EASY DMS - easy software ag

INDEX
DAS EASY-MAGAZIN MIT INFORMATIONEN ZUM THEMA ARCHIVIERUNG
no. 15
EASY
REPORT
REPORT: SCANOPTIC
ANWENDERBERICHT: RAIFFEISENBANK
ANWENDERBERICHT: VAG RAFFAY
DMS
Das Dokumenten-
Management-System
aus dem Hause EASY
Seite 6
SOFTWARE
MESSENEUHEIT: EASY-DMS
SAP UND EASY-ARCHIV IM AUFWIND
EASY AUF DER CEBIT´98
DIE PAKETLÖSUNG
INTERNATIONAL
“DIE PRESSE“ ARCHIVES WITH EASY ARCHIVE
THE EASY WAY WITH DELL
NEWS: PLAUT, COMET
AKTUELL
DAS EASY-MAGAZIN IM INTERNET
BERLINER LUFT: DAS TEAM VON DER SPREE
SCHWEIZER GEMEINDEN ARBEITEN
MIT CD-QUERY
ZERTIFIZIERUNG VON EASY LINK FÜR SAP R/3
EASY WEBSITE NEU GESTALTET

AKTUELL
Liebe Leser,
beim Thema Archivierung war und ist es
immer wieder schwierig, dem Anwender
zu verdeutlichen, daß es sich bei den archivierten
Dokumenten um endarchivierte
Dokumente handelt, sprich solche,
die nicht mehr verändert werden sollen
und dürfen. Schließlich soll ein elektronisches
Archiv revisionssicher sein und keine
Zwischenablage darstellen. Auch
wenn das jedem sofort einleuchtet, wird
der Wunsch immer wieder geäußert, bereits
abgelegte Dokumente weiterzubearbeiten.
Keine Frage, das kann EASY-
ARCHIV inklusive Versionskontrolle
auch. Und trotzdem: Hier wird ein für´s
andere Mal ein Endarchiv für Dokumenten-Management-Funktionen
mißbraucht, die im strengen Sinne nicht
dort hin gehören.
Folgerichtig haben wir nicht versucht,
nur unser Archiv mit weiteren schlanken
DMS-Funktionalitäten zu erweitern,
sondern haben mit unserer jahrelangen
Erfahrung eine eigene Dokumentenmanagement-Software
mit dem Namen
EASY-DMS entwickelt. Der neue
"Sproß" aus der EASY-Entwicklung
kümmert sich in erster Linie um die "lebenden"
Dokumente im Unternehmen,
angefangen vom Scannen, Anlegen,
Speichern, und Ändern bis hin zum Weiterleiten
in Vorgangsmappen an diverse
Adressaten.
Außerdem: Vom EASY-DMS ins Archiv
und umgekehrt ist genauso wenig ein
Problem wie das Scannen mit bewährter
EASY-Technologie. Ob als starkes Duo
oder als Einzelkämpfer, beide EASY-
Systeme werden Ihnen in Zukunft noch
mehr dabei helfen, der Papierflut Herr
zu werden. Mehr dazu lesen Sie auf den
Seiten 6-8, oder besuchen Sie uns auf der
CeBIT.
Herzlichst Ihr Andreas Nowottka
(Produktmanagement)
INDEX-ONLINE PER MAUSKLICK
DAS EASY-MAGAZIN IM INTERNET
Ab sofort können die aktuellen Informationen
zum Thema Archivierung
auch vom eigenen PC aus abgerufen
werden. Wer Zugang zum World-
Wide-Web hat, kann per Netscape-Navigator
oder Microsoft-Internet-Explorer die
HTML-Seiten aufrufen. Denn im Zuge
des Re-Designs der EASY-Homepage
(www.easy.de) wurde auch eine Rubrik
“INDEX-ONLINE” eingerichtet.
INDEX-ONLINE bietet zum einen
die Möglichkeit, den Großteil der Artikel
der INDEX Ausgaben ab no.13 im
HTML-Format am Bildschirm nachzulesen
und auszudrucken. Wer lieber die Seiten
im Original-Layout hat, kann die komplette
INDEX in Form einer PDF-Datei
downloaden und daheim im Acrobat-Reader
betrachten. Damit lassen sich die Index-Seiten
beliebig oft im Original-Layout
auszudrucken...
Über einen Button
in der INDEX-
ONLINE Rubrik
ist die INDEX-
Redaktion auch per
E-MAIL erreichbar.
Reaktionen,
Hinweise und Vorschläge
können
direkt an die
Redaktion
geschickt werden.
Auch kann man
hier die INDEX
bestellen. Die
Adresse lautet:
index-online@easy.de. ■
BERLINER LUFT...
DAS TEAM VON DER SPREE
Wer steckt eigentlich hinter dem
Namen „Geschäftsstelle Berlin” bei der
EASY GmbH? Auf diese Frage möchten
wir dieses Mal in unserer Hauptstadt-Rubrik
antworten.
Aus ein paar Pionieren hat sich inzwischen
ein starkes Team gebildet.
Seit Oktober ist Christoph Müller, der
vorher bei der Lufthansa Informationstechnik
und der Software AG tätig war,
Leiter der Berliner Geschäftsstelle. Hagen
Mrowetz begann schon Ende 1996
seine Tätigkeit als Systemberater bei
EASY. Sein Tätigkeitsschwerpunkt neben
dem Archivsystem ist EASY-
Workflow. Jüngstes Mitglied im Team
(seit dem 1. Februar dieses Jahres) ist
Mario Radtke. Er ist Systemberater mit
dem Schwerpunkt EASY-ARCHIV
und Lotus Notes. Auch Ulrich van de
Loo (leider nicht auf den Bild) ist erst
seit Anfang des Jahres dabei. Seine Systemberater-Tätigkeit
bei EASY ist je-
doch nicht sein erster beruflicher Kontakt
mit der Spree-Metropole: Nach
seiner Ausbildung arbeitete er bereits 3
Jahre als Systemintegrator für Lokale
Netze in Berlin. Vierter im Bunde der
Berliner Systemberater ist Thomas
Holländer. Geboren und aufgewachsen
in Berlin, arbeitete er nach seinem Studium
als selbständiger EDV-Berater
und –Dozent.
Egbert Fischer, seit nunmehr 3 Monaten
bei EASY, war vorher bei IXOS
tätig. In der Geschäftsstelle wird er für
den Vertrieb zuständig sein. Am längsten
ist Sylke Dummer im Berliner
Büro dabei. Zuständig ist sie für organisatorische
Aktionen wie Stammtisch,
Anwenderforen, Kick Off-Treffen oder
vertrieblich-themenbezogene Veranstaltungen
und für die umfassende Unterstützung
der anderen Mitarbeiter. ■
INDEX no.15 2

EASY-ARCHIV IN DER
GEMEINDEVERWALTUNG
SCHWEIZER GEMEINDEN ARBEITEN MIT CD-QUERY
AKTUELL
Die UniCare Informatik AG, mit
Sitz in Zürich, vertreibt EASY-
ARCHIV in der Schweiz, wobei
der Schwerpunkt im Bereich der öffentlichen
Verwaltungen (Gemeindeverwaltungen,
Stadtverwaltungen, Werkbetriebe) liegt.
Neben dem Produkt EASY-ARCHIV
vertreibt die UniCare die Werk- und Gemeindelösung
NEST / Abacus. Durch die
Konstellation dieser beiden Themenbereiche
entstehen sehr viele Synergien, da bei
den Gemeindeverwaltungen ein sehr
großer Archivierungsbedarf vorhanden ist.
Bei den öffentlichen Verwaltungen ist
nicht zuletzt wegen des bevorstehenden
Jahrtausendwechsels eine starke Ablösung
der bestehenden Applikationssoftware im
Gange. Eine elektronische Datenkonversion
wird im Zuge der Umstellung bei den
meist großen Datenmengen unumgänglich
- wäre da nicht CD-Query! Durch die
Möglichkeit, die "alten" Datenbestände via
Druckaufbereitung zu archivieren, kann
man sich bei den aufwendigen Datenübernahmen
auf die reinen Stammdaten, die zur
weiteren Bearbeitung notwendig sind,
konzentrieren.
IN DER PRAXIS SIEHT DAS SO AUS:
Die Gemeinde Feuerthalen wechselte
per Ende 1995 von einer Inhouse-Lösung
zu einem Rechenzentrum. Eine Datenübernahme
war nur bedingt möglich. Um
nun weiterhin Zugang zu den bisherigen
Dokumenten zu haben, wurde die ausgediente
Hardware mit der notwendigen
Software weiterhin am Leben erhalten -
dies mit den notwendigen Kosten für:
■ Software-Wartung
■ Hardware-Wartung
■ Interne Betreuung
■ Techniker Dienstleistungen
■ etc.
Diese Auflistung ließe sich noch um einige
Positionen erweitern, die alle mit direkten
Kosten verbunden sind.
Anlässlich einer Besprechung zwischen
einem Vertreter der UniCare und den Vertretern
der Gemeindeverwaltung (je Abteilung
eine Person) wurden die genauen Bedürfnisse
bezüglich der weiterhin im Zugriff
wünschbaren Dokumente aufgelistet.
Diese sind im Speziellen:
■ Finanzabteilung: Kontoblätter mit den
Detailbuchungen Jahre 92 - 95
■ Steuerabteilung: Steuerrechnungen
(Duplikate) Jahre 91 - 95
Steuerregisterblätter Jahre 86 - 95
■ Gutsverwaltung: Wasser-/Abwasserrechnungen
Jahre 92 - 95
■ Einwohnerkontrolle: Familienstammblatt
Personalstammblatt (inkl. Historydaten)
FAZIT:
Die Kosten für die Archivierung und
die Erstellung der CD-Query blieben
deutlich kleiner als die Wartung des alten
Systemes für die Nachbenutzung kostete.
Die Gemeindeverwaltung Feuerthalen
konnte nach der Auslieferung der CD's das
alte System ausschalten. Für die Gemeindeangestellten
war nur eine kurze Einführung
notwendig, da auf der mitgelieferten
CD-Hülle eine kurze Einführung abgedruckt
ist, worin auch ein paar nützliche
Tips für die Recherchen aufgeführt sind.
CD-Query liefert zudem nicht nur das jeweilige
Archiv, sondern auch die Recherchesoftware
mit. ■
Für weitere Informationen
steht die UniCare:
UniCare Informatik AG
Albulastrasse 55
CH-8048 Zürich
Tel. +41 1 439 4070
Fax. +41 1 439 4077
E-Mail info@unicare.ch
Internet http://www.unicare.ch
http://www.easy-archiv.ch
CSE/WORKFLOW 5.0 -
SCHNITTSTELLE FÜR EASY-ARCHIV
BESSERE KOMMUNIKATION
BEI WORKFLOW MIT ARCHIVIERUNG
von links nach rechts:
Hagen Mrowetz, Mario Radtke,
Christoph Müller (knieend),
Thomas Holländer, Sylke Dummer,
Egbert Fischer
Mit der neuen Schnittstelle für
CSE/WorkFlow 5.0 verbessert
EASY durch eine homogene Integration
von Archiv- und Workflow-Umgebung
die intuitive Handhabung. Die
Schnittstelle wurde in enger Zusammenarbeit
mit dem Hersteller CSE entwickelt.
Customizing und Administration finden
jetzt komfortabel und "Windows-Like"
über die Oberfläche statt. Optimiert wurde
die Netzwerkfähigkeit, die nun im vollen
Funktionsumfang bei paralleler Archivnutzung
unterstützt wird.
Durch eine neue Hyperlinktechnik
wurde zudem die Ablage von Geschäftsfällen
mit zugehörigen Schriftstücken übersichtlicher
gestaltet. Das neue "Look and
Feel" der WorkFlow-Schnittstelle beginnt
bereits bei der Installationsroutine für Client-
und Server, die sich durch großen
Komfort und Einfachheit auszeichnet. ■
3
INDEX no.15

AKTUELL
EASY WEBSITE NEU GESTALTET -
SCHNELLE ORIENTIERUNG UND ÜBERSICHTLICHES DESIGN
STEHEN FÜR KUNDENFREUNDLICHKEIT
http://www.easy.de
http://www.easy.de
http://www.easy.de
http://www.easy.de
NEU
Rechtzeitig zu Beginn der CeBit 98
zeigt sich die EASY-Website in neuer
Gestalt.
Ziel der Neukonzeption ist das Erreichen
einer hohen Kunden- und Benutzerfreundlichkeit
durch schnelle und sichere Bedienung.
Um dies zu erreichen, sollten bei dem neuen
EASY Internet-Auftritt mehrere Kriterien
erfüllt sein:
■ eine sinnvolle, thematische Aufteilung,
um eine intuitive Vorgehensweise zum sicheren
Auffinden der gewünschten Information
zu ermöglichen,
■ ein einheitliches, übersichtliches Grundlayout
auf allen Seiten zum einfachen Zurechtfinden
und
■ eine einheitliche Menüführung zur
schnellen und effizienten Navigation auf
den Internet-Seiten.
THEMATISCH AUFGETEILT IST
DIE WEBSITE IN FOLGENDE
ACHT BEREICHE:
AKTUELLES:
Hier erhalten Sie aktuellste Produktinformationen,
erfahren Sie das Wichtigste über
Veranstaltungen, Messen und Termine
ebenso wie das Neuste in Sachen Dokumenten-Management.
PRODUKTE:
Neben der Modulübersicht und der Kurzbeschreibung
der EASY-Produktmodule
gibt es hier ausführliche und umfassende
Informationen zu jedem Produkt und seine
Einsatzmöglichkeiten und Leistungsmerkmale.
Die Informationen können Sie auch
als pdf-Dateien downloaden.
INDEX-ONLINE:
Außer einer Auswahl von Beiträgen aus
der jeweils aktuellen INDEX haben Sie
hier auch die Möglichkeit, Beiträge aus älteren
Ausgaben des EASY-Magazins nachzulesen
und die kompletten Ausgaben im
ansprechenden Design downzuloaden.
FIRMENINFO:
Wissenswertes über die EASY GmbH und
ihre Geschichte, die OEM-Partner oder
Referenzkunden ist auf diesen Seiten ebenso
zu erhalten wie Job-Angebote oder die
Anfahrt-Skizze.
SHOP:
Hier können sie demnächst bestimmte
EASY-Produkte online bestellen.
SERVICE:
Neben den Adressen der Distributoren
können Sie auf diesen Seiten auch die Termine
der nächsten EASY-Schulungen erfahren
und sich online anmelden, Supportinformationen
erhalten oder Dateien (Updates,
Makros,...) downloaden.
INFORMATIONEN:
Presseinformationen, Anwenderberichte,
Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Infos
über neue Kunden sind Inhalte dieses
Menüpunktes.
DIE NAVIGATION AUF DEN WEB-
SEITEN ERFOLGT ÜBER FRAMES.
Neueste Ergebnissen aus dem sich gerade
entwickelnden Forschungsgebiet 'Web Usability'
haben festgestellt, daß eine Lösung
mit Frames eine effiziente Navigation unterstützt.
Auf der EASY-Website wird zwischen
den thematischen Bereichen über
den Menüpunkt "AKTUELLES" gewechselt,
innerhalb der Bereiche über die Menüpunkte
des jeweiligen Navigationsframes.
Wir sind sicher, daß Ihnen unser neues Internet-Angebot
gefällt und freuen uns über
Ihren Besuch. EASY im Internet finden Sie
unter: http://www.easy.de ■
INDEX no.15
4

SOFTWARE
EASY-DMS: DAS DOKUMENTEN-
MANAGEMENT-SYSTEM
Erstmalig auf der CeBIT 1998 ist die
Alphaversion des neuen Dokumenten
Management Systems aus dem
Hause EASY zu sehen. EASY-DMS ist als
Ergänzung zum Archivsystem konzi- piert,
kann jedoch ebensogut als eigenständiges
Werkzeug unabhängig von EASY-AR-
CHIV eingesetzt werden. Mit dem neuen
Sproß aus der EASY-Produktpalette kann
sich der Anwender schwerpunktmäßig zwei
Vorteile zu Nutzen machen. EASY-DMS
ermöglicht das zentrale Speichern und Verwalten
von „lebenden“ Dokumenten in
DMS-Mappen, die sich zudem im Netz
vom Anwender gesteuert, komfortabel weiterleiten
lassen. In dem folgenden Artikel
erläutern wir das Grundkonzept von EA-
SY-DMS und das Zusammenspiel mit dem
Archivsystem.
DMS IST DIE LÖSUNG EINES
KOSTSPIELIGEN PROBLEMS!
DAS PROBLEM: Bisher werden in jedem
Büro Geschäftsfälle manuell bewältigt. Eingehende
Rechnungen, Kundenanfragen, Angebote
etc. landen nach einer ersten Sichtung
in Post- und Ablagefächern und müssen von
dort abgeholt oder dem tatsächlichen Empfänger
direkt überreicht werden. Schon bei
diesem ersten Schritt treten oft kostenintensive
Verzögerungen ein. Wichtige Dokumente
werden unter einem Stapel anderer
Eingänge begraben, falsch abgelegt oder landen
nicht beim richtigen Empfänger. Durchläuft
ein Dokument mehrere Stationen bis
zur endgültigen Archivierung, häufen sich
potentielle Fehlerquellen bis hin zum Verlust
einzelner Schriftstücke. Eine Überprüfung
des Bearbeitungsstandes ist in der Regel nur
mit einem Gang durch die Etagen oder dem
Griff zum Telefonhörer zu realisieren. Echte
Produktivität macht nur einen geringen Prozentsatz
des gesamten Geschäftsfalls aus.
Leerlauf, Suche und manuelle Weiterleitung
nehmen die meiste Zeit in Anspruch.
Große Unternehmen versuchen dem
Problem mit Hilfe von hohen Investitionen
in komplexe Workflow-Programme beizukommen.
Geschäftsfälle werden analysiert,
neu definiert und von einem geschulten Systemadministrator
in verbindlicher Struktur
elektronisch angelegt. Alle Geschäfts-prozesse
laufen dann immer nach dem gleichen
Muster ab. Änderungen oder Ausnahmen
müssen zentral neu definiert werden. Kleine
und mittlere Unternehmen mit geringerem
Investitionspotential, aber einem Höchstmaß
an Prozeßdynamik, können sich die
Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements
oft nicht zunutze machen.
DIE LÖSUNG: Genau an dieser Stelle setzt
das elektronische Dokumenten-Management-
System EASY-DMS an. Statt Geschäftsprozesse
manuell weiterzuleiten oder zentral vom Administrator
festlegen zu lassen, definiert der einzelne
Anwender ad hoc die gewünschte Verteilerliste,
leitet Kopien oder Originale beliebiger Objekte
elektronisch weiter und legt den Termin zur Wiedervorlage
fest. Die lebenden Daten werden in
Dokumentenmappen organisiert und an einem
globalen Speicherort aufbewahrt. Unabhängig
davon, wer Zugriff auf die Mappe hat oder welche
Veränderungen vorgenommen werden, befindet
sich immer nur die jeweils aktuelle Version
der einzelnen Dokumente im Umlauf. Während
in einem konventionellen Mail-System bei jeder
Versendung eine neue Kopie des versendeten Objekts
angelegt wird, arbeiten die Anwender im
DMS-System immer mit derselben zentral verwalteten
DMS-Mappe. Unterschiedliche Bearbeitungsmodi
ermöglichen hierbei ein optimales
Arbeiten mit effektivem Informationsaus1tausch.
Dadurch gehören redundante Datenhaltung und
Information der Vergangenheit an. Dokumente
aller Art können mit Hilfe von EASY-DMS im
Netzwerk des Unternehmens termingerecht gesteuert
und aufbewahrt werden. Dabei ist nicht
nur die Revisionssicherheit und Historienkontrolle
gewährleistet. Der Anwender kann über einen
Monitor jederzeit den Status der Bearbeitung
überprüfen und aktiv in den Geschäftsfall eingreifen.
EASY-DMS ermöglicht eine individuelle
Definition, die komfortable Bearbeitung und
einfache Steuerung von Vorgängen. ■
INDEX no.15 6

EIN STARKES DUO
EASY-ARCHIV UND EASY-DMS
DMS VOR DER
ARCHIVIERUNG
EASY-DMS ist die perfekte Ergänzung
zum Archivsystem, kann jedoch
auch unabhängig eingesetzt
werden. Das Programm eröffnet dem Anwender
die Vorteile individueller Dokumentensteuerung.
Statt sich auf Standardvorgänge
zu beschränken, stellt EASY-
DMS das anwenderorientierte Arbeiten
mit Dokumenten im Netz in den Vordergrund,
indem es dynamische Arbeitsabläufe
mit maximaler Flexibilität unterstützt.
Dokumente können revisionssicher und
mit lückenloser Historienkontrolle gesteuert
und aufbewahrt werden.
DMS UND WORKFLOW
EASY-DMS unterscheidet sich von
prozessorientierten Workflow-Systemen
schon im Ansatz. An Stelle einer strukturierten
Vorgangssteuerung, die vom Systemadministrator
zentral festgelegt werden
muß, bestimmt der Anwender den Weg seiner
Dokumente selbst. Dabei ist es unerheblich,
in welchem Format die einzubindenden
Objekte vorliegen, oder ob sie bereits
archiviert sind. Mit Hilfe eines Vorgangsmonitors
kann der Bearbeitungsstatus
der Dokumente oder Dokumentenmappen
jederzeit überprüft werden. Falls
notwendig kann der Anwender aktiv in
den Prozeß eingreifen.
DMS NUTZT OLE
EASY-DMS nutzt bei der Bearbeitung
von Dokumenten die OLE-Technologie.
Das Programm, mit dem ein Dokument
ursprünglich erstellt wurde, muß zur Weiterverarbeitung
nicht mehr aufgerufen
werden. Sämtliche Bearbeitungsfunktionen
erscheinen direkt im DMS-Fenster. Auch
Internet-Browser werden unmittelbar über
die DMS-Oberfläche angesteuert, sofern
sie OLE unterstützen. So nutzen z.B. folgende
Programme die OLE-Technologie:
Word, Excel, OutLook, Schedule+, Access,
Powerpoint, Internet Explorer, Visio,
Imaging, AutoCAD, Corel Draw und
NetScape.
SCANNEN AUS DEM DMS
Wenn das Erstellungsprogramm nicht
OLE-fähig ist, erscheint im Objektbereich
der DMS-Mappe ein Symbol. Per Doppelklick
kann das entsprechende Programm
parallel gestartet oder das Symbol
statt dessen wie jedes andere Objekt verschickt
werden. Zusätzlich läßt sich über
eine Scanfernsteuerung aus allen Anwendungen
heraus ein Scanner ansteuern. Die
umfangreichen Scanfunktionen bieten dem
Anwender die Möglichkeit, seine Papierbelege
ins EASY-DMS zu übernehmen und
fortan elektronisch weiterzubearbeiten.
Die gescannten Images werden direkt in
die Erfassungsmappe des DMS übertragen
und können dort editiert und weitergeleitet
werden.
DMS UND
DAS ARCHIV
EASY-DMS sieht dem neuen EASY-
ARCHIV System der Version 3.0 nicht nur
SOFTWARE
ähnlich, sondern basiert auf der gleichen
Anwenderschnittstelle. Die Einfenstertechnik
von der Suche bis zur Anzeige bietet
höchsten Bedienerkomfort. Das Design
der DMS-Mappe entspricht der Erfassungsmappe
des Archivsystems, wodurch
EASY-DMS optimal in das modulare Gesamtkonzept
von EASY-ARCHIV integriert
ist. Beide Programme stammen aus
einer Hand und sind optimal aufeinander
abgestimmt, denn am Ende eines jeden Geschäftsfalls
steht die Archivierung.
DMS NACH DER
ARCHIVIERUNG
EASY-DMS macht keinen Unterschied
zwischen archivierten und nicht archivierten
Dokumenten. Beide Varianten können
parallel und sequentiell weitergeleitet und
zur Wiedervorlage bestimmt werden.
Wenn beispielsweise ein Kunde Rückfragen
zu einer Rechnungsposition hat und
sich die Zahlung dadurch verzögert, kann
die Buchhaltung direkt aus dem Archiv die
Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen
und Projektprotokolle elektronisch zusammenstellen
und als DMS Vorgang blitzschnell
an die Projektabteilung versenden.
Diese leitet den Vorgang an den verantwortlichen
Sachbearbeiter weiter, der die
neuen Abnahmeprotokolle hinzufügt, einen
Kommentar schreibt und das Ganze an
den Abteilungsleiter zurücksendet. Von
dort soll der Vorgang gleichzeitig an die
entsprechende Firma, die eigene Buchhaltung
und zur Information an die Geschäftsführung
weitergeleitet werden, die
eine Wiedervorlage in zwei Wochen bestimmt.
Die Buchhaltung archiviert den
neuen Vorgang, der aber gleichzeitig wegen
der anberaumten Wiedervorlage im DMS
verbleibt. Alle Beteiligten Stellen arbeiten
dabei jederzeit mit dem aktuellsten Datenbestand.
Wenn z. B. die Buchhaltung
nachträglich ein Notiz hinzufügt, ist diese
ab sofort für alle sichtbar. Dadurch ist das
DMS weitaus leistungsfähiger als das Versenden
einzelner Dokumente mit herkömmlichen
E-Mail-Systemen. Durch die
nahtlose Integration mit dem Archivsystem
werden maximaler Bedienungskomfort
und perfekte Synergie erreicht. ■
7 INDEX no.15

SOFTWARE
INDEX no.15 8
EASY-DMS:
EIN MÖGLICHER GESCHÄFTSFALL
❶ Per Post erhält das Sekretariat das
Päckchen einer Werbeagentur. Inhalt: der
Entwurf für das Logo eines neuen
Produkts auf Diskette sowie ein
Kostenvoranschlag. Zunächst wird eine
Mappe erzeugt.
Dazu scannt die Sekretärin den Kostenvoranschlag
und leitet die Graphikdatei und
den gescannten Kostenvoranschlag per
EASY-DMS an den Produktmanager weiter.
Der Produktmanager erhält den ❷
Vorgang und erstellt einen Verteiler, indem
er die nächsten Empfänger des Vorgangs
auswählt und eine Reihenfolge definiert.
Der Verteiler sieht vor, daß die Abteilung
Marketing zunächst das Design des Entwurfs
mit dem Gesamtkonzept der Firma
abgleichen soll. Als nächstes wird der Entwicklungsleiter
den Entwurf erhalten und
kommentieren. Anschließend muß der
Vorgang mit den Unterlagen und Kommentaren
der Geschäftsführung zur Entscheidung
vorgelegt werden.
❸ Die Marketingabteilung erhält die
Mappe und öffnet direkt das Programm
zur Ansicht und Bearbeitung des Logos.
Dabei wird festgestellt, daß die Schriftart
nicht paßt. Aus diesem Grund wird ein
Entwurf mit neuer Schriftart erstellt und
zusammen mit einer kurzen Stellungnahme
hinzugefügt.
Anschließend wird die aktualisierte Mappe
in das DMS zurückgestellt.
Jetzt erhält der Entwicklungsleiter ❹
den Vorgang. Er betrachtet die beiden
Entwürfe mit dem entsprechenden Viewer
über die DMS Mappe.
Seiner Meinung nach ist die ursprüngliche
Schriftart besser. Er ruft über EASY-DMS
die Funktionen von MS Word auf und erstellt
einen Kommentar, der dem Vorgang
ebenfalls hinzugefügt wird. Danach stellt
er alles zurück in das DMS.
❺ Die Geschäftsführung erhält den
gesamten Vorgang und trifft ihre
Entscheidung. Der endgültige Entschluß
wird in Form einer Notiz hinzugefügt.
Der komplette Vorgang wird an den Produktmanager
zurückgesandt.
Der Produktmanager leitet die entsprechenden
Schritte ein. Falls ein Archivsystem
vorhanden ist, wird der Vorgang archiviert
und kann anschließend aus dem
DMS genommen werden.
Bei späteren Rückfragen lassen sich alle
relevanten Dokumente einzeln oder als
Gesamtvorgang jederzeit reaktivieren und
zur Weiterbearbeitung erneut ins DMS
stellen. ■

REPORT
SCANOPTIC=PROFESSIONELLE
DIENSTLEISTUNGEN
RUND UM DAS ELEKTRONISCHE DOKUMENTENMANAGEMENT
Ein Bericht über den Scan- und
Archivierungsservice der ScanOptic
GmbH, einem Schwesterunternehmen
der EASY Elektronische Archivsysteme
GmbH.
In den 6 Monaten seit der Gründung im
Juli 1997 konnte sich die ScanOptic bereits
als kompetenter Anbieter von Dienstleistungen
im Umfeld der Archivierung und
des Dokumentenmanagements etablieren.
Neben dem Hardware-Service, der sich in
erster Linie mit der Wartung, Reparatur
und Garantieabwicklung der Scanner und
optischen Spezialgeräte befaßt, wurde mit
dem Scan- und Archiverungsservice ein
weiterer Dientsbereich erschlossen.
VORTEILE FÜR DEN KUNDEN
Oftmals stellt sich die Frage, wie die
Digitalisierung der Dokumentenbestände
neben den bisherigen Aufgaben im Unternehmen
bewältigt werden kann. Für einen
gewissen Zeitraum fallen insbesondere
Hardwareinvestitionen und Personalkosten
zur vollständigen elektronischen Erfassung
der Altbestände an.Durch den Service
der ScanOptic GmbH kann für diese
Arbeitsfelder effektives Outsourcing betrieben
werden. Das Ergebnis für den Kunden
ist eine personalkostenarme Papierablage,
die ein konkurrenzlos schnelles Wiederfinden
von Belegen ermöglicht. Der
Platzbedarf der elektronischen Ablage ist
minimal und die Recherche kann durch die
kompakten Datenträger an jedem gewünschten
Ort (z.B. auf der Baustelle, in
der Filiale oder beim Kunden) durchgeführt
werden.
Mit der Software EASY-ARCHIV
können in einem Archiv verschiedene Dokumententypen,
wie Bilder, Texte, Zeichnungen
und Belege etc. zusammen abgelegt
werden. Dieses ermöglicht das Anlegen
von kompletten elektronischen Projektakten
auf einer CD.
ANWENDUNGEN IN DER PRAXIS
Die Fachkompetenz der ScanOptic
GmbH konnte in dem zurückliegenden
Halbjahr in vielen Projekten unter Beweis
gestellt werden. So wurden zum Beispiel
23.000 technische Zeichnungen auf transparentem
Papier unterschiedlicher Größe
(A5 - A0), die durch Hochwasser extrem
beschädigt und teilweise fast unlesbar geworden
waren, eingescannt und durch digitale
Optimierung wieder voll lesbar gemacht.
Im Auftrag einer großen Plakatwerbungsagentur
wurden in kurzer Zeit 20.000
Farbfotos digitalisert und im JPEG-Format
abgespeichert. Die Herausforderung
bestand hierin, daß diese Fotos mit 460
DPI eingescannt werden sollten, jedoch
pro Bild nicht mehr als 300KB Speicherplatz
in Anspruch nehmen sollten. Für eine
große Industrie- und Handelskammer
wurde der komplette Schriftverkehr der
Jahre 1996 und 1997 gescannt und indexiert.
Dem Kunden wurden die Archivdaten
auf wiederbeschreibbaren Datenträgern
zum EASY-ARCHIV-Import zur Verfügung
gestellt. Somit konnten einem bereits
vorhanden Archiv, welches durch die IHK
selbst täglich erweitert wird, auch Dokumente
hinzugefügt werden, die in den Räumlichkeiten
der ScanOptic digitalisiert und
verschlagwortet wurden. Zur Zeit werden
unter anderem für ein Maschinenbauunternehmen
ca. 50.000 Projekt-Auftragsakten
mit insgesamt rund 1,5 Millionen Seiten auf
die gleiche Weise erfaßt. Andere Kunden
(z.B. aus der Automobilbranche) nutzten
diesen Service um herkömmliche Händlerinformationssysteme
auf Papier durch moderne
Query-CDs zu ersetzen. Diese enthalten
neben den volltextindexierten Dokumenten
auch die notwendige Recherchesoftware
und sind auf jedem PC mit CD-
Laufwerk einsetzbar. Hierdurch entfällt
das aufwendige Drucken, Kopieren, Abheften
und Verschicken von Informationsunterlagen,
ganz zu schweigen von der bisher
aufwendigen Recherche in diversen
Ordnern. Neben der Archiverstellung
übernimmt die ScanOptic GmbH auch das
komplette Layout der CD-Verpackung sowie
bei größeren Mengen die Organisation
des Pressens der CD´s.
BESUCHEN SIE UNS AUF DER
CeBIT98
HANNOVER
19. – 25. MÄRZ 1998
HALLE 1/Gang 8g/Stand 1
SPEZIALTHEMA: ZEICHNUNGS-
ARCHVIERUNG VON
PAPIERZEICHNUNGEN UND
CAD-DATEIEN
Immer mehr Unternehmen stellen die
herkömmliche Zeichnungserstellung mit
Tusche oder Bleistift auf digitales Konstruieren
mit CAD-Programmen um. Da meistens
sowohl auf Altbestände in Papierform
als auch auf die neuen mit CAD erstellten
Zeichnungen zugegriffen werden
muß, stellte sich hier die Frage nach einem
elektronischen Archiv für beide Datenbestände.
In einem gemeinsamen Projekt
zwischen der ScanOptic GmbH und der
EASY GmbH wurde hier eine elegante
Lösung für die automatische Übernahme
von Zeichnungen aus AutoCad (weitere
CAD-Programme sind möglich) zum
EASY-ARCHIV-System erarbeitet.
Beim Erstellen von Zeichnungen werden
im Regelfall Zeichnungsvorlagen benutzt.
Die Zeichnungsvorlagen müssen so
eingerichtet werden, daß die Standardangaben
im Zeichnungsfuß (wie Zeichnungsnummer,
Bezeichnung, Dateiname etc.) mit
Attributen versehen werden. Die Attribute
werden zu einem Block zusammengefaßt
und können somit per Knopfdruck bearbeitet
werden (Bild 1). Nach der Zeichnungserstellung
werden diese Feldinformationen
als ASCII-Text exportiert und mit
der zugehörigen Zeichnung automatisch in
ein frei zu definierendes EASY-ARCHIV
importiert (Bild 2). Alle Informationen des
Zeichnungsfußes stehen jetzt für die Recherche
zur Verfügung. Für die Zeichnungsanzeige
am Monitor läßt sich dann
unter EASY z.B. das AutoCad-Programm
einbinden. Dies hat den Vorteil, daß man
die elektronisch archivierte Zeichnung als
Vorlage zur weiteren Bearbeitung bzw.
zum Erstellen einer neuen Zeichnung verwenden
kann (Bild 3). Für Benutzter, die
sich die CAD-Zeichnung nur ansehen oder
drucken möchten, läßt sich auch ein beliebiger
Viewer, der Vektordateien anzeigen
kann, einbinden.
SYNERGIEEFFEKTE
Erfahrungen, die die ScanOptic GmbH
im Bereich der Massendatendigitalisierung
sammelt, werden selbstverständlich an
die EASY GmbH weitergegeben. Durch
regen Informationsaustausch (Tips, Tricks,
und Verbesserungsvorschläge) mit der
Systemberatung, Softwareentwicklung und
Schulungsabteilung wird dadurch das
EASY-ARCHIV-System weiter optimiert
werden.
INDEX no.15
10

DAS ANGEBOT
Das Leistungsprogramm des Scan- und Archivierungsservice umfaßt
alle Arbeiten, die im modernen Dokumentenmanagement anfallen.
Schriftgut jeglicher Art, wie Zeichnungen bis DIN A0, Normalpapier-Belege
bis DIN A3 (simplex und duplex), Bücher, Zeitschriften,
Farb- und S/W-Fotos sowie MicroFiche und MicroFilme können digitalisiert
werden. Dadurch sind sie als Computer-Dateien nutz- und
speicherbar (z.B. als Textdokument oder TIFF-Bild). Eingescannte Belege
können im Archivierungsservice mit Schlüssel- und Suchbegriffen
versehen (Manuelle Eingabe, OCR-/ oder Barcode-Erkennung)
und mit der Archiv-Software EASY-ARCHIV auf CD gebrannt werden.
Dadurch ist revisionssicheres und ortsunabhängiges Aufbewahren
und Recherchieren, beispielsweise von kompletten Projektakten
oder Lieferscheinen, Rechnungen etc. gewährleistet. Alternativ werden
die Daten als sogenannte EASY-ARCHIV-Standard-Importdatei
den EASY-ARCHIV-Kunden zum Import in vorhandene Archive zur
Verfügung gestellt.
ADRESSE
Anfragen rund um das Dienstleistungsangebot
in Bezug auf Hardware-Service und
ScanService richten Sie bitte an:
ScanOptic
Gesellschaft für Scanner- und
Optische Speichertechnologie
Eppinghoferstr. 50
45468 Mülheim/Ruhr
Tel.: +49(0)208/45979-0
Fax: +49(0)208/45959-90
Selbstverständlich stehen Ihnen für Fragen
auch die Ihnen bekannten Vertriebsmitarbeiter
der EASY GmbH zur Verfügung. ■
Archivierung und Recherche in Verbindung
mit der AutoCad-Anwendung

INTERNATIONAL
DIRECT ACCESS TO THE EVENTS OF
THE DAY "DIE PRESSE", ONE OF THE OLDEST DAILY
NEWSPAPERS IN AUSTRIA, ARCHIVES PICTURES AND ARTICLES
WITH EASY ARCHIVE
This year, 'Die Presse' celebrates its
150th anniversary. It is one of the
most established daily newspapers in
Austria. Like all newspapers it depends on
both historical and current information. In
order to ensure a constant flow of information,
'Die Presse' has always maintained a
large archive. This press archive not only
documents the evolution of the newspaper
but also represents a vital part of Austria's
contemporary history. In times gone by,
events were mainly recorded and archived
on paper. Nowadays, digital production,
processing and distribution have become
central elements of a modern media environment.
In order to meet the new requirements,
'Die Presse' introduced a digital
production system at a very early stage.
Following the digitalisation of the communication
and production processes,
modernising the press archive appeared to
be the next logical step. They took this step
in 1997 with the introduction of an electronic
press archive.
REQUIREMENTS
At first, the tasks and requirements of a
future-oriented electronic archiving system
were determined. The following main tasks
could be defined:
■ archiving of information in all sorts of
formats and from various sources.
■ archiving of daily articles produced and
published with the existing EDP system
■ daily archiving of the full edition of
'Die Presse'
■ archiving of the incoming world-wide
news agency reports about current events
■ archiving of the incoming press photographs
and images about these events
■ archiving of paper records
■ access to the archived data from any
workstation within the company
■ wide-ranging, fast and text-related
search functions to quickly retrieve
specific information
■ integration of state-of-the-art communication
tools like e-mail and Intra-/Internet.
REALISATION
In a second step, different archiving solutions
were tested for their functionality.
The aim was to find out if they fulfil the
defined requirements and also, if they
could be integrated into the IT environment.
Additionally, intensive tests were
carried out for a few weeks before the final
decision could be made. Then, in the beginning
of 1996, IBM as the managing company
and hardware supplier and Archiv
Austria as the software and service provider
received the order to install an electronic
archiving and information system.
The planning and installation of the
productive system was based on the experience
gained during the test phase. The chief
editors, archive- and IT managers took care
of the configuration details in co-operation
with Archiv Austria. Because of the long
life of an archiving system it was essential
to use standard software which needed no
additional adaptation or programming.
With the exception of a special viewer for
the picture archive, the standard software
EASY ARCHIVE met all the requirements.
Every day, between 400 and 600 digital
images are sent over from various news
agencies. This amount of data had to be
taken into account during the organisation
of the archive as well as for the archive automation
and indexing.
The articles written on the existing production
system at 'Die Presse' are transferred
to the archive on a daily basis and administrated
in the full-text database. When
the rotary presses are running the respective
articles are already in the press archive,
just like the text files of the entire daily edition.
Around the clock, reports and pictures
from news agencies are being archived
and administrated in their original form.
Special program modules within EASY
ARCHIVE enable full-text indexing as
regards contents as well as the automatic
creation of descriptive index fields for all
kinds of agency reports. All information
and text contents can be retrieved from the
INDEX no.15
12

archive by means of the full-text database.
Descriptions of pictures are also indexed
during the archiving process. Thus, press
photographs can also be retrieved by entering
various search criteria like people,
events, actions etc. An essential feature for
editors, journalists and the press archive
staff is the integration of the e-mail service.
Retrieved information can be distributed,
reproduced or digitally processed on demand.
Currently, long-term data is being archived
on CD-ROM and stored in a jukebox.
In order to ensure the fast visualisation,
topical data is also administrated
online on an HD server system. Future
steps include the integration of the paper
archive, the digitalisation of the old press
archive and the creation of an intranet press
archive. ■
DESCRIPTION
DIE PRESSE, VIENNA
DAILY NEWSPAPER
THE EASY WAY WITH DELL
With a turnover of 7.8 billion
US$ in 1997 (Europe: 2.005
billion US$) Dell Computer
Corporation has become the thirdlargest
manufacturer and supplier of PC
systems. Dell's success is based on high
quality, customized production and individual
customer service. The products
are distributed directly and not through
retail organisations or hardware dealers
which helps to reduce costs, thus adding
to the customer's satisfaction. The German
branch was established in 1988 and
quickly became one of the leading companies
on the German market. EASY
and Dell both insist on state-of-the-art
technology, top quality and optimal customer
service. Therefore, a co-operation
between the two successful companies
appeared to be the next logical step. At
the end of 1996, the first set of Dell
computers were installed at EASY's
headquarters in Mülheim, Germany. Today,
about 100 Dell PCs are in use and
EASY ARCHIVE is developed entirely
on Dell computers. More and more departments
are soon to be equipped with
the latest OptiPlex systems. In about
two years from now, every server and
workstation at EASY GmbH will be a
INTERNATIONAL
Dell product. The archiving system manufacturer
profits from Dell's prompt reaction
and delivery times. The most advanced
hardware technology is quickly available
at any time. However, Dell not only has
a good name. With strategic partners like
Intel and certifications for Microsoft,
Novell, 3COM and other leading software
companies Dell is the hardware partner
EASY has been looking for.
EASY customers looking for matching
hardware are recommended to run the archiving
system on Dell PCs for approved
hardware/software synergy. In return, Dell
customers who inquire about electronic archiving
solutions are advised to acquire
EASY ARCHIVE. In the face of growing
importance of electronic archiving, Dell is
increasingly interested in a strategic partnership
with EASY. Therefore, the second
ever user report published by Dell Computer
GmbH, Germany will be about EASY
Electronic Archiving Systems. It will be
distributed to around 200.000 Dell customers
throughout Germany. The new
level of co-operation between Dell and
EASY can best be described by the words
of a famous film character: "This is the
beginning of a wonderful friendship!" ■
more than 300.000 readers
EASY ARCHIVE in operation
since 1997
++international++news++
Archived documents
· daily edition incl. text and
pictures
· agency reports about current
events
· photographic material received
continually
Special features:
· company-wide access to the
archived data
· long-term archiving on
CD-ROM-Jukebox
Planned extensions:
· integration of the paper archive
· digitalisation of the 'old' press
archive
· Intranet press archive
{This report published in: January 1998}
PLAUT
(AUSTRIA)
EASY forms a strategic partnership
with one of the world's
most renowned SAP R/3 system retailers.
The PLAUT company decided to distribute
EASY ARCHIVE under the name
of PLAUT-KOMPAKT-ARCHIV for
SAP R/3 users. Syntacom, a 100% subsidiary
of the PLAUT group, has signed a
marketing agreement with the Austrian
EASY distributor Archiv Austria. The
offer of an attractive standard solution,
designed especially for the archiving of
SAP R/3 data stocks and available at
competitive prices was the reason for
this co-operation. The contract already
acted as a signal to other international
partner organisations. Thus,
the Munich branch of PLAUT
in Ismaning has already adapted
the concept and will present the
PLAUT-KOMPAKT-ARCHIV
for SAP R/3 at the EASY exhibition
stand at the CeBIT trade fair in hall 1. ■
Q.4 IBS (PADERBORN)
Also at the CeBIT trade fair, Q4
GmbH presents its archiving solution
COMET-ARCHIV. Q4 IBS in Paderborn,
Germany is a 100 % subsidiary of
Baan Deutschland GmbH. The company
chose EASY ARCHIVE as their
strategic archiving system and introduces
the solution to COMET users at the
CeBIT trade fair. ■
13
INDEX no.15

REPORT
BESSERER SERVICE UND
VERKÜRZTE BEARBEITUNGSZEITEN
Ulrich Wiethoff (links),
Gerhard Aigner (rechts) -
beide Henrichsen & Partner;
Leonard Brandmayer (mitte) -
Raiffeisenbank
DIE RAIFFEISENBANK
SALZACHTAL-WAGINGER SEE
STEHT IM BLICKPUNKT DER
BAYERISCHEN GENOSSEN-
SCHAFTSBANKEN
Als eine der ersten Raiffeisen- und
Volksbanken in Bayern hat sich die Raiffeisenbank
Salzachtal-Waginger See eG in
Fridolfing für den Einsatz einer elektronischen
Archivierung entschieden. Mit Hilfe
einer elektronischen Kundenakte sollen
bisher langwierige Prozesse beschleunigt,
die Papierflut im Zaum gehalten und ein
verbesserter Kundenservice geschaffen
werden. Als weiteren Grund für die Implementierung
der elektronischen Archivierung
gibt der Vorstand der Bank die zentrale
Zugriffsmöglichkeit auf alle Dokumente,
auch für die verschiedenen Zweigstellen,
an.
In Bayern zählt die seit über 100 Jahren bestehende
Raiffeisenbank Salzachtal-Waginger
See mit der Zentrale in Fridolfing und
insgesamt 13 Geschäftsstellen zu einer der
ersten Banken, die sich für den Einsatz einer
Archivierungslösung entschieden haben.
Sie steht daher mit ihrem Pilotprojekt
im Blickpunkt der anderen Genossenschaftsbanken,
die das Ergebnis des Projektes
abwarten wollen, um die dort implementierte
Lösung gegebenenfalls zu übernehmen.
VIELE KUNDEN, VIEL PAPIER
Die Raiffeisenbank in Fridolfing verfügte
1996 über eine Bilanzsumme von 426
Millionen DM und betreut zur Zeit etwa
17.000 Kunden. Der umfangreiche Kundenstamm
sorgt für jede Menge Papierdokumente,
die täglich neu eingehen, durch
verschiedene Abteilungen bearbeitet werden
und schließlich den Berg der Ablage
vergrößern. Im Kreditwesen beläuft sich
das Belegaufkommen auf täglich etwa 120
Dokumente. Im Bereich der Kontoführung
kalkuliert die Raiffeisenbank etwa 80 Dokumente
pro Tag. Dazu zählen beispielsweise
Kontoeröffnungsunterlagen oder
Vollmachten. Zusätzlich gibt es bankinterne
Dokumente wie etwa Rundschreiben.
Anfallende Dokumente wurden bisher in
klassischer Weise auf Papier archiviert.
Doch der Platz für die immer zahlreicheren
Aktenordner ist beschränkt.
DAS RECHENZENTRUM
STELLT BEDINGUNGEN
Die Einführung neuer Softwarekomponenten
bei den Volks- und Raiffeisenbanken
ist an bestimmte Bedingungen geknüpft,
die von den Rechenzentren vorgegeben
sind. Es ist daher nicht ganz einfach,
ein Produkt zu finden, das auf der einen
Seite diese Bedingungen erfüllt und gleichzeitig
den Bedürfnissen und Anforderungen
entspricht.
DIE ELEKTRONISCHE
KREDITAKTE ALS GRUNDIDEE
Die Grundidee, die zu dem Projekt
führte, war die Einführung einer elektronischen
Kreditakte. Der Platz zum Archivieren
von Papieren und Dokumenten wurde
immer weniger, und die Kreditakten waren
die Vorgänge, die am meisten Papier mit
sich brachten. Deshalb wollte man
zunächst hier die elektronische Archivierung
einführen.
Eine weitere Überlegung, die für die Einführung
eines solchen Systems sprach, war
die Ablösung der dezentralen Aktenhaltung
durch eine zentrale Archivierung.
Schattenakten mußten in den Zweigstellen
vorgehalten werden. Unter Schattenakte
versteht man in der Bankensprache eine
Kopie der Originalakte, die für die Kundenauskunft
benötigt wird und immer den
aktuellsten Stand wiedergeben muß.
Der Entscheidung für die Einführung der
elektronischen Archivierung in der Kreditabteilung
folgten einige grundsätzliche
Überlegungen. So war zu klären, wie die
vorhandenen Kreditsachbearbeitungsprogramme
mit dem elektronischen Archiv zu
integrieren waren. Des weiteren mußte die
Menge der täglich anfallenden Dokumente
wie auch der noch zu archivierende Altbestand
ermittelt werden. Als das Konzept
der elektronischen Kreditakte schließlich
fertig war, stand man vor der Erkenntnis,
daß eine elektronische Archivierung in nur
einer Abteilung einer ganzheitlichen Lösung
abträglich war. „Was macht es für einen
Sinn, wenn wir nur im Kreditbereich
eine elektronische Archivierung implementieren?
Die große Menge an Papier, die beispielsweise
durch die Geschäftsvorgänge
rund um ein Konto aufkommt, würde sich
ebenso dafür eignen“, argumentierte
Brandmayer. Die Idee der Einführung einer
umfassenden elektronischen Kundenakte
war geboren.
UMSETZUNG DER ANFORDERUN-
GEN MIT HILFE VON EASY-ARCHIV
Um allen Anforderungen gerecht zu
werden, haben sich Henrichsen & Partner
gemeinsam mit der Raiffeisenbank
Salzachtal-Waginger See entschlossen, eine
integrierte Lösung zu implementieren, die
sowohl die elektronische Archivierung als
INDEX no.15
14

REPORT
auch sämtliche Komponenten der Organisationsstruktur
beinhaltet. Grundlage dieser
Komplettlösung bildet die elektronische
Archivierungssoftware EASY-
ARCHIV, von der auch die Bezeichnung
der von Henrichsen & Partner entwickelten
Komplettlösung speziell für Banken
EASY-ARCHIV-BANK abgeleitet ist.
EASY-ARCHIV wurde als Grundlage für
das Komplettsystem ausgewählt, weil die
Recherche mit diesem Produkt sehr schnell
ist und alle Dokumente revisionssicher abgelegt
werden.
AUS DIESER LÖSUNG
RESULTIERENDE VORTEILE SIND:
■ Platzersparnis
■ Schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf
Dokumente, auch für die Zweigstellen
■ Reduzierung von Bearbeitungszeiten
■ Aktuelle und komplette Informationsqualität
■ Wegfall von Doppelerfassungen
■ Wegfall von Schattenakten
VON DER KREDITAKTE ZUR KUN-
DENAKTE
Der Aufstellung der Rahmenbedingungen
folgte nach der Verwerfung der “Kreditakte”
nun die Konzeption der “Kundenakte”.
In diese wurde alles integriert, was
die Bankmitarbeiter für die tägliche Betreuung
ihrer Kunden an Dokumenten
benötigen.
Ohne den Einsatz von EASY-ARCHIV-
BANK sieht ein Kundenkontakt beispielsweise
so aus: Ein Kontoinhaber, der dem
Mitarbeiter nicht persönlich bekannt ist,
kommt an den Bankschalter, um Geld abzuheben.
Er muß hierfür nun seinen Ausweis
vorlegen, mit dem der Mitarbeiter zu
einem Schrank (Kontentrog) geht, in dem
alle relevanten Unterlagen hinterlegt sind,
und die Abhebeberechtigung des Kunden
anhand der Kontoführungsunterlagen
prüft, um dann schließlich das Geld auszuzahlen.
Mit EASY-ARCHIV-BANK kann
der Mitarbeiter direkt am Schalter die Dokumente
aufrufen und sofort über die Verfügungsberechtigung
entscheiden.
DIE TÄGLICHE ARBEIT
MIT EASY-ARCHIV
Die tägliche Arbeit mit EASY-AR-
CHIV BANK geht nun wie folgt von statten:
Eingehende Dokumente werden eingescannt.
Der Sachbearbeiter initiiert einen
entsprechenden Vorgang, der definiert,
welchen Weg dieses Dokument innerhalb
der Bank gehen soll. Das elektronische Dokument
wandert dann in den elektronischen
Posteingangskorb des passenden
Sachbearbeiters, der über eine Nachricht
am Bildschirm informiert wird. Nach der
Bearbeitung kennzeichnet er die Dokumente
als bearbeitet. Möglich ist es aber
auch, sich den Vorgang auf Wiedervorlage
zu legen oder es weiterzuleiten. Dann werden
die Dokumente verschlagwortet. Dabei
ordnet der Sachbearbeiter dem Dokument
eine Kontonummer zu. Zur weiteren
Optimierung des Systemes ist die zeitaufwendige
Verschlagwortung durch ein Barcode-Verfahren
zu ersetzen.
Schließlich wandern die Dokumente dann
ins Archiv.
WIRKUNG VON EASY-ARCHIV-
BANK AUF KUNDEN UND
MITARBEITER
„Wir waren positiv überrascht, wie die
Kunden auf unsere neue Systeme reagiert
haben. Wir haben eher erwartet, daß unsere
Kunden diese Neuerungen zurückhaltend
aufnehmen“, beschreibt Leonhard Brandmayer
das Verhalten seiner Kunden.
Anders sieht Brandmayer die Reaktion seiner
Mitarbeiter: „Es kann bei einigen Mitarbeitern
die Befürchtung auftreten, daß sie
mit der Einführung des neuen Systems
überflüssig werden.“ Dies ist aber nicht geplant.
Vielmehr sollen die ersparten Zeiteinheiten
zur Kundenberatung und - betreuung
genutzt werden. Die Akzeptanzprobleme
bei einigen Mitarbeitern, den PC
nicht länger nur als Hilfsmittel, sondern als
Hauptarbeitsmedium anzusehen, hofft
man durch intensive Schulungen reduzieren
zu können. Mittels Präsentationen
werden den Mitarbeitern die Vorteile der
elektronischen Archivierung dargelegt und
ein positives Verhältnis zum veränderten
Umfeld geschaffen.
Brandmayer faßt das Zwischenergebnis
wie folgt zusammen: „Mit der Einführung
der elektronischen Kundenakte bieten wir
einen besseren Service und verkürzen
gleichzeitig die Bearbeitungszeiten. Mittelfristig
zielen wir auf eine Erhöhung unseres
Kundenpotentials ab. Dank des Engagements
von Henrichsen & Partner und des
gemeinsam entwickelten Systems EASY-
ARCHIV-BANK werden viele Geschäftsprozesse
vereinfacht und transparenter.
Von dem bei uns entwickelten System können
auch unsere Kollegen aus anderen Banken
profitieren.“
Bis Ende 1997 haben sich bereits vier
weitere Raiffeisenbanken für die
EASY-ARCHIV-Lösung entschieden. ■
15
INDEX no.15

REPORT
VOLLTEXTRECHERCHE – EIN MUSS
FÜR EINE EFFEKTIVE REVISION
Mit EASY-ARCHIV hat VAG Raffay,
eines der führenden VW/AUDI-
Häuser Deutschlands, sämtliche
Informationen im Griff
Die Vielfalt der täglich eingehenden,
schriftlichen Informationen von derzeit etwa
175.000 Kunden, 200.000 Fahrzeugen
und 150.000 Ersatzteilen löste beim
VW/AUDI Autohaus Raffay in Hamburg
die dringende Initiative aus, eine neue IT-
Struktur mit einem flexiblen Archivsystem
zu schaffen. Der Zeitaufwand der Informationsgewinnung
wurde ständig größer und
somit für das Unternehmen zu teuer. Ein
Projektteam aus Mitarbeitern der Bereiche
Organisation, EDV, Revision und den betroffenen
Mitarbeitern wurde gebildet. Das
Team hatte die Aufgabe, auf Basis einer
Entscheidungsmatrix mit Unternehmensvorgaben
binnen weniger Monate eine geeignete
Softwarelösung in den Geschäftsablauf
zu integrieren.
WER IST RAFFAY?
Die Raffay GmbH + Co. wurde 1904
gegründet und beschäftigt heute in 19 Filialen
im Stadtgebiet Hamburg ca. 800 Mitarbeiter.
Das Unternehmen ist eines der
führenden VW und AUDI Autohandelshäuser
in Deutschland. Im Jahre 1997 wurden
rund 23.000 Fahrzeuge verkauft, davon
etwa 11.000 Neuwagen. Damit erzielte
man im Jahre 1997 ca. 660 Mio. DM Umsatz.
Die Planung für 1998 sieht den Verkauf
von rund 27.000 Fahrzeugen und 745
Mio. DM Jahresumsatz vor.
,
DIE VORHANDENE
DV LANDSCHAFT
Die gesamte DV Landschaft des Unternehmens
wurde bis 1996 von einer Norsk
Data Host Anlage geprägt. Diese war aber
nicht mehr in der Lage, die immer größer
werdende Flut der Informationen rechtzeitig
und komfortabel allen Beteiligten zur
Verfügung zu stellen. Darüber hinaus war
mit der kostenintensiven Mikroverfilmung
eine komfortable Recherche nicht möglich.
Deshalb begann Raffay 1996 damit, eine
neue IT- Architektur für das gesamte Unternehmen
aufzubauen. Hauptziele waren
u.a. weg von der Individualsoftware hin
zur Standardlösung, der schnelle Zugriff
eines jeden berechtigten Mitarbeiters auf
alle Daten sowie Ablösung der Mikroverfilmung.
Insbesondere im Rahmen der Revision
sollte das System so leistungsfähig
sein, daß ständig wechselnde Fragestellungen
innerhalb kürzester Zeit zu beantworten
wären. Beispielsweise war man bislang
nicht in der Lage, einfach per Knopfdruck
der Geschäftsleitung die Frage zu beantworten,
wieviele Autobatterien in den letzten
10 Tagen verkauft wurden. Zum DV-
Investment sagt Josef Schmidt, Geschäftsführer
von Raffay: „Wir wollten eine gewisse
Unabhängigkeit von Herstellern. Seitens
VW Wolfsburg konnte uns keine geeignete
Software angeboten werden, insbesondere
das Gebrauchtwagengeschäft wird
von den standardisierten Werkslösungen
nicht unterstützt. Gerade der Geschäftszweig
hat aber kaum saisonale Einflüsse
und kompensiert vieles. Für unsere Zukunft
ist dieser Bereich wichtig.“
DER WEG ZUM ZIEL
VW bietet seinen Partnern als Standard
ein reines Archivsystem mit Feldindexierung
an, zugeschnitten auf die Belange eines
Einzelhändlers. Raffay allerdings ist ein
Großbetrieb mit 19 externen Betriebsstätten
– hier werden ganz andere Anforderungen
an ein digitales Archiv gestellt. Wichtig
war dem Hause Raffay aber auch die problemlose
Einbindung des digitalen Archivsystems
parallel zur bisherigen herkömmlichen
Arbeitsweise. Dazu Wilfried Harder,
Projektleiter bei Raffay: „Keinesfalls wollten
wir einen Bruch in den Arbeitsabläufen,
das können wir uns nicht leisten, weil
dann unsere Kunden unmittelbar darunter
leiden würden.“ Hinzu kam der Wunsch
der Zentralrevision, mittels Stichwortsuche
Originalbelege wiederzufinden sowie die
Forderung, mit möglichst wenig Anpassungsaufwand
ein Standardsystem kostengünstig
zu installieren.
Hierzu wurde das Systemhaus GOS in
Hamburg ausgewählt, das schon vorher bei
zahlreichen Installationen im KFZ-Umfeld
und bei umfangreichen Archivierungsprojekten
seine Kompetenz bewiesen hatte.
JÄHRLICH EINE MILLION BELEGE
– REVISIONSSICHER ARCHIVIERT
Von der Bildung des Projektteams bis
zur Entscheidung dauerte es nur wenige
Monate. Im Dezember 1996 wurde der
Auftrag an GOS erteilt, zunächst die
Hauptverwaltung mit EASY-ARCHIV
auszustatten, denn mit dem Produkt sind
innerhalb kürzester Zeit Controlling- und
Revisionsdaten zu ermitteln, die bisher einen
enormen Zeitaufwand benötigten.
Zwischenzeitlich wurden die Papierbelege
zunächst aufbewahrt, die bisherige Mikroverfilmung
hingegen sofort eingestellt. Anfängliche
Schwierigkeiten durch unterschiedliche
Druckerdateien - mit EASY-
ARCHIV werden die Druckspooldateien
direkt und vollautomatisch archiviert -
wurden durch Anpassungen der Steuersequenzen
beseitigt, und schon nach wenigen
Wochen konnte auf die zusätzliche Papieraufbewahrung
verzichtet werden.
Im zweiten Schritt wurden bis November
1997 als Testumgebung zunächst einige Arbeitsplätze
in der Filiale Hamburg-Harburg
installiert, um die Datenkommunikation
auf Herz und Nieren zu testen. Nach
kleineren Feinabstimmungen der Software
wurden Schritt für Schritt alle weiteren Betriebsstätten
mit ihren Arbeitsplätzen angeschlossen.
Seit Ende 1997 sind alle
Außenstellen von Raffay mit EASY-AR-
CHIV ausgestattet und arbeiten mit dem
digitalen Archiv.
Bei durchschnittlich 60 Kunden pro Tag
und Filiale kommen täglich etwa 2.500 Seiten
Ausgangsrechnungen, Kundendienstund
Teiledienstberichte, Arbeitskarten und
Eingangsrechungen als zu archivierende
Belege zusammen. Wilfried Harder, Projektleiter
bei Raffay: „Wir rechnen mit etwa
1 Mio. Belege im Jahr - Tendenz steigend.“
INDEX no.15
16

(von links) Wilfried Harder - Projektleiter,
Kong-Gie Tan - Leiter der Revision, zusammen mit
dem Leiter der Raffay-Niederlassung Hamburg-Harburg
VOLLTEXTRECHERCHE –
EIN MUß FÜR EINE EFFEKTIVE REVISION
Durch direkte und zeitnahe Schulung vor Ort konnten die
Betroffenen unmittelbar erleben, wie mit EASY-ARCHIV ein
geeignetes Werkzeug zur erheblichen Beschleunigung ihrer Arbeitsprozesse
eingesetzt wurde. Die Mitarbeiter der Filialen haben
jetzt bequemen Zugriff auf Daten aller Betriebsstätten und
können so beispielsweise die Historie eines Autos schnell beurteilen.
Besonders begeistert von EASY-ARCHIV ist der Leiter der Revision,
Khong-Gie Tan: „Aus meiner Sicht ist die Volltextrecherche
für eine effektive Revision ein Muß. Wir reagieren nicht
mehr, wir können jetzt agieren, indem wir Trends und Entwicklungen
in unserem Hause wesentlich frühzeitiger erkennen und
entsprechend handeln. Bereits bei der Eingabe von Daten erkennen
wir jetzt Abweichungen vom Standard, weil wir alle Eingabeprotokolle
archivieren.“ Und quasi nebenbei kann er jetzt per
Knopfdruck Fragen der Geschäftsleitung hinsichtlich Verkaufszahlen
von Batterien o.ä. ohne Mehraufwand beantworten.
NETT UND GRÜNDLICH – DAS ERFOLGSMOTTO
„Nett und gründlich“ – so lautet das Motto von Raffay in
Hamburg. Ebenso konsequent hat das Unternehmen auch intern
seine IT Landschaft renoviert und damit die rund 800 Arbeitsplätze
sicherer gemacht. Die Mitarbeiter danken es dem Hause
Raffay durch langjährige Treue und Konzentration auf den Kundenservice.
Dazu Geschäftsführer Josef Schmidt: „25% mehr
Bestellungen für Neuwagen allein im letzten Quartal 1997 gegenüber
dem gleichen Vorjahreszeitraum zeigen, daß unsere
Mitarbeiter dank guter und moderner DV- Programme jetzt
noch mehr Arbeitszeit in die Kundenberatung investieren. Somit
amortisiert sich unsere Investition sicher schnell.“
Chefcontroller Khong-Gie Tan und Projektleiter Wilfried Harder
können sich noch viele Anwendungsbereiche für ein elektronisches
Archiv im Hause Raffay vorstellen. So sollen demnächst
das Vertragswesen sowie die Inventur- und Arbeitsanweisungen
aktualisiert und archiviert werden. Auch die Bereiche Immobilienverwaltung
und Personalwesen bieten vielfältige Möglichkeiten
für einen sinnvollen Einsatz von EASY-ARCHIV. ■
,

SOFTWARE
Aus Anlaß des Kooperationsvertrags zwischen
dem Beratungsunternehmen PLAUT
und der EASY GmbH sprach INDEX mit
Ralf Klinkhammer, dem Leiter der SAP-
Gruppe in der EASY-Systemberatung:
SAP UND EASY-ARCHIV
IM AUFWIND
Das SAP-Team bei der EASY GmbH:
(von links nach rechts) Dr. Thorsten Engers,
Ralf Klinkhammer, Martin Seipelt, Martin Niesen,
Arndt Schlüter (fehlt auf dem Bild)
INDEX: Herr Klinkhammer, das renommierte
EDV-Beratungsunternehmen
PLAUT hat sich für eine strategische Kooperation
mit EASY entschieden und empfiehlt
ihren SAP-Kunden jetzt EASY Link
for SAP R/3 als SAP-Archivierungslösung.
Was hat nach Ihrer Ansicht PLAUT zu
dieser Entscheidung bewogen?
RALF KLINKHAMMER: Ich denke, daß
sich die Profis von PLAUT den Markt
sehr genau angeschaut haben. Sie haben erkannt,
daß EASY seit längerer Zeit eine
hohe Kompetenz in der SAP-Archivierung
aufgebaut hat. EASY kann ein kostengünstiges,
leistungsstarkes und bewährtes
Produkt anbieten, das einfach zu
administrieren ist. Vor allem der geringe
Aufwand bei der Installation dürfte eine
wesentliche Rolle für die Entscheidung
von PLAUT gespielt haben.
INDEX: Sei wann beschäftigt sich EASY
mit dem Thema SAP-Archivierung?
RALF KLINKHAMMER: Inzwischen
seit 2 1/2 Jahren. Nach vielen Anfragen
unserer Kunden haben wir uns im Herbst
1995 entschlossen, eine Schnittstelle für die
Archivierung von SAP-Daten im EASY-
ARCHIV System zu entwickeln. Zur
CeBIT 1996 konnten wir bereits einen
Prototypen vorstellen, der auf sehr viel
Interesse gestoßen ist. Am 1. August 1996
wurde die Schnittstelle dann von der Firma
SAP für das damals aktuelle R/3 Release
3.0 zertifiziert. Seit dieser Zeit haben sich
bereits mehr als 60 Kunden für EASY Link
for SAP R/3 entschieden.
INDEX: Was bedeutet die Zertifizierung
durch SAP für die Kunden?
RALF KLINKHAMMER: SAP hat den
Standard "Archive Link" definiert, mit
dem die Archivprodukte anderer Hersteller
an SAP R/3 angebunden werden können.
Mit der Zertifizierung bestätigt SAP,
daß ein Archivsystem die Vorgaben von
"Archive Link" erfüllt. EASY Link for
SAP R/3 ist von Anfang an mit der Stufe
"all options" zertifizert worden. Dies ist
die höchste von drei Zertifizierungsstufen
und bedeutet, daß das EASY-Produkt
sämtliche Möglichkeiten von "Archive
Link" voll ausschöpft. Im August 1996
war EASY übrigens weltweit erst das dritte
Produkt, das die "all options"-Zertifizierung
erhalten hat. Selbstverständlich
bleiben wir mit dem Produkt immer aktuell.
Ende Februar werden wir uns erneut
der recht aufwendigen Zertifizierungsprozedur
bei SAP unterziehen, um die Bestätigung
für das neue R/3-Release 3.1 zu erhalten.
Die Zertifizierung für das neue Release
4.0 soll im Herbst erfolgen.
INDEX: Wenn SAP mit "Archive Link"
den Standard setzt, ist es dann nicht für
den Kunden ganz egal, welches Archivsystem
er einsetzt?
RALF KLINKHAMMER: Das kann man
so sicherlich nicht sagen. Richtig ist, daß
der Endbenutzer im Normalfall nur seine
SAP-Umgebung sieht und nicht das dahinterliegende
Archivprodukt. Für den Betreiber
des Archivs unterscheiden sich die
verschiedenen Systeme jedoch erheblich
durch die Beschaffungskosten und den
Aufwand für Installation und Betrieb. Gerade
hier hat das EASY-Produkt deutliche
Vorteile gegenüber dem Mitbewerb.
Außerdem bietet EASY als Erweiterung
den "Level 2" der Archivlösung an. Damit
können die Benutzer direkt mit EASY-
ARCHIV auf SAP-Belege zugreifen, sogar
ohne die SAP-Software. So können mit der
komfortablen Volltextsuche auch alte Belege
gefunden werden, die in SAP bereits
reorganisiert wurden und damit nicht
mehr direkt in SAP zugreifbar sind. Diese
Funktionen von "Level 2" gehen über den
SAP-Standard "Archive Link" weit hinaus
und sind ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal
der EASY-Lösung.
INDEX: Welche Rolle spielt das Thema
SAP insgesamt für EASY?
RALF KLINKHAMMER: Eine sehr
wichtige. Wir haben die Schnittstelle bewußt
im eigenen Hause entwickelt und
pflegen sie hier auch ständig weiter. Technisch
ist EASY Link for SAP eng mit dem
EASY-ARCHIV System integriert, so daß
alle Verbesserungen bei EASY-ARCHIV
automatisch auch unseren SAP-Kunden
zugute kommen.
INDEX: Welche Aufgaben übernimmt dabei
die SAP-Gruppe in der EASY-Systemberatung?
RALF KLINKHAMMER: Wir haben
festgestellt, daß in der ganzen SAP-Welt
das Thema "Archivierung" kaum bekannt
ist. Selbst gestandene SAP-Berater haben
in der Regel keine Kenntnisse über die
Konfigurierung der "Archive Link"-
Schnittstelle. Wir haben deshalb bei EASY
konsequent entsprechendes Knowhow
und Beratungskapazität aufgebaut. Zur
Zeit sind fünf Systemberater fast ausschließlich
mit dem Thema SAP befaßt.
Sie wickeln zum einen SAP-Projekte ab,
andererseits beraten und unterstützen sie
unsere Distributoren und Vertriebspartner
im Presalesbereich und bei der Projektrealisierung.
In diesem Zusammenhang
bietet EASY auch Seminare zum Thema
"Archive Link" an, die auf reges Interessen
bei Kunden und Vertriebspartnern stoßen.
INDEX: Wie wird es bei EASY mit der
SAP-Schnittstelle weitergehen?
RALF KLINKHAMMER: Die bisherige
Entwicklung hat unser SAP-Konzept voll
und ganz bestätigt. Wir werden auch in
Zukunft stets ein aktuelles Produkt aus eigener
Entwicklung zusammen mit kompetenter
Beratung und Schulung anbieten.
Unsere mit über 60 Installationen führende
Stellung im Markt der SAP-Archivierung
wird durch die große Nachfrage auch aus
dem europäischen Ausland sowie den USA
bestätigt. Dank unseres internationalen
Partnernetzes können wir rund 100 weitere
SAP/EASY-ARCHIV-Anbindungen in
den nächsten 12 Monaten realisieren. ■
INDEX no.15 18

CEBIT’98
MESSE-HIGHLIGHTS
SOFTWARE
EASY-DMS
EASY ergänzt seine Produktreihe um
ein eigenes Dokumenten Management
System
Die EASY GmbH stellt auf der CeBIT
1998 erstmalig die Alphaversion eines
eigenen Dokumenten Management Systems
vor. EASY-DMS ist als Ergänzung
zum Archivsystem konzeptioniert,
kann jedoch ebensogut als eigenständiges
Werkzeug unabhängig vom
Archiv eingesetzt werden. EASY-DMS
unterstützt das anwenderorientierte Arbeiten
mit Dokumenten im Netz und
schließt damit die Lücke zwischen dem
Archiv und Workflow.
EASY-ARCHIV 3.0
Erstmals zu sehen auf der CeBIT 98 ist
der Prototyp der neuen EASY-ARCHIV
Version 3.0. Mit dem neuen Mappenkonzept,
einer noch ergonomischeren Benutzeroberfläche
und einem völlig neuen
Look and Feel zeigt EASY-ARCHIV seine
nächste Generation der elektronischen
Archivierung. Zusammen mit EASY-DMS
bildet es ein Dokumenten-Management-
Archiv, das sich homogen in die MS-Office
97 Welt integriert und diese ergänzt. Weitere
Highlights sind die Scanfernbedienung,
die Erfassungsmappe, der erweiterte View-
Service und vieles mehr.
MEHR ARCHIV-KOMFORT DURCH
PAKETSTRATEGIE
Speziell für Freiberufler sowie Klein- und
Mittelunternehmen bietet die EASY
GmbH jetzt neue Softwarepakete für
die elektronische Archivierung an. Mit
den Software-Paketen BASIC, OFFICE,
OFFICEplus, MEGA und GIGA werden
dem Anwender fünf individuell aufeinander
abgestimmte Archivlösungen zu
nutzungsgerecht gestaffelten Preisen angeboten.
CSE/WORKFLOW 5.0 - SCHNITT-
STELLE FÜR EASY-ARCHIV
Mit der neuen Schnittstelle für
CSE/WorkFlow 5.0 zeigt EASY seine
wesentlich verbesserte Integration von
EASY-ARCHIV in das erfolgreiche
Workflowsystem aus Österreich.
ZERTIFIZIERT FÜR SAP R/3 3.1
Mit der neuen Zertifizierung für die
Version 3.1 (bisher 3.0) von SAP R/3
zeigt EASY seine SAP-Schnittstelle für
den Level 1 und 2. ■
BESUCHEN SIE UNS AUF DER
CeBIT98
HANNOVER
19. – 25. MÄRZ 1998
HALLE 1/Gang 8g/Stand 1
EINE RUNDE SACHE EASY-OEM-PARTNER AUF DER CEBIT´98
Mehr als 60 internationale Softwarehäuser haben für ihre Programme bereits eine Schnittstelle zu EASY-ARCHIV geschaffen, um
ihre Produkte um eine integrierte elektronische Archivierung zu ergänzen. Erstmals werden auf der CeBIT ´98 über 10 OEM-
Partner auf dem EASY-Messestand ihre Schnittstellen-Integration vorführen. Dabei handelt es sich um unterschiedlichste Branchensoftware
und Standardlösungen, z. B. aus den Bereichen der Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft. Durch das Zusammenspiel
dieser Software-Pakete mit EASY-ARCHIV wird gewährleistet, daß alle Dokumente kontrolliert, automatisiert und revisionssicher abgelegt
und mittels der integrierten Volltextrecherche von EASY-ARCHIV sekundenschnell wiedergefunden werden können. Eine runde
Sache, wie wir meinen. Überzeugen Sie sich selber auf der CeBIT an unserem Stand in Halle 1.
präsentiert durch:
Sievert, Eutien
präsentiert durch:
WMD, Ahrensburg
präsentiert durch:
CSE, Salzburg u. IVL, Leverkusen
präsentiert durch:
Wnet, Gräfelfing
präsentiert durch:
Wnet, Gräfelfing
präsentiert durch:
realware, München
präsentiert durch:
Schleupen, Ettlingen
präsentiert durch:
ISB, Hamburg
präsentiert durch:
bitfactory, Norderstedt
präsentiert durch:
PLAUT, Ismaning
präsentiert durch:
Soft-Research, München
präsentiert durch:
GEO, Stephanskirchen
präsentiert durch:
BOG, Osnabrück
19 INDEX no.15

SOFTWARE
DIE PAKET-LÖSUNG:
BUNDLES FÜR JEDEN BEDARF
S
peziell für Freiberufler sowie Kleinund
Mittelunternehmen bietet die
EASY GmbH jetzt neue Softwarepakete
für die elektronische Archivierung an.
Für unter 4.000 DM (zzgl. MWSt.) ist mit
EASY-BASIC schon eine professionelle
Archivierung von Dokumenten jeglicher
Art möglich. Die Pakete EASY-OFFICE
und EASY-OFFICEplus bieten weitere
Funktionen, wie z.B. COLD-Archivierung,
Stapelscannen, Bildnachbearbeitung, OCR
und Barcode. EASY-MEGA und EASY-
GIGA schließlich erlauben zusätzlich die
automatische Indexierung gescannter Dokumente
sowie den Einsatz von Jukeboxen
für CD-, MO- und WORM-Datenträger.
Die Pakete sind einfach zu installieren und
erlauben beliebige Upgrades bis hin zur
Vollversion von EASY-ARCHIV. Gleichzeitig
mit der Vorstellung der neuen Pakete
wurde der Preis für die SOHO-Version
EASY-ARCHIV 2000 auf 398 DM (incl.
MWSt.) gesenkt.
TESTVERSION
Die neue Version 2.20 von EASY-
ARCHIV 2000 ist ab sofort auch als
kostenlose 30-Tage-Testversion erhältlich.
Diese Testversion hat den gleichen
Funktionsumfang wie die Vollversion
von EASY-ARCHIV 2000, kann allerdings
maximal 30 Tage
benutzt werden. Kauft
der Test-Anwender
UPDATE-COUPON
Die EASY GmbH mit Firmensitz in
Mülheim an der Ruhr ist bekannt als Hersteller
der verbreiteten Standard-Software
EASY-ARCHIV, die bereits bei 2500 Kunden
europaweit im Einsatz ist. EASY- AR-
CHIV ist eine modulare Komplettlösung
für alle Aufgaben der elektronischen Archivierung.
Zusätzlich zu den schon genannten
Funktionen bietet EASY-ARCHIV beliebig
skalierbare Archive, eine Workflow-
Komponente und eine Schnittstelle zu SAP
R/3 sowie auch ein eigenes RDBMS-basiertes
DMS-System an.
anschließend die Vollversion, kann er
diese einfach über die Testversion installieren
und mit den angelegten Archiven
weiterarbeiten.
Die Schnupper-CD ist auf der CeBIT
(19. - 25.3.) am EASY-Stand erhältlich
oder kann direkt bei EASY bestellt
werden.
Die neuen Pakete sind Bundles aus verschiedenen
EASY-ARCHIV-Modulen, die
speziell für den Einsatz in kleinen bis mittleren
Unternehmen zusammengestellt wurden.
Die einzige Einschränkung gegenüber
der Vollversion besteht in der maximalen
Größe eines einzelnen Archivs. BASIC,
OFFICE und OFFICEplus erlauben maximal
50.000 Dokumente pro Archiv, MEGA
dagegen bis zu 100.000. GIGA enthält hingegen
keine Mengenbegrenzung mehr, hat
aber dafür einen etwas geringeren Softwarefunktionsumfang.
Dies ermöglicht einen
sehr attraktiven Preis; je nach Paket
kann der Kunde erhebliche Einsparungen
gegenüber dem Listenpreis der Standardversion
einsparen.
Die Limitierung der Archivgröße stellt
in der Praxis für kleine bis mittlere Unternehmen
keine merkbare Einschränkung dar,
zumal ein Anwender beliebig viele Archive
anlegen kann. Sollten die Ansprüche wachsen,
so ist jederzeit ein Upgrade zum nächsthöheren
Paket oder aber auch zur unbeschränkten
Vollversion von EASY-ARCHIV
zu günstigen Konditionen möglich. Die archivierten
Datenbestände können dabei unverändert
weiterverwendet werden.
Durch die Verwendung der EASY-Standardsoftware
mit einer komfortablen Installationsroutine
sind Einrichtung und Einführung
eines elektronischen Archivsystems
in wenigen Tagen möglich. Die Kunden
können dabei die Dienste von über 200 qualifizierten
EASY-Vertragshändlern in Anspruch
nehmen. Diese Händler sind auch
bei der Auswahl des passenden Pakets behilflich.
■
DAS UPDATE-ANGEBOT FÜR EASY-ARCHIV 2000
Machen Sie Gebrauch von den neuen Features der Version 2.20, wie z.B.: archivübergreifende Suche, freie Gestaltung
der Trefferliste, CI-Notizen, u.v.m. . Weitere Informationen zu den neuen Features der Version 2.20 finden Sie in
einem Artikel in der INDEX Ausgabe 13 (Seite 16/17 bzw. im Internet in der Rubrik INDEX-ONLINE).
Ich möchte ein Update auf die neue Version 2.20a für DM 99,- inkl. MwSt. bestellen.
Name: .........................................................................................................................................................................
Firma: .........................................................................................................................................................................
Registier-Nummer: ...................................................................................................................................................
(Falls keine Registrier-Nummer vorhanden ist, schicken Sie bitte ihre EASY-ARCHIV 2000 CD ein.)
COUPON SENDEN AN:
EASY Elektronische Archivsysteme GmbH, Eppinghofer Str. 50, 45468 Mülheim/Ruhr
Fax: +49 (0) 208-45016-90
INDEX no.15 20

AKTUELL
INFO-/BESTELLCOUPON
Firma:
Herr/Frau:
Straße:
PLZ/Ort:
■ BESTELLUNG EASY-ARCHIVE 2000
■ Hiermit bestelle ich EASY-ARCHIV 2000 zum Preis von 398,- DM inkl. MwSt.
■ Hiermit bestelle ich eine kostenlose Testversion EASY-ARCHIV 2000 + Porto
Bei Bestellung von EASY-ARCHIV: ■ Nachnahme ■ Kreditkarte:
Karten-Nr.:
Datum:
■ EUROCARD ■ American Express ■ VISA ■ Diners
Gültig bis:
Unterschrift:
■ INFO-ANFORDERUNG
DER EASY-INFO-COUPON FAX: +49 (0)2 08/45 01 6-90
Wenn Sie Interesse an EASY-ARCHIV, dem Magazin INDEX oder an unserem
Schulungsprogramm haben, faxen Sie uns den Coupon einfach an die angegebene
Faxnummer oder senden Sie ihn einfach an:
EASY Elektronische Archivsysteme GmbH
Eppinghofer Str. 50, 45468 Mülheim a.d. Ruhr
■ Ich habe Interesse an EASY-ARCHIV 2000
■ Ich habe Interesse an EASY-ARCHIV
■ Ich habe Interesse an DMS
■ Bitte senden Sie das Magazin an obige Adresse
■ Bitte senden Sie das Schulungsprogramm an obige Adresse
TERMINE
19.-25.3.98
CEBIT, HANNOVER
9.-11.6.98
IMC, LONDON
8.-10.9.98 DMS, ESSEN
19.-23.10.98
SYSTEMS, MÜNCHEN
IMPRESSUM
HERAUSGEBER:
EASY Elektronische
Archivssysteme GmbH
Eppinghofer Straße 50,
45468 Mülheim/Ruhr
Tel: +49-208-450160
Fax: +49-208-45016-90
E-Mail: index-online@easy.de
REDAKTION:
Andreas Nowottka (Produktmanager)
Redaktionsleitung,
Michael Schneider,
Wolfgang Heinrich,
Ulrike Feldhaus,
Jörg Schmale,
Christoph Müller,
Kai Porankiwitz,
Jürgen Kurschinski,
Presseagentur: Good News
ANZEIGENVERKAUF:
Ina Kaldewey
Tel. +49-511-523102
Fax +49-511-523152
LAYOUT:
KD+W, Hannover
DRUCK:
Schmidt, Gelsenkirchen
AUFLAGE:
20.000
INDEX no.15 22

TERMINÜBERSICHT
EASY-ARCHIV-SEMINARE 1998
AKTUELL
SEMINARBEZEICHNUNG
DAUER
SEM.NR.
APR.’98
MAI’98
JUNI’98
JULI’98
VERTRIEBSSEMINAR
1 Tag
DI0500
14.04. B
22.06. B
27.07.
UPDATE SEMIN. F. VERTRIEBSBEAUFTRAGTE
1 Tag
DI0506
GRUNDLAGEN U. SYSTEMADMINISTRATION
3 Tage
DI0535
15.04. B
18.05.
23.06. B
28.07.
PHB WORKSHOP
2 Tage
DI0527
20.04.
25.05.
29.06.
COLD
1 Tag
DI0120
22.04.
27.05.
01.07.
KEY GRUNDLAGEN
1 Tag
DI0515
23.04.
28.05.
02.07.
SUPPORT WORKSHOP
1 Tag
DI0540
24.04.
29.05.
03.07.
SYSTEMTECHNIKER SEMINAR
3 Tage
DI0110
21.04.
26.05.
30.06.
MODULE FÜR FORTGESCHRITTENE
2 Tage
DI0562
21.04.
30.06.
KEY FÜR FORTGESCHRITTENE
1 Tag
DI0516
24.04.
03.07.
EASY-LINK FOR WEB/NT
1 Tag
DI0507
03.04.
17.07.
EASY-LINK FOR WEB/LINUX
1 Tag
DI0508
20.04.
UPTODATE WORKSHOP
2 Tage
DI0580
06.04.
27.04.
02.06.
22.06.
06.07.
23.07.
TECHNIK NEWS WORKSHOP
1 Tag
DI0585
29.04.
08.07.
RELEASE WORKSHOP
2 Tage
DI0590
GRUNDWISSEN FÜR ANWENDER
1 Tag
DI0100
14.04.
13.05. B
08.06.
08.07. B
SYSTEMADMINISTRATION F. ANWENDER
2 Tage
DI0105
15.04.
14.05. B
09.06.
09.07. B
FORTGESCHR. SYSTEMADMINISTRATION
1 Tag
DI0107
08.05.
26.06. B
RELEASE WORKSHOP F. ENDBENUTZER
1 Tag
DI0591
27.04.
02.06.
RELEASE WORKSHOP F. ENDBENUTZER
1 Tag
DI0592
28.04.
03.06.
SAP R/3 GRUNDLAGEN FÜR DIE
EASY-ARCHIV INTEGRATION
1 Tag
DI0126
04.05.
EASY-ARCHIV GRUNDLAGEN FÜR
DIE SAP R/3 INTEGRATION
1 Tag
DI0125
04.04.
SAP R/3 ARCHIVELINK WORKSHOP
3 Tage
DI0130
05.05.
EASY-WORKFLOW GRUNDKURS
5 Tage
DI0502
11.05.
EASY-WORKFLOW GRUNDKURS
3 Tage
DI0504
18.05.
WINDOWS NT
3 Tage
DI0509
14.07.
BASICS AND ADMINISTRATIONS
3 Tage
DI0511
22.06.
COLD (ENGLISCH)
1 Tag
DI0512
25.06.
KEY BASICS
1 Tag
DI0513
26.06.
HINWEISE: Die Terminangaben beziehen sich immer auf den ersten Tag der Seminarveranstaltung.
Die Termine, die mit einem “B” gekennzeichnet sind, finden in unserer Geschäftsstelle in Berlin statt.

BESUCHEN SIE UNS AUF DER
CeBIT98
HANNOVER
19. – 25. MÄRZ 1998
HALLE 1/Gang 8g/Stand 1
EINE
RUNDE
SACHE
EASY-OEM-PARTNER AUF DER CeBIT ´98
Mehr als 60 internationale Softwarehäuser haben für ihre Programme bereits eine Schnittstelle zu EASY-
ARCHIV geschaffen, um ihre Produkte um eine integrierte elektronische Archivierung zu ergänzen.
Erstmals werden auf der CeBIT ´98 über 10 OEM-Partner auf dem EASY-Messestand ihre Schnittstellen-
Integration vorführen. Dabei handelt es sich um unterschiedlichste Branchensoftware und Standardlösungen, z. B.
aus den Bereichen der Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft. Durch das Zusammenspiel dieser Software-Pakete
mit EASY-ARCHIV wird gewährleistet, daß alle Dokumente kontrolliert, automatisiert und revisionssicher abgelegt
und mittels der integrierten Volltextrecherche von EASY-ARCHIV sekundenschnell wiedergefunden werden
können. Eine runde Sache, wie wir meinen. Überzeugen Sie sich selber auf der CeBIT an unserem Stand in Halle 1.
EASY ARCHIV
DAS DOKUMENTEN-MANAGEMENT-ARCHIV
EASY Elektronische Archivsysteme GmbH . Eppinghofer Str. 50 . 45468 Mülheim/Ruhr . Tel. +49(0)208/45016-0 . Fax +49(0)208/45016-90
E-Mail: information@easy.de . Internet: http://www.easy.de