Produktbroschüre als PDF - Hanse Orga AG

• FinanceSuite
AutoBank
Automatic Cash Application

• FinanceSuite
AutoBank Automatic Cash Application
Optimieren Sie die Verarbeitung Ihrer Kontoauszüge, Zahlungsavise und Schecks in SAP ® !
AutoBank Automatic Cash Application ist ein Modul der Hanse Orga FinanceSuite, einer SAP-zertifizierten,
professionellen Software-Familie für Ihr Finanz- und Rechnungswesen. Die Lösung ist vollständig in SAP integriert
und branchenübergreifend einsetzbar.
Dank AutoBank Automatic Cash Application können Sie
automatische Auszifferungsquoten von bis zu 90 % oder
mehr und damit eine große zeitliche Entlastung für Ihre
Mitarbeiter erreichen. Diese können ihre wertvolle Zeit dann
effektiver einsetzen, um den Liquiditätszufluss in Ihrem
Unternehmen weiter zu steigern.
AutoBank Automatic Cash Application hilft Ihnen dabei,
indem es den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung
Ihrer Zahlungsinformationen deutlich senkt und automatische
Buchungsvorschläge von höchster Qualität erstellt. Durch
die vollständige Integration in SAP und die automatische
Ver arbeitung können die Offenen Posten wesentlich
schneller ausge glichen werden und Sie erhalten umgehend
tages aktuelle Daten über Ihre Zahlungseingänge – optimal
Das sagen unsere Kunden:
„Mit der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application
der Hanse Orga AG haben wir einen Volltreffer gelandet.
Wir sind mit der Projektumsetzung sehr zufrieden,
und die automatische Zuordnungsquote hat unsere Erwartungen
übertroffen. Besser hätte es nicht laufen können.“
Mathias Schäfer
Leitung IT
Hapag-Lloyd AG
für Ihr Debitorenmanagement und eine höhere Produktivität.
Vertrauen Sie also auf die FinanceSuite AutoBank Automatic
Cash Application für die automatische Verarbeitung Ihrer:
Kontoauszugsdateien
Zahlungsavise
NEU: Lockbox-Dateien
Automatische Kontoauszugsverarbeitung
AutoBank Automatic Cash Application setzt auf dem
elektronischen Kontoauszug von SAP auf. Damit
können Ihre sämtlichen Kontoauszüge in nur einem Schritt in
Ihr SAP-System eingelesen und über AutoBank Automatic Cash
Application treffsicher und automatisiert gebucht werden.
Die Fachabteilung selbst kann dafür ganz leicht individuelle
Buchungsregeln festlegen und diese zentral pflegen. Die
Pflege kann dabei zeitnah sogar in Ihrem Produktivsystem
vorgenommen werden. Eine Pflege über das Customizing
und das Transportwesen kann so vermieden werden. Per
Grobfilter werden Ihre Zahlungsströme strukturiert und mit
Buchungs regeln verknüpft. Das flexible Kombinieren von
Filtern (Siebprinzip) führt zu einer spürbaren Erhöhung
Ihrer Trefferquote. Dabei teilen Grobfilter die zu bearbeitenden
Konto aus zugsinformationen in die Bereiche Sachkonten,
Kreditoren, und Debitoren. Ergänzend dazu können
Feinfilter definiert werden, die alle Verwendungszweck-
SAP-Systemumgebung
Kontoauszüge
FI-CA (IS-U, FS-CD,...)
PARTIS ®
Zahlungsavise
Lockbox
SAP ® R/3 ®
AutoBank
Automatic Cash Application
Host-Systeme
Archiv
CML, CFM

Vorteile Automatische Kontoauszugsverarbeitung
Integration in den elektronischen Kontoauszug
von SAP
Individuelle Buchungsregeln
Siebprinzip über Grobfilter
Abgleich über Feinfilter
Umsetzungstabelle
Absenderbankverbindung
Automatische Zuordnung
Treffsichere Buchungsvorschläge
Ansprache SAP-FI und Nebenbuchsysteme
Zentrale und flexible Buchungsregeln
Performance Cockpit: Analysen und Monitoring
Reporting
informationen nutzen können, um den entsprechenden Offenen
Posten zu finden. Durch Ausprägung unterschiedlichster Suchmuster
gelangen Sie zu höheren Auszifferungsquoten. So kann
AutoBank Automatic Cash Application beispielsweise Intervalle bei
Rechnungsnummern und Aufzählungen auflösen und die Daten
ergänzen oder ersetzen, um sie dann korrekt zuzuordnen und zu
buchen. Jede Information aus dem Verwendungszweck kann somit
identifiziert, aufbereitet und für den Abgleich gegen die Offenen
Posten genutzt werden. Für diesen Abgleich stehen Ihnen eine
Vielzahl von unterschiedlichen Abgleichfeldern aus den Bereichen
SAP-FI und SAP-SD zur Verfügung.
AutoBank Automatic Cash Application unterstützt zusätzlich die
Buchungsprozesse durch eine automatisch gefüllte Tabelle mit
den Bankverbindungen der Zahlungsabsender, in denen alle
Kontoverbindungen früherer Zahlungen gespeichert sind. Dadurch
lassen sich die Trefferquoten weiter erhöhen. AutoBank Automatic
Cash Application bietet zusätzlich eine Umsetzungstabelle, mit der
wichtige Daten aus dem Verwendungszweck herausgefiltert und in
benötigte Informationen umgewandelt werden. Das ist besonders hilfreich
bei Kontoauszügen aus dem Ausland, bei denen Angaben über
den Absender meist nur im Verwendungszweck zu finden sind. Nicht
eindeutig geklärte Zahlungen werden direkt vom Programm in eine
eigens bereitgestellte optimierte manuelle Nachb earbeitung
gegeben. Die Verarbeitung der Kontoauszugsdaten ist nicht auf
Buchungen im SAP-FI beschränkt. Es können gleichzeitig im
SAP-FI und in angebundenen Nebenbuchsystemen Buchungen
erzeugt werden. AutoBank Automatic Cash Application kann dabei
nicht nur die Nebenbücher aus SAP (FI-CA), wie IS-U, FS-CD, IS-M
ansprechen. Auch Non-SAP-Nebenbuchsysteme wie Patris, VWS
oder Ihre anderen eigenen spezifischen Nebenbücher und Arc hive
können bedient werden. AutoBank Automatic Cash Application bietet
Ihnen diese Möglichkeit auch in der manuellen Nachbear beitung.
Somit können Zuordnungen und manuelle Nachbearbeitungen hier
übersichtlich in nur einer Buchungsmaske vorgenommen werden.
Mit dem Performance Cockpit bekommen Sie die vollständige
Kontrolle über die Verarbeitungsprozesse. Sie können beispielsweise
Analysen über die Zuordnungsquote pro Bank oder den Stand
der manuellen Nachbearbeitungen erstellen. Auch die Zahlungsqualität
Ihrer Kunden lässt sich hierüber leicht ermitteln, so dass Sie
bei Bedarf direkt beim Kunden nachfassen können. Ampeln zeigen
Ihnen auf einen Blick, welche Vorgänge abgeschlossen sind und wo
noch Handlungsbedarf besteht. Über die Drill-down-Funktion können
Sie immer weiter in die Details eines Vorganges vordringen und
daraus den genauen Handlungsbedarf ersehen.
Zahlungsavisverarbeitung in nur einem Schritt
Zahlungsavise gehen in der Regel per E-Mail (als Dateianhänge)
oder beleghaft bei Ihnen ein. Die per E-Mail übermittelten
elektronischen Avise werden automatisch mit dem eigenen bpi ®
(Business Process Integrator) der AutoBank Automatic Cash
Application aus den unterschiedlichen Formaten konvertiert und in
Ihr SAP-System eingespielt. Beleghafte Avise können nach erfolgter
Digitalisierung ebenfalls in diesen Prozess eingebunden werden.
Die Informationen werden direkt von AutoBank Automatic Cash
Application mit den Offenen Posten abgeglichen und kontiert. Die
verschiedenen Abzugsarten wie Delkredere, Bonus, Skon tierung
oder Werberabatte werden geprüft und automatisch verbucht. Ihre
Mitarbeiter erhalten umgehend von AutoBank Automatic Cash Application
eine Benachrich tigung über den Status nach erfolgter Verarbeitung.
Damit beschränkt sich die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter
auf die Kontrolle und Klärung der nicht automatisch kontierten Avis-
Positionen. Dafür steht Ihnen die speziell für die Verarbeitung von
Avisen konzipierte komfortable Nachbearbeitung zur Verfügung.
Lockbox-Verarbeitung
AutoBank Automatic Cash Application ermöglicht Ihnen, Scheckeingänge
zu verarbeiten, die in Form von Lockbox-Dateien bereitgestellt
werden. Damit können Sie auch die in den USA gängigen Lockbox-
Dateien problemlos und automatisch in Ihr SAP-System einlesen und
weiterverarbeiten. Auch hier stehen Ihnen die be währten Funktionen
zur Verfügung, wie automatische Buchungsvorschläge, einfache
Vorteile Zahlungsavisverarbeitung
Elektronische und beleghafte Avise
Verschiedene Formate der Avise
Konvertierungsmöglichkeiten
Automatischer Abgleich mit Offenen Posten sowie
automatische Kontierung
Umfangreiche Abzugsprüfungen
Workflowgestützte Nachbearbeitung
Manuelle Nachbearbeitung auf nur einem Screen

AutoBank Automatic Cash Application
Bank Statements
Remittance Advices
Lockboxes
Performance Cockpit
Dispute Management
Subledger Integration
eBAM
Bank Account Administration
Bank Performance Analysis
Bank Relationship Management
eBAM Messaging
Bank Conditions
Workflow
FI
SD
HR
IS-U
FinanceSuite
BW
MM
Payment Management
Payment Monitor
Payment Factory
Bank Statement Management
Bank & SWIFT Connectors
Manual Payments
Workflow
CO
Cash & Liquidity Management
Cash Management
Liquidity Planning/Forecasting
Intragroup Reporting
Cash Position Worksheet
Simulation
Credit Lines
FS-
CD
Treasury Management
Loan Management
Derivatives (FX, IR, Swaps etc.)
Treasury Accounting
Limit Management
In-House Banking
Intercompany Netting
Verknüpfen Sie AutoBank Automatic Cash Application mit weiteren Modulen der FinanceSuite und profitieren Sie von den Vorteilen einer
umfassenden Lösung: Cash & Liquidity Management, Payment Management, Treasury Management und eBAM electronic Bank Account Management.
Vorteile Lockbox-Verarbeitung
Automatische Verarbeitung von Zahlungen über
Lockbox-Dateien
Treffsichere Buchungsvorschläge
Zentrale und flexible Buchungsregeln
Vielzählige Abgleichfelder
Einfache manuelle Nachbearbeitung
Bearbeitung von Buchungsregeln und vielfältige Abgleichmöglichkeiten.
Intelligente manuelle Nachbearbeitung: Bei der manuellen
Nachbearbeitung bietet das Modul eine übersichtliche
Selektionsmaske, die eine gezielte Auswahl des Arbeitsvorrates
für den jeweiligen Mitarbeiter erlaubt. In der Nachbearbeitungsmaske
finden Sie alle Informationen und Funktionen für
eine schnelle, sichere Klärung der Positionen. In dieser Buchungsmaske
haben Sie einen direkten Zugriff auf den Verwendungszweck,
aus dem Sie per Copy & Paste- Funktion Informationen
entweder direkt zur Buchung geben oder zur weiteren Recherche
in die Suchmaske einfügen können. Über Buchungsvorschläge
führt das System den Mitarbeiter an die Lösung des Pro blems
und ermöglicht die schnelle Identifi zierung und Buchung der
Zahlung. Hierzu ist auch in der manuellen Nachbearbeitung der
Zugriff auf die Informationen der Absenderbankverbindungen
möglich, was zu einer schnelleren und siche reren manuellen
Buchung führt. So bleibt Ihr Rechercheaufwand gering. Über
das integrierte Dispute Management können die Daten unklarer
Zahl ungen an Mitarbeiter per Kurznachricht oder E-Mail versandt
werden. Diese können den Klärungsprozess beispielsweise durch
Nachfassen beim Kunden unterstützen oder den Zahlungseingang
über einen Link selbst bearbeiten. Ein zusätzlicher Dispute
Monitor ermöglicht eine Analyse aller bisher gestellten Klärungsanfragen,
der Häufigkeit der Anfragen, deren Volumen und der
Aufklärungsrate. Für Zahlungen, die auch nach der manuellen
Prüfung nicht zugeordnet werden konnten, können automatische
Rücküberweisungen an den Auftraggeber erstellt werden – entweder
als Zahlungs anordnungen in SAP oder über direkte Zahlungen im
zusätzlichen Modul Payment Management der FinanceSuite.
Die FinanceSuite als App
Mit der Hanse Orga App haben Sie jederzeit und von jedem Ort
Zugriff auf Ihre Finanzinformationen. Die Hanse Orga App bietet
im Bereich AutoBank Automatic Cash Application die Möglichkeit,
auf verschiedene Auswertungen mobil zuzugreifen. So können Sie
schnell und bequem überall den Status der automatischen Zuordnung
abfragen und auch im historischen Kontext ansehen. Auch die
Prozesse „Import“ und „Verarbeitung der Kontoauszüge“ können
Sie überall mit Ihrem Smartphone verfolgen. Per Drill-Down-Funktion
kann dabei von der Übersicht bis in die einzelnen Bankkonten
verzweigt werden.
Vorteile Manuelle Nachbearbeitung
Schneller Überblick: eine Selektionsmaske
Identifikation und Verarbeitung der Daten aus
dem Verwendungszweck
Buchungsvorschläge mit hoher Trefferquote
Automatische Suche in Absenderbank-
verbindungen
Integriertes Dispute Management
Dispute Monitor für Analysen
Einfache Rücküberweisungen

FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application – Die Vorteile auf einen Blick:
• Vollständige Integration in SAP ®
• Intuitive Handhabung
• Hoher Automatisierungsgrad
• Intelligente manuelle Nachbearbeitung
• Tagfertigkeit
• Zeitliche Entlastung
• Reduzierung der Forderungslaufzeit um bis zu 50 %
• Schneller Überblick der Cash-Situation
• Revisionssicherheit
• Integration von Nebenbüchern
Das Performance Cockpit sorgt für maximale
Transparenz, indem Sie einen konzernweiten
Überblick über den Prozessablauf
der Kontoauszugsverarbeitung erhalten.
Ampelanzeigen und Drill-down-Funktionen
erleichtern das Arbeiten
AutoBank Automatic Cash Application
bietet Ihnen die gesamte Nachbearbeitung
mit allen notwendigen Informationen
und Funktionen in einer Buchungsmaske.
Über den Dispute Monitor können alle Kurznachrichten,
die im Rahmen der Nachbearbeitung
versendet wurden, verfolgt werden. Der
Anwender erhält somit eine zentrale Übersicht
und Kontrolle über die laufenden und historischen
Klärungsfragen.

Ihr Experte und zuverlässiger Partner: Hanse Orga AG
Die 1984 gegründete Hanse Orga AG ist einer der führenden Anbieter
von innovativen Softwarelösungen für das Finanz- und Rechnungswesen,
speziell innerhalb von SAP. Wir sind offizieller SAP Software Solution
Partner und unsere Produkte sind als „FinanceSuite 4.3“ von SAP zertifiziert.
Wir bei der Hanse Orga AG verfügen über langjährige Erfahrungen
in nationalen und internationalen Märkten. Mit unseren hochqualifizierten
Mitarbeitern haben wir so ein einzigartiges betriebswirtschaftliches und
technisches Know-how aufgebaut, das wir gerne für Sie zum Einsatz bringen.
Vertrauen auch Sie auf unsere kompetenten Lösungen und unser
umfassendes SAP-Consulting. Neben den Anwendungen im SAP-Standard
können wir auch individuelle, in ABAP programmierte Lösungen für
Ihre Kundenwünsche anbieten. Mehr als 500 mittelständische und große
Unternehmen weltweit nutzen mittlerweile unsere intelligenten Softwarelösungen.
Neben unserem Hauptsitz in Hamburg haben wir
Niederlassungen in Frankreich, den Niederlanden und den USA.
Unsere zertifizierten Projektmanager helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen
optimale Lösung zu finden. Sprechen Sie uns an!
Hanse Orga AG
Zentrale
Oldesloer Straße 63
22457 Hamburg
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Fax: +49 (0)40 51 48 08 - 188
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