Verfahrensanleitung für die Software "Profi cash" - Volksbank ...

SEPA-Leitfaden für PROFIcash
1 Voraussetzungen.
2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto
3 Der SEPA-Zahlungsverkehr
3.1 Die Euro-Überweisung „SEPA Credit Transfer“ (SCT)
3.2 SEPA-Lastschriften „SEPA Debit Transfer“ (SDD)
3.2.1 Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI)
3.2.2 SEPA-Mandate
3.2.3 Mandatsverwaltung
3.2.3.1 Erfassen von SEPA Mandaten
3.2.3.2 Bearbeiten von SEPA-Mandaten
3.2.3.3 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten
3.2.3.4 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung
3.2.3.5 Mandats-Erstellung von bestehenden Dauerlastschriften
3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen])
3.2.4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschriften
3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch)
3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA-Lastschriften
3.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen in DTA-Format
3.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen im freien Format
3.3.2 SEPA-Dateien importieren
SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Juli 2013 1

1 Voraussetzungen
Diese Anleitung gilt ausschließlich für PROFI cash
Versionen 10.2 oder höher.
Bitte prüfen Sie über den Hilfe -Button in der oberen
Taskleiste →„Info“ , den Versionsstand Ihrer Software:
Ist hier eine niedrigere Version angegeben, führen Sie
bitte ein Online-Update durch.
Verwenden Sie noch die Version 8 oder 9, so müssen
Sie für die Nutzung der SEPA-Funktionalitäten die
Version 10 des PRPFI cash käuflich erwerben!
2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto
Grundsätzlich ist Ihre PROFI cash Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA-
Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort verwendet werden.
Über Stammdaten – Firmenkonfiguration können Sie die „SEPA-Überweisung“ als Ihr Standard-
Formular auswählen.
Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button „Speichern“.
SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Juli 2013 2

3 Der SEPA-Zahlungsverkehr
Der SEPA-Zahlungsverkehr in PROFIcash wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr
(national) durchgeführt. Die jeweiligen Änderungen sind nach Zahlungsart sortiert, in den
nachfolgenden Punkten beschrieben.
3.1 Die SEPA-Überweisungen - „SEPA-Credit-Transfer“ (SCT)
Die SEPA-Überweisung ist ab 01.02.2014 von allen Nicht-Verbrauchern verpflichtend zu nutzen.
Banken können Verbrauchern erlauben, bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer
und Bankleitzahl zu nutzen. Da PROFI cash als Firmenkundensoftware konzipiert ist, wird es im
PROFI cash diese Möglichkeit nicht geben. Ab 1. Februar muss im PROFI cash mit IBAN und BIC
gearbeitet werden.
Bis zum 01.02.2014 kann im PROFIcash zwischen den verscheidenen Auftragsarten gewählt werden:
Öffnen Sie ein Überweisungsformular, rechts oben befindet sich ein Auswahlbutton (Art), mit dem
Sie die Ausführungsart auswählen können.
Nach einem Klick auf SEPA-Überweisung wird von der bisherige „nationale“ Überweisung in die
SEPA-Überweisung gewechselt.
Die SEPA-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl.
Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und
Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daten wurden vom PROFI cash automatisch um
IBAN und BIC ergänzt. So können Sie Überweisungen mit Kontonummer und Bankleitzahl allein
durch die Änderung der Überweisungsart in das SEPA-Format wandeln.
Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten der
Schritten der nationalen Überweisung.
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3.2 Die SEPA-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD)
Auch die SEPA-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen zusätzliche
Voraussetzungen erfüllt bzw. Daten vorhanden sein, bevor man am SEPA-Lastschriftverfahren
teilnehmen kann. Grundlegend ist die bestehenden Inkassovereinbarung mit der Bank, um die
entsprechende SEPA-Lastschriftart zu erweitern. Zu den zusätzlichen Daten gehören die Gläubiger-
Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID oder nur GI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen,
welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung berechtigt.
3.2.1 Gläubiger-Identifikationsnummer – Creditor Identifier (CI)
Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer.
Diese Gläubiger Identifikationsnummer können Sie in Deutschland bei der deutschen Bundesbank
beantragen.
PROFI cash stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank zur Verfügung. Über die Reiter
Stammdaten → Gläubiger Identifikation, gelangen Sie in die Verwaltung der Gläubiger-
Identifikation.
Über den Button „NEU“ gelangen Sie in die Erfassungsmaske eine neuen Gläubiger-Identifikation.
Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben
oder über den hier integrierten Link (Button „Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen) wird
direkt die Internetseite der deutschen Bundesbank aufgerufen um eine neue Gläubiger-
Identifikation zu beantragen.
3.2.2 SEPA-Mandate
Neben der Gläbuiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des
Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate
stellt Ihnen PROFI cash die integrierte Mandatsverwaltung zur
Verfügung. Klicken Sie hierzu auf „Stammdaten →Mandate“
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3.2.3 Mandatsverwaltung
Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der
Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-
Lastschriftverkehr.
Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder
per E-Mail an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die
bestehenden Zahlungspflichtigen kann über die Mandatsverwaltung vorgenommen werden.
3.2.3.1 Erfassen von SEPA-Mandaten
Über „Stammdaten →Zahlungsempfänger/pflichtige“ erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate.
1. Maske In der 2. Maske klicken Sie nun auf „ändern“.
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Bild 3 Bild 4
In dieser Maske das Feld „Lastschrift erlaubt“ ankreuzen, und auf „Neu“ klicken. In der dann
folgenden Maske können Sie das Mandat erfassen.
Feld Gläubiger-Ientifikationsnummer:
Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in PROFicash erfasst
haben (siehe Seite 4). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen.
Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über
den Button „...“ und „Leeren/Neu“ erstellen.
Feld Mandatsreferenz:
Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen.
Feld Mandatsdatum:
Hier erfassen Sie das Datum an dem das Mandat unterschrieben wurde.
Feld Bezeichnung:
Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird
nur innerhalb von PROFIcash unterschieden.
Angaben zum Lastschriftverfahren:
Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für diese Mandat
zugeordnet werden soll.
Feld Lastschriftsequenz:
Wählen Sie hier aus welche Sequenz die Lastschrift haben wird, ob wiederkehrend oder nur eine
einmalige Lastschrift.
Feld Zuordnungsschlüssel:
Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen
Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier
einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck.
3.2.3.2 Bearbeiten von SEPA-Mandaten
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Um ein Mandat zu bearbeiten, gehen Sie wie in Kapitel 3.2.3.1 beschrieben vor. Zum Bearbeiten
markieren Sie das entsprechende Mandat, und klicken dann (siehe Bild 3) auf „Ändern“.
Beachten Sie bitte, dass eine evtl. Mandatsänderung dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch
ihn akzeptiert werden muss.
3.2.3.3 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten
Über den Button „Drucken“ wird eine neue Maske angezeigt in der sie das Mandat ausdrucken bzw.
mailen können. In die Mandatsverwaltung öffnen sie wie unter Punkt 3.2.3.1 beschrieben
Mandat ausdrucken bzw. Umdeutungslösung
3.2.3.4 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung
Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie
hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie dies ab.
Anschließend öffnen Sie die Mandatsverwaltung wie unter Punkt 3.2.3.1 beschrieben. Über die
Druck Funktion (siehe Bild oben) könne Sie hier den Button „Umstellung“ anklicken. Das angezeigte
Formular können Sie dann ausdrucken bzw. an Ihren Zahlungspflichtigen mailen.
3.2.3.5 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften
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Zur Änderung von bestehenden Dauerlastschriften klicken Sie bitte auf Stammdaten ->
Massenänderung -> ZV-Aufträge. In dieser Maske wählen Sie bitte aus in welches Format die
bisherige Einzugsermächtigungslastschrift geändert werden soll. Nach dem Klick auf „Ändern“ wird
Ihnen eine Hinweisfenster zur Nutzung von Verwendungszweckzeilen angezeigt, anschließend wird
Ihnen die automatische Mandatserzeugung angezeigt. Geben Sie hier bitte das Mandatsdatum ein.
Eine Mandatsreferenz können Sie hier individuell anlegen oder Sie wird automatisch erzeugt.
1. Maske 2. Maske
3. Maske 4. Maske
3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen])
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3.2.4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschrift
Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem
durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz.
Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie
mit Ihren Berater die Details hierzu vorher klären.
Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen
Anwendung.
Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt
werden.
Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem
Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte
vorautorisierte Zahlung.
Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in PROFIcash technisch, gem. HBCI-Spezifkation, als
bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten
zum Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankverwalteten Aufträge bestehen.
Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art.
Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift, erfolgt analog der Einzugsermächtigung über Tagesgeschäft –
ZV-Aufträge – neu erfassen. Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down
Menü wählen Sie ob Sie eine Basis- oder eine Firmenlastschrift anlegen wollen.
Im Feldbereich „Termininformationen“, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte
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eachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. PROFI cash gibt
bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus.
Im Bereich „SEPA Zusatzinformationen“, erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und
zum anderen besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen
Auftrag zu erfassen.
Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten
Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. NOTPROVIDED wird automatisch gesetzt,
wenn das Feld nicht gefüllt ist.
3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch)
3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA
Das bisherige Format „DTAUS“ (aus dem Datenbestand von PROFIcash oder externen Programmen)
für Überweisungen oder Lastschriften kann vom PROFI cash in ein SEPA-Format konvertiert werden.
Fehlende Informationen (wie z.B. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt
bzw. ermittelt.
3.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen aus DTA Dateien
Über den Menüpunkt „Datei →Datenübernahme → DTA-Dateil / SEPA-XML einlesen„ starten Sie
den Import. Im folgenden Dialog wählen Sie bitte die zu importierente DTA-Datei aus, mit einem
Klick auf „Öffnen“ und der Auswahl des Auftraggeberkontos werden die Aufträge eingelesen.
Zur Konvertierung der Aufträge gehen Sie bitte wie in Kapitel 3.2.3.5 beschrieben vor.
3.3.1.3 Konvertierung von Aufträgen im freien Format
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Ein Import von Datenbanken im „CSV“-Format ist ebenfalls möglich. Hierzu müssen Sie zuerst in
PROFIcash eine Importbeschreibung anlegen, und anschließend die Datei importieren.
Beispiel einer Tabelle. Bei Speicherung als CSV-Datei bitte darauf achten, das das korrekte
Trennzeichen (hier in dem Beispiel, dass , (Komma) ) ausgewählt.
1. Bild – Anlage einer Importbeschreibung 2. Bild – Festlegung der Satzbeschreibung
2.
3.3.2 SEPA-Datei importieren
Analog zum Import von DTA-Dateien,
können auch Aufträge aus einer SEPA-
Datei importiert werden. Über den Menüpunkt
„Datei →Datenübernahme →DTA-
Datei/SEPA-XML-datei importieren“ wird
der Datei-Dialog geöffnet, mit dem die zu
importierende SEPA-Datei ausgewählt
werden kann.
Mit einem Klick auf „Öffnen“, werden die
Aufträge ins Profi cash importiert und
stehen anschließend zur weiteren
Verarbeitung zur Verfügung.
Weitere Informationen rund um PROFI cash und SEPA finden Sie im Handbuch des
SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Juli 2013 11

Programmes. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung.
Das Handbuch steht Ihnen in PROFIcash über die „Hilfe“ Funktion zur Verfügung.
Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr, erhalten Sie auf unserer
Homepage unter: www.vb-loebau-zittau.de
Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und
anhand der aktuellen Version von PROFIcash getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz
auszuschließen.
Die Volksbank Löbau-Zittau eG kann weder eine juristische Verantwortung, noch
irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen,
übernehmen.
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