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KARRIERE | S-POOL
… noch 148 Mails checken!
Die Arbeit kommt per E-Mail. Laut Nicole Sehl lassen sich gerade hier Ordnungsprinzipien
aus der Papierwelt spiegeln. Konkret: „Wenn eine Aufgabe in E-Mails steckt,
müssen Sie diese terminieren und ablegen“. Entsprechend den Hängemappen empfiehlt
sie im Eingangsfach Projektordner anzulegen und dort den gesamten Mailverkehr
nach Themen/Aufgaben zwischenzulagern. Mithilfe eines systemintegrierten
Terminkalenders auf dem Computer (z. B. über Outlook oder iCal) können Sie die Vorgänge
zeitlich erfassen und bearbeiten. Die goldene Regel lautet: „Leeren Sie Ihren
Ordner Posteingang mehrmals täglich, und beantworten Sie E-Mails umgehend, wenn
nur eine Antwort gefragt ist! Achten Sie darauf, dass der Eingangsordner abends komplett
aufgeräumt ist“.
fekt organisierten Schreibtisch“. Die wichtigsten
Sofortmaßnahmen im Überblick:
Schreibtischcheck
Nehmen Sie sich Zeit für eine Bestandsaufnahme.
Alles, was Sie aktuell und in Zukunft
nicht wirklich benötigen, können Sie aus-
misten: alte Zeitschriften, Gesprächsnotizen
oder Ausdrucke aus dem Internet. Ziel
ist es, die Stapel auf Tisch, Fensterbank und
in Schränken und Regalen zu reduzieren.
Wenn Sie unsicher sind: eine Kiste mit den
„Weiß-nicht-Dokumenten“ füllen. Diese mit
dem Ablegedatum versehen und in rund drei
Monaten prüfen, ob sie nicht doch entsorgt
werden können.
Arbeitsplatzergonomie
Ein eigener Wirkungskreis wird von Menschen
als angenehm empfunden. Das kann zum Beispiel
ein Bereich sein, in dem ihnen niemand ins
Gehege kommt. Prüfen Sie, wo Ihr Schreibtisch
im Moment steht und ob Sie damit glücklich
sind. Schlecht ist es, wenn Sie mit dem Rücken
zur Tür sitzen – darunter leidet die Konzentration.
Nicole Sehl checkt Arbeitsplätze immer auf
eine „große optische Ruhe“. Diese entsteht durch
Reduzierung von Farben und Formen und die harmonische
Anordnung von Möbeln, Bildern und
Pflanzen. Kleiner Trick: Ein „Wollweiß“ als Wandfarbe
vermittelt eine warme Atmosphäre, und die
gefühlte Raumtemperatur liegt ein bis zwei Grad
höher, als sie tatsächlich ist.
Ordnung schaffen
Bearbeiten Sie Briefe, Seminararbeiten oder Präsentationen
strukturiert. Direkt am Schreibtisch
helfen dabei Arbeitsmappen. Nicole Sehl empfiehlt
zwei Mappen – eine mit 31 Fächern für
die Tage des Monats und eine mit 12 Fächern
für die Monatsplanung. Die Arbeitsmappe 1–31
ist ausschließlich für den eigenen Gebrauch
gedacht. Nicole Sehl gibt dazu diesen Ratschlag:
Niemand fasst die Arbeitsmappe einer
anderen Person an oder legt dort etwas hinein!
Zu beachten: Die Nutzung Ihrer Arbeitsmappe
mit Ihrem Terminkalender abgleichen. Es ergibt
wenig Sinn, Aufgaben auf einen Tag zu legen, an
dem Sie überhaupt nicht da sind.
Orientierung schaffen
In stapelbaren Briefkörben aus Plastik oder
Metall können Sie auf wenig Fläche Ihr laufendes
Geschäft organisieren. Ins Eingangsfach kommen
tagesaktuelle To-dos, eventuell aus der Tagesarbeitsmappe.
Das Ausgangsfach ist nur für Unterlagen
gedacht, die im Laufe des Tages von ihrem
Arbeitsplatz entfernt werden. In weitere Körbe
legen Sie Briefpapier und Vordrucke für schnelle
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Notizen. Ein Briefkorb kann auch als Zwischenablage
fungieren oder für Ihre Unterlagen, die Sie zum
Beispiel für eine Prüfung in nächster Zeit benötigen.
Ablage in Hängeregister
Als weitere Hilfe setzt Nicole Sehl auf Hängemappen,
die in speziellen Halterungen etwa in Schubladen
oder Schränken gelagert werden. Was kommt
hinein? „Grundsätzlich können Sie die Hängemappen
für jede Art von Aufgaben verwenden, die
einen Umfang von ungefähr 20 Blatt übersteigen“,
sagt die Expertin. Wichtig ist natürlich, dass in der
Tagesarbeitsmappe auf die entsprechende Hängemappe
verwiesen wird. Gut sind Hängemappen
auch als Archiv zu einzelnen Vorgängen. Achten
Sie darauf, alle Mappen eindeutig zu beschriften.
Wenn Sie noch immer unsicher sind oder keinen
Handlungsbedarf rund um Ihre Arbeitsorganisation
sehen: Machen Sie doch ein Foto Ihres
Schreibtisches. Genau so sehen ihn Besucher
in Ihrem Zimmer, etwa Kommilitonen oder Ihr
Vorgesetzter. Denken Sie darüber nach, ob dass
das richtige Bild ist, welches Sie von sich und
Ihrer Arbeit vermitteln wollen!
S-POOL verlost drei Exemplare des neuen Buches von Nicole
Sehl „Nie wieder Stapel – In fünf einfachen Schritten zum perfekt
organisierten Schreibtisch“. (Wiley-VCH Verlag, 14,95 €).
Die Autorin ist seit 1996 selbstständig als Beraterin für Büroorganisation.
In Seminaren vermittelt Nicole Sehl „Stapel-Leidenden“,
wie sie durch eine einfache Neuorganisation ihre Arbeits- und
Lebensqualität verbessern und ihre Effizienz erhöhen können.
Mehr Infos unter www.s-pool.info, Rubrik Karriere.
GEWINNSPIELFRAGE: Welchen Leidenden hilft Frau Sehl?
Mitmachen unter www.s-pool.info, Rubrik Extra, Teilnahmeschluss: 03.03.2013.
Ausgabe 01/2013 | 21