Änderungen bei eingetragenen Vereinen und deren Anmeldung

Notar Keith, Chemnitz, CHE-06 – Merkblatt für eingetragene Vereine – Veränderungen
Mb_verein_aenderung_eingetragener_verein.doc
Merkblatt für eingetragene Vereine
1 Zur Eintragung in das Vereinsregister sind anzumelden:
1.1 jede Änderung des Vorstandes unter Vorlage einer Abschrift des Wahlprotokolls bzw. der
Nachweise der Veränderung (Niederlegung, Tod, Austritt)
1.2 jede Satzungsänderung unter Vorlage einer Abschrift des Protokolls und (am besten
dazu des alten und) des neuen vollständigen Wortlautes der Satzung; Änderungen der
Satzung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Eintragung in das Vereinsregister, § 71 des
Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), - bis zur Eintragung gilt die „Alte Satzung“ weiter;
1.3 die Auflösung des Vereins und sein späteres Erlöschen. Die Auflösung des Vereins
und die Liquidatoren hat der Vorstand zur Eintragung anzumelden. Wurde der Verein
durch Beschluss der Mitgliederversammlung aufgelöst, ist der Anmeldung eine Abschrift
des Auflösungsbeschlusses beizufügen.
2 Sofortige Vornahme der vorgeschriebenen Anmeldungen
Die vorgeschriebenen Anmeldungen haben sofort zu erfolgen. Das Amtsgericht kann
die Mitglieder des Vorstandes durch Festsetzung von Zwangsgeld zur Anmeldung
anhalten.
3 Form der Anmeldung
Anmeldungen zum Vereinsregister sind vom Vorstand gemäß § 26 BGB, d.h. von
den vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern in erforderlicher Zahl in notariell
oder ortsgerichtlich beglaubigter Form vorzunehmen. Unterscheiden Sie den
vereinsinternen Vorstand und den Vorstand nach § 26 BGB. Letzteres sind die
Personen, die für den Verein unterschreiben.
4 Form und Inhalt des Protokolls
Das Protokolle soll möglichst kurz und übersichtlich sein. Es kann auch eine
Protokollabschrift für das Gericht „Im Auszug“ nur mit den Tagesordnungspunkten, die zu
den Anmeldungen führen, gefertigt werden. Es (der Auszug) muss enthalten
4.1 - den Ort und den Tag der Versammlung,
- die Bezeichnung des Versammlungsleiters und des Schriftführers,
- die Zahl der erschienenen Mitglieder,
- die Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung der Versammlung,
- die Tagesordnung mit der Angabe, ob sie bei der Einberufung der Versammlung mit
angekündigt war, (So ist bei Satzungsänderungen anzukündigen: "Änderung der §§ ...
der Satzung" oder bei Neufassung: "Änderung oder Neufassung der Satzung".
Ankündigungen wie "Satzungsänderung", "Anträge" oder "Sonstiges" reichen
nicht aus, um eine Satzungsänderung wirksam zu beschließen)
- die Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung, falls die Satzung
diesbezügliche Bestimmungen enthält.
4.2 Die gestellten Anträge sowie die gefassten Beschlüsse und die Wahlen.

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Dabei ist jedes Mal das Abstimmungsergebnis zahlenmäßig genau anzugeben
(Wendungen wie "mit großer Mehrheit", "fast einstimmig" usw. sind unbedingt zu
vermeiden).
4.3 Die neu gewählten Vorstandsmitglieder sind nach Vor- und Familiennamen, Geburtstag
und Wohnort zu bezeichnen (Datenblatt „Personaldaten“ von der Webseite des Notars
verwenden). Achten Sie darauf, dass die in der Satzung verwendeten Bezeichnungen für
die einzelnen Vorstandsmitglieder (Präsident, 1. Vorsitzender, Kassenwart,
stellvertretender Schriftführer, Schatzmeister, Jungendwart, et.c.) in den Beschlüssen
exakt abgebildet werden. Es muss außerdem ersichtlich sein, dass die gewählte
Person die Wahl angenommen hat. (Hinweis: Ist die gewählte Person nicht anwesend,
kann er vor der Versammlung ein Schreiben an den Verein richten, dass er im Falle der
Wahl diese annehmen werde; sonst ist eine entsprechende Erklärung im Nachgang
erforderlich.) Scheiden Mitglieder durch Abwahl oder Abberufung aus einer bestimmten
Funktion oder gänzlich aus dem Vorstand aus, ist das zu Protokoll zu nehmen und
anzumelden. Ausscheiden und Neuwahl liegt auch bei Wechsel von Positionen innerhalb
des Vorstandes nach § 26 BGB vor!
Bei Satzungsänderungen ist der ordnungsgemäß beschlossene Wortlaut anzugeben.
Wird der Wortlaut der beschlossenen Satzungsänderung nicht in das Protokoll selbst
aufgenommen, dann sollte im Protokoll vermerkt werden, dass sich der Wortlaut der
beschlossenen Satzungsänderung aus einer Anlage zum Protokoll ergibt. Diese
Anlage sollte als "Anlage zum Protokoll der Mitgliederversammlung vom ...."
überschrieben und wie das Protokoll selbst unterschrieben sein. Die Anlage muss als
zum Protokoll gehörig erkennbar sein;
4.4 die Unterschriften derjenigen Personen, die nach der Satzung die Protokolle der
Mitgliederversammlung zu unterzeichnen haben, ansonsten des von der Versammlung
bestimmten Protokollführers.
Die Einladung zur Mitgliederversammlung ist als Anhang zum Protokoll zu nehmen.
Bei Satzungsänderung muss die Einladung auch die Ankündigung einer
Satzungsänderung beinhalten. Hierbei sind – am besten synoptisch – die alte und die
neu vorgeschlagene Fassung der jeweiligen Satzungsbestimmung gegenüberzustellen,
worüber abgestimmt werden soll. (Hinweis: Die Versammlung kann, wenn die
vorgeschlagene Formulierung nicht die Mehrheit bekommt, auch eine andere
Formulierung in diesem Punkt beschließen. Ist aber beispielsweise nur die
Beschlussfassung über die Sitzverlegung angekündigt, kann über die Neufassung des
Paragraphen über den Vorstand nicht beschlossen werden!)
5 Protokollabschriften
Einzureichende Protokollabschriften müssen wörtlich mit der Urschrift
übereinstimmen. Eine Beglaubigung ist nicht erforderlich.
Hinweis: Nutzen Sie das Personaldatenblatt und das Einladungs- und das Protokollmuster, das
auf dieser Webseite angeboten wird, zumindest zum Abgleich, ob Sie an alles gedacht haben.
Der Notar hilft Ihnen gern, ist aber nicht der Vereinsverwalter!