Leitfaden für Reklamationsabwicklung

3.)
Reklamationsbestellung vom Büro an den Lieferanten
die Bestellung muß so schnell wie möglich an den Lieferanten weitergeleitet werden bzw. schnellstmöglichst
für den Kunden gelöst/erledigt werden.
Erstellung der Reklamationsbestellung an Hand des Reklamationsauftrages hat dringendste Priorität
und muß rationell für eine schnellstmögliche Erledigung der Reklamation organisiert, vorbereitet
bzw. abgewickelt werden. Zusätzlich sind alle erforderlichen Organisationsarbeiten für die Erledigung
vorzubereiten. Wichtig ist auch die Information der Erledigungs- bzw. Lieferzeit bei Ersatzteilen usw.
vom Lieferanten bzw. die Weiterleitung an den Verkäufer bzw. in Folge an den Kunden!!
Checkliste zu Punkt III.)
Reklamationsbestellung erstellt
alle notwendigen Informationen bzw. Fotos für die Reklamationsbestellung erhalten.
Auftragsbestätigung mit Lieferzeit erhalten, bestätigt bzw. Info an Verkäufer gesendet.
Info an Kunden über Erledigungsstatus durchgeführt
4.) Erhalt der Reklamationsware
für eine zufriedenstellende Erledigung der Reklamation ist es unbedingt notwendig, daß vom Verkäufer
die Nachlieferung der reklamierten Produkte auf Richtigkeit der Maße und Ausführung kontrolliert werden!!
um eine perfekte Erledigung der Beanstandung zu gewährleisten ist eine Endkontrolle des
nachgelieferten Produkts unbedingt notwendig. Die Austauschlieferung muß auf Abmessung,
Ausführung usw. vor Information an den Kunden bzw. den Professionisten kontrolliert werden.
Checkliste zu Punkt IV.)
Wareneingang- bzw. Lieferschein von Reklamationsauftrag erstellt bzw. an Verkäufer oder
für die Filialzustellung weitergeleitet
Kontrolle der Nachlieferung durch Verkäufer durchgeführt
Kunden bzw. Professionisten informiert
Retournahme/gabe der Reklamationsware nach Graz. Die Lieferanten fordern
die reklamierten Artikel zurück. Wenn möglich sollte der Austauschartikel nur ausgehändigt
werden wenn das Reklamationsprodukt retourniert wird.
Dieser Leitfaden soll die Abwicklung bei Reklamationen verkürzen bzw. für eine strukturierte Erledigung sorgen.
Vorläufige Ausarbeitung
19.7. Harald Pein