Die Niederschrift im Die Niederschrift im ... - Oliver Elzer

Dr. Oliver Elzer, Richter am Kammergericht 

Die Niederschrift im 

Wohnungseigentumsrecht 

Schneverdingen, den 6. November 2010 

© Dr. OliverElzer

Teil I 

GRUNDLAGEN 


§ 24 Abs. 6 WEG 

1 

Über die in der Versammlung gefassten 

Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. 

2 Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und 

einem Wohnungseigentümer und, falls ein 

Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen 

Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu 

unterschreiben. 

3 

Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, die 

Niederschriften einzusehen. 


Bestimmungen der Wohnungseigentümer 

• Die Wohnungseigentümer können nach § 10 

Abs. 2 Satz 2 WEG Bestimmungen zur 

Niederschrift treffen. 

• Diese Bestimmungen (z.B. zum Versand, zum 

Erstellungszeitpunkt, zum Kann-Inhalt) gehen 

dem Gesetz und den allgemeinen Erwägungen 

vor, verstoßen sie nicht gegen §§ 242, 134, 138 

BGB. 


… insbesondere die Protokollierung 

• „In Ergänzung des § 23 WEG wird bestimmt, 

dass zur Gültigkeit eines Beschlusses … die 

Protokollierung des Beschlusses erforderlich ist. 

Das Protokoll ist vom Verwalter und von zwei 

von der Eigentümerversammlung bestimmten 

Wohnungseigentümern zu unterzeichnen.“ 

• Was bedeutet das? 


BGH 

Beschluss vom 3. 7. 1997 – V ZB 2/97 

• Eine Bestimmung, dass zur Gültigkeit eines 

Beschlusses die Protokollierung erforderlich ist 

und das Protokoll von zwei von der 

Eigentümerversammlung bestimmten 

Wohnungseigentümern zu unterzeichnen ist, ist 

wirksam. 

• Ein Verstoß hiergegen macht den Beschluss 

anfechtbar. 


Ziele 

• Die Niederschrift dient dazu, die Inhalte der 

Beschlüsse für die Zukunft zu „sichern“. Dieser ist 

freilich wegen der Beschluss-Sammlung entfallen. 

• Außerdem sollen Wohnungseigentümer, die an der 

Versammlung nicht teilgenommen haben, über 

deren Inhalte unterrichtet werden. Den anderen 

Wohnungseigentümern dient die Niederschrift als 

„Erinnerungsstütze“. Dies geht nur über die Kann- 

Inhalte. 


Die Niederschrift: Legitimation für Verwalter 

als Amtswalter 

• Nach § 26 Abs. 3 WEG genügt, soweit die 

Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich 

beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden 

muss, die Vorlage einer Niederschrift über den 

Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften 

der in § 24 Abs. 6 WEG bezeichneten Personen 

öffentlich beglaubigt sind. 

• Wann ist das der Fall? 


Anwendungsfälle des § 26 Abs. 3 WEG 

• Kontoeröffnung 

• Erklärungen des Verwalters ggü. dem 

Grundbuchamt 

Antrag auf Eintragung von Vereinbarungen in 

das Grundbuch 

bei Erwerb von Gemeinschaftseigentum 

durch den Verband 

Verwalterzustimmung nach § 12 WEG 


Die Niederschrift: Nutzbringend für Verwalter 

• Der Verwalter kann und sollte die Niederschrift 

nutzen, sich „zu erklären“ bzw. zu beurkunden, 

in welcher Weise er aufgeklärt hat. Zu einer 

Aufklärung in Bezug auf die Verwaltung ist er 

nach § 5 RDG berechtigt. 

• Der Verwalter sollte allerdings nicht sein 

„Verschulden“ dokumentieren, z.B. bei 

rechtswidrigen Verkündungen. 


Teil II 

FORM UND UNTERSCHRIFTEN 


„Gesetzliche“ Form 

• Das Gesetz schreibt für die Niederschrift keine Form 

vor. Jeder Verwalter ist – haben die 

Wohnungseigentümer nichts bestimmt – 

grundsätzlich frei, welche Form er für die 

Niederschrift wählt. 

• Aus dem Gesetz kann nur mittelbar geschlossen 

werden, dass die gewählte Form „schriftlich“ sein 

muss. Außerdem muss die Niederschrift 

„unterschrieben“ werden. Ein rein digitale Form 

scheidet damit aus. 


Die Unterschriften 

• Die Niederschrift müssen unterschreiben: 

Vorsitzender der Versammlung 

ein Wohnungseigentümer 

falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, 

dessen Vorsitzenden oder sein Vertreter 


Sinn der Unterschriften 

• Der Sinn und Zweck der Unterschriften besteht 

darin, dass die Unterschreibenden mit ihrer 

Unterschrift die Verantwortung für die Richtigkeit 

der beurkundeten Tatsachen übernehmen und 

dies mit ihrer Unterschrift bestätigen. 

• Dass die die Niederschrift Unterschreibenden an 

der Eigentümerversammlung teilgenommen haben, 

ist logisch zwingend, nach dem Gesetz aber nicht 

erforderlich. 


Doppelfunktion und Unterschrift: 

Problemfälle 

• Wie viele Unterschriften dürfen es sein? 

Vorsitzender ist auch Wohnungseigentümer. 

Wohnungseigentümer ist auch 

Beiratsvorsitzender. 

Vorsitzender ist Wohnungseigentümer und auch 

Beiratsvorsitzender. 

Neben Vorsitzenden ist kein 

Wohnungseigentümer in „Person“ da. 


OLG Düsseldorf 

Beschluss vom 22. 2. 2010 – I-3 Wx 263/09 

• Im Allgemeinen genügt es nach h.M., dass eine 

in „Doppelfunktion“ tätige Person nur einmal 

unterschreibt. 

• Unterschreibt ein anwesender Eigentümer in 

seiner Funktion als Beirat, so liegt hierin nicht 

zugleich die erforderliche Unterschrift eines 

Wohnungseigentümers. 


LG Lübeck 

Beschluss vom 11. 2. 1991 – 7 T 70/91 

• Ist der Beiratsvorsitzende zugleich 

Versammlungsvorsitzender, so genügt es, 

wenn er und ein Wohnungseigentümer die 

Niederschrift mit dem Beschluss über die 

Verwalterbestellung unterschreiben. 

• Dies gilt jedenfalls dann, wenn keine 

Anhaltspunkte bestehen, dass ein 

stellvertretender Beiratsvorsitzender gewählt ist 

und an der Versammlung teilgenommen hat. 


OLG Hamm 

Beschluss vom 3. 6. 2008 – 15 Wx 15/08 

• Eine qualifizierte Protokollierungsklausel ist 

dahin auszulegen, dass im Falle der zulässigen 

Vertretung aller Wohnungseigentümer durch 

Dritte, die Dritten befugt sind, das Protokoll zu 

unterschreiben, und bei lediglich einem 

anwesenden Vertreter die Unterschrift von 

diesem neben dem Versammlungsleiter 

ausreicht. 


Wechsel im Vorsitz der Versammlung 

• Wechselt der Vorsitz während der 

Eigentümerversammlung, 

haben entweder beide Vorsitzenden die 

Niederschrift gemeinsam zu erstellen oder zu 

unterzeichnen, oder 

jeder von ihnen hat eine Teilniederschrift zu 

erstellen und diese zu unterzeichnen. 


Streit 

• Können sich die Unterschreibenden nicht 

einigen, „ist das so“. 

• Der Verwalter sollte sich auf keine 

Fassungen der Beschlüsse einlassen, die 

der allein von ihm zu verantwortenden 

Beschluss-Sammlung widersprechen. 


Fehler 

• Fehlt eine Unterschrift oder ist sie fehlerhaft, 

macht dieser Fehler die – protokollierten – 

Beschlüsse nicht fehlerhaft, sondern schmälert 

nur den „Beweiswert“ der Niederschrift. 


Teil III 

ANFERTIGER 


Anfertiger 

• Aus § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG ergibt sich 

mittelbar, dass der Vorsitzende der 

Versammlung die Niederschrift zu führen hat. 

• Wohnungseigentümer sind befugt, hiervon im 

Wege eines Beschlusses zur Geschäftsordnung 

• im Einzelfall etwas anderes zu beschließen 

oder 

• generell etwas anderes zu vereinbaren. 


Notar? 

• Nach § 24 Abs. 5, 6 Satz 1 WEG können die 

Wohnungseigentümer bestimmen, dass ein 

Notar die Niederschrift führt. 

• Der Vorteil besteht darin, dass nach § 415 ZPO 

seine Niederschrift vollen Beweis beurkundeten 

Vorganges bringt. 


Tonband? 

• Der Versammlungsleiter kann zur Vorbereitung der 

Niederschrift die dafür vorgesehenen Inhalte auf einen 

„Tonträger“ diktieren. Redebeiträge der 

Wohnungseigentümer oder den Ablauf der 

Eigentümerversammlung kann der Versammlungsleiter 

aufnehmen, soweit die Wohnungseigentümer damit 

einverstanden sind. Vor einer Aufnahme muss der 

Versammlungsleiter auf seine Absicht hinweisen und 

ein Einverständnis jedes Wohnungseigentümers 

einholen, will er eine Strafbarkeit verhindern. 


Teil IV 

ANFERTIGUNGSZEITPUNKT 


Der richtige Zeitpunkt 

• Es liegt nahe, dass eine Niederschrift 

unverzüglich i.S.v. § 121 Abs. 1 BGB zu 

erstellen ist. Viele Verwalter erstellen die 

Niederschrift „live“ zur Versammlung („lasst 

Bilder sprechen“). 

• Nach der Rechtsprechung ist eine Niederschrift 

spätestens eine Woche vor Ablauf der 

Anfechtungsfrist des § 46 Abs. 1 Satz 1 WEG 

vorzulegen. 


Verspätung 

• Wird eine den Formerfordernissen des § 24 Abs. 6 Satz 2 

WEG entsprechende und dem Informationsbedürfnis der 

Wohnungseigentümer genügende Niederschrift zu spät 

vorgelegt, stellt dies eine Pflichtverletzung des Verwalters 

dar. Der Verstoß kann Ansprüche aus dem auch die 

Wohnungseigentümer schützenden Verwaltervertrag i.V.m. 

§§ 280, 241 BGB und dem Amtswalterverhältnis auslösen 

und ist nicht als Bagatelle zu bewerten, weil er die – objektive 

– Missachtung der autonomen 

Wohnungseigentümergemeinschaft und der Rechte ihrer 

Mitglieder ausdrückt . 


Teil V 

INHALTE 


Inhalte 

• Man kann für die Niederschrift zwischen Kannund 

Muss-Inhalten unterscheiden: 

• Die Muss-Inhalte folgen aus § 24 Abs. 6 

WEG i.V.m. § 21 Abs. 4 WEG. 

• Die Kann-Inhalte sind die in einer WEG- 

Anlage geltenden Usancen und das 

Ermessen des Verwalters. 


Muss-Inhalte 

• § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG 

Die in der Versammlung gefassten Beschlüsse. Dazu ist der 

Beschlussantrag offensichtlich umzuformulieren! 

• § 21 Abs. 4 WEG i.V.m. § 130 Abs. 2 AktG 

Ort und der Tag der Verhandlung 

die Art und das Ergebnis der Abstimmung (Ja-Stimmen, Nein- 

Stimmen, Enthaltungen; zum Teil die Namen der 

Abstimmenden!) 

die Feststellung des Versammlungsleiters über die 

Beschlussfassung 


Beurkundung der Feststellung 

• Wegen seiner hohen Bedeutung, sollte der Verwalter 

nach jeder Beschlussfassung, den seiner Ansicht nach 

gefassten Beschluss laut verkünden und wenn 

möglich, den Wohnungseigentümer über eine PPP 

vorstellen. 

• Dazu sollte der voraussichtliche Beschluss (nochmals: 

nicht der Antrag!) bereits vorformuliert „im Rechner 

sein“. Der Entwurf ist umzuformulieren, wenn er in der 

Versammlung eine andere Fassung erhalten hat. 


Kann-Inhalte 

• Name der Eigentümergemeinschaft i.S.v. § 44 Abs. 1 

Satz 1 Halbsatz 1 WEG 

• Name des Verbandes i.S.v. § 10 Abs. 6 Satz 4 WEG 

• Angaben zur Ladungsfrist 

• Angaben zur Versammlungsstätte 

• Angaben zur Versammlungszeit 

• Anfang 

• Dauer 

• Ende „formeller Abschluss“ 


Kann-Inhalte 

• Angaben zur Beschlussfähigkeit für jeden Beschlussgegenstand 

• Angaben zum Ablauf der Versammlung, z.B. zu 

Ordnungsmaßnahmen wie der Kürzung oder dem Entzug des 

Rederechts 

• Angaben zu der Frage, warum ein eigentlich Stimmberechtigter 

vom Stimmrecht ausgeschlossen wurde 

• Angaben zu den Teilnehmern der Eigentümerversammlung, auch 

zu Vertretern und deren Berechtigung, die Stimme auszuüben 

• ggf. Angaben zu Geschäftsordnungsbeschlüssen; eine Angabe 

muss erfolgen, wenn sich im Kleid eines solchen Beschlusses ein 

Verwaltungsbeschluss versteckt 

„Hallo in 

Schneverdingen! 


OLG Hamm 

Beschluss vom 25. 4. 1989 – 15 W 353/87 

• Die inhaltliche Gestaltung eines 

Ablaufprotokolls, das über den gesetzlichen 

Mindestinhalt der Niederschrift hinausgeht, 

unterliegt der grundsätzlich freien 

Ermessensausübung des Verwalters. 


Handlungsanweisung … 

• Soweit über die Eigentümerversammlung nicht 

nur – wie es das Gesetz fordert – ein Ergebnis-, 

sondern ein Ablaufprotokoll erstellt wird, 

gebietet es der Persönlichkeitsschutz der 

Wohnungseigentümer, dass die Niederschrift 

keine sachlich ungebotenen Wertungen, 

Schärfen, Bloßstellungen und Diskriminierungen 

enthält. 


Fritsch/Meier, in: Elzer/Fritsch/Meier 

(§ 2 Rn 236) 

Eigentümergemeinschaft 

Musterstraße in Musterstadt 

Datum 5. November 2010 

Welcher Name? 

Versammlungsnummer 1/2009 

Ort der Versammlung 

Ort und Stätte 

Versammlungsbeginn 

Versammlungsende 

Versammlungsleiter 

Protokollführer 

Beschlussfähigkeit mit insgesamt 

Stimmberechtigte Personen 

Stimmrecht 

Abstimmungsmodus 

18.00 Uhr 

20.20 Uhr 

Mustermann 

Mustermann 

722,19 / 1.000 Miteigentumsanteilen 

46 / 68 Eigentümer 

nach Miteigentumsanteilen 

durch Handzeichen 

unnötig? 



(§ 2 Rn 236) 

TOP 1 

Begrüßung / Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung sowie Beschlussfähigkeit 

Der Verwalter begrüßt die Erschienenen, eröffnet die Eigentümerversammlung und stellt die 

Ordnungsmäßigkeit der Einladung sowie die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung 

fest. Die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung war zu jedem abgehandelten 

Tagesordnungspunkt gegeben. 

© Dr. OliverElzer 

Wer stellt fest? 

Hier feststellen? 

Feststellungen: 

a) Die Ordnungsmäßigkeit der Einladung wird festgestellt. 

Hier feststellen? 

b) Die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung wird festgestellt. 

Stimmanteile/MEA insgesamt zu Beginn der Versammlung: 

persönlich erschienen: […] 

vertreten: […] 

nicht erschienen/vertreten: […] 

Stimmanteile/MEA insgesamt ab TOP 3 [Eheleute […] verlassen die Versammlung]: […] 

persönlich erschienen: […] 

vertreten: […] 

nicht erschienen/vertreten: […]


(§ 2 Rn 236) 

TOP 4 

Entlastung des Verwalters für das Wirtschaftsjahr 2010 

Beschlussantrag: 

Die Wohnungs- und Teileigentümer erteilen dem Verwalter für sich und 

die Wohnungseigentümergemeinschaft Entlastung für das Wirtschaftsjahr 

2010. 

Abstimmungsergebnis: 

Ja-Stimmen: […] 

Nein-Stimmen: […] 

Enthaltungen: […] 

Verkündung: 

Der Versammlungsleiter verkündete den Beschluss als mit obigem 

Wortlaut zustande gekommen. 



(§ 2 Rn 236) 

TOP 9 

Verschiedenes 

Nach Abhandlung der Tagesordnungspunkte und mangels weiterer 

Wortmeldungen stellte der Versammlungsleiter im Einvernehmen mit 

den Anwesenden die Beendigung der Versammlung fest. 

[…] 

Ort, Datum 

[…] 

(Unterschrift Versammlungsleiter) 

[…] 

(Unterschrift Vors. des Beirats) 

[…] 

(Unterschrift Wohnungseigentümer/in) 


Anlagen zur Niederschrift (analog § 130 Abs. 3 AktG) 

• Liste der Teilnehmer 

• Stimmrechtsvollmachten 

• Dokumente, auf die ein Beschluss Bezug nimmt, 

z.B. Angebote oder Gutachten 

• Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne 


Teil VI 

DAS DANACH 


Korrekturen 

• Die Wohnungseigentümer haben nach § 21 Abs. 3 

WEG einen Anspruch auf eine „richtige“ Niederschrift. 

• Enthält die Niederschrift Fehler, besteht ein Anspruch 

auf Korrektur durch alle die die Niederschrift „tragen“. 

Korrektur sollte auf Niederschrift vermerkt werden. 

• Etwas anderes gilt, wenn die Niederschrift einen 

Wohnungseigentümer belastende Informationen enthält. 

Ehrverletzendes und ähnliches ist aber zu löschen. 


Aufbewahrung 

• Die Pflicht, Niederschriften aufzubewahren, ist 

nicht gesetzlich geregelt worden. Damit eine 

Niederschrift ihre primäre Funktion, nämlich 

über die jeden Wohnungseigentümer bindenden 

Beschlüsse und ggf. über die Umstände ihrer 

Entstehung dauerhaft zu informieren, erfüllen 

kann, muss man indes annehmen, dass 

Niederschriften dauerhaft und im Prinzip „ewig“ 

aufzubewahren sind. 


Bedeutung im Prozess 

• Die h.M. ordnet die Niederschrift als eine 

Urkunde i.S.d. §§ 415 ff. ZPO, sogar als eine 

Privaturkunde i.S.v. § 416 ZPO ein. 

• Verhältnis zur Beschluss-Sammlung? 


Teil VII 

EINSICHTSRECHTE 


Einsichtsrechte der Wohnungseigentümer 

• Jeder Wohnungseigentümer ist nach § 24 Abs. 

6 Satz 3 WEG berechtigt, die Niederschriften 

einzusehen. Außerdem sollte Ermächtigten 

eine Einsichtnahme gewährt werden. 

• Dieses Recht gewährt primär einen Anspruch 

auf Einsichtnahme in die Niederschrift, auf ihre 

Inaugenscheinnahme. Es soll jedem 

Berechtigten eine zuverlässige Kenntnis vom 

Inhalt der „gefassten“ Beschlüsse verschaffen. 


Ort der Einsichtnahme 

• Die Einsichtnahme ist bei der Verwaltung, d.h. am Ort des 

Sitzes der Verwaltung vorzunehmen 

• Ist der Ort der Verwaltung weit von dem in Frage stehenden 

Objekt entfernt, kann der Verwalter nicht auf die Einsichtnahme 

verweisen, sondern ist verpflichtet Kopien der Belege 

(Niederschrift) zu übersenden. 

• Ferner kann anlässlich einer 

Wohnungseigentümerversammlung Gelegenheit zur Einsicht 

gegeben werden. 

Grundsatz: 

Verwalterbüro! 


Prozedur 

• Die Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen 

des Wohnungseigentumsverwalters findet 

grundsätzlich in den Räumen des Verwalters 

statt und ist angemessene Zeit vorher 

anzukündigen, wobei auf die Bürozeiten und 

den Bürobetrieb des Verwalters Rücksicht zu 

nehmen ist. 

• Möglich ist eine Einsicht in eine „Datei“. 


Kopien 

• Ein Wohnungseigentümer kann nicht verlangen, 

dass ihm die Verwaltungsunterlagen an einem 

„neutralen”, möglicherweise von ihm bestimmten 

Ort zur Einsicht gestellt werden. 

• Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, 

gegen Kostenerstattung die Anfertigung von 

Kopien zu verlangen. 


Teil VIII 

VERSENDUNG DER 

NIEDERSCHRIFT 


Versendung 

• Der Versammlungsleiter ist – sofern etwas 

anderes nicht von den Wohnungseigentümern 

bestimmt oder nach § 242 BGB geboten ist – 

nicht verpflichtet, eine vom ihm gefertigte 

Niederschrift zu versenden. 

• Eine Versendungspflicht kann nicht aus einer 

„Übung“ hergeleitet werden. Ein 

„Gewohnheitsrecht“ wegen mehrfacher Übung 

kann es nicht geben . 


Ende 

Danke für Ihre Aufmerksamkeit. Weiterhin 

eine gute Veranstaltung. Und Kurzweil.

Die Niederschrift im Die Niederschrift im ... - Oliver Elzer

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