Leiter des inneren Dienstes

AmtsleiterIn als
„LeiterIn des inneren Dienstes“
Aufgaben, Möglichkeiten und damit zusammenhängenden
rechtlichen Fragen in Bezug auf diese verantwortungsvolle Führungsaufgabe
Prof. (FH) MMag. Dr. Franziska Cecon
„Gemeinden müssen geführt werden“, 11. Salzburger Landestag 2012 der FLGÖ, Bischofshofen, 28. Juni 2012

Überblick
Besorgung der Geschäfte der Gemeinden
Was ist der „innere Dienst“?
Welche Aufgaben / Funktionen /
Verantwortlichkeiten sind damit verbunden?
Ausblick: Welche Anforderungen ergeben sich
an die Führungskraft?
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Besorgung der Geschäfte der
Gemeinde (Sbg GdO § 46)
(1) Die Geschäfte der Gemeinde werden durch das
Gemeindeamt besorgt. Städten - “Stadtamt”
bürokratischer Hilfsapparat
Ihm obliegt die dienstliche und aktenmäßige Abwicklung
der Gemeindeverwaltung
Geschäftsbesorgungsmonopol des Gemeindeamtes
(2) Das Gemeindeamt einschließlich der
Bediensteten der Gemeinde untersteht dem
Bürgermeister.
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Leiter des inneren Dienstes
(Sbg GdO § 46 Abs 3)
(3) Leiter des inneren Dienstes ist der Amtsleiter.
Dieser wird von der Gemeindevertretung bestellt und, allenfalls
unter Kündigung des privatrechtlichen Dienstverhältnisses,
abberufen.
In Gemeinden mit über 5.000 Einwohnern soll der Amtsleiter ein
Hochschulstudium, vorzugsweise der Rechtswissenschaften oder
der Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, oder einen einschlägigen
Fachhochschul-Studiengang abgeschlossen haben.
Als solcher ist er auch Dienstvorgesetzter aller
Gemeindebediensteten und weisungsberechtigt.
Er untersteht der unmittelbaren Aufsicht des Bürgermeisters.
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Leiter des inneren Dienstes
(Sbg GdO § 46 Abs 4)
(4) Wird der Amtsleiter zum Bürgermeister gewählt,
ruht während dieser Zeit seine Funktion als Amtsleiter.
Für die Zeit des Ruhens ist ein Vertreter aus dem Stand der
übrigen Gemeindebediensteten zu bestellen.
Der Amtsleiter hat, wenn seine Freistellung wegen der Größe der
Gemeinde nicht in Betracht kommt, andere Aufgaben zu besorgen.
In seiner dienstrechtlichen Stellung tritt hiedurch keine Änderung
ein.
In Fällen, in denen die personelle Ausstattung der Gemeinde die
Bestellung eines Vertreters nicht zuläßt, kann die Landesregierung
die weitere Ausübung der Funktion des Amtsleiters durch den
Bürgermeister genehmigen.
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Leiter des inneren Dienstes
Sachlichkeitsgebot
Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und der
Zweckmäßigkeit ( verfahrenökonomische Vorschriften des
AVG)
Zweckentsprechende angemessene Beschäftigung der
Bediensteten
Handeln ist nicht im Einzelnen durch Gesetze vorbestimmt und
nicht der nachprüfenden Kontrolle durch VfGh und VwGh
zugänglich
Interne dienst- und organisationsrechtliche Anordnungen sind
ohne Außenwirkung
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Was ist der innere Dienst?
Innerer Dienst: Administration und Geschäftsbesorgung
Kompetenz des AL
Technische Seite des Amtsbetriebs (personelle Mittel,
Sachmittel, Geschäftsgang)
Oberste Koordinierung der fachlichen Leitung im Gemeindeamt
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Was ist der innere Dienst?
Gesamtheit aller der Geschäftsbesorgung dienenden
Tätigkeiten der bürokratischen Organisation einer
Kommunalverwaltung,
insb. der Vorbereitung, Ausarbeitung und Umsetzung hoheitlicher
Maßnahmen, und
des gemeindlichen Verbandwillens in die Effektivität (Außenwirkung)
Dienstrechtlich dem Bürgermeister unterstellt und an dessen
Weisungen gebunden, aber: Befugnis zum selbständigen
Handeln im Rahmen des inneren Dienstes – sonst wäre es
verfassungsrechtlich bedenklich, diese Aufgaben zu erfüllen
Politisches Leitungsorgan bleibt letztverantwortlicher Träger
der Verwaltung
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Exkurs: was gehört nicht zum
„inneren Dienst“
Äußerer Dienst: Repräsentation und Verwaltungsführung
Sitzungen/Besprechungen in folgenden Bereichen:
Seniorenwohnhausbereich, Weg-, Bach- oder
Wassergenossenschaftssitzungen
Regionalverbandssitzungen, Leitbildgruppensitzungen
Gesundheitssprengel, verschiedene Vereine
Tourismusverband
Mitorganisation, Mithilfe bei Gemeindeveranstaltungen mit
teilweiser Veranstaltungsüberwachung wie z.B.:
Dorffeste
Dorferneuerungsveranstaltungen
Gewerbeausstellungen usw.
Durchführung von
Zukunftsprojekten, Kulturkatalogerstellung, Erstellung der
Gemeindechronik
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Exkurs: was gehört nicht zum
„inneren Dienst“
Äußerer Dienst: Repräsentation und Verwaltungsführung
Grundbesitzverhandlungen bezüglich Loipen, Radwege usw.
Grundkauf- und Verkaufsverhandlungen, Pachtungen –
Verpachtungen
Schneeräumung – Ansprechpartner für Schneeräumfahrzeuge und
Bürger auch an Wochenenden
Funktionen in Vereinen (Schriftführer, Kassier usw.) die großteils
von der Gemeinde initiiert wurden bzw. von der Gemeinde geführt
werden
Erstellung des Jahresvoranschlages, der Jahresrechnung
usw.
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Aufgaben der Leitung des
inneren Dienstes
Organisation der personellen Mittel
Organisation der Sachmittel
Vorsorge für einheitlichen und geregelten
Geschäftsverkehr
Gesetzmäßigkeit
Interne Kontrolle
Sonstige Angelegenheiten des Dienstbetriebes
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Organisation der
personellen Mittel
Verfügung über die dienstliche Verwendung von
Bediensteten (vgl. auch Erk. VfGH Slg. 5296/1966;)
soweit nicht bestimmte Verfügungen ausdrücklich durch Gesetz einem anderen
Organ der Gemeinde zugewiesen sind
Verfügungen betreffend das „Grundverhältnis eines Bediensteten“
(Begründung, Änderung und Aufhebung eines Dienstverhältnisses) sind nicht
dem „Inneren Dienst“ zuzuordnen.
erstmalige Verwendungszuweisung
Verwendungsänderung
vorläufige Dienstzuteilung
Dienstzuteilungen zu Ausbildungszwecken
Vorsorge für Urlaubsvertretungen
Beendigung der vorläufigen Ausübung einer höheren Verwendung
zur Vertretung eines an der Dienstausübung Verhinderten
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Organisation der
personellen Mittel
Innerdienstliche Maßnahmen im engeren Sinn
Dienstaufsicht
Dienstbeschreibungen
Verfügungen im Vorfeld der Disziplinargewalt
Maßnahmen im Rahmen der Amtsinspektion ...
Dauer des Dienstes
Aufteilung der Dienstzeit unter Berücksichtigung der dienstlichen
Erfordernisse, aber auch der berechtigten Interessen der
Bediensteten durch einen Dienstplan möglichst gleich bleibend
aufzuteilen, z. B. Anordnung einer gleitenden Dienstzeit
Anordnung von Überstunden, Journaldiensten, Rufbereitschaften
u. ä. für einen zweckentsprechenden Dienstbetrieb
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Organisation der
personellen Mittel
Innerdienstliche Maßnahmen im engeren Sinn
Dienstbefreiungen
unter Bedachtnahme auf die Erfordernisse des Dienstbetriebes
Urlaub, Sonderurlaub, Karenzurlaub gegen Entfall der Bezüge,
Erholungsurlaub
Dienstausbildung und Fortbildung
für die dienstliche Ausbildung und für die berufsbegleitende
Fortbildung sowie für die Schulung von Führungskräften zu sorgen
Bedienstetenschutz
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Organisation der
personellen Mittel
Innerer Dienst liegt nicht mehr vor, wenn eine Maßnahme der
Diensthoheit mittels Bescheid auf Grund etwa des GBG zu
erfolgen hat.
So ist zB die Betrauung einer Person mit der Leitung einer Dienststelle
eine Maßnahme des inneren Dienstes.
Die Bestellung des Finanzverwalters durch den Gemeinderat ist aber
kein innerdienstlicher Akt.
Der Verwaltungsgerichtshof hat die Angelegenheiten der
Dienstbeurteilung (Bericht über die dienstlichen Leistungen)
dem inneren Dienst zugeordnet. Dies gilt auch für den Bericht des
Vorgesetzten (AL) im Leistungsfeststellungsverfahren und für die
Leistungsbeurteilung des Vertragsbediensteten.
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Organisation der
Sachmittel
Dienstgebäude
Organisation und Verfügung über die Dienstgebäude und
Diensträume (einschließlich der Wahrnehmung des Hausrechtes)
sowie über Liegenschaften für Zwecke des Dienstes
Dienstkraftwagen
Amtssachbedarf des Gemeindeamtes
EDV-Organisation (Hardware) inkl. der Erlassung von
Betriebsordnungen u. ä.
Amtsbibliothek (Gesetzessammlung) für Zwecke des
Gemeindeamtes im erforderlichen Ausmaß
die Vorsorge für die Sicherheit im Amt und des Bedienstetenschutz,
soweit es Sachmittel dazu braucht
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Organisation der
Sachmittel
Im Bereich der Organisation der Sachmittel bedingen sich die
Zuständigkeiten des Bürgermeisters als Vorstand des
Gemeindeamtes bzw. des Leiters des inneren Dienstes
einerseits, aber auch des Gemeindevorstandes bzw. der
Gemeindevertretung wechselseitig bedingen:
finanzielle Vorsorge im Voranschlag durch die
Gemeindevertretung ist zu treffen
Im Bereich der laufenden Verwaltung ist hinsichtlich von
Anschaffungen von Sachmitteln die Zustimmung des
Bürgermeisters erforderlich.
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Die Organisation des einheitlich
geregelten Geschäftsganges
Für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, ist die Vorsorge
für den „geregelten Geschäftsgang“ durch die Verpflichtung
zur Erlassung von:
Kanzleiordnung
Aktenordnung
Skartierungsordnungen
Fernsprechordnung
Regelungen über die Datensicherung
Betriebsordnung ...
Zu treffen und für eine zweckentsprechende, angemessene
Beschäftigung der Bediensteten zu sorgen
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Die Organisation des einheitlich
geregelten Geschäftsganges
die Vorsorge für den „einheitlichen Geschäftsgang“ ist
mit einer Koordinierungsverpflichtung verbunden
hinsichtlich aller vom Gemeindeamt besorgten Aufgaben.
fachübergreifende Angelegenheiten
von verschiedenen Einheiten (etwa Abteilungen)
Diese Koordinierungsverpflichtung steht zwangsläufig in
einem Spannungsverhältnis zu den Sachentscheidungsbefugnissen
in der Gemeindeverwaltung (Bürgermeister,
Gemeindevorstand, Gemeindevertretung je nach gesetzlich verankerter
Zuständigkeit). Alles, was mit der Anwendung der für die
Verwaltung vorgesehenen Prozessualnormen zu tun hat,
obliegt dem Leiter des inneren Dienstes.
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Die Organisation des einheitlich
geregelten Geschäftsganges
Die Aufgabe, für einen einheitlichen und geregelten
Geschäftsgang zu sorgen, schließt ein, dass der Leiter des
inneren Dienstes
zum einen die volle Organisationsgewalt für den gesamten
Dienstbetrieb des ihm unterstellten bürokratischen Apparates
haben muss
diese Organisationsgewalt bezieht sich des Weiteren auf die
gesamte Entscheidungsvorbereitung und
schließt ein darauf bezogenes Weisungs- und
Aufsichtsrecht des Leiters des inneren Dienstes gegenüber
den anderen Bediensteten ein.
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Gesetzmäßigkeit im
Geschäftsgang
Dem Amtsleiter obliegt die allgemeine Steuerung der
Gesetzmäßigkeit in der Gemeindeverwaltung:
Diese Aufgabe umfasst auch die Sorge für die formale Seite
des Verwaltungsgeschehens, kurz das Verwaltungsverfahren
mit allen damit zusammenhängenden Fragen
Darunter fallen alle Maßnahmen zur Vorbereitung von Akten
der entscheidungsbefugten (Kollegial-)Organe, aber auch die
Ausführung der gefassten Beschlüsse und gegebenen
Anordnungen
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Interne Kontrolle
Der Amtsleiter hat sich durch geeignete und zumutbare
Kontrollmaßnahmen von der ordnungsgemäßen
Wahrnehmung der Aufgaben der Gemeindeverwaltung zu
überzeugen.
Nach der Judikatur der Höchstgerichte müssen die
Kontrollmaßnahmen unter den vorhersehbaren
Verhältnissen geeignet und regelmäßig sein.
Die Prüfungen sollen laufend, unvermutet und
gegenwartsnah erfolgen.
Im Allgemeinen wird es geeignet und auch nicht anders
möglich sein, wenn bestimmte ausgewählte Fälle lückenlos
geprüft und ansonsten systematische Stichprobenprüfungen
vorgenommen und nachvollziehbar dokumentiert werden.
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Organisation von sonstigen
Angelegenheiten
Buchhaltung
Kassendienst
Besoldungsdienst
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Verantwortlichkeiten des
Amtsleiters
der Leiter des inneren Dienstes hat die ihm obliegenden
Aufgaben – wie jeder andere Bedienstete auch – sorgfältig
zu erfüllen.
Delegiert er derartige Aufgaben an sonstige hiefür geeignete
Gemeindebedienstete, so hat er sich jedenfalls
durch geeignete und zumutbare Kontrollmaßnahmen und
durch entsprechende Anleitungen davon zu überzeugen,
dass diese Aufgaben auch tatsächlich ordnungsgemäß
wahrgenommen werden.
Disziplinäre, strafrechtliche, zivilrechtliche Verantwortlichkeit
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Verantwortlichkeiten des
Amtsleiters
Disziplinäre Verantwortlichkeiten
Wahrung der Gesetzmäßigkeit, Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit
und Sparsamkeit der Aufgabenerfüllung durch die Mitarbeiter
(Dienst- und Fachaufsicht)
Anleitung der Mitarbeiter (Erklärungen, Ratschläge...)
Erteilung von Weisungen
Abstellen von Fehlern und Misständen
Förderung des dienstlichen Fortkommens
Lenkung der Verwendung der Mitarbeiter
Koordinationspflicht (weder Lücken noch Überschneidungen)
Melde- und Anzeigepflicht (Verdacht gerichtlich strafbarer
Handlungen)
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Verantwortlichkeiten des
Amtsleiters
Zivilrechtliche Verantwortlichkeiten
Hoheitsverwaltung
Amtshaftung Haftung des Staates für Schäden an Dritte
Relevante Elemente: Eintritt eines Schadens, ein dafür usächliches
Verhalten eines Organs, Rechtswidrigkeit und Verschulden
Organhaftpflicht Haftung von Organwaltern des Staates für Schäden,
den sie als seine Organe ihm direkt zugefügt haben
Relevante Elemente: Vom Organ in Vollziehung der Gesetze durch ein
schuldhaftes und rechtswidriges Verhalten unmittelbar zugefügter
Schaden
Privatwirtschaftsverwaltung
Zivilrecht, soweit nicht natürliche Personen des öffentlichen Rechts als
Privatrechtssubjekte auftreten
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Verantwortlichkeiten des
Amtsleiters
Strafrechtliche Verantwortlichkeiten
Neben den allgemeinen strafrechtlichen Vorschriften gibt es
spezielle Bestimmungen, die den Beamten besonders verantwortlich
machen:
Missbrauch der Amtsgewalt;
fahrlässige Verletzung der Freiheit der Person/des Hausrechts;
verbotene Geschenkannahme;
Bestechung;
verbotene Intervention;
Verletzung des Amtsgeheimnisses;
falsche Beurkundung und Beglaubigung im Amt.
Bei einigen dieser Delikte kommen nur Beamte als Täter in Betracht:
Der Beamtenbegriff richtet sich nach § 74 StGB.
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Kritische Aspekte
Abhängigkeit des Leiters des inneren Dienstes von der
Gemeindevertretung, wenn finanzielle Auswirkungen verbunden
sind (Dienstposten begründen, finanzielle Vorsorge treffen)
auf die sich daraus ergebenden Probleme hinweisen!
Letztverantwortlichkeit der politischen Organe schließt
sich nicht aus
Leiter des inneren Dienstes hat die Auswirkungen von Weisungen
des Bürgermeister, die nachteiligen – und damit gesetzwidrigen –
Einfluss haben, nicht zu verantworten, wenn ein Bürgermeister
derartige Weisungen geben sollte.
In einem derartigen Fall auf die Gesetzwidrigkeit aufmerksam
machen und dies in den Akten festhalten.
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Ausblick: Was braucht es für
die Führungskraft?
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Ausblick: Was braucht es für
die Führungskraft?
Kommunikation – Kommunikation –
Kommunikation
Vorausschauendes Denken und Handeln
Managementfähigkeiten
Führungskraft sein – Führungsrolle wahrnehmen
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Herzlichen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!
Ich wünsche Ihnen viel Schwung & Erfolg!
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Angebote seitens der FH OÖ
Zielgruppenorientierte Kombination aus Theorie und Praxis
Umsetzbares Wissen, Ausprobieren im Studium, Lernen an Beispielen und
am Tun
Rechtliches, betriebswirtschaftliches Know-how, Sozial- und
Methodenkompetenzen
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Bachelorstudium „Management öffentlicher
Dienstleistungen“ (6 Semester, MI/FR/SA, 180 ECTS)
Masterstudium „Services of General Interest“
Schwerpunkt Public Management (4 Semester, FR/SA, 120 ECTS)
Public Management Impulse, 16. Oktober 2012:
Faktor Mensch: Potenziale identifizieren & Talente qualifizieren
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