Anleitung für Lieferanten

GTC 

Handbuch 

Langzeit-Lieferantenerklärungsportal 

für Lieferanten 

Handbuch Release Version 2.3 Seite 1 von 23

Inhalt 

Inhalt _____________________________________________________________________ 2 

1 Technische Voraussetzungen ______________________________________________ 3 

2 Langzeit-Lieferantenerklärung _____________________________________________ 4 

2.1 Anmeldung zum GTC-Portal ________________________________________________ 4 

2.2 Firmenprofil pflegen ______________________________________________________ 6 

2.3 Lieferantenerklärungs-Anforderungen bearbeiten ______________________________ 7 

2.3.1 Manuelles Ausfüllen von angeforderten Positionen ____________________________________ 7 

2.3.2 Kopieren und Einfügen bei mehreren Positionen mit gleichen Eingabewerten ______________ 10 

2.3.3 Lieferantenerklärung abgeben ____________________________________________________ 12 

2.3.4 Lieferantenerklärung zurückweisen ________________________________________________ 15 

2.4 Zusätzliche Funktionalitäten _______________________________________________ 15 

2.4.1 Export nach Excel ______________________________________________________________ 15 

2.4.2 Import von Artikeldaten _________________________________________________________ 16 

2.4.3 Export von Artikeldaten _________________________________________________________ 19 

3 Fehlerbehandlung ______________________________________________________ 20 

3.1 Allgemeine Fehlerbehandlung _____________________________________________ 20 

3.2 Bekannte Fehler ________________________________________________________ 20 

3.2.1 Wenn Sie anstatt der Loginmaske nur ein rotes Kreuz sehen ____________________________ 20 

3.2.2 Wenn wiederholt die Meldung „keine Verbindung zum Server“ kommt ___________________ 21 


1 Technische Voraussetzungen 

Das Global Trade Center (GTC) der Firma Zollcon ist eine auf Java basierende, modulare 

Internetapplikation. Erreichbar ist sie auf der Firmenwebseite über den Schaltknopf „GTC“ → 

Login Lieferantenerklärung. 

Um das Portal nutzen zu können müssen folgende Voraussetzungen bei Ihnen erfüllt sein: 

• Java-fähiger Webbrowser (Internet Explorer, FireFox, Chrome, Opera etc. …) 

• Installierte Java-Runtime in der Version 7 update 17 oder höher. 

Eine aktuelle Java Version können Sie auf der Seite http://www.java.com/de/ 

kostenlos herunterladen. Dort können Sie auch testen, welche Version Sie installiert 

haben. 

• Ihr Computer muss die Ausführung von signierten Java-Applets zulassen 

• Ihre Firewall muss ausgehenden Traffic über den Port 80 zur Domain zollcon.de 

ermöglichen. Dies ist normal gegeben, wenn Sie ohne Zugriffseinschränkungen auf 

externen Seiten surfen können. 

• Falls Sie einen Proxy verwenden, so muss dieser die vom Java Applet aufgebaute 

http-Verbindung richtig verwalten können. 

Sollte das Portal bei Ihnen nicht auf Anhieb funktionieren, so lassen Sie bitte die 

Voraussetzungen von Ihrer IT Abteilung prüfen. 


2 Langzeit-Lieferantenerklärung 

Sie wurden von Ihrem Kunden per Mail aufgefordert eine Langzeit-Lieferantenerklärung für 

die von Ihnen gelieferten Artikel abzugeben. Mit dieser Mail wurden Ihnen ein Link zum 

GTC-Portal der Fa. Zollcon, sowie die notwendigen Zugangsdaten (Benutzername und 

Passwort) mitgeteilt. 

2.1 Anmeldung zum GTC-Portal 

Der Link bringt Sie auf die Anmeldeseite des GTC-Portals. Bitte geben Sie dort die 

Zugangsdaten ein und drücken dann den Button „Verbinden“. 


Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint die folgende Information zum Portal: 

Über die Menüleiste Modul LE gelangen Sie in das LE-Portal 


2.2 Firmenprofil pflegen 

Bevor Sie eine Lieferantenerklärung abgeben, müssen Ihre Firmendaten eingegeben werden, 

oder falls diese schon vorhanden sind evtl. korrigiert werden. Zu dieser Eingabe gelangen Sie 

über die Menüzeile Optionen Firmenprofil 

Die orange gekennzeichneten Felder müssen in jedem Fall ausgefüllt werden. Zu den Feldern 

Umsatzsteuer-ID und Umsatzsteuer-Nummer erhalten Sie wenn nötig Hilfetexte über die 

F1-Taste. 

Nach Eingabe aller notwendigen Daten bitte „Speichern“! Danach kommen Sie automatisch 

in die Übersicht der Lieferantenerklärungen. 


2.3 Lieferantenerklärungs-Anforderungen bearbeiten 

2.3.1 Manuelles Ausfüllen von angeforderten Positionen 

Markieren Sie eine Zeile durch Setzen des Curors auf ein beliebiges Feld. 

Um die Artikel zu bearbeiten, drücken Sie den Button „Artikel“. So gelangen Sie in die 

Artikelübersicht. 

Durch einen Doppelklick auf eine markierte Zeile oder über den Button 

Sie in die Detailansicht des Artikels. 

gelangen 


Damit eine Position rechtsgültig abgegeben werden kann, müssen mindestens die gelb 

markierten Pflichtfelder Ursprung, Präferenz und Zolltarifnummer ausgefüllt sein. 

Nutzen Sie dazu bitte die Hilfetexte (F1) und die Ausfüllhilfe (F4) für das Feld „Ursprung“ , 

bzw. die Hilfetexte (F1) sowie den Matchcode für die Felder „Präferenz“ und 

„Zolltarifnummer“! 

Z.B. können Sie über die F4-Ausfüllhilfe für das Feld „Ursprung“ nach Einträgen ISO-Code 

oder nach Land suchen. 


Über die F4-Ausfüllhilfe für das Feld „Zolltarifnummer“ kann nach Einträgen WarenNr, 

Bes.ME (besondere Maßeinheit) oder Beschreibung gesucht werden. In diesem Feld wird auf 

die gültigen Zolltarifnummern der im Programm hinterlegten Sova-Datei zugegriffen. 

Um eine eindeutige Zuordnung zur Kundenartikelnummer zu gewährleisten, geben Sie bitte 

wenn möglich auch Ihre Artikelnummer im Feld „Lieferant ArtikelNummer“ ein. 

Präferenzen bzw. Präferenzzonen können wie folgt erklärt werden: 

Zone 'A' kann angegeben werden, wenn die Waren im Sinne der Ursprungsregeln in der 

Europäischen Union hergestellt wurden. 

Die Zone 'A' gilt für alle Abkommensstaaten wie folgt: 

CE AD MAR APS CAF ÜLG AL BA CH CL DZ EG FO HR IS IL JO LB LI MA MD ME 

MK MX NO PS SY TR TN WPS XC XK XL XS ZA KR 

Zone 'M' für die Kumulierung in der EURO MED: 

CE CH EG FO IL IS JO LI MA NO TN TR 


Im Falle der Kumulierung durch die Angabe der Präferenz 'M' sind die Länder mit den 

gültigen ISO-Alpha-2-Codes anzugeben, mit denen kumuliert wurde. 

Zone 'C' verschlüsselt die Angabe: Keine Präferenzberechtigung 

Als Ursprungsland kann jeweils nur ein gültiger ISO-Alpha-2-Code Ländercode angegeben 

werden. Ist im Falle einer Präferenz der Europäischen Union das Ursprungsland nicht 

bekannt, so kann auch CE für Communauté Européenne (Europäische Gemeinschaft) 

angegeben werden. Tragen sie zuletzt – falls bekannt – die Zolltarifnummer ein. 

FALLS SIE DIE ZOLLTARIFNUMMER NICHT WISSEN, SO TRAGEN 

SIE BITTE „11111111“ FÜR „KEINE ANGABE“ EIN!!! 

Ihre Eingaben speichern Sie über den Button . Mit den Pfeiltasten 

können Sie von Artikel zu Artikel wechseln. Über den Button 

gelangen Sie 

wieder zurück zur Listenansicht. 

2.3.2 Kopieren und Einfügen bei mehreren Positionen mit gleichen 

Eingabewerten 

Unter Umständen haben bei Ihnen viele angeforderte Positionen – wenn nicht sogar alle – 

einen gleichen Ursprung, die gleiche Präferenz oder die gleiche Zolltarifnummer. 

In diesem Fall füllen Sie EINE Position aus und speichern die Daten. Wechseln Sie dann in 

die Listenansicht und klicken mit der rechten Maustaste auf die gerade bearbeitete, markierte 

Position. Wählen Sie „kopieren“. 


Selektieren Sie nun eine oder mehrere Zeilen, die die gleichen Werte haben sollen. Klicken 

Sie mit der rechten Maustaste nochmals auf die ausgewählte(n) Zeile(n) und wählen Sie 

„Einfügen“. 

Im nun folgenden Dialog markieren Sie nun die Felder, die von der Quelle übernommen 

werden sollen und drücken den Button . 

Bestätigen Sie im folgenden Popup mit OK! 


In der Listenansicht sehen Sie nun alle Daten, die übernommen wurden. 

2.3.3 Lieferantenerklärung abgeben 

Sie können eine rechtsgültige Lieferantenerklärung sowohl aus der Liste der Anforderungen 

als auch aus der Liste der Artikel zu einer Anforderung abgeben. Hierfür nutzen Sie den 

Button in der Listenansicht bzw. in der Artikelüberischt. Vor der Abgabe müssen Sie 

dann noch die Stellung der abgebenden Person im Unternehmen angeben. Die LLE wird dann 

auf Plausibilität geprüft und Sie erhalten gegebenenfalls einen Fehlerbericht über die nicht 

korrekt ausgefüllten Positionen. 


In obigem Beispiel werden Sie gefragt, ob Sie die Abgabe abbrechen möchten, um die LLE 

nochmals zu bearbeiten oder die LLE teilen möchten und nur die korrekt ausgefüllten 

Positionen in einer separaten LLE abgeben möchten. 

Die fehlerhaften Positionen verbleiben dabei in der ursprünglichen Anforderung als 

Restmenge und können zu einem späteren Zeitpunkt abgegeben werden. 

Antworten Sie hier mit „Ja“, dann erhalten Sie folgende Meldung: 


In der Übersicht der LLE-Anforderungen wird die mit ursprünglich 8 Artikeln angeforderte 

LLE jetzt in 2 Zeilen (4 Artikel mit Status 30 und 4 Artikel mit Status 40) dargestellt. 

Sie können Ihre LLEs auch ausdrucken und die dabei erstellte PDF-Datei auf einem 

beliebigen Laufwert speichern. 

In der Übersicht der Lieferantenerklärungen können Sie Ihre laufenden Anforderungen und 

deren Bearbeitungsstatus sehen. Der Bearbeitungsstatus kann aktuell folgende Werte 

annehmen: 

Wert Bedeutung 

11 Die Anforderung wurde generiert und der Lieferant über das 

Korrespondenzmodul angeschrieben. 

20 Die Anforderung wurde bereits vom Lieferanten gesichtet, jedoch noch nicht 

bearbeitet. 

30 Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist vollständig 

fehlerbehaftet. 

31 Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist zum Teil 

fehlerbehaftet. 

32 Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist fehlerfrei. 

33 Die Anforderung ist zwar vollständig ausgefüllt, jedoch in allen Positionen mit 

Fehlern ausgefüllt worden. 

34 Die Anforderung ist zwar vollständig ausgefüllt worden, jedoch sind eine der 

Positionen fehlerhaft. 

35 Die Anforderung ist vollständig und fehlerfrei ausgefüllt, aber noch nicht 

abgegeben worden. 

40 Die LE ist rechtskräftig abgegeben worden, jedoch wurden nicht alle Positionen 

der ursprünglichen Anforderung ausgestellt. Einige Positionen wurden 

ausgelassen und wurden in eine „Rest-LE“ des gleichen Lieferanten mit Status 1 

verschoben. 

41 Die LE ist rechtskräftig mit allen Positionen, die in der Anforderung gelistet 

waren ausgestellt. 


2.3.4 Lieferantenerklärung zurückweisen 

Sollten Sie von Ihrem Kunden zur Abgabe einer LLE aufgefordert worden sein, deren Artikel 

Sie im betreffenden Zeitraum jedoch nicht geliefert haben, besteht die Möglichkeit die 

Abgabe dieser LLE komplett zurückzuweisen. Hierfür verwenden Sie den Button 

„Zurückweisen“. 

Wenn Sie die LLE also tatsächlich nicht abgeben können, geben Sie bitte einen Kommentar in 

das dafür vorgesehene Feld ein und drücken dann den Button „Ja: LLE zurückweisen“. 

2.4 Zusätzliche Funktionalitäten 

2.4.1 Export nach Excel 

Sie haben auch die Möglichkeit Ihre im Portal eingegebenen Artikeldaten, für die noch keine 

LLE abgegeben wurde, zu exportieren, um diese dann in einem beliebigen Laufwerk zu 

speichern. Dazu verwenden Sie bitte den Button 

Popup-Menü: 

. Dabei öffnet sich folgendes 


Geben Sie über den Button einen Pfad für die zu exportierenden Daten ein und wählen 

Sie, ob Sie alle Artikel oder nur ausgewählte Artikel exportieren möchten. Nach 

erfolgreichem Export erhalten Sie die folgende Meldung: 

Um aus der Artikelübersicht wieder in die Übersicht der Lieferantenerklärungen zu gelangen, 

drücken Sie den Button 

rechts oben. 

2.4.2 Import von Artikeldaten 

Wenn Sie die angeforderten Positionen lieber in Excel bearbeiten wollen oder die Angaben in 

Excel bereits vorliegen haben, so markieren Sie alle Positionszeilen, kopieren die Zeilen mit 

Strg-C in den Zwischenspeicher und fügen Sie sie mit Strg-V in Excel wieder ein. Dort 

bearbeiten Sie die Daten und speichern die Daten dann im CSV-Format. 

Sie können dann die Daten über die Menüzeile Daten Datenimport wieder in das LE- 

Portal importieren. 


Geben Sie im Importmodul den Pfad an, unter welchen Sie die CSV-Datei gespeichert haben 

und wählen unter „Art des Imports“ den Eintrag Artikel aus. Danach klicken Sie auf den 

Button „Übernehmen“, um im unteren Teil des Bildschirms das entsprechende Mapping 

(=Feldzuweisung) für diese Importart zu sehen. 

Wählen Sie mindestens die 4 rot gekennzeichneten Importfelder aus und wählen eine von den 

beiden Importmöglichkeiten. 


Jeder zu importierende Datentyp hat einen so genannten Schlüssel. Dieser Schlüssel 

identifiziert diesen Eintrag eindeutig, zum Beispiel eine Artikelnummer. Wenn Sie den linken 

der beiden Importknöpfe drücken, so werden eventuell bereits im System vorhandene 

Einträge mit demselben Schlüssel überschrieben. Beim rechten Knopf werden diese 

ausgelassen. 

Wenn der Import abgeschlossen ist, so erhalten Sie entweder eine Bestätigung über den 

erfolgreichen Import oder eine Fehlerdatei mit dem Namensformat 

(Fehler Datum).csv 

Über die Menüzeile Daten Artikel-Stammliste können Sie sich die importierten Artikel 

anzeigen lassen. 


Die importierten Daten können Sie nun in der LE Anforderung durch Benutzen der Funktion 

„Ergänzen“ einfügen. Wichtig bei der Funktion „Ergänzen“ ist, dass für die angeforderten 

Artikel das Feld „Lieferant ArtikelNummer“ ausgefüllt ist. Den Wert dieses Feldes sucht das 

Programm dann als Artikelnummer in den importierten Artikeln. Wird ein solcher Artikel 

gefunden, füllt es in die Position die Werte für Ursprung, Präferenz und Zolltarifnummer ein, 

sofern sie im Artikelstamm importiert wurden und Sie im „Ergänzen“ Dialogfeld diese Felder 

zur Ergänzung markiert haben. 

2.4.3 Export von Artikeldaten 

Sie können Ihre Artikel oder Ihre rechtskräftig ausgestellten Artikelpräferenzen im System 

jederzeit über den Menüpunkt Daten Datenexport als CSV-Textdatei exportieren. Wählen 

Sie einfach einen Ort und einen Namen für die Exportdatei und danach den gewünschten 

Exporttyp. 


3 Fehlerbehandlung 

3.1 Allgemeine Fehlerbehandlung 

Wenn es zu einem Programmfehler kommen sollte, gibt das Programm normalerweise eine 

Fehlermeldung aus. Gleichzeitig wird eine Fehlerbeschreibung in die Zwischenablage des 

Systems kopiert. Wenn Sie technische Unterstützung anfordern möchten, so schreiben Sie 

eine Mail an gtc@zollcon.de und fügen die Fehlerbeschreibung mit Strg+V in den Mailtext 

ein. 

3.2 Bekannte Fehler 

3.2.1 Wenn Sie anstatt der Loginmaske nur ein rotes Kreuz sehen 

so haben Sie 

• kein Java installiert 

• eine unzureichende Java Version. Benötigt wird mindestens 1.7.0. 

• Ihren Browser ist so eingestellt, dass Sie keine signierten Applets laden können 

In den ersten beiden Fällen gehen Sie nach http://www.java.com und folgen dort den 

Anweisungen einer Installation. 

Im dritten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung. 


3.2.2 Wenn wiederholt die Meldung „keine Verbindung zum Server“ 

kommt 

so hat dies einen der folgenden Gründe: 

• der Zollcon Server wird gerade gewartet 

• Sie sind nicht mit dem Internet verbunden 

• Sie sind mit dem Internet verbunden, doch Ihre lokale Soft- oder Hardware-Firewall 

lässt die Verbindung zum Zollcon-Server nicht zu. Wenn Sie in einer Firma einen 

Proxy verwenden, so muss dieser so konfiguriert sein, dass er signierte Applets nach 

draußen kommunizieren lässt. 

Wenn das Programm bei größeren Datenverarbeitungen oder beim Drucken abstürzt 

so liegt dies – falls Sie sehr viele Daten exportieren wollen oder sehr viele, sehr große 

Lieferantenerklärungen ausdrucken wollen – am physikalischen Speicher, den Sie an Ihrem 

Rechner für das Ausführen von Java-Programmen reserviert haben. Diesen können Sie wie 

folgt erhöhen: 

Der erste Schritt um den für GTC zur Verfügung stehenden JAVA Speicher zu ändern, ist der 

Aufruf der JAVA Konsole (Unter Windows kann diese über die Systemsteuerung - Java Plugin 

aufgerufen werden.) 


Löschen Sie zunächst die im obigen Screen unter Punkt 4 markierten Dateien! 

Dann klicken Sie bitte das Register "Java" an, danach "View" oder "Ansicht“ im Abschnitt 

"Java Applet Runtime Settings". Danach geben Sie bitte in den Abschnitt JAVA Runtime 

Parameters in der Zeile ihrer verwendeten Java Version 1.7.x folgendes ein: 

-Xms128m -XmxNNNm 

wobei NNN für die Grösse in Megabytes des für GTC zu Verfügung gestellten JAVA 

Speichers steht. 


Je nachdem, wie viele Daten Sie haben und wie viel Speicher der Rechner hat, an dem Sie 

arbeiten, sollten Sie hier einen Wert zwischen Xmx256m und Xmx1024m verwenden.

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