Unternehmensweites Projekt‐, Portfolio‐ und Ressourcenmanagement
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<strong>Unternehmensweites</strong><br />
<strong>Projekt‐</strong>, <strong>Portfolio‐</strong> <strong>und</strong><br />
<strong>Ressourcenmanagement</strong><br />
Volle Kontrolle über alle Prozesse in Echtzeit.<br />
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Vorwort<br />
Mit Hilfe von Projektportfoliomanagement können alle Projekte innerhalb eines Unternehmens in<br />
Beziehung zu einander verwaltet <strong>und</strong> so die benötigten beziehungsweise vorhandenen Ressourcen<br />
effizient eingesetzt werden. Das vorliegende Dokumente soll Ihnen den Begriff PPM erläutern,<br />
Abläufe zeigen <strong>und</strong> Sie über Nutzen im Einsatz informieren.<br />
Der Inhalt im Überblick<br />
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Vorwort<br />
PPM im Überblick<br />
Vision & Nutzen<br />
Use Cases<br />
Über den Verfasser<br />
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Begriffserklärungen<br />
PPM – Projektportfoliomanagement<br />
Unter dem Begriff „Projektportfoliomanagement“ (PPM) ist ganz allgemein der Prozess zu verstehen, mehrere Projekte<br />
innerhalb einer Organisationseinheit effektiv zu verwalten. Vom Projektmanagement unterscheidet es sich dadurch, dass<br />
die optimale Umsetzung nicht nur für ein Projekt gewährleistet werden soll, sondern dass die Projekte bzw. <strong>Projekt‐</strong><br />
Portfolios in Beziehung zueinander betrachtet werden, um Abläufe <strong>und</strong> Personen <strong>und</strong> Finanzen unternehmensübergreifend<br />
effizient zu organisieren <strong>und</strong> einzusetzen. In den meisten Unternehmen wird PPM mit einzelnen, bestenfalls mit<br />
Import/Export Schnittstellen versehenen, Tools eingesetzt (MS Project, Excel,...). PPM kann aber auch mit integrierten<br />
Werkzeugen abgebildet werden.<br />
Integriertes System vs. Schnittstelle<br />
Der Vorteil einer solchen PPM‐Software ist, dass alle projektrelevanten Informationen in einem einzigen System<br />
zusammengeführt werden. Alle an den Projekten beteiligten Personen können auf die für sie <strong>und</strong> ihre Aufgaben benötigten<br />
Daten zugreifen <strong>und</strong> haben diese auf dem aktuellen Stand zur Verfügung. Auch im Vergleich zu Schnittstellen‐Systemen sind<br />
integrierte Systeme in der Datenverwaltung kompatibler, verlässlicher <strong>und</strong> in der Ausgabe <strong>und</strong> Darstellung für verschiedene<br />
Personengruppen wesentlich einfacher zu handhaben.<br />
PPM‐Software<br />
Die drei folgenden Teilbereiche sind für ein integriertes PPM‐System vor allem wichtig <strong>und</strong> können mit der Software<br />
ineinandergreifend verwaltet werden:<br />
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Portfoliomanagement‐System, das die Bewertung <strong>und</strong> Priorisierung der einzelnen Projekte im Sinne der<br />
Unternehmensziele unterstützt.<br />
Projektmanagement‐Tool zur Detailplanung, Kalkulation <strong>und</strong> operativen Durchführung der einzelnen Projekte.<br />
ERP‐System für projekt‐ <strong>und</strong> unternehmensübergreifendes <strong>Ressourcenmanagement</strong> in allen Bereichen vom<br />
Einkauf über die Personalverwaltung bis zum Marketing inklusive Vergleiche von Plan‐ <strong>und</strong> Istkosten.<br />
Die Zusammenführung aller Daten aus diesen drei Bereichen macht sowohl die effiziente Umsetzung des einzelnen Projekts<br />
als auch die übersichtliche projektübergreifende Planung möglich. Außerdem können mit Hilfe der PPM‐Software<br />
übergeordnete Bewertungskriterien definieren werden, die dabei helfen, Projekte der Art auszuwählen <strong>und</strong> zu priorisieren,<br />
dass sie in Summe der Erfüllung der Unternehmensziele am zuträglichsten sind.<br />
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PPM im Überblick<br />
Mit PPM können Entscheider auf Basis aktueller Daten aus den unterschiedlichsten<br />
Unternehmensbereichen f<strong>und</strong>ierte, wegbereitende Entscheidungen treffen, die für alle involvierten<br />
Abteilungen umsetzbar sind.<br />
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PPM im Überblick<br />
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Vision & Nutzen<br />
Ein gut in die Unternehmensabläufe integriertes PPM‐Tool schafft in allen Bereichen des<br />
Unternehmens einen aktuellen Informationsstand, besseren Überblick <strong>und</strong> dadurch planbare <strong>und</strong><br />
effiziente Arbeitsabläufe.<br />
Von der Management‐Ebene, wo die verschiedenen Projekte geplant <strong>und</strong> die Ressourcen verteilt werden bis zu den<br />
Projektmitarbeitern <strong>und</strong> Lieferanten hat jeder genau für seine Aufgaben die benötigten Daten zur Verfügung <strong>und</strong> für seine<br />
Bedürfnisse aufbereitet.<br />
So können die verschiedenen Anliegen innerhalb des Unternehmens (Entwicklung, Innovationen, Organisation, etc.)<br />
berücksichtigt werden <strong>und</strong> auch in Hinsicht auf finanzielle Risiken wird ein ausgewogenes Projektportfolio gewährleistet.<br />
Folgend einige der vielen Nutzen für den Einsatz von PPM:<br />
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Alle Informationen aus einer Quelle in Echtzeit<br />
Wertvolle Informationen wie: Status, Fortschritt, Kosten, Plan/Ist Vergleiche<br />
Durchdachte Bedienbarkeit <strong>und</strong> Visualisierungen<br />
Wertvolle Detailansichten in die unteresten Ebenen des Portfolios<br />
Neue Form der Darstellung von wichtigen Finanzdaten<br />
Einfachere <strong>und</strong> schnellere Durchführung von Konsolidierung, Langfristplanung <strong>und</strong> Monitoring<br />
Keine red<strong>und</strong>ante Datenhaltung<br />
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Auf der sicheren Seite<br />
Die Biac (Business Insurance Application Consulting GmbH) ist eine Tochter<br />
der Vienna Insurance Group, einem international tätigen<br />
Versicherungskonzern aus Wien. Hauptaufgabe der Biac ist die<br />
Weiterentwicklung, der Support <strong>und</strong> der internationale Rollout von<br />
Versicherungslösungen auf Basis von SAP Software – dies umfasst<br />
beispielsweise Lebensversicherungen, Krankenversicherungen <strong>und</strong> KFZ‐<br />
Versicherungen. Diese komplexen Lösungen sind in über 10 Ländern <strong>und</strong><br />
20 Gesellschaften für Tausende von K<strong>und</strong>en im Einsatz, <strong>und</strong> werden<br />
laufend an veränderte gesetzliche, demografische oder tarifliche<br />
Bedingungen angepasst.<br />
Meinungen des Biac‐Teams<br />
„… SAP PPM ist aus meiner Sicht bereits<br />
jetzt ein Erfolg… Am Monatsende ist die<br />
Durchlaufzeit der Anlagen von<br />
Buchungsbausteinen <strong>und</strong> Zuordnung<br />
von Ressourcen um einiges kürzer<br />
geworden bzw. man konnte auf<br />
Anfragen JIT reagieren.“<br />
„Mir erleichtert PPM die Arbeit deutlich<br />
<strong>und</strong> ich freue mich schon auf die<br />
nächsten Fortschritte...“<br />
„Mit PPM können wir zentral<br />
Informationen für viele Stakeholder<br />
bereitstellen. […] Toll finde ich die<br />
Möglichkeit, eigene Anzeigevarianten in<br />
der Tablestruktur zu definieren. […] Das<br />
macht die Pflege der Daten sehr<br />
effizient.“<br />
„Die SAP‐PPM Einführung bedeutet<br />
einen wesentlichen Fortschritt für<br />
unsere professionelle Projektabwicklung<br />
inkl. Planung <strong>und</strong> Reporting, <strong>und</strong><br />
ermöglicht eine ganzheitliche<br />
Projektübersicht mit den wesentlichen<br />
Eckdaten.“ (Evrim Bakir, Geschäftsführung<br />
Biac)<br />
Jedes Jahr werden ca. 50‐100 Rollout Projekte abgewickelt, dabei kommt<br />
es auf effiziente Zusammenarbeit von h<strong>und</strong>erten internen <strong>und</strong> externen<br />
Spezialisten in mehr als 30 Teams an. Zusätzlich bestehen zwischen den<br />
Projekten Abhängigkeiten in verschiedenen Bereichen (Termine,<br />
Funktionen, Ressourcen), daher ist genaue Planung <strong>und</strong> rechtzeitige<br />
Erkennung von Abweichungen sehr wichtig.<br />
Nach einer ausführlichen Evaluierung verschiedener Softwarepakete<br />
entschied sich die Biac 2012 für die Einführung von SAP PPM mit dem<br />
Implementierungspartner Phoron Consulting GmbH. Die Projektziele<br />
waren hoch gesteckt:<br />
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Umfassendes <strong>Portfolio‐</strong> <strong>und</strong> Multi‐Projektmanagement<br />
<strong>Ressourcenmanagement</strong><br />
Abbildung des <strong>Projekt‐</strong> <strong>und</strong> Produktportfolios<br />
<strong>Projekt‐</strong> <strong>und</strong> Programmcontrolling mit einheitlichen Sichten<br />
Globales <strong>Ressourcenmanagement</strong> auf Abteilungsebene<br />
Enge Integration in SAP CO, PS, Cats, MM<br />
Migration aller historischen <strong>und</strong> laufenden Projekte<br />
Diese Ziele wurden in zwei Etappen erreicht. Ende 2012 erfolgte der<br />
Produktivstart mit den wesentlichen Komponenten aus <strong>Portfolio‐</strong> <strong>und</strong><br />
Projektmanagement, seit 2014 ist nun auch das <strong>Ressourcenmanagement</strong><br />
im Einsatz. Hier ein Auszug der Highlights:<br />
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Top‐down <strong>und</strong> bottom‐up Planung von Ressourcen<br />
Manuelle Überleitung der Ressourcenplanung nach MM<br />
(Bestellung externer Ress.) im Probebetrieb<br />
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CO‐seitiger Split in zwei Kostenrechnungskreise aus<br />
einem PPM‐Projekt<br />
Für weitere Informationen steht Ihnen<br />
Hr. Johannes Bacher gerne zur<br />
Verfügung.<br />
Johannes.bacher@phoron.com<br />
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Finanzplanung mit komplexen Rechenregeln <strong>und</strong> erweiterte<br />
HR‐Integration<br />
Da im SAP Standard nicht alle Anforderungen umsetzbar waren,<br />
entwickelte Phoron an gewissen Stellen die nötigen Erweiterungen –<br />
selbstverständlich releasefähig <strong>und</strong> modifikationsfrei.<br />
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Über den Verfasser<br />
Phoron ‐ Consulting that fits.<br />
Wir sind ein österreichisches SAP‐Beratungsunternehmen<br />
mit dem Ziel, Geschäftsprozesse mit Hilfe von<br />
betriebswirtschaftlicher Standardsoftware abzu‐bilden<br />
<strong>und</strong> mit individuellen IT‐Lösungen optimal zu<br />
unterstützen. Unsere mehr als 80 MitarbeiterInnen<br />
weltweit beraten renommierte nationale <strong>und</strong><br />
internationale Unternehmen aus den Branchen<br />
Maschinen‐ <strong>und</strong> Anlagenbau, Fertigungsindustrie,<br />
Automotive, Telekommunikation <strong>und</strong> Handel – viele<br />
davon Weltmarkführer oder maßgebliche Anbieter in<br />
ihrem Segment.<br />
We find the best way<br />
Unsere K<strong>und</strong>en schätzen besonders unser umfassendes<br />
Wissen um SAP‐Technik, unser tiefes Know‐how um<br />
Geschäftsprozesse <strong>und</strong> unseren betriebswirtschaftlichen<br />
Hausverstand. Kreative <strong>und</strong> innovative Lösungen, die<br />
Anforderungen gerecht werden, niemals Budgets<br />
sprengen, SAP Standard ergänzen <strong>und</strong> komplettieren<br />
stehen für unsere exzellenten Fähigkeiten.<br />
Österreich<br />
Phoron Consulting GmbH Office Campus Gasometer<br />
Guglgasse 15/3b<br />
1110 Wien, Österreich<br />
Telefon: +43 (0) 1 / 748 36 02<br />
E‐Mail: office@phoron.com<br />
Deutschland<br />
Phoron Consulting GmbH<br />
Friedrichstraße 15<br />
70174 Stuttgart, Deutschland<br />
Telefon: +49 (0) 711 / 460 59 130 0<br />
E‐Mail: office@phoron.com<br />
Weitere Informationen zum Thema PPM finden Sie auf<br />
www.phoron.com/de/flexppm.html<br />
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