Prozessrichtlinie Finanzen und Controlling - Kern AG
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IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
<strong>Prozessrichtlinie</strong><br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
Inhaltsverzeichnis<br />
1. Zweck 2<br />
2. Geltungsbereich 2<br />
3. Übergeordnete <strong>und</strong> mitgeltende Unterlagen/Systeme 2<br />
4. Kennzahlen 2<br />
5. Regelungen, Prozessablauf 3<br />
5.1 Debitoren Ablage 3<br />
5.2 Debitoren Zahlungen verbuchen 4<br />
5.3 Debitoren Mahnwesen 5<br />
5.4 Kreditoren <strong>und</strong> Zahlungsverkehr 9<br />
5.5 Beschaffung von Anlagegütern 12<br />
5.6 Operative Planung / Budgetierung 13<br />
5.7 Reporting 15<br />
5.8 <strong>Controlling</strong> 16<br />
5.8.1 Verantwortlichkeit der Fachstelle <strong>Controlling</strong> ............................ 16<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 1/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
1. Zweck<br />
Diese <strong>Prozessrichtlinie</strong> legt die Aufgaben, Zuständigkeiten <strong>und</strong> das Vorgehen für die Finanz<strong>und</strong><br />
<strong>Controlling</strong>abteilung fest. Sie bildet somit die Gr<strong>und</strong>lage für eine systematische <strong>und</strong><br />
zweckmässige Handhabung der Finanz- <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong>-Tätigkeiten.<br />
2. Geltungsbereich<br />
Der Geltungsbereich umfasst die Finanz- <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong>-Vorhaben der <strong>Kern</strong> <strong>AG</strong>.<br />
3. Übergeordnete <strong>und</strong> mitgeltende Unterlagen/Systeme<br />
‣ Rechnungen<br />
‣ Gutschriften<br />
‣ Bankbelege<br />
‣ Postbelege<br />
‣ Buchungsbelege<br />
‣ SAP-AA<br />
‣ SAP-CS<br />
‣ SAP-HR<br />
‣ SAP-MM<br />
‣ SAP-PP<br />
‣ SAP-SD<br />
‣ SAP-FI<br />
‣ SAP-CO<br />
‣ Diverse SAP Anleitungen im <strong>Controlling</strong><br />
‣ AA 2.2.01 Kontrolle Spesenabrechnungen<br />
‣ AA 2.2.02 Arbeitsplatznummerierung im SAP<br />
‣ M 2.2.01 Matrix Kostenstellenplan<br />
4. Kennzahlen<br />
‣ Bilanz/Erfolgsrechnung<br />
‣ Liquiditätsgrad II<br />
‣ Ebit-Marge<br />
‣ Goldene Bilanzregel<br />
‣ Lagerumschlag (im Total)<br />
‣ Zahlungsfristen<br />
- Debitoren<br />
- Kreditoren<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 2/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
5. Regelungen, Prozessablauf<br />
5.1 Debitoren Ablage<br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
Start<br />
1<br />
Eingang der<br />
Rechnungen,<br />
Gutschriften<br />
Rechnung<br />
Gutschrift<br />
1.<br />
Eingang Rechnungen / Gutschriften aus<br />
SAP-CS <strong>und</strong> SD online, sowie Kopien<br />
KD-CH<br />
AB<br />
2<br />
prüfen<br />
SAP<br />
2.<br />
Prüfen auf korrekte Angaben <strong>und</strong><br />
fortlaufende Nummerierung<br />
FRW<br />
ja<br />
E1<br />
nein<br />
E1<br />
Sind alle notwendigen Angaben sowie<br />
fortlaufende Nummer vorhanden?<br />
FRW<br />
3<br />
Rechnungen,<br />
Gutschriften<br />
ablegen<br />
3.<br />
Rechnungen / Gutschriften anhand<br />
Eingangsdatum <strong>und</strong> fortlaufender<br />
Nummer im Ordner ablegen<br />
FRW<br />
Ende<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 3/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
5.2 Debitoren Zahlungen verbuchen<br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
Start<br />
1<br />
Eingang Bank-,<br />
Postbelege =<br />
Gutschriftanzeigen<br />
Postbelege<br />
Bankbelege<br />
1.<br />
Eingang Bank-, Postbelege mit<br />
Posteingang<br />
FRW<br />
2<br />
Verbuchen in<br />
SAP<br />
SAP<br />
2.<br />
Verbuchen in SAP mit Transaktion F-28<br />
FRW<br />
3<br />
prüfen<br />
Rechnungen<br />
Gutschriften<br />
3.<br />
Prüfen ob sich der offene Betrag zu<br />
Rechnungen <strong>und</strong> Gutschriften zuordnen<br />
lässt<br />
FRW<br />
ja<br />
E1<br />
nein<br />
4<br />
Rückfrage beim<br />
K<strong>und</strong>en<br />
E1<br />
4.<br />
Lässt sich der Betrag Rechnungen<br />
+ Gutschriften zuordnen?<br />
Rückfrage beim K<strong>und</strong>en<br />
FRW<br />
FRW<br />
5<br />
Verbuchen <strong>und</strong><br />
abschliessen<br />
SAP<br />
5.<br />
Verbuchen <strong>und</strong> abschliessen mit<br />
Transaktion F-28<br />
FRW<br />
Ende<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 4/16
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Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
5.3 Debitoren Mahnwesen<br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
Start<br />
1<br />
Mahnung.<br />
1. Mahnlauf<br />
erstellen<br />
Mahnung<br />
SAP<br />
1.<br />
SAP prüft Fälligkeiten <strong>und</strong> erstellt die<br />
1. Mahnbriefe mit Transaktion F-150<br />
FRW<br />
2<br />
prüfen<br />
Rechnung<br />
Ersatzteilrechnung<br />
2.<br />
Prüfen, ob es sich bei den zu mahnenden<br />
Positionen um Ersatzteilrechnung oder<br />
Maschinen- / Modulrechnung handelt<br />
FRW<br />
nein<br />
E1<br />
ja<br />
E1<br />
Handelt es sich bei den zu mahnenden<br />
Positionen um Ersatzteilrechnungen?<br />
FRW<br />
Mahnung<br />
3<br />
Rücksprache<br />
mit<br />
Länderbetreuer<br />
4<br />
Mahnung<br />
versenden<br />
3. Rücksprache mit dem Länderbetreuer FRW<br />
4. 1. Mahnung für Ersatzteile versenden FRW<br />
nein<br />
E2<br />
ja<br />
E2<br />
Mahnung für Maschinen / Module<br />
versenden?<br />
FRW<br />
5<br />
Andere<br />
Massnahmen<br />
6<br />
Mahnung<br />
versenden<br />
5.<br />
Andere Massnahmen ergreifen<br />
6. Mahnung versenden<br />
FRW<br />
FRW<br />
1 1 1<br />
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Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 5/16
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Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
1<br />
7<br />
Mahnung.<br />
2. Mahnlauf<br />
erstellen<br />
SAP<br />
7.<br />
SAP prüft Fälligkeiten <strong>und</strong> erstellt die<br />
2. Mahnbriefe mit Transaktion F-150<br />
FRW<br />
8<br />
prüfen<br />
Rechnung<br />
Ersatzteilrechnung<br />
8.<br />
Prüfen, ob es sich bei den zu mahnenden<br />
Positionen um Ersatzteilrechnung oder<br />
Maschinen- / Modulrechnung handelt<br />
FRW<br />
nein<br />
E3<br />
ja<br />
E3<br />
Handelt es sich bei den zu mahnenden<br />
Positionen um Ersatzteilrechnungen?<br />
FRW<br />
9<br />
Rücksprache<br />
mit<br />
Länderbetreuer<br />
9.<br />
Rücksprache mit dem Länderbetreuer<br />
FRW<br />
10<br />
Mahnung<br />
versenden<br />
10. 2. Mahnung für Ersatzteile versenden<br />
FRW<br />
nein<br />
E4<br />
ja<br />
E2<br />
Mahnung für Maschinen / Module<br />
versenden?<br />
FRW<br />
11<br />
Andere<br />
Massnahmen<br />
11.<br />
Andere Massnahmen ergreifen<br />
FRW<br />
12<br />
Mahnung<br />
versenden<br />
12. Mahnung versenden FRW<br />
2 2 2<br />
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Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 6/16
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Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
2<br />
13<br />
Mahnung.<br />
3. Mahnlauf<br />
erstellen<br />
SAP<br />
13.<br />
SAP prüft Fälligkeiten <strong>und</strong> erstellt<br />
die 3. Mahnbriefe<br />
FRW<br />
14<br />
prüfen<br />
14. Prüfen, ob es sich bei den zu mahnenden FRW<br />
Positionen um Ersatzteilrechnung oder<br />
Maschinen- / Modulrechnung handelt<br />
nein<br />
E5<br />
ja<br />
E5<br />
Handelt es sich bei den zu mahnenden<br />
Positionen um Ersatzteilrechnungen oder<br />
Rechnungen für Maschinen / Module<br />
FRW<br />
15<br />
Rücksprache<br />
mit<br />
Länderbetreuer<br />
15.<br />
Rücksprache mit dem Länderbetreuer<br />
FRW<br />
16<br />
Mahnung<br />
versenden<br />
16.<br />
Mahnung für Ersatzteile FRW versenden<br />
FRW<br />
nein<br />
E6<br />
ja<br />
E6.<br />
Mahnung für Maschinen / Module<br />
versenden?<br />
17<br />
Andere<br />
Massnahmen<br />
17.<br />
Andere Massnahmen ergreifen<br />
FRW<br />
18<br />
Mahnung<br />
versenden<br />
18. Mahnung versenden<br />
FRW<br />
3 3 3<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 7/16
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Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
3<br />
19<br />
4. Mahnung<br />
intern<br />
19.<br />
4. Mahnung intern:<br />
Buchhaltung begründet <strong>und</strong> schlägt<br />
Lieferstopp vor. Zahlungsausstand dem<br />
Länderbereichsleiter melden, welcher die<br />
Vertretung kontaktiert.<br />
FRW<br />
20<br />
Lieferstopp<br />
veranlassen<br />
20.<br />
Lieferstopp in Absprache mit dem Länderbereichsleiter<br />
veranlassen<br />
FRW<br />
21<br />
Mahnlaufwiederholung<br />
21.<br />
Beim nächsten Mahnlauf erscheint<br />
dieselbe Mahnung <strong>und</strong> das solange, bis<br />
die Rechnung ausgeglichen ist<br />
FRW<br />
Ende<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 8/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
5.4 Kreditoren <strong>und</strong> Zahlungsverkehr<br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
Start<br />
1<br />
Eingang<br />
Rechnung oder<br />
Gutschrift<br />
Rechnung<br />
Gutschrift<br />
1<br />
Eingang Rechnung oder Gutschrift, mit<br />
Beleg von Lieferanten<br />
Lieferant<br />
2<br />
prüfen<br />
2<br />
Prüfen, ob Rechnung zu Bestellung<br />
oder sonstige Rechnung<br />
FRW<br />
ja<br />
E1<br />
nein<br />
1<br />
Rechnung<br />
Bestellung<br />
E1<br />
Gibt es im SAP eine Bestellung zu<br />
dieser Rechnung?<br />
FRW<br />
3<br />
Erfassen in SAP<br />
SAP<br />
3<br />
Erfassen mittels Transaktion MIRO<br />
FRW<br />
4<br />
prüfen<br />
SAP<br />
4<br />
SAP prüft Menge <strong>und</strong> Preis<br />
FRW<br />
ja<br />
E2<br />
nein<br />
5<br />
Rechnung an<br />
den EK<br />
Rechnung<br />
E2<br />
5<br />
Ist Menge <strong>und</strong> Preis korrekt?<br />
Wenn nein, Rechnung zur Nachprüfung<br />
an den Einkauf weiterleiten <strong>und</strong> mit<br />
Datum, Visum bestätigen lassen.<br />
FRW<br />
FRW<br />
EK<br />
6<br />
prüfen<br />
Rechnung<br />
6<br />
Rechnung prüfen auf Mehrwertsteuer<br />
(MWSt) Konformität<br />
FRW<br />
E3<br />
nein<br />
E3<br />
Ist die Rechnung MWSt-konform <strong>und</strong><br />
richtig gerechnet?<br />
FRW<br />
ja<br />
7<br />
Neue Rechnung<br />
verlangen<br />
Rechnung<br />
7<br />
Von Lieferanten neue Rechnung mit<br />
korrekten Angaben verlangen<br />
FRW<br />
8<br />
Verbuchen <strong>und</strong><br />
ablegen<br />
Zurück<br />
zu<br />
Pkt.1<br />
SAP<br />
8<br />
Rechnung verbuchen <strong>und</strong> ablegen nach<br />
Beleg Nr. SAP<br />
FRW<br />
2<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 9/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
1<br />
9<br />
Rechnung<br />
kontieren<br />
Rechnung<br />
9<br />
Rechnung kontieren mit Kostenstelle<br />
<strong>und</strong> Hauptbuchkonto.<br />
FRW<br />
10<br />
Rechnung<br />
senden<br />
Rechnung<br />
10<br />
Rechnung an den Kostenstellen-Leiter zum<br />
Visieren senden.<br />
FRW<br />
11<br />
prüfen<br />
Visumliste<br />
11<br />
Überprüfung der Visen Berechtigung<br />
mittels Visumliste.<br />
FRW<br />
E4<br />
nein<br />
Rechnung<br />
E4<br />
Sind alle notwendigen Visums korrekt <strong>und</strong><br />
vorhanden?<br />
FRW<br />
ja<br />
12<br />
Erfassen im<br />
SAP<br />
Rechnung<br />
SAP<br />
12<br />
Rechnung erfassen am SAP mittels<br />
Transaktion FB 60.<br />
FRW<br />
13<br />
prüfen<br />
Rechnung<br />
13<br />
Rechnung betreffend MWSt Konformität<br />
überprüfen.<br />
FRW<br />
E5<br />
nein<br />
Rechnung<br />
E5<br />
Ist die Rechnung Mehrwertsteuer konform<br />
<strong>und</strong> richtig gerechnet?<br />
FRW<br />
ja<br />
14<br />
Neue Rechnung<br />
verlangen<br />
14<br />
Wenn nein, vom Lieferanten neue<br />
Rechnung verlangen <strong>und</strong> zurück zu Pkt. 9<br />
FRW<br />
15<br />
Verbuchen <strong>und</strong><br />
Ablegen<br />
Zurück<br />
zu<br />
Pkt.9<br />
Rechnung<br />
SAP<br />
15<br />
Rechnung verbuchen <strong>und</strong> nach SAP<br />
Belegnummer kennzeichnen <strong>und</strong> ablegen.<br />
FRW<br />
2<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 10/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
2 Zahlungsverkehr<br />
16<br />
Zahllauf mit<br />
SAP erstellen<br />
SAP<br />
16<br />
Zahllauf wird im SAP mit Transaktion<br />
F110 wöchentlich erstellt<br />
FRW<br />
17<br />
prüfen<br />
17<br />
SAP prüft, ob die Position für die Zahlung<br />
fällig ist.<br />
FRW<br />
ja<br />
E6<br />
nein<br />
18<br />
nicht fällig,<br />
Position<br />
erscheint 1<br />
Woche später<br />
SAP<br />
E6<br />
Ist Position zur Zahlung fällig?<br />
18 Nicht fällig, Position erscheint 1 Woche<br />
später im Zahllauf, falls dann fällig<br />
FRW<br />
FRW<br />
19<br />
Zahllauf<br />
verbuchen<br />
SAP<br />
19<br />
Zahllauf wird im SAP mit Transaktion<br />
F110 verbucht.<br />
FRW<br />
20<br />
DTA-Liste<br />
Ausdrucken<br />
DTA<br />
Liste<br />
20<br />
DTA-Liste ausdrucken<br />
FRW<br />
21<br />
DTA Begleit-Beleg<br />
visieren lassen<br />
DTA<br />
Beleg<br />
21<br />
Datenträger-Austausch Begleit-Beleg durch<br />
dazu berechtigte GL-Mitglieder visieren<br />
lassen.<br />
FRW<br />
GL<br />
22<br />
Zahlung via DTA<br />
veranlassen<br />
DTA<br />
Beleg<br />
22<br />
Zahlung via DTA-Begleitbeleg bei der<br />
entsprechenden Bank oder Poststelle<br />
veranlassen.<br />
FRW<br />
23<br />
DTA-Liste <strong>und</strong><br />
visierter Beleg<br />
ablegen<br />
DTA<br />
Beleg<br />
23<br />
DTA-Liste <strong>und</strong> visierter Begleitbeleg<br />
ablegen.<br />
FRW<br />
Ende<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 11/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
5.5 Beschaffung von Anlagegütern<br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
Start<br />
1<br />
Beschaffungsantrag<br />
wird<br />
erstellt<br />
Beschaffungsantrag<br />
1<br />
Beschaffungsantrag für Investitionsgüter<br />
wird erstellt.<br />
Antragsteller<br />
Abt.L.<br />
2<br />
Beschaffungsantrag<br />
visieren<br />
lassen<br />
Beschaffungsantrag<br />
2<br />
Beschaffungsantrag von den zuständigen<br />
Verantwortlichen visieren lassen.<br />
Abt.L.<br />
3<br />
Antrag an FIBU<br />
weiterleiten<br />
Beschaffungsantrag<br />
3<br />
Beschaffungsantrag an die Finanz-<br />
Buchhaltung (FIBU) weiterleiten.<br />
Abt.L.<br />
4<br />
prüfen<br />
Beschaffungsantrag<br />
4<br />
Beschaffungsantrag für Investitionsgüter<br />
überprüfen.<br />
FRW<br />
ja<br />
E1<br />
nein<br />
Beschaffungsantrag<br />
E1<br />
Sind alle notwendigen Angaben vorhanden<br />
<strong>und</strong> von den Vorgesetzten visiert?<br />
FRW<br />
5<br />
Anlage in SAP<br />
eröffnen<br />
SAP<br />
5<br />
Anlage im SAP mit Transaktion AS01<br />
eröffnen, Anlage-Nr. auf Auftrag<br />
vermerken.<br />
FRW<br />
6<br />
Antrag kopieren<br />
Beschaffungsantrag<br />
6<br />
Beschaffungsantrag für Investitionsgüter<br />
kopieren. Original an EK weiterleiten.<br />
FRW<br />
7<br />
Antragskopie<br />
ablegen<br />
PRL<br />
5.1.02<br />
Beschaffung<br />
Beschaffungsantrag<br />
7<br />
Beschaffungsantrags Kopie ablegen.<br />
Weiter vorgehen wie in der PRL 5.1.02<br />
Beschaffung beschrieben.<br />
FRW<br />
FRW<br />
Ende<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 12/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
5.6 Operative Planung / Budgetierung<br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
Start<br />
1<br />
Planung<br />
Aktennotiz<br />
Mitgeltende<br />
Unterlagen<br />
1.<br />
Planung:<br />
- Zeitplan erstellen, mitgeltende<br />
Unterlagen bestimmen<br />
Mitgeltende Unterlagen:<br />
- Strategische Projekt<br />
- Entwicklungsprojekte<br />
- Marketingsprojekte<br />
- Investitionsbedarf<br />
- Personalbedarf<br />
- KST-Budget<br />
FRW<br />
2<br />
Verkaufsumsatz<br />
von<br />
Marketing<br />
anfordern<br />
Verkaufs-<br />
Umsatz<br />
2.<br />
Verkaufsumsatz bis Mitte September von<br />
der Marketingabteilung anfordern.<br />
FRW<br />
3<br />
Budgetunterlagen<br />
an KST-<br />
Leiter senden<br />
Mitgeltende<br />
Unterlagen<br />
3.<br />
Mitte September Budgetanweisung mit<br />
allen notwendigen Unterlagen an die<br />
Kostenstellen-Leiter abgeben (Unterlagen<br />
siehe Handbuch). Rückgabetermin nach<br />
4-6 Wochen<br />
FRW<br />
4<br />
prüfen<br />
Mitgeltende<br />
Unterlagen<br />
4.<br />
Nach 4-6 Wochen prüfen der eingehenden<br />
Unterlagen auf Vollständigkeit <strong>und</strong><br />
vereinbarten Rücksende-Termin.<br />
FRW<br />
5<br />
Mahnen<br />
nein<br />
E1<br />
ja<br />
Mitgeltende<br />
Unterlagen<br />
E1<br />
5.<br />
Sind von allen Kostenstellenleitern die<br />
Unterlagen vollständig retour?<br />
Ausstehende Unterlagen bei den<br />
Kostenstellenleitern mahnen.<br />
FRW<br />
FRW<br />
6<br />
Alle Angaben im<br />
SAP erfassen<br />
SAP<br />
6.<br />
Im SAP Kostenstellen-Kosten mit<br />
Transaktion KP06, sowie mit FS5N für<br />
Umsatz, Abschreibungen, Warenaufwand<br />
erfassen.<br />
FRW<br />
7<br />
prüfen<br />
SAP<br />
7<br />
Prüfen der Eingaben auf Korrektheit <strong>und</strong><br />
Vollständigkeit.<br />
FRW<br />
ja<br />
E2<br />
nein<br />
E2<br />
Sind alle notwendigen Angaben korrekt <strong>und</strong><br />
vollständig erfasst?<br />
FRW<br />
1<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 13/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
Ablauf ◄ Input / Output ► Tätigkeit Verantw.<br />
1<br />
8<br />
Auswertung<br />
erstellen<br />
Auswertung<br />
SAP<br />
8. Auswertung mit SAP, Excel vornehmen<br />
<strong>und</strong> an Leitung FRW weiterleiten<br />
FRW<br />
9<br />
prüfen<br />
9.<br />
Leitung FRW prüft das<br />
Budget.<br />
GL<br />
E3<br />
nein<br />
E3<br />
Materielle Plausibilität in Ordnung?<br />
ja<br />
10<br />
Neue Vorgaben<br />
10.<br />
Leitung FRW erteilt neue Vorgaben<br />
GL<br />
GL<br />
11<br />
Budget<br />
anpassen<br />
11.<br />
Budget wird angepasst,<br />
Zurück zu Pkt. 8<br />
FRW<br />
Zurück<br />
zu<br />
Pkt.8<br />
12<br />
prüfen<br />
12.<br />
VR prüft das Budget<br />
E4<br />
nein<br />
E4<br />
Entspricht das Budget den Vorgaben<br />
<strong>und</strong> Zielen des VR?<br />
VR<br />
ja<br />
13<br />
Neue Vorgaben<br />
VR<br />
13.<br />
VR erteilt neue Vorgaben<br />
FRW<br />
Unternehmensplanung<br />
VR<br />
14<br />
Rückmeldung an<br />
die Kostenstellenleiter<br />
14.<br />
Rückmeldung an die<br />
Kostenstellenleiter.<br />
FRW<br />
Ende<br />
Rev. 02 erst.: 05.05.03 FRW gepr.: 18.09.03 FRW freigeg.: 19.09.03 QM<br />
Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 14/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
5.7 Reporting<br />
Nachfolgende Grafik zeigt den Wertefluss zum <strong>und</strong> aus dem Hauptbuch<br />
Bank-, Post-,<br />
Kassenbelege, interne<br />
Umbuchungen,<br />
sonstige Belege<br />
Personalwirtschaft<br />
(SAP HR)<br />
Materialwirtschaft<br />
(SAP MM)<br />
K<strong>und</strong>endienst<br />
(SAP CS)<br />
Produktion (SAP PP)<br />
Anlagebuchhaltung<br />
(SAP AA)<br />
Hauptbuch<br />
SAP FI<br />
Vertrieb (SAP SD)<br />
Projektsystem<br />
(SAP PS)<br />
für Enwicklung<br />
Kostenrechnung<br />
(SAP CO)<br />
Ergebnisrechnung (SAP CO-PA) Bilanz / Erfolgsrechnung MIS<br />
MIS = Management Informations System<br />
Das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Die Abschlüsse erfolgen jedes Quartal.<br />
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Dok. Nr. PRL 2.2.01 S. 15/16
IMS-Handbuch<br />
Kapitel 2<br />
<strong>Finanzen</strong> <strong>und</strong> <strong>Controlling</strong><br />
5.8 <strong>Controlling</strong><br />
5.8.1 Verantwortlichkeit der Fachstelle <strong>Controlling</strong><br />
Der Verantwortungsbereich der Fachstelle <strong>Controlling</strong> umfasst:<br />
‣ Definieren der Kalkulationsschemen für das Ermitteln der Herstellkosten<br />
‣ Berechnen <strong>und</strong> Überwachen der Kostensätze (Kostenstellensätze <strong>und</strong> Zuschlagssätze)<br />
‣ Sicherstellen der betriebswirtschaftlichen Prozesse bezüglich der Kosten- <strong>und</strong> Werteflüsse<br />
im SAP<br />
‣ Monatsverarbeitung im SAP gem. Dokument „Monatsabschluss CO <strong>Kern</strong> <strong>AG</strong>“ (u.a. Abrechnung<br />
der verschiedenen Auftragsarten)<br />
‣ Eröffnen von Kostenstellen im SAP <strong>und</strong> Führen des Verzeichnisses (Matrix Kostenstellenplan<br />
M2.2.01).<br />
‣ Eröffnen von CO-Innenaufträgen im SAP (Gemeinkosten-Aufträge)<br />
‣ Erstellen von Statistiken <strong>und</strong> Auswertungen im Zusammenhang mit dem Reporting für das<br />
Management (z.B. Auftragseingang, Auftragsbestand usw.)<br />
‣ Überwachung der Plankalkulationen in den Materialstämmen (-> ermitteln der Standardkosten,<br />
siehe u.a. Anleitung für das Erstellen der Plankalkulation im SAP „Kalkulation einzelner<br />
Materialien ausführen“)<br />
‣ Unterstützung <strong>und</strong> Beratung der zuständigen Disponenten (Verantwortliche für die Materialstämme)<br />
bei der Kalkulation.<br />
‣ Periodische Durchführung der Plankalkulation auf den Materialstämmen als Massenverarbeitung<br />
‣ Überwachung der Nachkalkulationen von Aufträgen<br />
‣ Überwachen der Projektkosten (Entwicklungsaufträge usw.)<br />
Die Überwachung der Kosten <strong>und</strong> Ergebnisse auf den Aufträgen <strong>und</strong> Kostenstelle ist gr<strong>und</strong>sätzlich<br />
Aufgabe der jeweils bestimmten Verantwortlichen. Die Fachstelle <strong>Controlling</strong> bietet<br />
dazu nur die nötige Unterstützung<br />
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