ATOSS Workflow-Management Workflows schnell und einfach ...
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<strong>ATOSS</strong> <strong>Workflow</strong>-<strong>Management</strong><br />
<strong>Workflow</strong>s <strong>schnell</strong> <strong>und</strong> <strong>einfach</strong> konfigurieren, verwalten<br />
<strong>und</strong> ausführen<br />
Beantragungs- <strong>und</strong> Genehmigungsprozesse, kurz <strong>Workflow</strong>s,<br />
sind in den meisten Unternehmen jederzeit <strong>und</strong> in<br />
allen Bereichen zu finden. Erhöhtes Papieraufkommen, lange<br />
Dienstwege <strong>und</strong> unübersichtliche Prozesse sind dabei bei<br />
papierbasierten <strong>und</strong> manuellen <strong>Workflow</strong>s noch immer an der<br />
Tagesordnung. Für die Mitarbeiter bedeutet das in der Regel<br />
einen hohen administrativen Aufwand <strong>und</strong> wenig Transparenz<br />
über den aktuellen Status der Anträge. Zugleich wird es den<br />
Vorgesetzten <strong>und</strong> der Personalabteilung erschwert, den Überblick<br />
zu behalten.<br />
<strong>ATOSS</strong> <strong>Workflow</strong>-<strong>Management</strong> ermöglicht es, <strong>Workflow</strong>s –<br />
beispielweise die Beantragung von Abwesenheiten <strong>und</strong> Mehrarbeit<br />
oder den Nachtrag vergessener Buchungen – vollständig<br />
elektronisch auszuführen. Dabei beschleunigen das intuitive<br />
Handling <strong>und</strong> die Bereitstellung von Echtzeitdaten den Antrags-<br />
<strong>und</strong> Genehmigungsprozess für alle Beteiligten der Prozesskette<br />
deutlich. Die daraus resultierende unternehmensweit<br />
gesteigerte Transparenz <strong>und</strong> die elektronische Erfassung<br />
der Antragsdaten führen in der Personalabteilung zu einer<br />
Reduktion von Verwaltungs- <strong>und</strong> Archivierungsaufwänden.<br />
Im <strong>ATOSS</strong> <strong>Workflow</strong>-<strong>Management</strong> werden alle wichtigen Funktionalitäten<br />
eines modernen <strong>und</strong> innovativen Beantragungs-<br />
<strong>und</strong> Genehmigungsprozesses visualisiert. Mit dem integrierten<br />
<strong>Workflow</strong>designer werden auch komplexeste mehrstufige<br />
<strong>Workflow</strong>s <strong>schnell</strong>, <strong>einfach</strong> <strong>und</strong> papierlos abgebildet. Ein umfassendes<br />
Berechtigungskonzept macht Rollenanpassungen<br />
<strong>einfach</strong> <strong>und</strong> sicher.<br />
Der <strong>Workflow</strong>-Prozess wird durch den Mitarbeiter intuitiv per<br />
Knopfdruck gestartet <strong>und</strong> mit einem Kommentar versehen.<br />
Vorgesetzte <strong>und</strong> andere in den Prozess involvierte Personen<br />
können die Anträge der Mitarbeiter – auf Basis valider Daten<br />
aus dem integrierten Arbeitszeitmanagement – umgehend<br />
prüfen <strong>und</strong> ohne große Verzögerungen genehmigen oder<br />
ablehnen. Alle resultierenden Änderungen werden im System<br />
automatisch erfasst <strong>und</strong> verwaltet. Zusätzlich besteht die<br />
Möglichkeit, einen Antrag mit einem automatischen E-Mail-<br />
Versand zu verknüpfen. Die Bearbeitung kann auch direkt in<br />
der E-Mail ausgeführt werden. Optional werden Abwesenheiten<br />
direkt in den Kalender des Mail-Systems 1 eingetragen.<br />
<strong>ATOSS</strong> <strong>Workflow</strong>-<strong>Management</strong> ist ein Modul der <strong>ATOSS</strong> Staff<br />
Efficiency Suite bzw. der <strong>ATOSS</strong> Startup Edition, den Lösungsfamilien<br />
für modernes Workforce <strong>Management</strong> <strong>und</strong> bedarfsoptimierten<br />
Personaleinsatz.<br />
1 Voraussetzung: Mail-System basiert auf iCalendar-Standard
Beschleunigen Sie Ihre Prozesse <strong>und</strong> steigern Sie die<br />
unternehmensweite Transparenz<br />
1<br />
2<br />
1<br />
2<br />
Arbeitsbereich<br />
Grafische Anzeige der <strong>Workflow</strong>-<br />
Kette inkl. Visualisierung aller<br />
<strong>Workflow</strong>-Status; Änderungen<br />
können direkt in der Grafik vorgenommen<br />
werden<br />
Legende<br />
Erklärung aller Symbole, die in der<br />
grafischen Darstellung verwendet<br />
werden<br />
Darstellung des <strong>Workflow</strong>designers zur Visualisierung <strong>und</strong> Parametrierung von <strong>Workflow</strong>s.<br />
3<br />
3<br />
Eigenschaften<br />
Auflistung aller Eigenschaften des<br />
ausgewählten Elements sowie des<br />
gesamten <strong>Workflow</strong>s, z.B. Parametrierung<br />
des E-Mail-Versands<br />
wenn dieser <strong>Workflow</strong> beantragt/<br />
bearbeitet wird<br />
<strong>Workflow</strong>s<br />
• Abwesenheiten, z.B. Urlaub, Dienstreise<br />
• Zeitbuchungen, z.B. vergessene Stempelungen<br />
• Saldenbearbeitungen, z.B. Ausgleich <strong>und</strong> Auszahlung<br />
von Mehrarbeit<br />
• Berechtigungen, z.B. Bewertung längerer Arbeitszeit<br />
• Einsatzplanungen, z.B. Dienstplangenehmigung<br />
• Projekte, z.B. anfallende Arbeitszeit auf Projekte<br />
Funktionalität<br />
• Grafischer <strong>Workflow</strong>designer<br />
• Vollintegriertes Berechtigungskonzept<br />
• Darstellung mehrstufiger <strong>Workflow</strong>s<br />
• Bereitstellung eines Antrags- <strong>und</strong> Genehmigungsdialogs<br />
• Umfangreiche Kommentarfunktion mit Kommentarhistorie<br />
• Automatischer E-Mail-Versand<br />
• Direkte Bearbeitung von Anträgen in erzeugten E-Mails<br />
• Abbildung von Antragsstatus <strong>und</strong> Abwesenheit in allen<br />
gängigen E-Mail-Systemen, z.B. Kalendereintrag<br />
• Bestimmung einer Vertretung für organisatorische <strong>und</strong>/oder<br />
fachliche (operative) Aufgaben, z.B. Urlaubsvertretung<br />
AUF EINEN BLICK<br />
• Einfache Abbildung komplexester mehrstufiger <strong>Workflow</strong>s<br />
mit dem grafischen <strong>Workflow</strong>designer<br />
• Keine doppelte Datenpflege <strong>und</strong> keine Medienbrüche bei<br />
<strong>Workflow</strong>s<br />
• Beschleunigung <strong>und</strong> Ver<strong>einfach</strong>ung des <strong>Workflow</strong>-Prozesses<br />
• Steigerung der unternehmensweiten Transparenz<br />
• Gewinnung von freien Kapazitäten bei Mitarbeitern, Vorgesetzten<br />
<strong>und</strong> in der Personalabteilung<br />
• Einsparung von Druck-, Papier- <strong>und</strong> Archivierungskosten<br />
<strong>ATOSS</strong> Software AG<br />
Am Moosfeld 3<br />
D-81829 München<br />
Tel +49.89.4 27 71-0<br />
Fax +49.89.4 27 71-100<br />
info@atoss.com<br />
www.atoss.com<br />
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