Proaktives systemunterstütztes Lieferantenmanagement - Q_PERIOR

procure.ch – Beschaffungsmanagement 8/2013
Praxis & Forschung
Proaktives systemunterstütztes
Lieferantenmanagement
Professionelles Lieferantenmanagement ist vor dem Hintergrund
immer komplexer werdender Abläufe in der Supply
Chain ein Muss, um den Einkaufsalltag erfolgreich zu meistern.
Eine gute Lösung muss nicht automatisch mit hohem
Kostenaufwand verbunden sein. Auch Standardprodukte
bieten gute Möglichkeiten zu interessanten Preisen.
Patrick Sarbach
ist Manager im Bereich Supply
Chain Management bei
Q_PERIOR, Bern.
Der Autor ist vor allem in den
Bereichen Strategie-, Prozess-
und Organisationsberatung,
Implementierung
SAP, ERP, SRM und SLC tätig.
Aktuell begleitet er mehrere
nationale und internationale
Projekte im Einkauf
bei grossen und mittelständischen
Unternehmen.
Q_PERIOR AG
ist eine inhabergeführte internationale
Business- und
IT-Beratung und unterstützt
Grossunternehmen resp.
grosse Mittelständler mit
integrierter Fach- und IT-
Kompetenz.
www.q-perior.com
Die Lieferantenrisiken beeinträchtigen
den Fluss von Waren und
Dienstleistungen über verschiedene
Stufen hinweg: von der Versorgungssicherheit
der Waren über
die Sicherstellung der geforderten
Qualität, über Verzögerungen in
der Supply Chain durch fehlende
Kapazitäten oder Maschinenausfälle
bis hin zum Ausfall eines Zulieferers
durch Insolvenz oder durch
Naturkatastrophen wie z.B. bei
Fukushima. Es erstaunt nicht, dass
Schweizer Einkaufsverantwortliche
bei Marktbefragungen durch
Q_PERIOR die wachsende Bedeutung
eines professionellen Lieferantenmanagements
im Einkauf
bestätigen. Gleichzeitig bescheinigen
sie, dass in diesem Bereich
noch ein hoher Handlungsbedarf
besteht.
Ein umfassendes Lieferantenmanagement
ermöglicht die frühzeitige
Erkennung und Bewertung von Beschaffungsrisiken
über die gesamte
Supply Chain hinweg. Es ist wichtig,
dass mit geeigneten Methoden und
Instrumenten mögliche Lieferantenrisiken
frühzeitig identifiziert und
transparent gemacht werden. Je
früher ein solches Risiko erkannt
wird, desto geringer ist der finanzielle
Schaden. Wesentlich ist, dass
man die Lieferantenrisiken nicht nur
auf Basis von Kennzahlen wie z.B.
der Eigenkapitalquote oder Einstufungen
nach Dun & Bradstreet
ausrichtet, sondern mit weiterführenden
Indikatoren und schwachen
Signalen anreichert. Dadurch werden
die quantitativen Kennzahlen
mit qualitativen Informationen ergänzt.
Solche ganzheitliche Lieferantenbetrachtungen
erfordern einen
erhöhten Aufwand, versetzen
das Unternehmen aber in die Lage,
nicht mehr nur auf eintretende Störvorfälle
reagieren zu müssen, sondern
proaktiv handeln zu können
– idealerweise mit entsprechender
IT-Unterstützung.
Klar definiertes Konzept
Um entsprechende Instrumente
einsetzen zu können, muss vorgängig
das Lieferantenmanagement
konzeptionell klar definiert sein. So
muss unter anderem Klarheit in folgenden
Themen herrschen:
––
Über welche Prozesse und Medien
kann sich ein Lieferant beim
einkaufenden Unternehmen registrieren?
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––
Welche Kriterien muss ein Lieferant
erfüllen, damit er einen
Mehrwert liefert und tragbar ist?
––
Wie und über welche internen
Stellen (Einkauf und/oder Finanzen)
wird der Lieferant im
Unternehmen angelegt?
––
Wie, durch wen und über welche
Kriterien werden Lieferanten
klassifiziert?
––
Welches sind die strategischen
Aktivitäten pro Klassifizierung?
––
Wann, wie und durch wen werden
Lieferanten bewertet?
––
Welche Informationen werden
zur Bewertung zusätzlich hinzugezogen?
––
Welche Handlungsmassnahmen
erfolgen aufgrund der
Bewertung
(Lieferantenentwicklung
bis hin zur Lieferantenausphasung)?
Die Erfahrung bei einer Vielzahl
von Kunden zeigt, dass sich Unternehmen
bereits bei den ersten
Themenbereichen
schwertun.
Aktuell führen diverse Schweizer
Organisationen Initiativen durch,
um diese Standardisierung und
konzeptionelle Homogenisierung
im Lieferantenmanagement zu
erreichen und somit zu einer Minimierung
der Lieferantenrisiken
zu kommen. Dies führt zutage, wie
häufig
Lieferanteninformationen
noch in vielen unterschiedlichen
Datenbanken und Dokumenten
hinterlegt werden. Eine ganzheitliche
Lieferantentransparenz zu
Abbildung 1: Lieferantenklassifizierungsdaten mit SAP SLC
generieren und dadurch mögliche
Lieferantenrisiken zu identifizieren
bzw. die Lieferantenleistung über
einen längeren Zeitraum zu vergleichen,
ist faktisch unmöglich.
Um diese Transparenz dennoch
sicherstellen zu können und damit
chen Standard-Lieferantenmanagementapplikation
auf Basis von
SAP SLC. In diesen Fällen deckt
die Standardlösung alle Prozessschritte
ab – vom Lieferanten-
Onboarding-Prozess bis hin zur
Lieferantenentwicklung bzw. -ausphasung.
einen sogenannten 360-Grad-
Der wesentliche Vorteil
Blickwinkel von einem Lieferanten
zu gewinnen, werden oft kostenintensive
Individuallösungen in und
um die bestehende Systemlandschaft
entwickelt.
besteht darin, dass die Lieferantendaten
bereits bei der Registrierung
mit externen Datenquellen
ergänzt und abgeglichen werden
können. Erst wenn der Lieferant
die Qualifikationskriterien erfüllt
Geringere Kosten
dank Standardlösungen
Eine Alternative zu diesen kostenintensiven
und alle relevanten kritischen
Schwellenwerte erreicht werden,
wird er in den Lieferantenstamm
Eigenentwicklungen aufgenommen.
sind diverse Standardlösungen. Während des Lieferantenlebenszyklus
werden diese Daten fort-
Bei der Implementierung eines
solchen Systems ist es relevant,
dass der gesamte Lieferantenlebenszyklus
durch die Lösung abgedeckt
wird.
während aktualisiert und mit internen
Informationen aus dem ERP
wie z.B. Liefer- und Termintreue
sowie weiterführenden Risiko- und
Aktuell unterstützt Q_PERIOR Qualitätsinformationen ergänzt.
mehrere Grosskunden aus den Die Lösung ist somit eine zentrale
Branchen Logistik und Telekommunikation
bei der Konzeption
und Implementierung einer sol-
Informationsquelle für alle Einkäufer.
Mithilfe von standardisierten
Lieferantenbewertungen wird die
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Performance und Qualität des Lieferanten
über die gesamte Aktivitätsperiode
überwacht und eingestuft
(siehe Abbildung 1).
Die Daten werden durch das System
entsprechend überwacht.
Gibt es Veränderungen an den kritischen
Werten, werden durch das
System Alerts generiert, und der
Verantwortliche kann angebracht
darauf reagieren. Durch diese
Vorgehensweise können frühzeitig
potenzielle Risiken identifiziert
und mit den nötigen Massnahmen
eliminiert werden.
Der Vorteil eines Standard-Lieferantenmanagementsystems
liegt
auf der Hand:
Out-of-the-Box-Lösung
––
Hinterlegte Freigabe-Workflowmechanismen
––
Standardisierung und Überwachung
der Lieferantenmanagementprozesse
––
Möglichkeit der strukturierten
Attachmenthinterlegung und
Überwachung z.B. bei Zertifikaten
––
Zentrale Informationsquelle
für Lieferantendaten – sowohl
Firmen- und Kontaktdaten als
auch externe Datenbanken
––
Zentrale Fragebogenverwaltung
––
Standardisierte Lieferantenbewertungen
und entsprechende
grafische Auswertfunktionalitäten
––
Kostenreduktion durch erhöhte
Lieferantenperformance und
-effizienz
––
Reduktion der internen Prozesskosten
––
Optimale Informationsbasis für
eine vereinfachte Lieferantenauswahl
––
Zentrale Lieferanteninformationen
und klare Transparenz bei
Lieferantenentscheidungen und
somit
––
Sicherstellung und Einhaltung
der Beschaffungscompliance
Grundsätzlich sind folgende fünf
Erfolgsfaktoren für einen bewussten
und erfolgreichen Umgang mit
dem Lieferantenmanagement und
somit auch -risiko relevant:
1. Fokussierung des Ansatzes
auf wirklich relevante Zulieferer
resp. Warengruppen
2. Anwendung eines standardisierten,
strikten und proaktiven
Lieferantenrisikomanagementansatzes
als integraler Teil des
Lieferantenmanagements
3. Relevante Zulieferer sollten in
den
Lieferantenmanagement
ansatz integriert werden (z.B.
Selbstauskunft, Auskunft über
2 nd - und 3 rd -Tier-Lieferanten)
4. Einbindung des Topmanagements
in die Beauftragung und
das Reporting von Supply- und
damit auch Lieferantenrisiken
5. Einführung eines schlanken und
integrierten
Lieferantenmanagementsystems
durch die Nutzung
verfügbarer Informationen
aus weiterführenden internen
und externen Systemen wie
z.B. eines Qualitätsmanagementsystems.
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