MIKA - Eine kleine Einführung

MIKA - Eine kleine Einführung
von Kerstin Schulze
1. MIKA (Mail- Instant Messaging- Kalender- Adressen)
MIKA ist der neue Web-Mail Service an der HBK. MIKA steht für die Funktionsbereiche Mail, Instant Messaging,
Kalender und Adressen.
Wo finde ich MIKA?
Sie finden MIKA im PWA unter der Funktion Web-Mail Service. Wenn Sie den Link wählen werden Sie
direkt zu MIKA weitergeleitet.
Sie kommen direkt zum Web-Mail Service, wenn die URL: https://mail.hbk-bs.de/ in Ihren Browser eingeben.
2. Funktionen
Welche Funktionen bietet MIKA?
MIKA (Mail- Instant Messaging- Kalender- Adressen) bietet vier Funktionsbereiche:
- eine Mailfunktion
- eine Instant Messaging Funktion
- eine Kalenderfunktion
- und eine Adressbuchfunktion
Wie wechsle ich zwischen den Funktionen?
Die Funktionen können über die Auswahl eines Bereiches (zb. für einen Wechsel zwischen Mail und Instant
Messaging) oder aber über die Wahl des gewünschten Tabs, unten links, gewechselt werden (siehe Abb.1).
Mail
Instant
Messaging
weitere
Funktionen
Abb.1: Bereiche von MIKA. Zwischen Mail- und Instantmessaging Funktion wechseln Sie über einen
Klick ins das jeweilige Fenster.
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MIKA - Mail-Instant Messaging-Kalender-Adressen
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2.1 Mail
Der Mailbereich enthält links die Ordnerstruktur Ihres Mailkontos. Im mittleren Bereich befinden sich, wie Sie
es von Mailprogrammen kennen, die Mails des ausgewählten Ordners im oberen Fenster und der Inhalt der
gewählten Mail im unteren Fenster (siehe Abb.2).
Mails des gewählten Ordners
Ordnerstruktur
Ihres
Mailkontos
ausgewählte
Mail
Abb.2: Bereiche der Mailfunktion
2.1.1 Mailfunktionen
Wie schreibe ich eine E-Mail?
Wählen Sie die Funktion schreiben im mittleren, oberen Fenster oder aber das Symbol neue Mail über
dem Posteingang (siehe Abb.3), um eine neue E-Mail zu verfassen. Es wird ein neuer Tab mit dem Namen
neue Nachricht geöffnet. Sie können einfach per Mausklick zwischen den Tabs hin- und herwechseln.
Wie stelle ich Priorisierungen für meine E-Mails ein?
Die Funktion Optionen bietet die Möglichkeit eine Priorisierung für die Mails einzustellen.
Die restlichen Funktionen: Abrufen, Antwort, Weiterleiten, Verschieben, Drucken und Löschen funktionieren,
wie Sie es von Ihrem Mailprogramm gewohnt sind (siehe Abb.3).
Abb.3: Funktionen zum Schreiben einer E-Mail.
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2.1.2 Erweiterte Mailfunktionen: Mailfilter, Abwesenheitsnotizen und Signaturen
Mailfilter, Abwesenheitsnotizen und Signaturen können Sie über Reiter Optionen unten Links erstellen.
Warum sollte ich Mailfilter in MIKA erstellen?
Mailfilter, die Sie unter MIKA erstellen, werden automatisch in Thunderbird übernommen und stehen Ihnen
auch auch zb. beim Mailabruf zuhause zur Verfügung, umgekehrt funktioniert dies nicht.
Wie erstelle ich einen Mailfilter?
Wählen Sie den Reiter Optionen. Unter Mail/Lokales Konto finden Sie die Funktion Mail-Filter. Dort können
Sie über die Funktion neuer Filter einen neuen E-Mail Filter erstellen.
Geben Sie dem Filter einen aussagekräftigen Namen und legen Sie Kriterien für Ihren Filter fest. Sie können
nach verschiedenen Kriterien filtern (zb. Betreff, Absender, etc.). Über das + Symbol können Sie mehrere
Filter anlegen (siehe Abb.4).
Nach dem Anlegen des Filters müssen Sie unter folgende Aktionen ausführen einen Ordner auswählen,
in den die Nachrichten, die den Filterkriterien entsprechen, verschoben werden sollen. Bitte beachten Sie,
dass Sie im Vorfeld einen Ordner erstellen müssen, in den die Nachrichten des Filters verschoben werden.
Hinweis: Hacken Sie die Aktion Nach Verarbeitung dieses Filters anhalten an, dadurch wird die Nachricht
nur einmal verschoben, es entstehen keine Kopien in anderen Ordnern (zb. in Ordnern von anderen
Filtern).
Abb.4: Wählen Sie unten links den Reiter Optionen. In der Abbildung sehen Sie das Erstellen eines Mailfilters.
Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz?
Wählen Sie den Reiter Optionen. Unter Mail/Lokales Konto finden Sie die Funktion Abwesenheitsnotiz.
Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und bestätigen Sie Ihre Angaben über Einstellungen speichern
(siehe Abb.5).
Hinweis: Das Feld Nachricht an Kollegen erfaßt alle Nutzer der gleichen Domain, dh. alle Benutzer mit
einer HBK-Adresse (dh. sowohl Mitarbeiter, als auch Studenten).
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Abb.5: Aktivieren Sie automatische Antwort und geben Sie Ihren Urlaubszeitraum und eine Nachricht für
Ihre Kollegen und Absender von außerhalb an.
Wie kann ich meinen E-Mails Signaturen anfügen?
Wählen Sie den Reiter Optionen. Unter Identitäten finden Sie die Funktion Lokales Konto, dort können
Sie eine Signatur für Ihre E-Mails einstellen (siehe Abb.6).
Abb.6: Unter dem Feld Signatur können Sie eine Signatur für Ihre E-Mail erstellen.
2.2 Instant Messaging
Im Bereich Instant Messaging können Sie mit Kommolitonen und Kollegen Nachrichten austauschen. Der
Bereich befindet sich im rechts (siehe Abb.7).
2.2.1 Buddy-Liste
Die Buddy-Liste enthält Ihre Kontakte mit Ihrem Online-Status, mit diesen können Sie chatten.
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Chatfenster
Buddy
Liste
Abb.7: Rechts befindet sich die Buddy-Liste mit Ihren Kontakten. Bei Doppelklick auf einen Kontakt öffnet
sich das Chatfenster zum verfassen von Nachrichten, links in der Abbildung.
Wie kann ich Kontakte hinzufügen?
Sie können über die Funktion Buddy hinzufügen, links über der Buddy-Liste, einen Kontakt aus dem
Adressbuch in die Buddy-Liste einfügen. Sie können die einzelnen Kontakte auch Gruppen zuordnen oder
diese wieder löschen (siehe Abb. 8).
Abb.8. Funktionen zu Kontakten, befinden sich im oberen Bereich der Buddy-Liste.
Wie sehe ich wer gerade online ist?
Kontakte haben im Instant Messenger verschiedene Stati (zb. Frei oder Offline), diese stehen in der Kontaktliste
vor dem Namen des Buddies. Der Status Frei zeigt Ihnen an, dass der Benutzer online und bereit
für einen Chat ist. Bei allen anderen Stati außer Offline sind die Benutzer zwar online, aber nur eingeschränkt
verfügbar.
Wie kann ich meinen Status verändern?
Ihren eigenen Status können Sie über das Dropdown über der Kontaktliste verändern (siehe Abb.9)
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Abb.9: Über das DropDown über der Kontaktliste können Sie Ihren Status ändern.
2.2.2 Chatnachrichten
Wenn Sie auf den gewünschten Kontakt doppelklicken, öffnet sich ein Chatfenster. In diesem können Sie
Nachrichten mit dem gewählten Kontakt austauschen (siehe Abb.7).
2.3 Kalender
Den Kalender erreichen Sie, indem Sie den Reiter Kalender unten links anwählen. Der Kalender ermöglicht
es Gruppenkalender zu führen,Termine anzulegen und Teilnehmer zu Terminen einzuladen, Termine mit
dem Kalender in Ihrem E-Mail Programm zu synchronisieren und Einblick in freigegebene Kalender anderer
Nutzer zu erhalten.
Abb.9: Wählen Sie unten Links die Funktion Kalender, dann gelangen Sie zur Kalenderansicht.
2.3.1 Kalender anlegen
Wenn Sie MIKA starten, ist bereits ein Standardkalender für Sie angelegt, diesen sehen Sie im Fenster links
oben unter Meine Kalender. MIKA bietet zusätzlich die Möglichkeit einen Online-Gruppenkalender zu führen,
oder die Kalender von anderen Teilnehmern einzusehen.
Wie kann ich einen Gruppenkalender in MIKA führen?
Um Gruppenkalender zu führen, sollten Sie sich vorher Gedanken zur Architektur Ihrer Kalender machen.
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Es gibt zwei Möglichkeiten Gruppenkalender anzulegen:
1.) Jeder Benutzer führt einen eigenen Kalender, diese Kalender werden für die anderen Teilnehmer der
Gruppe les- repektive schreibbar gemacht. Termine werden über die Einladungsfunktion in die Kalender
der gewünschten Gruppenmitglieder eingetragen.
2.) Es wird ein Gruppenkalender erstellt, in dem alle Gruppenmitglieder mindestens lesen können.
Daneben können weitere eigene Kalender geführt werden. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn
Sie einzelne Themenbereiche zb. Veranstaltungen, Dienstbesprechungen etc. in einem Kalender filtern
möchten.
Wie lege ich einen neuen Kalender an?
Sie können über die Funktion Kalender erstellen im linken Fenster in der oberen Leiste neue Kalender
erstellen. Hinweis: Über die Funktion Kalendereigenschaften können Sie die Rechte für Ihre Kalender
einstellen.
Wie erstelle ich einen Gruppenkalender?
Sie können dafür einen bestehenden Kalender nutzen oder aber einen eigenen Kalender anlegen. Sie machen
einen Kalender zu einem Gruppenkalender, indem Sie Nutzer auswählen und entsprechende Rechte
für diese im Kalender einstellen.
Markieren Sie den gewünschten Kalender und wählen Sie die Funktion Kalendereigenschaften (siehe
Abb.10) oben links. Ein neues Fenster öffnet sich, wählen Sie in der Registerkarte Gemeinsame die Nutzer
mit denen Sie den Kalender gemeinsam online nutzen möchten. Um Benutzer auswählen zu können muss
die Funktion Kalender freigeben im oberen Bereich des Fensters angehakt sein. Über das Buchsymbol
können Sie Benutzer aus dem Hochschuladressbuch für den Kalender auswählen.
Hinweis: Bitte wählen Sie die Kontakte nur aus dem Hochschuladressbuch aus, da die korrekte Benutzerkennung
benötigt wird, um den Kalender für alle Nutzer zugänglich zu machen, diese ist nur im Hochschuladressbuch
hinterlegt!
Geben Sie diesen in den DropDown Boxen unter Zugriffsberechtigungen die Berechtigung Lesen +
Schreiben, damit die Nutzer Termine zu dem gemeinsamen Kalender hinzufügen können. Wenn Sie den
Benutzern die Berechtigung Eigentümer geben, erhalten diese zusätzlich zum Lese- und Schreibrecht auch
Benachrichtigungen.
Abb.10: Wählen Sie die Funktion Kalendereigenschaften oben links, um die Benutzer und Rechte für
Ihren Gruppenkalender in dem sich öffnenden Fenster unter der Registerkarte Gemeinsame zu setzen.
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Wie können die anderen Gruppenmitglieder den Gruppenkalender sehen?
Damit andere Gruppenmitglieder den Gruppenkalender respektive Ihren Kalender sehen können, müssen
Sie diesen abbonieren (siehe 2.3.3 Kalender abbonieren).
Wie können andere Gruppenmitglieder Termine in den Gruppenkalender eintragen?
Andere Gruppenmitglieder können wie unter 2.3.2 Termine beschrieben, Termine im Gruppenkalender
erstellen.
Hinweis: Die Benutzer müssen über über Schreibrechte für den Kalender verfügen, um Termine eintragen
zu können.
2.3.2 Termine
In MIKA gibt es verschiedene Möglichkeiten Termine zu erstellen. Zu Terminen können Sie Teilnehmer einladen,
die daraufhin eine Einladungsmail erhalten und den Termin in Ihrem Kalender bestätigen oder ablehnen
können. Weiterhin können Sie prüfen, ob ein Teilnehmer zum Zeitpunkt eines Termins verfügbar ist,
wenn dieser seinen Kalender dafür frei gegeben hat.
Wie erstelle ich einen Termin?
Sie können ganz einfach einen Termin erstellen, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste von der Startbis
zur Enduhrzeit Ihren Termin im gewünschten Kalender markieren. Ein Popup mit Daten zu Ihrem Termin
erscheint beim Loslassen der Maustaste, geben Sie einen Namen für Ihren Termin ein und wählen Sie Termin
erstellen (siehe Abb. 11).
Abb.11: Markieren Sie den gewünschten Termin im Kalender und geben Sie diesem einen Namen.
Wie bearbeite ich Termine?
Sie können einen Termin einfach über einen Doppelklick auf die Fläche des markierten Termins oder über
einen Klick auf den Termin und die Funktion Details für Termin anzeigen/bearbeiten, bearbeiten.
Wie erstelle ich wiederkehrende Termine?
Sie können wiederkehrende Termine/Ereignisse erstellen. Wählen Sie dazu die Option wiederkehrend, in
der Bearbeitungsansicht eines Termins. Das Dialogfeld Wiederkehrend wird angezeigt. Das Dialogfeld enthält
die Dropdown-Listen Wiederholung und Ende.
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Wie lade ich andere Personen zu Terminen ein?
Im Bearbeitungsmodus von Terminen haben Sie die Möglichkeit Teilnehmer zu Ihrem Termin einzuladen.
Unter Einladungen können Sie eigene Kontakte eingeben oder Kontakte aus Ihrem Adressbuch auswählen
(siehe Abb.12). Die Teilnehmer bekommen eine Benachrichtigungsmail und können im Kalender den Termin
bestätigen oder ablehnen. Sie haben unter dieser Funktion auch die Möglichkeit die Verfügbarkeit der Teilnehmer
zu prüfen, wenn die Verfügbarkeitsprüfung vom Kalenderinhaber zugelassen wurde.
Hinweis: Auch Termine verfügen über Zugriffsberechtigungen: diese können öffentlich oder privat sein, oder
nur nach Datum und Uhrzeit angezeigt werden.
Abb.12: In der Bearbeitungsansicht von Terminen können Sie unter Einladungen Personen zu Ihrem
Termin einladen.
Wie trage ich Geburtstage oder Urlaub in meine Kalender ein?
Geburtstage tragen Sie zunächst als Termin, wie unter Wie erstelle ich einen Termin? beschrieben, in Ihren
Kalender ein. Über den Ereignistyp in der Detailansicht des Termins können Sie die Art des Ereignisses
bestimmen.
Hinweis: Wenn Sie in der Bearbeitungsansicht gesamter Tag anhacken, wird der Termin in den Kalenderkopf
eingetragen.
Welche Funktionen gibt es noch zu Terminen?
Sie können ein Attachment an den Termin hängen, Erinnerungen einstellen etc. Weitere Funktionen zu Terminen
finden Sie im oberen Bereich des Bearbeitungsformulars eines Termins.
2.3.3 Kalender abbonieren
Diese Funktion bietet die Möglichkeit Kalender anderer Teilnehmer oder einen Gruppenkalender zu abbonieren.
Wenn Sie Kalender anderer Teilnehmer abbonieren und diese markieren, sehen Sie Ihre und deren
Termine unterschiedlich farbig markiert in Ihrer Kalenderansicht.
Wie kann ich Kalender anderer Teilnehmer abbonnieren?
Sie können die Kalender anderer Teilnehmer über die Funktion Kalender abbonieren oben links abbonnieren.
Wenn Sie diese Funktion gewählt haben, erscheint im mittleren Fenster ein Tab Abbonieren (siehe
Abb. 13), über die Suche können Sie den entsprechenden Kontakt suchen. Wählen Sie den Kalender aus,
den Sie abbonieren möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl über Abbonieren.
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Abb.13. Kalender anderer Teilnehmer können Sie über die Funktion Kalender abbonieren auswählen.
2.3.4 Kalenderabgleich/ Kalender importieren
Sie haben die Möglichkeit Kalender im iCal-Format in Ihren Kalender in MIKA zu importieren.
Wie kann ich meinen Thunderbird Kalender (Lightning) mit MIKA synchronisieren?
In Thunderbird Lightning haben Sie die Möglichkeit Ihren Kalender mit Ihren Terminen im iCal- Format zu
exportieren. Sie finden diese Einstellung in Thunderbird Lightning unter Datei/Kalender exportieren. Diese
iCal- Datei können Sie in MIKA importieren. Sie finden die Importfunktion in MIKA links oben, Sie heißt Kalender
importieren (siehe Abb.14).
Hinweis: Auch Ihren Outlook Kalender können Sie im iCal Format importieren.
Abb.14: Ihren MIKA-Kalender können Sie mit Kalendern aus anderen Mailprogrammen über die Funktion
Kalender importieren, sychronisieren.
2.3.5 Kalender einstellen
Ihren Kalender können Sie unter dem Register Optionen unten links einstellen.
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Wie kann ich meine Kalenderansicht verändern?
Unter Optionen/Kalender haben Sie die Möglichkeit unter Allgemein die Ansicht Ihres Kalenders zu verändern
(siehe Abb.15).
Abb.15: Unter Optionen/Kalender/Allgemein können Sie Ihre Kalenderansicht einstellen.
Welche Einstellungen gibt es noch für meinen Kalender?
Unter Benachrichtigung können Sie eine Mailadresse für Benachrichtigungen einstellen. Unter Termin
können Sie sich auch Termine mit abgelehnten Einladungen im Kalender anzeigen zu lassen.
2.4 Adressen
Das Adressbuch von MIKA enthält wichtige Funktionen rund um Ihre Kontakte. Sie erreichen das Adressbuch,
indem Sie die Option Adressbuch unten links auswählen (siehe Abb.16).
Abb.16: Über die Funktion Adressbuch unten links erreichen Sie das Adressbuch von MIKA.
2.4.1 Adressbuch
Mit MIKA können Sie verschiedene Adressbücher verwalten.
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Wie kann ich Adressbücher aus anderen Mailprogrammen importieren?
Über die Funktion Adressen importieren oben links oben haben Sie die Möglichkeit Ihre Adressbücher aus
anderen Mailprogrammen zu importieren. Wählen Sie nach der Auswahl der Funktion einfach die entsprechende
ldif (Thunderbird), csv (Outlook) oder vcard- Datei aus, um diese zu importieren (siehe Abb.17). Die
Datei müssen Sie vorher aus Ihrem Mailprogramm exportieren.
Abb.17: Oben links unter Adressbuch finden Sie die Funktion Importieren, damit können Sie Adressen aus
anderen Mailprogrammen Ihr MIKA Adressbuch importieren.
Exportieren des Adressbuches unter Mozilla Thunderbird:
Öffnen Sie das Adressbuch. Wählen Sie die Funktion Exportieren unter Extras (siehe Abb.18). Speichern
Sie Ihr Adressbuch als ldif-Datei.
Abb.18: Unter dem Menüpunkt Extras/Exportieren können Sie in Thunderbird Ihr Adressbuch als ldif-
Datei exportieren.
2.4.2 Kontakte
Ihr Adressbuch enthält einzelne Kontakte, diese können Sie neu anlegen und bearbeiten.
Wie lege ich einen neuen Kontakt an?
Wählen Sie das Adressbuch, indem Sie einen neuen Kontakt anlegen möchten. Oben links unter Adressbuch
befindet sich die Funktion neuen Kontakt anlegen, wählen Sie diese (siehe Abb.19). Nehmen Sie die
gewünschten Eingaben im Formular vor und bestätigen Sie diese über Speichern.
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Abb.19: Über neuer Kontakt können Sie Kontakte zum ausgewählten Adressbuch hinzufügen.
Wie lege ich eine Gruppe an?
Legen Sie über die Funktion neue Gruppe eine Gruppe an. Eine Ansicht mit Ihren Kontakten erscheint,
markieren Sie die Kontakte, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten und wählen Sie den Button Gruppe
erstellen.
Wie füge ich einen Kontakt in eine Gruppe?
Der Gruppe können Sie Kontakte hinzufügen, indem Sie die Funktion Gruppe verwalten wählen. Hacken
Sie die entsprechenden Kontakte an, welche die Gruppe enthalten soll (siehe Abb.20).
Abb.20: Wählen Sie die Gruppe, der Sie Kontakte hinzufügen möchten und dann die Funktion Gruppe
verwalten. Danach erhalten Sie eine Übersicht mit Kontakten, die Sie der Gruppe hinzufügen können.
Wie schreibe ich eine E-Mail an eine Gruppe?
Sie können eine E-Mail an eine Gruppe von E-Mail Adressen verfassen, indem Sie in das Feld An: beim
Schreiben einer E-Mail den Namen der Gruppe eintragen. Von MIKA werden die Mailadressen der Gruppenmitglieder
automatisch statt dem Gruppennamen gesetzt.
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3. Thunderbird und MIKA
Im Zusammenspiel von MIKA und Thunderbird ergeben sich Besonderheiten, verursacht werden diese
durch Einstellungen in Thunderbird. Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie Probleme beheben können.
Wie kann ich die ausgegrauten Mails in meinem Posteingang MIKA löschen?
Die ausgegrauten Mails mit dem Löschen-Symbol in MIKA (siehe Abb.21) entstehen durch das Verschieben
von Mails in andere Ordner in Thunderbird. Sie müssen lediglich eine Einstellung in Thunderbird verändern,
um die Mails ohne manuelles Löschen aus MIKA zu entfernen. Sie haben die Möglichkeit dies bei Bedarf zu
tun, oder diese Arbeit automatisiert von Thunderbird erledigen zu lassen.
Abb.21: Die markierten ausgegrauten Mails entstehen, wenn Sie in Thunderbird Mails in andere Ordner
verschieben.
Unter dem Menüpunkt Datei finden Sie in Thunderbird die Funktion alle Ordner des Kontos komprimieren
(siehe Abb. 22), wenn Sie diese Einstellung wählen sind die Mails in MIKA verschwunden.
Abb.22: In Thunderbird finden Sie unter Datei die Funktion alle Ordner des Kontos komprimieren. Wenn
Sie diese wählen, verschwinden die ausgegrauten Mails aus MIKA.
Um dies automatisiert von Thunderbird erledigen zu lassen, gehen Sie bitte unter Extras/ Einstellungen
und wählen dort die Registerkarte Netzwerk & Speicherplatz. Dort finden Sie unten die Option Ordner
komprimieren, wenn dies mehr spart als 100 KB, wählen Sie diese.
Ich bekomme doppelte Ordner angezeigt/ einige meiner Ordner fehlen in Thunderbird?
Im Zuge der Mailumstellung kann es passiert sein, dass Sie doppelte Ordner in Ihrem Posteingang in Thunderbird
haben bzw. einige Ihrer Ordner verschwunden sind.
Das ist ein Abboproblem in Thunderbird. Wählen Sie einen Ordner und klicken Sie mit der rechten Maustaste.
Im Kontextmenü der Posteingangsordner finden Sie die Option Abbonieren, wählen Sie diese. Ein Fenster
mit einer Auflistung Ihrer Ordner erscheint (siehe Abb.23). Dort haben Sie die Möglichkeit die Ordner, die
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Sie abbonieren möchten, auszuwählen.
Abb.23: Im Kontextmenü Ihrer Posteingangsordner finden Sie die Option Abbonieren. In dem sich öffnenden
Fenster können Sie Ordner an oder abwählen.
Wenn in Ihrem Posteingang Ordner fehlen, setzen Sie bei diesen den Hacken und bestätigen Sie Ihre Auswahl
mit ok. Wenn zuviele Ordner angezeigt werden, wählen Sie diese in diesem Fenster einfach ab.
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