05. Checkliste Anschreiben Vereine, Verbände, Institutionen 01.02 ...
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Sparkasse Neuwied<br />
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Electronic Banking<br />
<strong>Checkliste</strong> für <strong>Vereine</strong>-Verbände<br />
Verbände-<strong>Institutionen</strong><br />
Stand: <strong>01.02</strong>.201<br />
2013<br />
Alle Änderungen in ROT<br />
1. Überweisungen werden zu SEPA-Überweisungen<br />
Inlandsüberweisungen können Sie schon jetzt als SEPA-Überweisungen ausführen.<br />
Sie benötigen hierzu lediglich die 22-stellige IBAN und eine 8- oder 11-stellige BIC<br />
des Zahlungsempfängers.<br />
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Internet unter www.sparkasseneuwied.de\sepaumsetzung<br />
Register „Überweisungen“.<br />
2. Einzugsermächtigungslastschriften werden zu SEPA-Basis<br />
Basis-<br />
Lastschriften<br />
Für den Umstieg sind vielfältige wichtige Anpassungen vorzunehmen, die Sie schon<br />
jetzt einleiten sollten.<br />
Bevor Sie eine Einreichung von SEPA-Lastschriften vornehmen, bitten wir Sie, sich<br />
über den Umfang der notwendigen rechtlichen und organisatorischen Maßnahmen zu<br />
informieren. Hierzu bieten wir Ihnen das Dokument „21. Allgemeine Informationen<br />
SEPA-Lastschriften“ unter www.sparkasse-neuwied.de/sepaumsetzung Register<br />
„Lastschriften“ an.<br />
Wic<br />
ichtige Aussage vorab: Alle bestehenden schriftlichen Einzugsermächtigungen Ihrer<br />
Mitglieder können für die Einreichung einer SEPA-Basis-Lastschrift weiter genutzt<br />
werden. Sie benötigen kein neues Mandat.<br />
3. Organisatorische Maßnahmen<br />
• Erweitern Sie Ihre Unterlagen (z. B. Briefvordrucke usw.) um ihre IBAN und BIC, die<br />
Sie aus dem Kontoauszug entnehmen können.<br />
• Zur beleglosen Einreichung von SEPA-Basis-Lastschriften Ihrer Mitglieder ist eine<br />
Gläubiger-Identifikationsnummer erforderlich, die Sie ausschließlich im Internet<br />
unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragen können. Diese dient der<br />
Identifikation des Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung.<br />
• Jede SEPA-Basis-Lastschrift benötigt eine eindeutige, individuelle Mandatsreferenz<br />
Ihres Mitgliedes. Wir empfehlen hierfür die interne Mitgliedsnummer festzulegen.<br />
• Von neuen Mitgliedern benötigen Sie ein schriftliches SEPA-Basis-Lastschrift-<br />
Mandat, bestehend aus folgenden Angaben:<br />
…vom Zahlungsempfänger<br />
- Name und Adresse<br />
- Gläubiger-Identifikationsnummer<br />
- Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger festzulegen)<br />
- Kennzeichnung des Mandats für eine einmalige oder wiederkehrende<br />
Zahlung<br />
… vom Zahlungspflichtigen<br />
- Name des Kontoinhabers und Anschrift<br />
- IBAN und BIC<br />
- Unterschrift und Unterschriftsdatum<br />
Den genauen Mandatstext finden Sie im Dokument „31. Vereinbarung zum Einzug<br />
von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften/Anlage A1-A3“ unter<br />
www.sparkasse-neuwied.de\sepaumsetzung Register „Lastschriften“.<br />
05_<strong>Checkliste</strong>_<strong>Vereine</strong>-Verbaende-<strong>Institutionen</strong>_01_02_2013
Sparkasse Neuwied<br />
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Electronic Banking<br />
• Einfachheitshalber sollten die Beitragseinzüge mit einem Fälligkeitsdatum immer<br />
zu festen Terminen stattfinden, zum Beispiel:<br />
jährlich 15.01.<br />
halbjährlich 15.01. + 15.07.<br />
vierteljährlich 15.01. + 15.04. + 15.07. + 15.10.<br />
monatlich 15. des Monats<br />
• Vom Zahlungspflichtigen sind Rückgaben des Beitrags nur innerhalb von 8 Wochen<br />
nach dem Fälligkeitsdatum (s. vorgenanntes Beispiel) möglich.<br />
• Die Einreichung von SEPA-Basis-Lastschriften erfolgt gemäß der neuen Vorlauffristen,<br />
die Sie aus dem Dokument „31. Vereinbarung zum Einzug von Forderungen<br />
durch SEPA-Basis-Lastschriften“ entnehmen können.<br />
• Das SEPA-Basis-Lastschriftmandat und die vorhandene Einzugsermächtigung<br />
verbleiben dauerhaft bei Ihnen und müssen mindestens 14 Monate nach dem letzten<br />
Lastschrifteinzug im Original aufbewahrt werden.<br />
• Wird binnen 36 Monaten seit letztem Einzug der SEPA-Basis-Lastschrift keine<br />
Folgelastschrift eingereicht, verfällt das Lastschriftmandat. Nach Ablauf dieser<br />
Frist muss ein neues SEPA-Basis-Lastschriftmandat eingeholt werden.<br />
4. Vertragliche Voraussetzung<br />
Damit Sie SEPA-Basis-Lastschriften bei der Sparkasse einreichen können, ist der<br />
Abschluß einer „Vereinbarung zum Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-<br />
Lastschriften“ notwendig. Diesen Vordruck können Sie bequem und einfach beantragen<br />
unter www.sparkasse-neuwied.de\sepaumsetzung Register „Lastschriften“ Menüpunkt<br />
„SEPA Lastschriftvereinbarung anfordern“ .<br />
5. Öffentlichkeitsarbeit<br />
Über die geänderten Rahmenbedingungen des Mitgliederbeitragseinzuges muss<br />
jedes Mitglied in 2012 oder 2013 informiert werden:<br />
• in einem persönlichen <strong>Anschreiben</strong>,<br />
• in der schriftlichen Einladung zur Mitgliederversammlung,<br />
• oder im Kontoauszug beim letzten Beitragseinzug vor dem SEPA-Basis-<br />
Lastschrifteinzug. (s. Anhang 1 auf Seite 3)<br />
Hierbei sind insbesondere nachfolgende Punkte mitzuteilen:<br />
• Erstmaliger Einzug der SEPA-Basis-Lastschrift wird zum TT.MM.JJJJ stattfinden.<br />
• Gläubiger-Identifikationsnummer<br />
• Mitgliedsnummer ist gleichzeitig die Mandatsreferenz (wenn so gewählt)<br />
• Mitteilung der regelmäßigen Fälligkeiten der SEPA-Basis-Lastschriften<br />
• Mitteilung über Fälligkeiten von zusätzlichen SEPA-Basis-Lastschrifteinzügen<br />
• Mitteilung über die Höhe des/der Einzüge<br />
6. Technische Maßnahmen<br />
Eine detaillierte technische Beschreibung für die unterschiedlichen elektronischen<br />
Auflieferungsarten von SEPA-Basis-Lastschriften (z. B. Internet-Banking, usw.) finden<br />
Sie im Internet unter www.sparkasse-neuwied.de\sepaumsetzung Register „Lastschriften“.<br />
Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich auch gerne telefonisch zur Verfügung.<br />
Tel.-Nr. 02631/806-4928<br />
05_<strong>Checkliste</strong>_<strong>Vereine</strong>-Verbaende-<strong>Institutionen</strong>_01_02_2013
Sparkasse Neuwied<br />
Anhang 1:<br />
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Praktisches Beispiel für die Umsetzung<br />
auf den SEPA-Basis<br />
Basis-Lastschrifteinzug<br />
Electronic Banking<br />
Schritt 1: Der letzte Beitragseinzug per Einzugsermächtigung<br />
Schritt 2: Der Kontoauszug Ihres Vereinsmitglieds<br />
05_<strong>Checkliste</strong>_<strong>Vereine</strong>-Verbaende-<strong>Institutionen</strong>_01_02_2013
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