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Projektmanagement 

Happy Projects! - Kapitel E 

Lukas Garstenauer 

Alexander Gruschina 

WS 2013-14

Übersicht 

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Überblick Projektmanagement 

Projektmanagement Kontext 

Projektstartprozess 

Projektkoordinationsprozess 

Projektcontrollingprozess 

Bewältigung einer Projektdiskontinuität 

Projektabschlussprozess 

Projektmarketing 

Projektadministration


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Projektmanagement ist ein Prozess 

projektorientierter Organisationen. 

Prozessziele, -grenzen, -strukturierung werden 

für das gesamte Projekt vorgenommen. 

Detaillierte Ziele, Vorgänge Zuständigkeiten, 

Methoden, Ergebnisse werden in den 

Teilprozessen definiert. 

● Beginn: Projektauftrag erteilt 

Ende: 

Projektabnahme erfolgt

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Ziele: 

– Schaffung struktureller Voraussetzung für 

Projektziele 

– Management der sozialen, zeitlichen, inhaltlichen 

Projektgrenzen 

– Aufbau und Abbau der Projektkomplexität 

– Management der Projektdymanik 

– Effiziente Durchführung der einzelnen 

Projektprozesse 

Nicht-Ziel: 

– Durchführung Inhaltlicher Prozesse


Ziele der einzelnen Prozesse und zeitliches Auftreten im Projekt 

Projektstart (1x, Anfang): 

Das Projekt als soziales System zu etablieren. 

Projektcontrolling (regelmäßig, zwischen Anfang und Ende): 

Die Entwicklung des Projektes zu fördern. 

Projektabschluss (1x, Ende): 

Projekt als soziales System aufzulösen. 

Bewältigung einer Projektdiskontinuität (eventuelles Auftreten): 

Neue Identität für Projekt schaffen 

Projektkoordination (ständig, von Anfang bis Ende): 

Projektkommunikation zur laufenden Leistungserfüllung sichern.

Projektmanagement Kontext 

Prozesse des Projektkontext 

Projektbeauftragungsprozess (vor dem Projektstart): 

Projektart wird festgelegt. 

Grundlegenden Strukturen des Projektes werden 

festgelegt. 

Informationssammlung und Ist-Analyse 

Grobe Definition von Projektzielen 

Erstansätze von Projektplänen 

Planung der Projektorganisation 

Investitionscontrollingprozess (nach Abschluss des Projekts): 

Auswertung der Dokumentation 

Grundlage für Evaluierung, -messung des Erfolges


Ziele: 

Informationstransfer aus der Vorprojektphase in das Projekt 

Definition der Erwartungen an die Nachprojektphase 

Entwicklung von Projektpläne zu Management von: 

Projektziele 

Leistungen 

Kosten 

Termine 

Risiken 

Design der Projektorganisation 

Entwicklung der Projektkultur 

Planung von Maßnahmen zum Diskontinuitätenmanagement 

Definition von Strukturen für folgende Projektmanagement-Teilprozesse 

Erstellung der Dokumentation „Projektstart“ 

Zeitliche Abgrenzung: 

Beginn: Projektauftrag erteilt 

Ende: Dokumentation „Projektstart“ abgelegt 

Dauer: 2-3 Wochen

Ablauf: 


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Planung: 

– Entwicklung des Designs des Projektmanagementprozesses 

(Situationsanalyse) 

Vorbereitung: 

– Pläne für Krisen, Chancen Vorbeugung 

– Erstansätze von Projektpläne und -Marketing 

Durchführung: 

– Projektteilnehmer auswählen (Workshops, Einzelinterviews) 

Nachbearbeitung: 

– Erstellung von Projektmanagemet-Dokumenten und Verteilung 

an Mitglieder 

– Durchführung von Projektmarketing

Organisation: 


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Zuständig für Durchführung sind: 

– Projektmanager, -Auftraggeber, -Team, und 

einzelne Projektmitglieder 

Benötigte Ressourcen und Kosten für den 

Projektstart werden ermittelt. 

Projetauftraggeberteam und Vertreter 

relevanter Umwelten werden am Ende der 

Workshops mittles Grafiken, Charts über die 

Ergebnisse informiert.


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Qualität: 

Wird anhand der Kosten und Dauer des 

Projektstartprozesses ermittelt. 

Ergebnisse des Startprozesses sind vor allem 

die entwickelten Projektpläne und die 

Etablierung des Projekts als soziales System. 

● Der Projektstartprozess ist durch Sitzungs – 

und Workshop-Protokolle zu dokumentieren


Unterschiedliche Projektstarts: 

Unterschiedliche Projektarten sind verschieden zu 

behandeln.

Projektkoordination 

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Ziele: 

– Sicherung des laufenden Projektfortschritts und 

der Qualität der Arbeitspaketergebnisse. 

– Laufende Koordination von Ressourcen. 

– Kontrollieren des Arbeitspaketfortschritts. 

– Abnahme von Arbeitspaketen. 

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– Anfang bis Ende des Projekts


Ablauf: 

– Die Kommunikation des Projektmanagers erfolgt 

in persönlichen Gesprächen, Email, Fax, Telefon.. 

– Projektmanager nimmt in Subteamsitzungen teil. 

– Koordinationsprozess benötigt keine explizite 

Planung weil er laufend stattfindet . 

– Einzelne Kommunikationen des Projektmanagers 

benötigen eine Strukturierung.


Organisation: 

– Projektmanager erfüllt Koordination mit 

Projektauftraggeberteam. 

– Projektmitgliedern 

– Projektmitarbeitern 

– Vertreter relevanter Umwelten 

Projektmanager kann bei von einem 

Assistenten oder Controller unterstützt 

werden.


Qualität: 

– Ist hauptsächlich die Kommunikation des 

Projektmanagers mit den Projektmitgliedern. 

– Projektmanager benötigt eine entsprechende 

Kompetenz. 

– Und nutzt Hilfsmittel: 

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TODO Listen 

Projektzielplan 

Projektstrukturplan 

Sitzungsprotokolle 

Abnahmeprotokolle

Projektcontrolling 

Ziele: 

– Feststellung des Projektstatus 

– Vereinbarung steuernder Maßnahmen 

– Neuvereinbarung von Projektzielen, -Kultur, 

-Organisation 

– Updating der Projektpläne 

– Erstellung von Controllingberichte (Projektfortschritt) 

Zeitlicher Ablauf: 

Begin: 

Fixierte Termine (Projektstart) 

Ende:Controllingbericht abgelegt 

Dauer: 

1-2 Wochen


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Wird benötigt um auf Änderungen im Projekt 

zu reagieren. (Ressourcen, Ziele) 

Termine werden Zeitlich festgelegt 

(Meilensteine im Projekt, regelmäßig) 

Bei Abweichungen im Projekt sind 

Maßnahmen zu ergreifen (neue Potenziale, 

unerwünschte Abweichungen) 

„grobe statt feine“ Steuerung des Projektes


Ablauf: 

– Struktur wird bereits im Projektstart geplant: 

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Häufigkeit 

Inhalte und Form der Berichte 

Kommunikationsformen 

– Mindestanforderungen, welche das Controlling 

erfüllen soll, sind vom Auftraggeberteam zu 

definieren

– Dabei wird eine neue Projektwirklichkeit 

konstruiert. 


Ablauf: 

– Zur Vorbereitung der Controllingkommunikation ist 

folgendes vom Projektmanager und den 

Projektmitgliedern zu erfüllen: 

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Erfassung von Ist-Daten, Soll-Ist-Vergleiche, 

Durchführung von Abweichungsanalysen 

Planung von Steuernden Maßnahmen 

Updating von Projektplänen und Vorsorgeplänen 

Erstellung von Berichten (Fortschritt, Abweichungen) 

– Die Durchführung besteht aus Projektteamsitzung 

und Auftraggeberteamsitzung.


Organisation: 

– Erfolgt durch Projektmanager, 

Projektauftraggeberteam und das Projektteam. 

– Erfolgt nicht durch projektexterne Stellen wie z.B 

einen Bereichscontroller. 

– Der Projektmanager berichtet dem 

Bereichscontroller lediglich die Fortschritte des 

Projekts.


Qualität: 

– In der Praxis wird ein formales Controlling nur bei 

finanziell riskanten Projekten durchgeführt. (großer 

Aufwand) 

– Die entsprechende Projektcontrollingqualität wird 

durch die Durchgängigkeit der erstellten 

Projektpläne (Projektstart) und den festgelegten 

Kommunikationsformen gesichert.

Bewältigung Projektdiskontinuität 

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Eine Projektdiskontinuität kann eintreten 

Formen der Bewältigung sind: 

– Redesign des Projekts 

– Projektunterbrechung 

– Abbruch 

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Projektunterbrechung und Abbruch werden als 

Projektabschlussprozess bezeichnet.


Ziele: 

– Bewältigung einer Projektkrise oder Projektchance 

– Beschränkung des möglichen Schadens, 

Förderung von einer Chance 

– Schaffung von Grundlagen für eine erfolgreiche 

Fortführung des Projekts. 


Beginn: Wahrnehmung einer Diskontinuität 

Ende: 

Dauer: 

Beendigung der Diskontinuität 

mehrere Wochen


Management Aufgaben: 

– Förderung eine Chance, bzw. Vermeidung von 

Projektkrisen. 

– Es sind Vorsorgende Maßnahmen zu entwickeln. 

– Diese werden im Startprozess definiert und im 

Controlling wahrgenommen. 

– Der optionale Prozess selbst ist nur für die 

Bewältigung vorgesehen.


Wegen ihrer Komplexität und Dynamik haben 

Projekte grundsätzlich ein hohes Potential für 

Diskontinuitäten.


Ablauf: 

– Man kann eine Projektdiskontinuität nicht messen, 

deshalb muss sie explizit definiert werden. 

– Voraussetzung für die Bewältigung ist eine 

bewusste Definition der Diskontinuität als neue 

Projektwirklichkeit. 

– Diese Definition stellt die Aufmerksamkeit der 

Projektmitglieder sicher.


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In der Regel werden zur Bewältigung externe 

Experten benötigt die das nötige Know-How 

zur Bewältigung besitzen. 

NO-NOs: 

– Verzögerungs- und Verschleierungstaktik 

– Negieren der Situation 

– Schuldzuweisungen 

– Delegation nach oben

E1.7 Beschreibung des 

Projektabschlussprozesses

Ziele 

• Inhaltliche Restarbeiten 

• Planung der Nachprojektphase 

• Transfer von gewonnenem Know-how 

• Projektabschlussbericht, Ist-Projektmanagement- 

Dokumentation 

• Investitionsevaluierung 

• Gestaltung der Umweltbeziehungen 

• Beurteilung des Projekterfolgs 

• Formale Projektabnahme 

• Effiziente Gestaltung des Projektabschlussprozesses

Zeitliche Abgrenzung 

• Beginn: Veranlassung des formalen 

Projektabschlusses 

• Ende: Projekt erfolgreich abgenommen 

• Dauer: 2-3 Wochen

Professioneller Projektabschluss ist 

gefordert 

• Ziele erreicht Projekt muss finalisiert werden 

• Unsicherheit kann zu Verzögerungen führen 

• Wesentliche Projektaufgaben erfüllt 

• Unattraktive Restaufgaben zu erledigen 

• Teammitglieder oft bereits in neuen Projekten 

• Inhaltliche und zeitliche Grenzen endgültig setzen 

• Endereignisse: Übergabe des Abschlussberichts, 

Abschlusspräsentation, Abschlussfest 

• Formale Beendigung = Freigabe von Ressourcen und 

Energien für neue Aufgaben

Ablauf des Projektabschlussprozesses 

• Erste Planung bereits im Projektstartprozess 

(Kosten sind zu berücksichtigen) 

• Vorbereitung der Projektabschlusskommunikation 

• Abschließende Kommunikationen: Abschluss- 

Workshop, Abschlusssitzung, Social Event, 

Erfahrungsaustausch-Workshop

Ablauf des Projektabschlussprozesses 

Abschluss-Workshop: 

- Beurteilung des Projekterfolgs 

- Beurteilung der Leistung der Mitglieder 

- Infos über die Personaldispositionen 

Abschluss-Sitzung: 

- Beurteilung des Projekts durch Projektauftraggeberteam 

- Reflexion der Erfüllung der Projektauftraggeberrolle 

- Formale Projektabnahme 

Nachbereitung der Projektabschlusskommunikation 

– Fertigstellung der Projektabschluss-Dokumentation 

– Abschließendes Projektmarketing 

– Schließen der Projektkostenstelle

Organisation des 

Projektabschlussprozesses 

• Mitglieder der Projektorganisation 

• Vertreter der Stammorganisation der 

projektorientierten Organisation 

• Vertreter der relevanten Umwelten

Qualität des Projektabschlussprozesses 

• Dynamik des Geschäftsalltags 

• Mangelnde Professionalität im Projektmanagement 

• Qualität wird anhand der Durchgängigkeit von 

Projektmanagement-Methoden beurteilt: 

– Projektzieleplan 

– Business Case Analyse 

• Beurteilung des Projekterfolgs 

– Projekt-Umwelt-Analyse 

• Auflösung von Projekt-Umwelt-Beziehungen 

• Grundlage für abschließendes Projektmarketing 

• Sozialer Projektabschluss 

– Feedback 

– Positives und Negatives ansprechen 

– Soziale Kompetenzen sind gefordert

Projektabschluss bei unterschiedlichen 

Projektarten 

• Reflexionsarbeit einfacher bei erfolgreichen Projekten 

• Umgang mit Misserfolg führt zu hoher sozialer 

Komplexität 

• Gründe für Verlust eines Auftrags selten analysiert 

• Konzeptionsprojekte: Transfer des gesammelten Knowhow 

in Realisierungsprojekte 

• Repetitive Projekte: Lernen für ähnliche Projekte 

(Pilotprojekt)

E1.8 Projektmarketing

Zu wenig Projektmarketing! 

• Starke inhaltliche Orientierung 

• Geringe Marketingorientierung 

• Mangelndes Projektmarketing Nicht genügend 

Managementaufmerksamkeit 

• Qualität UND Akzeptanz wichtig 

Erfolg = Qualität x Akzeptanz

Ziele des Projektmarketing, oder: 

„Tu Gutes und sprich darüber“ 

• Sicherung der Managementaufmerksamkeit 

• Sicherung der adäquaten Ressourcen 

• Sicherung der Akzeptanz 

• Minimierung von Konflikten 

• Förderung der Identifikation von Mitarbeitern mit 

dem Projekt

Projektmarketing: Definition 

• Projektbezogene Kommunikation mit relevanten 

Projektumwelten 

• Fokus auf Kommunikation des Projekts

…in den Teilprozessen 

• Meist kein eigenes Arbeitspaket, aber in allen 

Teilprozessen enthalten und zu erfüllen 

• Beginn: Projektauftrag 

• Gleichmäßige Intensität über Projektlaufzeit 

• Informelles Projektmarketing möglich 

• Bewältigung von Projektdiskontinuitäten 

• Projektabschluss: Projektergebnisse, Projektarbeit 

und Beiträge der Mitglieder

Hilfsmittel 

• Projekt-Umwelt-Analyse (PUA) 

– Projektspezifische Marketingstrategien 

– Konkrete Maßnahmen 

• Projektkulturentwicklung 

– Projektname, Projektlogo, Projektslogan 

• Printmedien 

• Projektbezogene Events 

• Give aways 

• Online 

• Visits 

• Projektmanagement-Dokumentationen

Zuständigkeiten 

• Alle Mitglieder der Projektorganisation tragen 

Verantwortung 

• Punktuelle Mitarbeiter ausgeschlossen 

• Marketingkompetenz notwendig 

Budgetierung 

• Kosten des Projektmarketings sind zu 

berücksichtigen 

• Personalkosten, Sachkosten (für Hilfsmittel)

Projektmarketing für unterschiedliche 

Projektarten 

• Besonders bei internen Projekten wichtig 

• Akzeptanzsicherung ist zentrale Herausforderung 

• Externe Projekte: Soziale Komplexität niedriger 

• Erfolgreiche Projekte einfacher zu kommunizieren

E1.9 Projektadministration

Projektadministration: Definition 

• Prozess der administrativen Abwicklung von Projekten, 

beinhaltet 

– Administration von 

• Projektpersonal 

• Projektebezogene Kunden- und 

Lieferantenverträge 

• Projektinfrastruktur 

– Ablage der 

• Projektkorrespondenz 

• Projektdokumente 

• Keine Teilaufgabe des Projektmanagement 

• Zusätzliche Aufgabe

Ziele der Projektadministration 

• Sicherung 

– Nachvollziehbarkeit von Dokumenten und 

Korrespondenz 

– Rascher Zugriff auf Personal-, Kunden- und 

Lieferdaten

Aufgaben der Projektadministration 

• Administration 

– Projektpersonal 

– Kundenauftrag 

– Projektinfrastruktur 

• Ablage 

– Projektkorrespondenz 

– Projektdokumente 

• Eigenständige Aufgabe 

• Eigenes Arbeitspaket

Rollen zur Erfüllung der 

Projektadministration 

• Große Projekte: Projektadministrator 

• Kleine bis mittlere Projekte: Personal in 

Personalunion 

Budgetierung 

• Im Projektbudget zu berücksichtigen 

• Personalkosten, Sachkosten

E2 Gestaltung des Prozesses: 

Projektmanagement

E2.1 Einsatz von Projektmanagement- 

Methoden 

• In Organisationsrichtlinien von projektorientierten 

Unternehmen zu vereinbaren 

• Einteilung in 

– Projektstart 

– Projektkoordination 

– Projektcontrolling 

– Bewältigung einer Projektdiskontinuität 

– Projektabschluss 

– kann / muss

Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)

Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)


Methoden - Projektpläne 

• Projektplan = Modell des Projekts 

• Resultiert aus Projektmanagementmethoden 

• Verwendung von Managementmethoden zur Entwicklung 

einer Management-Komplexität, die der Komplexität des 

Projekts entspricht 

• Qualität wird durch Multi-Methodeneinsatz gesichert 

• Detaillierungsgrad abhängig von Projektkomplexität 

• Erstmalige Erstellung in Projektstart-Workshop 

• Projektpläne oft als Dokumentationsinstrument verstanden 

– Entscheidungsinstrumente 

– Führungsinstrumente 

– Kommunikationsinstrumente 

– Dokumentationsinstrumente

E2.2 Einsatz von Standardprojektplänen 

• Wiederholtes Durchführen bestimmter Projektarten 

• Instrument des organisatorischen Lernens 

• z.B.: Projektstrukturpläne, Arbeitspaketspezifikationen, 

Meilensteinlisten, Projektorganigramme 

• Effizienz kann durch adäquaten Einsatz wesentlich 

gesteigert werden 

• Müssen den jeweiligen Projektbedingungen 

entsprechend adaptiert werden

E2.3 Einsatz adäquater Projekt- 

Kommunikationsformen

Einzelgespräch 

• Teilnehmer: Projektmanager, Projektteammitglied 

• Ziel: Austausch von Informationen über das Projekt, 

wechselseitige Erwartungen bez. 

Zusammenarbeit

„Kick-Off-Meeting“ 

• Einmalig im Projektstartprozess 

• Teilnehmer: Projektteam, Projektauftraggeberteam, 

Projektmanager 

• Ziel: Information des Projektteams über das Projekt 

• Meist „Einwegkommunikation“, wenig Interaktion 

• 2-3 Stunden Umfang

Projekt-Workshop 

• Teilnehmer: Projektteam, eventuell Vertreter 

relevanter Projektumwelten 

• Teilnehmeranzahl: ~15 Teilnehmer 

• Ziel: gemeinsames Entwickeln des „Big Project Picture“ 

• Interaktionen der Teammitglieder ist wesentlicher 

Beitrag zu Projektkulturentwicklung 

• Standort: außerhalb des tägl. Arbeitsplatzes 

• Präsentation der Ergebnisse am Ende

Projekt-Teamsitzungen 

• Teilnehmer: Projektteam 

• Ziel: Information über Projektstatus und weitere 

Vorgehensweise 

Projektauftraggeber-Teamsitzungen 

• Teilnehmer: Projektauftraggeberteam, Projektmanager 

• Ziel: Information über Projektstatus, Treffen 

strategischer Projektentscheidungen

E2.4 Gestaltung der projektbezogenen 

• ICT-Infrastruktur 

• Räumliche Infrastruktur 

Infrastruktur 

• Bei virtuellen Projektorganisationen große 

Herausforderung 

• Planung erfolgt in Projektsitzungen

E2.5 Projektmanagement-Consultants und 

Projektmanagement-Coaches 

• Zur Bewältigung von sozialer Komplexität 

• Projektstartprozess, Bewältigung von Diskontinuitäten 

• Beratungsobjekte 

– Projekt 

– Projektmanager 

– Projektteam 

• Consultant: Beratung für ganzes Projekt 

• Coach: Beratung für Projektmanager und/oder Projektteam 

• Entscheidung über Verwendung wird gemeinsam getroffen


Checklisten 

• Zur Steigerung der Effizienz 

• Beispiele 

– Einsatz von Projektmanagement-Methoden 

– Design eines Projektstart-Workshops 

– Design eines Projektcontrolling-Workshops 

– Tagesordnung einer Projektauftraggeber-Teamsitzung 

– ICT-Einsatz in Projekten 

– Inhaltsverzeichnis der Projektmanagement- 

Dokumentation

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