Playmobil: Update auf neueste scanview-Version - BSH IT Solutions ...

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E-Mail-Flut sicher archivieren
scanview goes Asia
Partnermanagement im Chiemgau:
ckw bestätigt Kundenvertrauen
Damit die Rechnung richtig abgelegt ist
Weg vom Papier –
Edeka Schubert baut auf scanview
Platz zum Wachsen –
MIAVIT schafft Raum mit scanview
Hamm Kliniken setzen auf scanview
Playmobil:
Update auf neueste scanview-Version
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E-Mail-Flut sicher archivieren
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Ausgabe 1/2012
Überbordende E-Mail Accounts und Unmengen von Dateianhängen sorgen
für immense zusätzliche IT-Kosten in Unternehmen. Mit scanview eArchiv 3
kommt nun die neueste Version des serverseitig arbeitenden Systems für
die automatische Archivierung von Exchange-Objekten auf den Markt. Die
E-Mail-Flut inkl. Dateianhängen kann dann noch besser in Griff bekommen
werden.
Zentraler Unterschied zur Vorgängerversion ist, dass eArchiv nicht mehr direkt auf dem
Exchange Server liegt sondern über eine Web-Schnittstelle auf das System zugreift. Es ist
somit ein wichtiger Schritt noch unabhängiger von der lokalen Infrastruktur zu agieren und
öffnet scanview eArchiv 3 für die Cloud-Welt.
Die Archivierung erfolgt über Konfi gurationen mit diversen Optionen. Diese Werte werden
im Administrationstool eingestellt und können sowohl systemweit als auch postfachspezifi
sch administriert werden. Andererseits kann sich der Anwender zusätzlich über Regeln,
Filter aber auch manuelle Einzeleingaben sein Postfach bezüglich der Archivierung organisieren.
E-Mail-Archivierung ist heute ein unverzichtbarer Bestandteil einer nachhaltigen Unternehmensstrategie.
Das liegt nicht nur am starken Anwachsen der E-Mail-Kommunikation,
sondern auch an neuen gesetzlichen Regelungen, die eine revisionssichere Aufbewahrung
von E-Mails vorschreiben. eArchiv entlastet die Postfächer, bietet eine sichere Ablagemöglichkeit
für die Flut an E-Mails samt E-Mail-Attachments
und stellt zugleich die Verfügbarkeit aller
darin enthaltenen Informationen sicher.
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scanview goes Asia
Konvekta, einer der führenden Hersteller innovativer Thermosysteme
im Nutzfahrzeugbereich, setzt zur Verwaltung
seiner Dokumente und Steuerung des Posteingangs seit mehreren
Jahren das Dokumenten Management-System (DMS)
scanview von der Allgeier IT Solutions ein.
Nachdem in diesem Zuge viele Optimierungen im Gesamtprozess des
täglichen Geschäfts erzielt werden konnten, folgt nun der nächste logische
Schritt: Konvekta bringt scanview in seinen großen ausländischen
Dependancen zum Einsatz. Dies betrifft sowohl Istanbul (Türkei), als
auch Taicang (China) – in beiden Standorten wird das System nach dem
Vorbild der deutschen Mutter eingeführt.
Vertrauensvoll und zuverlässig – so beschreibt Ernst Wukits,
Geschäftsführer bei der ckw Computer & Büro GmbH, die
jahrelange Zusammenarbeit mit dem Autohaus Baumann,
Spezialist für Fiat und Lancia-Automobile in Traunstein im
oberbayerischen Chiemgau. Diese Vertrauensbasis machte es
auch möglich, dass der Kunde ohne tiefere Prüfung die DMS-
Lösung scanview bestellte und einführte.
Ungesehen gekauft
„Georg Baumann, Geschäftsführer und Gründer des Autohauses Baumann,
fragte uns nach einem DMS-System, das sie zur Steuerung ihrer
Dokumente und Dateien verwenden können. Wir priesen ihnen die Vorzüge
der Allgeier Lösung scanview an und der Kunden entschied sich
sofort dafür – ohne zuvor einen Blick auf die Lösung zu verwerfen. Ein
größerer Vertrauensbeweis ist kaum möglich und funktioniert nur, wenn
der Kunde sicher ist, dass sein IT Partner ihm die richtigen Lösungen zur
Verfügung stellt und er keine Probleme damit hat“, fasst Lukas Stadler,
EDV-Leiter bei ckw den Gesamtprozess zusammen.
ckw ist Komplettausstatter von Büromaterial, Büromaschinen und Büromöbeln
und vertreibt scanview als Vertriebspartner. Beim Autohaus
Baumann, einem der größten Fiat und Lancia Autohändler im Landkreis,
wurde innerhalb von zwei Wochen scanview eingeführt. Nach der er-
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Von Deutschland aus gesteuert
Um die Verwaltung des Systems so einfach wie möglich zu halten, werden
die Systeme von Deutschland aus verwaltet. Um nun aber auf einige
lokale Befi ndlichkeiten Rücksicht nehmen zu können, werden die Dokumente
in dem jeweiligen Land gespeichert und stehen dort jederzeit
vollständig zur Verfügung. Aufgrund der durchgängigen Unicode-Implementierung
stehen die Indexdaten aller Dokumente auch in chinesischen
Schriftzeichen zur Verfügung.
Partnermanagement im Chiemgau: ckw bestätigt Kundenvertrauen
folgreichen Implementierung setzt der Kunde jetzt scanview zur Archivierung
aller Offi ce-Dokumente (Mails, Schriftverkehr) und anfallenden
Ein-/Ausgangsrechnungen sowie Lieferscheine ein und dokumentiert mit
dem System alle Fahrzeugdaten d.h. die Daten für jedes verkaufte bzw.
reparierte Fahrzeug inkl. Zulassungsbescheid, Unfallgutachten, Bilder
und TÜV Gutachten. „Kurz und knapp legt scanview alles ab, was in einem
Fahrzeugleben an Dokumenten zusammenkommt – und da kommt
eine Menge an Infos zusammen“, bemerkt der IT Experte.
Vorteile, die glücklich machen
Für Geschäftsführer Ernst Wukits ist aber besonders wichtig, dass sein
Kunde vollauf zufrieden ist. Das Autohaus Baumann kommt nun in die
Vorzüge einer deutlichen Kostenersparnis durch wegfallende Papier-
und Tonerkosten sowie weniger Lagerkosten. Es werden Arbeitszeiten
eingespart, da der gesamte Workfl ow automatisiert wird. Zudem sind
alle Dokumente zentral verfügbar, was die Interaktion im Team deutlich
verbessert. Auch werden Dokumente durch die Konvertierung in zeitlose
Dateiformate auch langfristig lesbar bleiben. Vorteile, die den Kunden
vollauf zufrieden stellen.

Damit die Rechnung richtig abgelegt ist
Den elektronischen Rechnungseingangsprozess, die SAP Datenarchivierung,
das Vertragsmanagement sowie das Qualitätsmanagement
steuern mit nur einem System? Die Almatis
GmbH, ein Hersteller von Aluminiumprodukten, suchte nach
einer Lösung, die alle Anforderungen mit nur einem System
abdeckt. Mit scanview fand Almatis nicht nur die richtige
Lösung sondern zugleich auch den richtigen Partner für die
Implementierung.
Almatis erhält Rechnungen in elektronischer oder postalischer Form.
Mit der Einführung des scanview-Moduls Invoice Intelligence werden die
postalischen Rechnungen heute automatisch klassifi ziert und digitalisiert.
Dabei werden defi nierte Indizes wie Rechnungsnummer, Datum,
Lieferantennummer etc. vollautomatisch erkannt sowie in scanview entsprechend
verarbeitet und zugeordnet.
Perfekt abgestimmte Freigabeprozesse
Almatis nutzt scanview dann für den darauf folgenden Freigabeprozess.
So startet scanview einen defi nierten Workfl ow, in dem Rechnungen Freigabestationen
ablaufen wie zum Beispiel eine inhaltliche Freigabe im
Fachbereich oder eine formale Freigabe beim Abteilungs- und Bereichsleiter.
Zudem werden in scanview auch Stellvertreterregelungen hinterlegt,
falls der Mitarbeiter einer Freigabestation im Urlaub oder erkrankt
ist. Nach erfolgter Freigabe oder im Bedarfsfall auch innerhalb des Prozessablaufs
erfolgt eine Übergabe der Indexkriterien an das Enterprise
Resource Planning (ERP)-System von SAP und ein direkter Einstieg in die
von SAP vorausgefüllten Buchungsmasken durch einfachen Knopfdruck
aus dem scanview-Client heraus. Hier werden die Eingangsrechnungen
dann im SAP gebucht.
Die SAP Ausgangsdatenarchivierung erfolgt über das Standardszenario
ArchiveLink. Zusätzlich werden mit Hilfe des Zusatzmoduls scanview IndexExtender
die Indexkriterien aus SAP an das Modul übergeben. Das
hat den Vorteil, dass die Recherche von Dokumenten sowohl aus dem
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SAP wie auch dem scanview-System heraus gesteuert werden kann.
Verträge verwalten mit scanview Vertragsmanagement
In einem nächsten Schritt plant Almatis nun mit dem Modul Vertragsmanagement
alle betriebsrelevanten Vereinbarungen und Verträge in
scanview zu strukturieren, zu verwalten und diese den berechtigten
Nutzern zur Verfügung zu stellen. Die verschiedenen Vertragsarten wie
z.B. Kaufverträge, Mietverträge, Wartungsverträge etc. werden dann mit
den verschiedenen Parametern archiviert.
Ebenfalls werden über die ArchiveLink Schnittstelle Qualitätszertifi kate
optimal und automatisiert mit scanview archiviert. Das Qualitätsmanagement
wurde in der Vergangenheit mit einem anderen Dokumenten-
Management-System abgebildet. Um zukünftig nur noch ein System
für die Abbildung der Qualitätsmanagementprozesse einzusetzen und
damit den Administrationsaufwand zu reduzieren, wurden bereits archivierte
Daten und Dokumente in scanview migriert. Ergänzend dazu wurden
auch die Eingangsrechnungen in das scanview-System übertragen
und können sogar nachträglich in SAP zu den Systembelegen verlinkt
werden.
Problemlose Migration
Mit Hilfe des scanview Migrationstools verliefen beide Migrationsprozesse
aus den verschiedenen Dokumenten-Management-Systemen reibungslos.
Durch die Durchgängigkeit und Kompatibilität des Systems
konnte sich Almatis erheblich Zeit und vor allem Kosten einsparen. In
Kürze wird deshalb auch die nächste Ausbaustufe gestartet, die ein Roll-
Out der scanview Anwendung in die USA vorsieht.
Über Almatis:
Die Almatis GmbH ist weltweit auf Aluminiumprodukte spezialisiert. 830
Mitarbeitern arbeiten in 18 Ländern, u.a. in Deutschland, China, Indien,
Japan, in den Niederländern und den Vereinigten Staaten.
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Weg vom Papier – Edeka Schubert baut auf scanview
Weg vom Papier – das war die klare Aussage und der primäre
Wunsch von Rene Lange, EDV-Verantwortlicher der Edeka
Märkte Ingolf Schubert in Waren, als er erstmals mit dem
scanview-Team der Allgeier IT Solutions im Herbst 2010 zusammentraf.
Zudem sollte ein DMS in seinen Augen die Dokumentationsprozesse
schneller und transparenter gestalten.
Das Allgeier-Team erkannte sofort, wo bei ihm der Schuh
drückte und konnte mit seinem DMS scanview Abhilfe leisten.
In den Märkten fallen täglich unzählige Papierdokumente, Rechnungen,
Verträge, Schulungsunterlagen, Personalunterlagen und E-Mails an. Die
meisten Dokumente sind in gedruckter Form vorhanden oder werden extra
ausgedruckt, damit sie entsprechend abgelegt werden können. Das
führt zu erheblichen Druckkosten, gleichzeitig müssen die Dokumente
gelagert werden, was zu weiteren Kosten für Stauraum und dergleichen
sorgt. Die nachträgliche Suche von Dokumenten erhöht den Arbeitsprozess
und schafft nicht selten Unmut bei den Mitarbeitern, wenn dringend
gesuchte Unterlagen nicht schnell oder gelegentlich gar nicht mehr auffi
ndbar sind.
Transparenz erhöhen – Kosten senken
Neben der Nutzung von Kosteneinsparungen und erhöhter Transparenz
der verfügbaren Daten wollte Rene Lange für die Vielzahl an Dokumenten
und Dateien eine rechtssichere Archivierung. „Auch wenn das papierlose
Büro nicht ganz realisierbar ist, so schafften wir es, mit scanview
die Papierfl ut doch deutlich einzudämmen“, so sein erstes Resümee nach
Installierung der DMS-Lösung scanview in den Märkten.
Umfassend einsetzbar
Dort werden heute die eingehenden Papierdokumente digitalisiert und
die Eingangsrechnungsverarbeitung durch einen scanview Workfl ow
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unterstützt. Zudem erfolgt die Ablage der eigenen Mailarchivierung
mit Hilfe der scanview Offi ce Integration. Ähnliches gilt auch für das
Vertragsmanagement, wo ein klarer Workfl ow die internen Prozesse
erleichtert. scanview kommt des Weiteren im Personalwesen zum Einsatz,
wo die Personalakten und Personalstammdaten sowie das gesamte
Bewerbermanagement gesteuert werden. Insgesamt wird das DMS sehr
umfassend verwendet. So wird scanview auch als Vorlagensystem für
den Schriftverkehr, die Vordrucke und die Schulungsunterlagen genutzt,
was die Arbeit deutlich erleichtert. Sehr hilfreich ist auch, scanview als
Controlling Instrument einzusetzen, womit die Transparenz in den Märkten
noch mehr erhöhen wird.
Mehr Transparenz und Zufriedenheit
Transparenz ist bei EDEKA Schubert groß geschrieben. Die Kollegen können
mit scanview jetzt auf alle für sie wichtigen Informationen problemlos
und vor allem deutlich schneller zugreifen. „Die Mitarbeiterzufriedenheit
ist klar gestiegen und die Zusammenarbeit in den einzelnen
Teams bzw. Abteilungen hat sich verbessert“, ergänzt der DMS-Verantwortliche.
Kein Wunder, denn nach einer kurzen Implementierungsphase
mussten die Kollegen nur noch auf das neue System geschult werden,
was aber bei keinem seiner Mitarbeiter zu größeren Problemen führte,
so dass scanview rasch zum vollen Einsatz kam.
Über Edeka:
Die Edeka-Märkte Schubert haben ihren Sitz in Waren/Mecklenburg
Vorpommern und umfasst insgesamt vier Edeka Märkte mit über 160
Mitarbeitern. Die Märkte gehören zum mittelständisch geprägten EDEKA-
Verbund. Dieser ist genossenschaftlich organisiert und wird von 4.500
selbstständigen Kaufl euten getragen. Kerngeschäftsfeld ist das von Unternehmern
geführte Vollsortimentsgeschäft. Mit dem Tochterunternehmen
Netto Marken-Discount ist EDEKA darüber hinaus auch im Discountgeschäft
präsent. EDEKA erzielte 2010 mit seinen rund 12.000 Märkten
und über 300.000 Mitarbeitern einen Umsatz von 43,5 Mrd. Euro. EDEKA
ist mit über 18.000 Auszubildenden einer der führenden Ausbilder in
Deutschland.

Platz zum Wachsen –MIAVIT schafft Raum mit scanview
Der Futtermittelhersteller MIAVIT aus Essen bei Oldenburg
ist in den vergangenen Jahren im Ausland enorm gewachsen.
Lag der Exportanteil im Jahr 2003 noch bei 2% konnte der
Verkauf im Ausland 2011 auf gut 40% erheblich gesteigert
werden. Auch wenn zusätzlich Kapazitäten im Ausland kontinuierlich
aufgebaut wurden, musste die Produktionsstätte in
Essen ebenfalls einen höheren Output liefern. Das hatte auch
Auswirkungen auf das gesamte Daten und Dokumentenaufkommen.
„Wir sahen, dass wir uns dort neu aufstellen mussten
und haben uns intensiv mit einem Dokumentenmanagement-System
befasst“, erzählt Andreas Hoyer, Projektleiter
bei MIAVIT. Nach einer intensiven Evaluation entschied sich
der Hersteller von Tiernahrung für das Allgeier DMS scanview.
„Das schnelle Auffi nden von Dokumenten war ein großes Anliegen für
uns. Zudem wollten wir Weg von den unzähligen Ordnern, die wir für die
Ablage brauchten, die auch eine Menge an Stauraum benötigten, den wir
eigentlich nicht mehr haben“, schildert der IT Experte die Situation bei
MIAVIT. Mit der Einführung von scanview werden nun sämtliche Auftragsdokumente
nach der Bearbeitung elektronisch archiviert. Das gleiche
gilt für alle Eingangsrechnungen. „Den Eingangsrechnungsworkfl ow, der
die Dokumente entsprechend den jeweiligen Abteilungen zustellt, führen
wir gerade bei unseren Tochterfi rmen Konivet GmbH und Rasta Vechta
GmbH ein und werden es später beim Mutterhaus implementieren“,
erklärt Andreas Hoyer. Die Ergebnisse sind aber schon sehr zufrieden
stellend, so dass die Mitarbeiter sich bereits freuen, wenn der Workfl ow
gruppenweit funktioniert und ihre Arbeit erleichtert.
Mit eArchiv gesetzlichen Anforderungen genügen
Bei Konivet läuft zudem die automatische Archivierung sämtlicher Ausgangsrechnungen,
Liefer- und Bestellscheine aus dem ERP-System. „Das
ERP-System bei MIAVIT muss hier noch entsprechend angepasst werden.
Aber wir sind zuversichtlich auch hier mit scanview bald an den Start
gehen zu können“, versichert der Projektleiter. Ein sehr wichtiger Aspekt
für Hoyer ist auch die Einführung des eArchivs. Damit werden nun alle
E-Mails automatisch abgelegt und archiviert, so dass den gesetzlichen
Anforderungen nun genüge geleistet und der Exchange-Server entlastet
wird. Auch die Recherche von E-Mails ist jetzt deutlich schneller.
scanview umfassend einführen und nutzen
Der Projektstart im Juli letzten Jahres sieht noch einige Aufgaben vor,
die auf das scanview-Team zukommen. So soll der Eingangsrechnungs-
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workfl ow bei der MIAVIT GmbH inklusive sämtlicher Lieferdokumente
zur schnellen Nachverfolgung von eingekauften Rohwaren eingeführt
werden. „Das ist für uns sehr wichtig, damit wir bei Prüfungen seitens
der Behörden schnell und lückenlos alle Einkäufe unserer Rohstoffe
auch über einen längeren Zeitraum darlegen können“, hebt Andreas
Hoyer hervor. Darüber hinaus sollen sämtliche Qualitätsmanagement-
Dokumente wie Handbücher, Arbeits- und Verfahrensanweisungen über
scanview abgelegt werden und rasch abrufbar sein. Dadurch wird sichergestellt,
dass stets die aktuellste Version verfügbar ist. Aber auch das
Fachwissen soll zentral abgelegt werden. „Wir wollen einen Informationspool
aufbauen, wo wir wissenschaftliche Texte und Beiträge aber
auch Präsentationen, Ausarbeitungen und Produktinformationen etc.
über scanview organisieren“, plant der Fachmann. Des Weiteren sollen
zukünftig sämtliche Besuchs-, Tagungs- und Sitzungsprotokolle über
scanview abgebildet werden. Auch ein Workfl ow für Urlaubsanträge sowie
Reklamationen und Fehlerberichte ist angedacht.
MIAVIT hat noch viel vor und will scanview breit einsetzen. Für Andreas
Hoyer ist jedoch klar: „Noch sind wir vom Papier nicht weg und viele
Dokumente werden weiterhin in Ordnern ablegt, aber wir haben Ziele
und die verfolgen wir nachhaltig! “
Über MIAVIT:
Der Name MIAVIT steht seit Gründung des Unternehmens im Jahre 1972
als Kürzel für die Begriffe Mineralstoffe, Aminosäuren, Vitamine. In den
Bereichen Futtermittel, Zusatzstoffe, Mineralstoffe und Vitamine sind wir
ein kompetenter und zuverlässiger Partner.
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Hamm Kliniken setzen auf scanview
Wie in allen Unternehmen entstehen auch in Kliniken tagtäglich
unzählige Dateien und Dokumente, die für die Organisation
und einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags
unerlässlich sind. Die Informationsfl ut nimmt in nahezu allen
Bereichen ständig zu; immer schnellere technische Weiterentwicklung
und der enorme Wettbewerbsdruck erfordern eine
gezielte und kostenoptimierte Steuerung der Informations-
und Datenfl ut sowie eine ständige Optimierung der Arbeitsabläufe.
Um sich dieser Herausforderung möglichst effi zient
zu stellen und gleichzeitig den gesetzlichen Bestimmungen
gerecht zu werden, entschieden sich die Hamm-Kliniken im
Februar 2011 für die Einführung des Enterprise-Content-Management
Systems scanview.
Die Einführung und Anpassung der Software an die Klinikabläufe wurde
klinikweise nacheinander vorgenommen. Die Projektplanung und -umsetzung
in der ersten Klinik wurde mit Anwender- und Technik-Workshops,
Systemanpassungen sowie Anwender- und Administratorschulungen
von einem Berater der Firma Allgeier in Bad Soden-Salmünster vor
Ort begleitet. Nach erfolgreicher Einführung wurde das System auf die
anderen Kliniken übertragen und nur noch geringfügig an die Abläufe
vor Ort angepasst.
Reibungsloser Ablauf zur sicheren Ablage
Die Hamm-Kliniken sind bei der Systemeinführung zunächst im Bereich
Rechnungswesen mit dem Management von Eingangsrechnungen und
Lieferscheinen gestartet. Diese werden seit der Umstellung für alle vier
Kliniken in der Zentralen Buchhaltung mit Barcode versehen eingescannt,
danach über ein automatisiertes Workfl owmanagement edv-gestützt
von den Verantwortlichen in den Kliniken bearbeitet und am Ende digital
archiviert, was durch intelligente Suchmasken für alle Berechtigten eine
schnellere Wiederauffi ndbarkeit ermöglicht.
Zur Buchung in der Finanzbuchhaltungssoftware Addison werden alle
Daten am Ende des Prozesses zur Stapelverbuchung an das System der
Zentralen Buchhaltung übergeben. Ziel ist es, in Zukunft weitgehend papierlos
zu arbeiten und die Rechnungslaufzeiten weiter zu verkürzen.
Darüber hinaus archivieren die Hamm-Kliniken die Lieferscheine mit
scanview und ordnen diese den entsprechenden Rechnungen zu. Mit dem
Zusatzmodul scanview SecMapTrigger wird eine automatische Rechtevergabe/Zuweisung
anhand von Indexwerten organisiert. Somit wird
eine sichere Zugriffsberechtigung auf Daten und Dokumente garantiert.
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Ausbau der Zusammenarbeit
Seit Januar 2012 ist das neue Management der Eingangsrechnungen in
allen vier Kliniken umgesetzt. Als nächsten Schritt planen die Hamm-Kliniken
die Archivierung und Steuerung der Personalakten mit dem scanview
IS Organizer. Das Zusatzmodul dient zur automatischen Akten-/
Mappengenerierung und wurde entwickelt,
um die Personalabteilung mit grundlegenden
Verwaltungsfunktionen zu unterstützen.
Ziel ist es, für jeden Mitarbeiter Ordner
anzulegen, in denen sämtliche Dokumente
(Verträge, Stammdaten, Fortbildungsnachweise
etc.) digitalisiert aufbewahrt werden. Durch die Möglichkeit der
differenzierten Rechtevergabe der Lese- und Bearbeitenrechte ist es
– anders als bei herkömmlichen Personalakten – möglich, dass jeder
Berechtigte zu jeder Zeit über das System auf die relevanten Informationen
zugreifen kann. Lange telefonische Anfragen, Erstellung von Kopien
oder das Schreiben von Mails an den Personalsachbearbeiter können so
immens reduziert und Arbeitsabläufe beschleunigt werden.
Das System soll zukünftig auch für die Steuerung bzw. Archivierung von
Ausgangsrechnungen und ggf. auch für die Abbildung eines Ideen- und
Beschwerdemanagements genutzt werden.
Über die Hamm-Kliniken
Die Hamm-Kliniken GmbH & Co. KG besteht aus vier Fachkliniken für onkologische
Rehabilitation und Anschlussrehabilitation mit Standorten in
St. Peter-Ording, Bad Soden-Salmünster, Bad Kreuznach und Badenweiler.
Kontinuierliches Hinterfragen von Organisation und Abläufen sowie die
Nutzung von Innovation sind für die Hamm-Kliniken eine Selbstverständlichkeit
und spielen in der Unternehmensgeschichte eine unverzichtbare
Rolle mit dem Ziel die starke Wettbewerbsposition zu halten und auch
in Zukunft ein hohes Qualitätsniveau in der Patientenversorgung zu gewährleisten.

Playmobil: Update auf neueste scanview-Version
Playmobil gilt als eine Erfolgsgeschichte in der Spielzeugwelt
und ist heute aus keinem Kinderzimmer mehr wegzudenken.
Jedes Jahr glitzern Kinderaugen über die neuesten kleinen
Männchen aus dem Hause geobra Brandstätter GmbH & Co.
KG, die 1974 Playmobil erstmals auf den Markt brachte. Seit
1999 ist die Allgeier IT Solutions mit ihrem DMS scanview
dort vertreten. Zum Jahreswechsel wurde nun die Version
4.9 auf die aktuelle 6.1.7 upgedatet.
Seit Jahren archiviert die geobra Brandstätter GmbH & Co. KG, Hersteller
des berühmten Playmobil-Spielzeugs, Rechnungen, Lieferscheine und
Verträge mit scanview. Rechnungen wurden früher extern von einem
Dienstleister digitalisiert und mit Metadaten für die scanview FXAPI
und scanview COLD aufbereitet nach Zirndorf, dem Hauptstandort des
Unternehmens, gesendet. Inzwischen hat man auf elektronischen Rechnungseingangsworkfl
ow umgestellt, d.h. die Rechnungen werden eingescannt
und durch Verifi zierungsmechanismen erkannt, die scanview
COLD Schnittstelle fi ndet aber nach wie vor für bestimmte Ausgangsrechnungen
Verwendung. Mit der Allgeier DMS wurden und werden sie
dann automatisch archiviert.
Nach erfolgter Buchung in SAP werden die Dokumente dann mittels scanview
SAP HTTP Index Extender in die Zieldokumentenklassen verschoben
und mit weiteren Metadaten versehen. Der Zugriff auf das scanview
Archiv erfolgt g primär p
über den SAP GUI und OLE Aufruf des scanview
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Docviewers. Mit dieser Vorgehensweise ist der Playmobil-Hersteller seit
Jahren ein sehr zufriedener Kunde und entschied sich nun, auf die neueste
scanview-Version zu migrieren.
Migration in Schritten
geobra Brandstätter setzt zwei scanview Server Systeme ein, ein Test-
und ein Produktivsystem. Beide Systeme sind an SAP gekoppelt, ebenfalls
ein Test- und ein Produktivsystem. Ende Dezember letzten Jahres
wurden zunächst das Testsystem auf die aktuelle Version migriert und
im zweiten Schritt im Januar erfolgte dann auch das Upgrade der Produktivumgebung.
Als Vorbereitung für dieses Update wurden die beiden
alten Servermaschinen durch virtuelle Maschinen unter VMWare ausgetauscht;
die Datenbanken wurden auf eine zentrale Microsoft SQL Server
2008 Umgebung transferiert.
Damit wurde das gesamte System auf einen neuen Stand gebracht. Der
Kunde fühlt sich archivtechnisch jetzt rundum erneuert und kann sich
wieder ganz seinen kleinen Männchen widmen – und vor allem Kinderherzen
erfreuen.
Über Playmobil:
Die geobra Brandstätter GmbH & Co. KG ist ein deutsches Unternehmen,
das für sein System-Spielzeug PLAYMOBIL bekannt ist. Neben den
Spielwaren fertigt und vertreibt geobra Brandstätter edle Kunststoff-
Pfl anzbehälter der Marke LECHUZA mit Erdbewässerungssystem und
konnte damit im Jahr 2011 einen Umsatz von mehr als 45 Millionen Euro
erzielen. Sitz des Unternehmens, das im Jahr 2011 3.520 Mitarbeiter
beschäftigte, ist das fränkische Zirndorf. 2011 betrug der Umsatz 564
Millionen Euro.
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Ist Ihre
Dokumenten-Landschaft
auch heterogen?
Über die Allgeier
Die Allgeier IT Solutions GmbH gehört zur Allgeier Holding AG mit Sitz in München. Die sich seit 1977 am Markt befi ndliche Allgeier IT Solutions GmbH
mit Sitz in Bremen ist Kompetenzzentrum für ECM/DMS und ERP. Mit mehreren Geschäftsstellen in Deutschland ist die Allgeier IT Solutions GmbH
fl ächendeckend im Bereich Vertrieb und Service vertreten und agiert im In- und Ausland mit entsprechenden Vertriebs- und Servicepartnern. Über
2000 Kunden vertrauen seit Jahren auf Ihr Know-how.
Allgeier IT Solutions GmbH
Hans-Bredow-Straße 60 | D-28307 Bremen
Tel.: +49 (0) 421-43 84 1-0 | Fax: +49 (0) 421-43 80 81
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