiert, indiziert und gespeichert werden
sollen.
‣ Recherchesystem
werden eingesetzt für den Zugriff auf Inhalt von Informationen und Dokumenten,
die in Datenbanken und Archiven gespeichert sind. Diese eignen sich für
komplexe Such-, Selektions- und Abfragefunktionen.
‣ Workflow – System
Diese Systeme eignen sich für die Vorgangsunterstützung. Die Dokumente
werden in einem definierten Ablauf elektronisch weitergeleitet.
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Elektronisches Archiv
Elektronisches Dokumentenmanagement DMS
Welche Kosten entstehen mir ?
Die Wirtschaftlichkeit der elektronischen Archivierung zeigt sich erst, wenn dem erwarteten
und berechneten Nutzen die Kosten gegenüber gestellt werden.
Die Gesamtkosten setzen sich aus:
einmalige Kosten wie z.B. Hardware, Software, Projektplanung und – durchführung (Personal
intern und extern) und Schulung.
Laufende Kosten – Personal, Wartung und Service, Betrieb (Datenträger, Material, Räume und
Versicherung.
‣ Einstiegslösungen für kleine Büros oder einzelne Arbeitsplätze liegen bei ca. 5.000,- EURO
‣ Dennoch ist die elektronische Archivierung wie das gesamte DMS äußerst
beratungsintensiv. Das Verhältnis von Hard- und Softwarekosten zu Beratungs- und
Projektkosten kann 1 : 2 betragen. So kann zu den 5000,- EURO schnell 10.000,- EURO
hinzu kommen.
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Elektronisches Archiv
Welches Ziel verfolge ich mit der Einführung eines DMS ?
Sollen Dokumente lediglich für lange Zeit sicher archiviert werden, und spielt die
Zugriffsgeschwindigkeit dabei eine vergleichsweise untergeordnete Rolle?
Sollen auch alle aktuellen Informationen in papierloser Form erstellt, empfangen,
gespeichert und bearbeitet werden? Dann ist die Zugriffsgeschwindigkeit auf die Daten von
wesentlicher Bedeutung.
Wollen Sie die Steuerung Ihrer Vorgangsbearbeitung an Ihre EDV delegieren, also so
genannte Workflow-Funktionen nutzen?
Welche Dokumente sollen elektronisch archiviert werden? Handelt es sich um
Riesenmengen strukturierter Informationen wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine,
also Belege aller Art?
Oder wollen Sie den Berg an unstrukturierten Unterlagen, bestehend aus Entwürfen,
Notizen, Veröffentlichungen, Konkurrenz- und Marktinformationen und dergleichen in den
papierlosen Zustand versetzen?
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Elektronisches Archiv
Welche Kosten entstehen mir bei der Erfassung unstrukturierter Dokumente ?
‣ Personalkosten entstehen bei der Erfassung und der Bearbeitung der Dokumente sowie
beim Zugriff auf die Dokumente. Die Zugriffszeiten bei elektronisch archivierten Dokumenten liegen im
Sekundenbereich – und sind damit in der Schnelligkeit denjenigen bei Papierarchiven haushoch
überlegen.
‣ Das kann bei der Erfassung und Bearbeitung ganz anders aussehen. Das Problem hierbei: Jedes
Dokument, das elektronisch archiviert werden soll, muss eine eindeutige Kennzeichnung, also einen
Index bekommen, mit dessen Hilfe es wieder gefunden werden kann:
Strukturierte Dokumente
Bei strukturierten Dokumenten – also bei Belegen aller Art – kann eine solche Erfassung automatisch
oder halbautomatisch durchgeführt werden und geht daher sehr schnell: von unter einer Sekunde bis
zu wenigen Sekunden.
Unstrukturierte Dokumente
Bei unstrukturierten Dokumenten wie Notizen, Entwürfen, Marktinformationen muss die Indexierung heute
noch weitgehend manuell erfolgen. Das heißt, jemand muss darüber nachdenken, ob das Dokument mit
Volltext-Recherche eindeutig wieder zu finden ist, beziehungsweise welche Schlagwörter am treffendsten
sind oder – welche Schlüsselbegriffe aus einem definierten Wortschatz die richtigen sind, damit das
Dokument eindeutig wieder gefunden werden kann. Selbst bei ausgefeilten vorhandenen Ordnungssystemen
kann dieser Denk- und Ausführungsvorgang etliche Sekunden bis einige Minuten in Anspruch nehmen, was
die Personalkosten deutlich in die Höhe treibt.
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Elektronisches Archiv
Was muss ich machen ?
Pflichtenheft erstellen - Für die realistische Ermittlung der Kosten und der Wirtschaftlichkeit, muss eine
detaillierte Erfassung des Ist-Zustands ermittelt werden. Sofern Sie mit einem Berater zusammen arbeiten,
wird dieser spezielle Erfassungsformulare gemeinsam mit Ihnen erarbeiten.
Anhand der folgenden Fragen können Sie überprüfen, ob die wichtigsten Informationen damit auch
tatsächlich erfasst werden.
Aus Ihrer Zielvorstellung leiten Sie nun die Anforderungen an das System ab bzw. zusammen mit Ihrem
Berater sollten Sie in einem Anforderungsprofil festlegen, was das System können muss.
Testphasen und Pilot – Anwendungen
Da der Grad der Standardisierung von Hard- und Software-Komponenten immer noch sehr zu wünschen
übrig lässt und auch die Investition nicht unerheblich sein wird, bedeutet die Festlegung auf das System
eines Herstellers eine Bindung auf längere Zeit. Daher sollten Sie vor einer endgültigen Entscheidung auf
jeden Fall Testphasen und/oder Pilot-Anwendungen vorsehen.
Feinplanung
1. Erstellung des Detailpflichtenhefts
2. Aufbau der technischen Infrastruktur
3. Aufbau der organisatorischen Infrastruktur
Testbetrieb
1. Schulung der Nutzer
2. Testbetrieb
3. Abnahme
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Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit !
Jens Jackwerth
Sie können die Informationen unter folgende Adresse abrufen:
www.bwdh.de